Kính gửi: Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

I. VỀ CÔNG TÁC CẤP PHIẾU LLTP

1.1. Đối với Hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu LLTP

- Đối với trường hợp đương nhiên được xóa án tích:

Đối với những trường hợp do cá nhân chưa hiểu rõ những quy định có liên quan đến công tác xóa án tích đã có hiệu lực thi hành tại Bộ luật Hình sự 2015 và họ đã đến cơ quan Tòa án thực hiện yêu cầu cấp giấy chứng nhận xóa án tích không thuộc trường hợp xóa án tích theo quyết định của Tòa án, đề nghị Sở Tư pháp phối hợp với cơ quan Tòa án trên địa bàn hướng dẫn cho cá nhân này đến Sở Tư pháp thực hiện yêu cầu cấp Phiếu LLTP tránh tình trạng cơ quan Tòa án nhận hồ sơ sau đó chuyển lại cho Sở Tư pháp xử lý như một số địa phương trong thời gian vừa qua.

Trong tiếp nhận Hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu LLTP của người không có quốc tịch, Sở Tư pháp có thể tiếp nhận Giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế của những người không có quốc tịch này để thay thế chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu (Theo quy định tại Khoản 3, Điều 3 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam, Giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế là loại giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của một nước cấp cho người không quốc tịch đang cư trú tại nước đó và được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chấp thuận).

Đối với trường hợp là quân nhân chuyên nghiệp, công nhân và viên chức quốc phòng, Sở Tư pháp tiếp nhận Giấy chứng minh quân nhân chuyên nghiệp, công nhân và viên chức quốc phòng thay cho chứng minh nhân dân và Giấy xác nhận nhân khẩu tập thể của đơn vị nơi đóng quân thay cho sổ hộ khẩu.

Căn cứ Điều 7, Điều 45, Điều 46 Luật LLTP, quy định về quyền yêu cầu cấp Phiếu LLTP của công dân Việt Nam, người nước ngoài đã hoặc đang cư trú tại Việt Nam và thủ tục yêu cầu cấp Phiếu LLTP không có quy định về việc cấp cấp Phiếu LLTP cho người đã chết. Hơn nữa, theo quy định tại Điểm g, Khoản 1, Điều 13, Khoản 3 Điều 20 và Điểm a Khoản 1, Điều 24 Thông tư số 06/2013/TT-BTP ngày 06/02/2013 của Bộ Tư pháp hướng dẫn việc quản lý, sử dụng và khai thác Cơ sở dữ liệu LLTP, cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu LLTP (Trung tâm LLTP quốc gia và Sở Tư pháp) không lập LLTP của người đã chết, trường hợp đã lập LLTP thì thực hiện tiêu hủy theo quy định.

1.3. Về thẩm quyền cấp Phiếu LLTP trong trường hợp không xác định được nơi thường trú, tạm trú

- Trường hợp là công dân Việt Nam trong quá trình cư trú, thay đổi cư trú nhiều nơi đã thực hiện tách hộ khẩu nhưng vì nhiều lý do chưa có hộ khẩu mới, bị xóa bỏ hộ khẩu cũ hoặc chưa đăng ký được nơi cư trú mới hoặc mất hộ khẩu, không có giấy xác nhận thường trú, tạm trú...thì nộp Hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu LLTP tại Trung tâm LLTP quốc gia để xem xét, giải quyết.

Trường hợp cá nhân đồng thời yêu cầu cấp hai loại Phiếu LLTP số 1 và số 2, Sở Tư pháp chỉ thụ lý 01 bộ Hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu LLTP. Trong đó, tại Tờ khai yêu cầu cấp Phiếu LLTP, mục “Yêu cầu cấp Phiếu LLTP...” tích chọn Phiếu số 1 và số 2 và tại mục “Số lượng Phiếu LLTP yêu cầu cấp...” ghi rõ số lượng của mỗi loại Phiếu.

2. Nghiệp vụ tra cứu, xác minh thông tin để cấp Phiếu LLTP

Đối với người chấp hành xong án phạt tù trước ngày 01/7/2010 thực hiện theo Pháp lệnh thi hành án phạt tù ngày 08 tháng 3 năm 1993, Pháp lệnh số 01/2007/UBTVQH12 sửa đổi, bổ sung một số điều của Pháp lệnh thi hành án phạt tù, theo đó khi đương sự chấp hành xong hình phạt tù trước ngày 01/7/2010, Giám thị Trại giam thông báo cho Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi người bị kết án tù về cư trú. Do đó, ngoài việc xác minh tại Trại giam, Trại tạm giam nơi người bị kết án chấp hành án, Sở Tư pháp có thể xác minh về việc chấp hành xong hình phạt tù tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (UBND cấp xã) nơi đương sự cư trú.

