QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA BỘ TÀI CHÍNH

BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 06/2015/TT-BNV ngày 08/12/2015 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ;

Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

Căn cứ Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ về quy định chế độ báo cáo thống kê công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào lịch sử các cấp;

Căn cứ Thông tư số 161/2014/TT-BTC ngày 31/10/2014 của Bộ Tài chính quy định công tác bảo vệ bí mật nhà nước của ngành Tài chính;

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 62/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính ngày 10/01/2005 về ban hành Quy chế công tác lưu trữ của Bộ Tài chính

QUY CHẾ

CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA BỘ TÀI CHÍNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2449/QĐ-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính)

QUY ĐỊNH CHUNG

1. Quy chế này, quy định các hoạt động về công tác lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo của Bộ Tài chính để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Bộ.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Điều 2, Luật lưu trữ 2011 và Điều 2 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.

1. Ở Trung ương

b) Lưu trữ cơ quan tại các Tổng cục trực thuộc Bộ (gồm: Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan, Kho bạc Nhà nước, Tổng cục Dự trữ, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước) là Văn phòng Tổng cục hoặc tương đương, có trách nhiệm quản lý toàn bộ hồ sơ, tài liệu của các Văn phòng, Vụ, Cục, Ban thuộc Tổng cục và tương đương;

2. Ở địa phương

b) Lưu trữ cơ quan tại các Chi cục và đơn vị tương đương thuộc hệ thống Thuế, Kho bạc, Hải quan, Dự trữ nhà nước quản lý tài liệu của các phòng, tổ, đội,... thuộc Chi cục và đơn vị tương đương.

Ngoài các điều kiện, tiêu chuẩn của người làm lưu trữ theo quy định tại Điều 7, Luật lưu trữ 2011, người làm lưu trữ được hưởng các chế độ, quyền lợi theo quy định của Nhà nước và của Bộ Tài chính.

1. Chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất tài liệu lưu trữ.

3. Mua bán, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu lưu trữ.

5. Mang tài liệu lưu trữ ra ngoài cơ quan và ra nước ngoài khi chưa được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 6. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

a) Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan, chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định;

c) Cán bộ văn thư tại cơ quan, đơn vị có trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc cán bộ công chức, viên chức lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định;

2. Nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan: Hàng năm cán bộ công chức, viên chức lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan, theo quy định sau:

b) Phối hợp với các bộ phận liên quan và cán bộ công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan;

d) Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản tiếp nhận hồ sơ, tài liệu;

f) Hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu theo quy định.

a) Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan:

- Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, đơn vị đồng ý và phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

- Hồ sơ nguyên tắc dưới dạng các văn bản chụp dấu đen được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân như: Luật, Nghị định, Thông tư lấy từ trên mạng.

- Tài liệu để tham khảo.

a) Trách nhiệm đối với bên giao:

- Vận chuyển hồ sơ, tài liệu đến kho lưu trữ của cơ quan để làm thủ tục giao nộp.

Lưu trữ cơ quan tiến hành kiểm tra, đối chiếu thống nhất với Bên giao về các nội dung của Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; tiếp nhận và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu theo mẫu Phụ lục II.

5. Thu thập hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan

- Cán bộ công chức, viên chức phải lập hồ sơ điện tử để giao nộp vào lưu trữ cơ quan.

- Đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu và dữ liệu đặc tả kèm theo.

b) Trách nhiệm của bên nhận:

- Kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đúng, đủ theo Danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ, tài liệu; kiểm tra virút và kiểm tra tính chính xác, toàn vẹn và khả năng truy cập.

- Chuyển hồ sơ, tài liệu vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của cơ quan và thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng.

Điều 7. Quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp sáp nhập, giải thể, chia tách và chuyển đổi hình thức sở hữu

2. Nếu một hoặc nhiều đơn vị được sáp nhập vào một đơn vị khác hoặc thành lập đơn vị mới thì các hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của đơn vị cũ phải chuyển giao cho đơn vị cấp trên trực tiếp hoặc cơ quan có thẩm quyền; các tài liệu chưa giải quyết xong sẽ do đơn vị mới tiếp nhận.

4. Nếu cơ quan, đơn vị giải thể thì toàn bộ hồ sơ tài liệu lưu trữ chuyển vào cơ quan quản lý cấp trên.

a) Tài liệu lưu trữ của các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử được giao nộp vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền;

Mục 2. CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

1. Trách nhiệm chỉ đạo

- Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý.

a) Không phân tán phông lưu trữ. Tài liệu của từng đơn vị hình thành phông phải được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt;

c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan hình thành tài liệu; sự liên hệ lôgíc và lịch sử của tài liệu.

