| ỦY BAN NHÂN DÂN | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
| Số: 34/2020/QĐ-UBND | Cao Bằng, ngày 11 tháng 12 năm 2020 |
BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ TỈNH CAO BẰNG
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH CAO BẰNG
Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015;
Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật;
Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 02 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật bảo vệ bí mật nhà nước;
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 2. Quyết định có hiệu lực kể từ ngày 21 tháng 12 năm 2020.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn và tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
- Như Điều 3;
- Bộ Nội vụ;
- Cục Kiểm tra VBQPPL, Bộ Tư pháp;
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
- TT. Tỉnh ủy;
- TT. HĐND tỉnh;
- Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh;
- VP UBND tỉnh: LĐVP, CV;
- Các tổ chức chính trị - xã hội tỉnh;
- Trung tâm Thông tin, VPUBND tỉnh;
- Lưu: VT, NC.
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Hoàng Xuân Ánh
CÔNG TÁC VĂN THƯ TỈNH CAO BẰNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 34/2020/QĐ-UBND ngày 11 tháng 12 năm 2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng)
1. Quy chế này quy định các hoạt động về công tác văn thư trong quá trình quản lý, chỉ đạo của cơ quan, tổ chức thuộc đối tượng áp dụng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
3. Quy chế này áp dụng đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).
1. “Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.
3. “Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.
5. “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
7. “Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy hoặc tạo lập bằng phương tiện điện tử hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức.
9. “Bản chính văn bản giấy” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
11. “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
13. “Danh mục hồ sơ” là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của cơ quan, tổ chức.
15. “Lập hồ sơ” là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
17. “Văn thư cơ quan” là bộ phận thực hiện một số nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ đạo, triển khai thực hiện các quy định về công tác văn thư. Áp dụng các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư phù hợp với điều kiện thực tế tại cơ quan, tổ chức, ngành, lĩnh vực mình quản lý. Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư theo thẩm quyền.
3. Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư có trách nhiệm thực hiện các quy định về công tác văn thư.
Điều 4. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử
2. Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.
1. Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.
3. Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính
b) Văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo.
Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.
4. Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên bản sao định dạng điện tử
Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.
Điều 6. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư
SOẠN THẢO VÀ KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN
- Văn bản quy phạm pháp luật.
- Văn bản chuyên ngành.
2. Thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
4. Thể thức văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế.
Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản. Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
2. Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.
4. Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bảo thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.
Điều 11. Duyệt bản thảo; kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
2. Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản.
3. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Chánh Văn phòng ký tắt hoặc ký nháy ở vị trí cuối cùng phần “Nơi nhận” cuối văn bản trên văn bản giấy. Nếu là văn bản điện tử, trước khi lãnh đạo ký ban hành phải có ý kiến nhất trí của Chánh Văn phòng trên Hệ thống.
1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức.
a) Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có màu mực xanh, không dùng các loại mực dễ phai.
2. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao văn bản thực hiện theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
4. Bản sao y, sao lục và trích sao thực hiện theo đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính.
6. Không được sao văn bản, chuyển phát ra ngoài cơ quan, tổ chức những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được cụ thể hóa bằng văn bản hành chính.
Điều 14. Nguyên tắc chung trong quản lý văn bản đi
2. Văn bản đi thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành trong ngày. Các văn bản có mức độ khẩn phải được phát hành ngay sau khi văn bản được ký ban hành.
Điều 15. Trình tự giải quyết văn bản đi
2. Đăng ký văn bản đi.
4. Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
Điều 16. Cấp số và thời gian ban hành văn bản
2. Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản mật được cấp hệ thống sổ riêng.
a) Đăng ký văn bản bằng sổ: Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đi. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
2. Văn bản mật được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
1. Nhân bản và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành đối với văn bản giấy
b) Nơi nhận phải xác định trên nguyên tắc gửi đến các cơ quan, tổ chức có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản. Không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đơn vị, không gửi văn bản cho các đối tượng khác ngoài phần “Nơi nhận” chỉ nhằm mục đích để biết, để tham khảo.
2. Đóng dấu, ký số cơ quan, tổ chức
b) Dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và có màu đỏ tươi.
d) Đóng dấu giáp lai: Dấu được đóng vào khoảng giữa, mép phải văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu giáp lai không quá 05 trang văn bản.