2.2. Tra cứu, xác minh thông tin đối với trường hợp người yêu cầu cấp Phiếu LLTP có nhiều tên gọi khác nhau

- Trường hợp, đương sự thừa nhận có thông tin án tích như thông tin Sở Tư pháp đã xác minh và cung cấp giấy cam kết có xác nhận của UBND cấp xã hoặc trong biên bản làm việc với Sở Tư pháp (thể hiện rõ lý do tên gọi và cam kết không có khiếu nại), Sở Tư pháp thực hiện cấp Phiếu LLTP cho người có tên trong Hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu (Trần Ngọc A) theo quy định.

+ Trường hợp kết quả, xác minh tại cơ quan Công an cho thấy người yêu cầu cấp Phiếu có các tên nêu trên chỉ là một người duy nhất thì Sở Tư pháp cấp Phiếu LLTP cho người có tên trong Hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu theo quy định.

2.3. Cấp Phiếu LLTP trong trường hợp đương sự có nhiều án tích, trong đó, có án tích đã được xóa án tích, có án tích chưa được xóa:

Điều 14 Thông tư số 13/2011/TT-BTP ngày 27/6/2011 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành và hướng dẫn sử dụng biểu mẫu và mẫu sổ LLTP (sau đây gọi tắt là Thông tư số 13/2011/TT-BTP), Khoản 11, Điều 1 Thông tư số 16/2013/TT-BTP. Trường hợp cấp Phiếu LLTP số 1, cơ quan cấp Phiếu LLTP chỉ ghi án tích chưa được xóa, không ghi các án tích đã được xóa. Đối với Phiếu LLTP số 2, cơ quan cấp Phiếu LLTP ghi đầy đủ án tích đã được xóa, án tích chưa được xóa. Thông tin về án tích trên Phiếu LLTP của người đó được ghi theo thứ tự thời gian của từng bản án.

Thực tế, một số Sở Tư pháp chỉ xác định việc chấp hành xong hình phạt chính là căn cứ tính thời điểm xóa án tích mà không xem xét đến hình phạt bổ sung là quản chế, cấm đi khỏi nơi cư trú là chưa đúng theo quy định của Bộ luật Hình sự 2015.

Khoản 4, Điều 82, Khoản 3, Điều 89 Luật Thi hành án hình sự 2010, Cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện có trách nhiệm cấp Giấy chứng nhận đã chấp hành xong án phạt quản chế và án phạt cấm đi khỏi nơi cư trú. Vì vậy, Sở Tư pháp phải tiến hành xác minh về việc chấp hành xong hình phạt bổ sung là quản chế và cấm đi khỏi nơi cư trú tại Cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp huyện có thẩm quyền. Giấy chứng nhận đã chấp hành xong án phạt quản chế và án phạt cấm đi khỏi nơi cư trú là căn cứ để xác định người bị kết án đã chấp hành xong hình phạt bổ sung này.

Theo quy định của Luật Thi hành án dân sự, cơ quan thi hành án dân sự có trách nhiệm ra quyết định thi hành án, xác nhận kết quả thi hành án... về án phí, nghĩa vụ dân sự, bồi thường thiệt hại trong bản án hình sự. Vì vậy, đề nghị Sở Tư pháp thực hiện tra cứu, xác minh kết quả thi hành án về việc chấp hành khoản án phí, nghĩa vụ dân sự, bồi thường thiệt hại của đương sự tại cơ quan thi hành án dân sự; không căn cứ nội dung trong “Hình phạt bổ sung phải tiếp tục thi hành” tại “Giấy chứng nhận chấp hành xong án phạt tù” của các trại giam, trại tạm giam cấp để xác định việc đã thi hành hay chưa thi hành việc nộp án phí, nghĩa vụ dân sự trong bản án hình sự của đương sự.

Trường hợp Sở Tư pháp đã gửi văn bản yêu cầu xác minh thông tin để cấp Phiếu LLTP đến các cơ quan có liên quan, tuy nhiên các cơ quan này không có văn bản phản hồi. Đề nghị Sở Tư pháp trong văn bản yêu cầu tra cứu, xác minh ghi rõ thời hạn trả lời kết quả theo quy định pháp luật; đồng thời, cử cán bộ theo dõi, đôn đốc với cơ quan, đơn vị được yêu cầu tra cứu, xác minh thực hiện tra cứu, xác minh và trả kết quả cho Sở Tư pháp kịp thời.

