KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2021

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

- Tiếp tục nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; phát huy vai trò, vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ, hoạt động lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong hoạt động cơ quan, đơn vị, tổ chức trên địa bàn tỉnh.

- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ, quản lý tài liệu điện tử đáp ứng tình hình Chính phủ hiện nay.

Quản lý công tác văn thư, lưu trữ và hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ phải được tổ chức thực hiện thống nhất từ tỉnh đến cơ sở theo đúng quy định của Luật Lưu trữ và các quy định hiện hành của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.

1. Quản lý, chỉ đạo nhiệm vụ thường xuyên

a) Tăng cường tuyên truyền, phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng, cổng thông tin điện tử các quy định của pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của tỉnh, ngành, cơ quan, tổ chức về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý.

c) Triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” (sau đây gọi là Quyết định số 458/QĐ-TTg).

- Rà soát, sắp xếp tổ chức bộ máy và bố trí công chức, viên chức đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc, đặc biệt là công tác văn thư, lưu trữ điện tử và quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử cấp tỉnh; đảm bảo công chức, viên chức đáp ứng tiêu chuẩn ngạch, chức danh nghề nghiệp theo quy định của pháp luật.

- Rà soát, đánh giá thực trạng, tổng hợp nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng, nâng ngạch, thăng hạng theo yêu cầu tiêu chuẩn công chức văn thư, chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ và gửi về Sở Nội vụ trước ngày 15/3/2021.

d) Tổ chức thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý, trong đó tập trung vào các nội dung sau:

- Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: thu thập hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, số hoá tài liệu; tạo lập hồ sơ và quản lý dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ (bao gồm dữ liệu đặc tả phông lưu trữ, hồ sơ lưu trữ và văn bản, tài liệu) bảo đảm theo đúng quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

đ) Nghiên cứu, đề xuất và triển khai thực hiện các đề án, đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

a) Hướng dẫn công chức, viên chức lập hồ sơ công việc và thực hiện kế hoạch thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

c) Thực hiện chỉnh lý tài liệu theo yêu cầu của Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử (sau đây gọi là Chỉ thị số 35/CT-TTg).

đ) Thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ sau khi đã lập hồ sơ hoàn chỉnh và xây dựng dữ liệu đặc tả; ưu tiên lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có một trong những đặc điểm sau: tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, tài liệu có tần suất khai thác sử dụng cao, tài liệu bị hư hỏng nặng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng nặng (mủn, rách...), tài liệu bị mờ chữ nhưng hình ảnh còn đọc được tương đối đầy đủ thông tin.

g) Công bố, giới thiệu về tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh với các hình thức như trưng bày, triển lãm, viết bài, xuất bản sách giới thiệu tài liệu lưu trữ... trên báo, tạp chí, trang thông tin điện tử, các phương tiện truyền thông xã hội.

2.1. Rà soát, sắp xếp tổ chức bộ máy về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật; bố trí công chức, viên chức, nhân viên thực hiện nhiệm vụ văn thư, Lưu trữ đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ quy định tại Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014; Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ.

2.3. Xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ.

2.5. Hướng dẫn công chức, viên chức lập hồ sơ công việc và thực hiện kế hoạch thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh theo Chỉ thị số 06/CT-UBND ngày 20/01/2021 của UBND tỉnh về tăng cường công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh.

2.7. Tiếp tục triển khai thực hiện Đề án chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh và UBND các huyện, thành phố giai đoạn 2017 - 2021 theo Quyết định số 993/QĐ-UBND ngày 20/4/2017 của UBND tỉnh.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

- Chủ động xây dựng Kế hoạch và triển khai thực hiện, chỉ đạo các đơn vị trực thuộc thực hiện nhiệm vụ cụ thể về công tác văn thư, lưu trữ năm 2021, phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị, địa phương gửi về Sở Nội vụ trước ngày 10/02/2021 để tổng hợp; báo cáo kết quả công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 về UBND tỉnh (qua Sở Nội vụ) trước ngày 15/12/2021.

2. Sở Nội vụ

- Theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan, tổ chức, địa phương triển khai thực hiện kế hoạch công tác văn thư lưu trữ năm 2021 và tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh kết quả thực hiện.