Điều 19. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
2. Chuyển phát văn bản đi
b) Văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn phải được phát hành ngay sau khi thực hiện đầy đủ các thủ tục phát hành.
d) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản giấy cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức hoặc ngoài cơ quan, tổ chức phải được ký nhận vào sổ đăng ký văn bản đi.
e) Văn bản mật được chuyển phát theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước.
a) Văn thư cơ quan có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
c) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi” phải được theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại phải kiểm tra, đối chiếu để đảm bảo văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.
5. Thu hồi văn bản: Việc thực hiện thu hồi được thực hiện ngay sau khi văn bản thông báo thu hồi được chuyển đến cơ quan, tổ chức. Đối với văn bản điện tử khi nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết.
1. Lưu văn bản giấy
b) Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành và được sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
a) Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và trong hồ sơ công việc của người được giao soạn thảo văn bản.
3. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều 21. Nguyên tắc chung trong quản lý văn bản đến
2. Văn bản đến ngày nào phải được đăng ký, chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn phải được đăng ký và chuyển giao ngay sau khi nhận được văn bản.
Điều 22. Trình tự quản lý văn bản đến
2. Trình, chuyển giao văn bản đến.
Điều 23. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
a) Đối với văn bản giấy: Văn thư cơ quan tiếp nhận, đăng ký bằng sổ đăng ký văn bản đến; Mẫu sổ đăng ký văn bản đến theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
2. Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận; kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống.
4. Văn bản mật đến được đăng ký riêng, nếu văn bản mật được đăng ký và quản lý trên máy vi tính thì không được kết nối mạng nội bộ, không được kết nối mạng Internet.
1. Văn bản đến sau khi được đăng ký phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy thì Văn thư cơ quan thực hiện trình văn bản điện tử trên Hệ thống và chuyển văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết để lưu Hồ sơ công việc.
Điều 25. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
2. Khi nhận được văn bản đến, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn quy định tại quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức. Những văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải được giải quyết ngay.
LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt, được ban hành vào đầu năm và gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ. Mẫu danh mục hồ sơ được thực hiện theo quy định tại Phụ lục V Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
1. Yêu cầu
b) Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.
a) Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc phải mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã ban hành, chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ, trong quá trình giải quyết công việc sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ.
3. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
b) Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho phù hợp.
a) Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc.
c) Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ.
Điều 28. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
b) Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.
a) Đối với hồ sơ giấy: Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”, 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu quy định. Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản.
Điều 29. Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng
b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đúng thời gian quy định.
a) Người đứng đầu đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.
c) Đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan.
QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU VÀ THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ
1. Chánh Văn phòng, lãnh đạo đơn vị chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức.
a) Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật phải được bảo quản an toàn tại phòng làm việc của Văn thư cơ quan. Trường hợp cần đưa con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật ra khỏi cơ quan, tổ chức cần được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật cần được đảm bảo an toàn trong giờ làm việc và ngoài giờ làm việc.
3. Cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm tự bảo quản an toàn con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật. Chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan tổ chức và chịu trách nhiệm trước pháp luật trong việc quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật.
5. Khi có quyết định chia tách, sáp nhập, giải thể, đổi tên cơ quan, tổ chức phải nộp con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới, xin cấp thiết bị lưu khóa bí mật mới theo quy định.
1. Văn thư cơ quan phải tự tay đóng dấu, và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức; trường hợp cần thiết Văn thư cơ quan bàn giao con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật bằng văn bản cho cá nhân khác quản lý và sử dụng, có văn bản bàn giao và được sự nhất trí của lãnh đạo cơ quan, tổ chức, đơn vị.
3. Không được đóng dấu, không được ký số trong các trường hợp: Văn bản không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn lên giấy trắng, đóng dấu lên văn bản không có chữ ký của người có thẩm quyền, văn bản chưa đúng về thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định.
1. Sở Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này.
File gốc của Quyết định 34/2020/QĐ-UBND về Quy chế công tác văn thư tỉnh Cao Bằng đang được cập nhật.
Quyết định 34/2020/QĐ-UBND về Quy chế công tác văn thư tỉnh Cao Bằng
Tóm tắt
| Cơ quan ban hành | Tỉnh Cao Bằng |
| Số hiệu | 34/2020/QĐ-UBND |
| Loại văn bản | Quyết định |
| Người ký | Hoàng Xuân Ánh |
| Ngày ban hành | 2020-12-11 |
| Ngày hiệu lực | 2020-12-21 |
| Lĩnh vực | Hành chính |
| Tình trạng | Còn hiệu lực |