Trường hợp Sở Tư pháp không có đủ điều kiện xác minh, đề nghị có Công văn gửi Trung tâm LLTP quốc gia để được hỗ trợ giải quyết.

3.1. Về thời điểm tính thời hạn xóa án tích

Điều 70 Bộ luật Hình sự 2015, thời điểm để tính thời hạn đương nhiên được xóa án tích là thời điểm người bị kết án chấp hành xong hình phạt chính, thời gian thử thách án treo hoặc hết thời hiệu thi hành bản án.

3.2. Về xác minh hành vi phạm tội mới

Điều 70 Bộ luật Hình sự 2015, một trong những điều kiện đương nhiên được xóa án tích là người bị kết án không có hành vi phạm tội mới theo thời hạn quy định tại khoản 2 Điều này.

Khoản 1, Khoản 4, Điều 179 Bộ luật Tố tụng hình sự 2015, Sở Tư pháp căn cứ vào quyết định khởi tố bị can của Cơ quan điều tra đã được Viện kiểm sát nhân dân cùng cấp phê chuẩn hoặc quyết định khởi tố bị can của Viện kiểm sát theo quy định. Ngoài ra, để xác định một người có thực hiện hành vi phạm tội mới hay không còn phải căn cứ vào một số quyết định khác của cơ quan tiến hành tố tụng, như: Quyết định hủy bỏ quyết định khởi tố bị can; quyết định đình chỉ điều tra, đình chỉ vụ án; quyết định phục hồi điều tra, phục hồi vụ án... Như vậy, trường hợp người từng bị kết án có hành vi phạm tội mới thì Sở Tư pháp cũng phải xem xét về tiến trình tố tụng của người đó để thực hiện cấp Phiếu lý lịch tư pháp được chính xác, đầy đủ.

Điều 4 Luật Tổ chức cơ quan điều tra hình sự 2015, có 3 hệ thống cơ quan điều tra, bao gồm: (1) Cơ quan Điều tra của Công an nhân dân; (2) Cơ quan Điều tra trong Quân đội nhân dân; (3) Cơ quan Điều tra của Viện kiểm sát nhân dân tối cao. Ngoài ra, tại Điều 9 Luật này còn có 07 nhóm các cơ quan được giao nhiệm vụ tiến hành một số hoạt động Điều tra, như: Các cơ quan của Bộ đội biên phòng; Hải quan; Kiểm lâm; Kiểm ngư; Cảnh sát biển; một số cơ quan của Công an nhân dân, Quân đội nhân dân.

Khoản 1, Điều 17 Nghị định số 111/2010/NĐ-CP ngày 23/1/2010 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Lý lịch tư pháp và Điều 25 Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP ngày 10/5/2012 hướng dẫn trình tự, thủ tục tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp, Sở Tư pháp chỉ tiến hành xác minh thông tin đương sự có bị khởi tố hay không tại UBND cấp xã/Công an cấp xã là chưa đủ thông tinĐể khắc phục bất cập, hạn chế nêu trên và hỗ trợ Sở Tư pháp trong việc tra cứu, xác minh hành vi phạm tội mới, tại Quy chế phối hợp số 02/QCPH-TTLLTPQG-C53 ngày 29/6/2018 giữa Trung tâm LLTP quốc gia và Cục Hồ sơ nghiệp vụ, Bộ Công an phối hợp tra cứu, xác minh thông tin để cấp Phiếu lý lịch tư pháp, Trung tâm LLTP quốc gia phối hợp với Cục Hồ sơ nghiệp vụ và Công an tỉnh thực hiện tra cứu, xác minh và trả kết quả cho Sở Tư pháp khi có yêu cầu, trong đó có thông tin về hành vi phạm tội mới (nếu đương sự có hành vi này)

Theo Khoản 1, Điều 30, Điểm c Khoản 5, Điều 31 Luật Thi hành án dân sự 2014, Điều 4 Nghị định số 62/2015/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thi hành án dân sự 2014, trong thời hạn 05 năm, kể từ ngày bản án, quyết định có hiệu lực pháp luật, người được thi hành án, người phải thi hành án có quyền yêu cầu cơ quan thi hành án dân sự có thẩm quyền ra quyết định thi hành án. Hết thời hiệu này, cơ quan thi hành án dân sự sẽ từ chối yêu cầu thi hành án.

- Việc thi hành nghĩa vụ cấp dưỡng cho trẻ đến 18 tuổi hoặc cấp dưỡng cho cha mẹ người bị hại (đã chết) cho tới khi qua đời:

- Trường hợp thực hiện nghĩa vụ liên đới:

Điều 288 Bộ luật Dân sự 2015 về thực hiện nghĩa vụ liên đới, để được coi là chấp hành xong nghĩa vụ liên đới, người thực hiện nghĩa vụ liên đới phải chấp hành xong toàn bộ nghĩa vụ hoặc chấp hành xong nghĩa vụ của mình và được bên có quyền chấp thuận và xác nhận. Việc thực hiện nghĩa vụ và sự chấp thuận đã thực hiện xong nghĩa vụ dân sự liên đới phải có sự xác nhận của cơ quan thi hành án ra quyết định thi hành.

Trường hợp người có yêu cầu cấp Phiếu LLTP khẳng định đã nộp án phí nhưng đã làm mất giấy biên nhận của người thu án phí, đề nghị Sở Tư pháp có văn bản xác minh gửi cơ quan thi hành án dân sự có liên quan yêu cầu cung cấp thông tin: Trường hợp cơ quan thi hành án dân sự có văn bản trả lời không rõ, không có thông tin về tình trạng thi hành án phí của người bị kết án nêu trên thì Sở Tư pháp thực hiện xóa án tích nếu có đủ các điều kiện khác theo quy định.

3.7. Cách tính thời hạn xóa án tích trong trường hợp có nhiều bản án, tổng hợp hình phạt của nhiều bản án

Khoản 2, Điều 73 Bộ luật Hình sự 2015, người bị kết án chưa được xóa án tích mà thực hiện hành vi phạm tội mới và bị Tòa án kết án bằng bản án có hiệu lực pháp luật thì thời hạn để xóa án tích cũ được tính lại kể từ ngày chấp hành xong hình phạt chính hoặc thời gian thử thách án treo của bản án mới hoặc từ ngày bản án mới hết thời hiệu thi hành.

Điều 70 Bộ luật Hình sự 2015.

4.1. Đối với trường hợp được coi là không có án tích theo quy định của Bộ luật Hình sự 2015

Khoản 2, Điều 69Khoản 1, Điều 107⁴ của Bộ luật Hình sự 2015, Sở Tư pháp cấp Phiếu LLTP có nội dung xác nhận về tình trạng án tích là: “Không có án tích” tại Phiếu LLTP số 1 và Phiếu LLTP số 2.

Khoản 1, Điều 107 Bộ luật Hình sự 2015 thì cần căn cứ vào tuổi của người đó khi thực hiện hành vi phạm tội để xem xét áp dụng.

Khoản 2, Điều 69 và Khoản 1, Điều 107 của Bộ luật Hình sự 2015 nêu trên.

Căn cứ Khoản 2, Điều 12 Thông tư số 06/TT-2013/TT-BTP, đối với trường hợp nhận được bản án có hiệu lực pháp luật tuyên miễn trách nhiệm hình sự thì Trung tâm LLTP quốc gia, Sở Tư pháp không lập LLTP, người bị kết án tuyên miễn trách nhiệm hình sự được coi là không có án tích. Vì vậy, cơ quan cấp Phiếu xác nhận tình trạng án tích “Không có án tích” trong Phiếu LLTP số 1 và LLTP số 2.

Trường hợp, Sở Tư pháp nhận được kết quả tra cứu, xác minh thông tin có trước ngày 01/7/2010 của cơ quan Công an để cấp Phiếu LLTP cho thấy đương sự đã từng bị bắt, điều tra, khởi tố hoặc bị truy tố nhưng không có thông tin về việc xét xử, Sở Tư pháp tiến hành xác minh tại các cơ quan có liên quan nhưng không có thông tin về bản án xét xử đối với đương sự. Theo quy định tại Khoản 1, Điều 31 Hiến pháp 2013: “Người bị buộc tội được coi là không có tội cho đến khi được chứng minh theo trình tự luật định và có bản án kết tội của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật”. Theo đó, Sở Tư pháp xác nhận tình trạng án tích trong Phiếu LLTP số 1 và số 2 là “Không có án tích”.

Thời điểm xóa án tích đối với những trường hợp nêu trên thực hiện theo Điều 70 Bộ luật Hình sự 2015.

Trường hợp Sở Tư pháp nhận được thông tin người yêu cầu cấp Phiếu LLTP đang bị khởi tố, điều tra hoặc truy nã... chưa bị kết án bởi một bản án có hiệu lực pháp luật, theo quy định tại Điều 49 Luật LLTP thì không thuộc trường hợp từ chối yêu cầu cấp Phiếu LLTP. Do đó, Sở Tư pháp thực hiện cấp Phiếu LLTP cho người đó và xác nhận tình trạng án tích “không có án tích”. Để đảm bảo tăng cường mối quan hệ phối hợp và tăng cường trách nhiệm, Sở Tư pháp thông báo bằng văn bản cho cơ quan điều tra, cơ quan tiến hành tố tụng có liên quan về việc người đang bị khởi tố, điều tra hoặc truy nã đã tiến hành yêu cầu cấp Phiếu LLTP để thực hiện các biện pháp nghiệp vụ trong trường hợp cần thiết. Đặc biệt, trong trường hợp đương sự bị truy nã, Sở Tư pháp phải thông báo khẩn cấp cho cơ quan điều tra để phối hợp bắt giữ đối tượng truy nã kịp thời.

Căn cứ Điều 35 Luật LLTP, trường hợp người xin cấp Phiếu LLTP đã bị kết án về một tội nhưng tội phạm này được xóa bỏ theo quy định của Bộ luật Hình sự 2015 thì ghi vào Phiếu LLTP số 1 hoặc Phiếu LLTP số 2 là không có án tích.

1. Công tác tiếp nhận thông tin LLTP

- Trường hợp Sở Tư pháp khác cung cấp thông tin LLTP trên Phần mềm Quản lý LLTP, Sở Tư pháp vào Sổ tiếp nhận thông tin, sử dụng các trường thông tin có sẵn do Sở Tư pháp khác cung cấp, đồng thời cập nhật các trường thông tin LLTP còn thiếu vào Phần mềm Quản lý LLTP.

Căn cứ Khoản 4, Điều 17 Thông tư số 06/2013/TT-BTP quy định về hồ sơ LLTP bằng giấy phải có số lưu trữ. Hiện nay, phần mềm Quản lý LLTP có tiện ích đánh số lưu trữ tự động tại mục “Tiện ích/Cập nhật số lưu trữ”. Trường hợp không có chức năng này, Sở Tư pháp dùng tài khoản admin để cấp quyền này cho cán bộ làm công tác LLTP của Sở Tư pháp.

Theo hướng dẫn tại Khoản 6, Điều 1 Thông tư số 16/2013/TT-BTP, thông tin tại mục xác minh điều kiện đương nhiên được xóa án tích được cập nhật chỉ là kết quả xác minh điều kiện đương nhiên xóa án tích mà kết quả này do Sở Tư pháp tự tổng hợp trên cơ sở kết quả xác minh người bị kết án có phạm tội mới trong thời gian có án tích hay không.Trường hợp đủ điều kiện đương nhiên được xóa án tích, Sở Tư pháp cập nhật kết quả người bị kết án có án tích hay đã được; xóa án tích theo như hướng dẫn tại Thông tư số 16/2013/TT-BTP, ngày tháng năm xác minh: là ngày Sở Tư pháp cập nhật vào hệ thống.

Hiện nay, có một số trường hợp người có LLTP đã thay đổi nơi thường trú trong cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (có thể trong quá trình thi hành án hoặc khi có án tích khác). Tuy nhiên, Luật LLTP và các văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành Luật LLTP chưa có hướng dẫn cách xử lý đối với trường hợp này. Để thuận tiện cho việc quản lý LLTP trong khi chưa thực hiện sửa đổi Thông tư số 16/2013/TT-BTP thì đối với các trường hợp này Sở Tư pháp sẽ thực hiện cập nhật mới thông tin về nơi cư trú và ghi chú thông tin đã từng cư trú tại LLTP của người bị kết án.

Đối với LLTP được lập trước thời điểm Thông tư số 16/2013/TT-BTP có hiệu lực, khi thực hiện bổ sung thông tin lý lịch tư pháp đề nghị Sở Tư pháp chỉnh sửa và cập nhật mã số bản án theo hướng dẫn của Thông tư số 16/2013/TT-BTP và cung cấp lại bản LLTP cho Trung tâm.

Trên đây là hướng dẫn nghiệp vụ của Trung tâm LLTP quốc gia về một số vấn đề còn khó khăn, vướng mắc trong công tác LLTP. Công văn này thay thế tất cả Công văn hướng dẫn nghiệp vụ trước của Trung tâm và trả lời những vướng mắc của Sở Tư pháp trong thời gian vừa qua, đề nghị Sở Tư pháp nghiên cứu thực hiện. Trường hợp, nếu phát sinh các tình huống mới, khó khăn trong công tác cấp Phiếu LLTP, đề nghị Sở Tư pháp tỉnh/thành phố gửi hồ sơ đến Trung tâm LLTP quốc gia để hướng dẫn xử lý./.

- Như trên;
- Thứ trưởng Nguyễn Khánh Ngọc (để b/c);
- Các Phó Giám đốc (để biết);
- Lưu: VT, HCTH.

GIÁM ĐỐC




Hoàng Quốc Hùng