Thực hiện theo quy định tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo TCVN ISO 9001:2000; Quyết định số 4027/QĐ-BTC ngày 06/12/2004 của Bộ Tài chính về ban hành quy chế chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc Bộ Tài chính; Thông tư 155/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài chính về quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành Tài chính và các quy định liên quan.

a) Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ;

c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;

e) Lập danh mục tài liệu hết giá trị cần loại ra để hủy (nếu có);

g) Lập danh mục tài liệu lạc phông (nếu có);

i) Tài liệu đưa lên giá được sắp xếp khoa học, có chỉ dẫn khai thác.

a) Phải thực hiện đúng các quy trình, thủ tục quy định của Luật Đấu thầu và pháp luật có liên quan;

c) Cơ quan, đơn vị thuê chỉnh lý phải quản lý, giám sát chặt chẽ quá trình thực hiện và sản phẩm sau khi thuê chỉnh lý phải đáp ứng được các quy định của nhà nước và của Bộ Tài chính.

1. Việc xác định giá trị tài liệu thực hiện theo các quy định của Luật lưu trữ, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật lưu trữ và Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài chính quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành Tài chính.

3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử

- Bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực của thông tin chứa trong tài liệu điện tử kể từ khi tài liệu lưu trữ điện tử được khởi tạo lần đầu dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh.

b) Tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng các điều kiện quy định tại Điểm a, Khoản 3 Điều này có giá trị như bản gốc.

1. Nhiệm vụ của Hội đồng xác định giá trị tài liệu

2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng quy định như sau:

- Chủ tịch Hội đồng: Chánh Văn phòng Bộ.

- Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy viên.

b) Tại các Tổng cục và đơn vị tương đương thuộc Bộ

- Thư ký Hội đồng: Người làm lưu trữ của cơ quan.

- Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là ủy viên.

- Chủ tịch Hội đồng: Lãnh đạo đơn vị.

- Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy viên.

d) Tại các Cục và tương đương trực thuộc Tổng cục và tương đương ở các tỉnh, thành phố

- Thư ký Hội đồng: Người làm lưu trữ của cơ quan.

- Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là ủy viên.

- Chủ tịch Hội đồng: Chi cục trưởng.

- Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy viên.

3. Phương thức làm việc của Hội đồng: Hội đồng thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải ghi vào biên bản cuộc họp để trình Thủ trưởng đơn vị quyết định; Hội đồng tự giải thể khi công việc hoàn thành.

Mục 3. GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ

1. Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử: Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, có trách nhiệm giao nộp tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử.

3. Trình tự, thủ tục giao nộp tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp. Đối với việc giao nộp tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử được thực hiện theo quy định tại Điều 7, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ về quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

Mục 4. BẢO QUẢN, THỐNG KÊ, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ

1. Cán bộ công chức, viên chức được giao giải quyết, theo dõi công việc, phải có trách nhiệm bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ cho đến khi giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

3. Các cơ quan, đơn vị phải bố trí kho lưu trữ theo quy định để bảo quản tài liệu; kho lưu trữ phải được bố trí nơi khô ráo, thoáng khí, không được bố trí kho lưu trữ ở tầng hầm và tầng áp mái; đảm bảo các phương tiện phòng chống cháy nổ, chống thiên tai, giá, máy hút ẩm, hút mùi, quạt thông gió, máy điều hòa; thực hiện các biện pháp phòng, chống côn trùng, nấm mốc và các tác nhân khác gây hư hỏng hồ sơ, tài liệu. Khi xây dựng kho lưu trữ mới phải đảm bảo tiêu chuẩn, kỹ thuật theo quy định của Nhà nước, của Bộ về kho lưu trữ.

5. Bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử

b) Tài liệu lưu trữ điện tử phải được thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập của tài liệu lưu trữ điện tử và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải đảm bảo không thay đổi nội dung tài liệu;

Điều 13. Chế độ báo cáo thống kê công tác lưu trữ

a) Văn phòng, Thanh tra, Vụ, Cục, Viện và tương đương trực thuộc Bộ không có tổ chức trực thuộc báo cáo về Bộ trước ngày 15 tháng 01 năm kế tiếp của năm báo cáo;

c) Các cơ quan, tổ chức trực thuộc Tổng cục, Cục, Trung tâm, Viện và tương đương báo cáo về Tổng cục, Cục, Trung tâm, Viện và tương đương trước ngày 15 tháng 01 năm kế tiếp của năm báo cáo;

e) Các Chi cục hoặc tương đương ở cấp huyện của hệ thống ngành dọc thuộc Bộ Tài chính, gửi báo cáo về Phòng Nội vụ trước ngày 15 tháng 01 năm kế tiếp của năm báo cáo.

a) Các cơ quan trực thuộc Bộ có tổ chức trực thuộc tổng hợp số liệu báo cáo về Bộ trước ngày 31 tháng 01 năm kế tiếp của năm báo cáo. Đối với cấp Tổng cục và tương đương báo cáo số liệu của Văn phòng và các đơn vị thuộc Tổng cục và tương đương không báo cáo số liệu cấp Cục và tương đương, cấp Chi cục và tương đương;

3. Kèm theo báo cáo thống kê, hàng năm các Tổng cục và tương đương, các đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp thuộc Bộ tổng hợp số lượng tài liệu lưu trữ thuê dịch vụ chỉnh lý trong kỳ hạn 01 năm (từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12) báo cáo Bộ để Bộ có kế hoạch kiểm tra chất lượng chỉnh lý tài liệu. Đối với các Tổng cục báo cáo số liệu cụ thể của từng Cục và tương đương (số liệu của Cục có cả số lượng của Chi cục và tương đương).

- Kỳ hạn báo cáo: 01 năm, tính từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 của năm báo cáo.

5. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức báo cáo và cơ quan, tổ chức nhận báo cáo

- Báo cáo đầy đủ, trung thực, khách quan, đúng nội dung thông tin được quy định trong chế độ báo cáo thống kê công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các nội dung báo cáo.

- Kiểm tra, cung cấp lại số liệu và các thông tin liên quan đến báo cáo thống kê khi có yêu cầu của cơ quan, tổ chức nhận báo cáo.

b) Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức nhận báo cáo

- Yêu cầu cơ quan, tổ chức báo cáo kiểm tra, cung cấp lại số liệu và các thông tin liên quan đến báo cáo thống kê khi cần thiết.

- Bảo đảm công bố, sử dụng và bảo mật thông tin thống kê theo quy định của pháp luật về thống kê và pháp luật về lưu trữ.

6. Ngoài báo cáo thống kê theo định kỳ, các cơ quan, đơn vị trong ngành Tài chính phải thực hiện báo cáo đột xuất khi có yêu cầu của cấp có thẩm quyền.

1. Các đơn vị, cá nhân trong và ngoài cơ quan đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng.

3. Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu phải được lãnh đạo cơ quan có thẩm quyền quy định tại khoản 4 Điều này đồng ý.

a) Đối với tài liệu mật: thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư 161/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 31/10/2014 về quy định công tác bảo vệ bí mật nhà nước của ngành Tài chính;

- Đối với cơ quan Bộ Tài chính: Trưởng phòng Lưu trữ - Thư viện cho phép sử dụng tài liệu thường.

c) Đối với người nước ngoài việc sử dụng tài liệu lưu trữ do Bộ trưởng Bộ Tài chính quyết định;

- Đối với việc mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài và ra ngoài cơ quan, thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định và chịu trách nhiệm về việc này.

đ) Phòng Lưu trữ - Thư viện thuộc Văn phòng Bộ, bộ phận lưu trữ các đơn vị phải lập các sổ nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký mục lục hồ sơ và số đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu, định kỳ cuối năm báo cáo Chánh Văn phòng Bộ, thủ trưởng đơn vị tình hình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

a) Thời gian phục vụ độc giả;

c) Những vật dụng được và không được mang vào phòng đọc;

e) Độc giả không được tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa được phép;

6. Sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử

b) Cơ quan, đơn vị có trách nhiệm đăng tải thông tin và quy trình, thủ tục, chi phí thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trên trang tin điện tử của cơ quan;

7. Sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ

Người có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ cho phép sao tài liệu lưu trữ;

c) Người được cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ phải nộp lệ phí theo quy định;

8. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

b) Cấp bản sao tài liệu lưu trữ;

Điều 15. Tiêu hủy tài liệu hết giá trị

a) Bộ trưởng Bộ Tài chính quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản của các cơ quan Bộ Tài chính, sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;

c) Cục trưởng các Cục trực thuộc Tổng cục và Thủ trưởng các đơn vị tương đương ở cấp tỉnh quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản của đơn vị mình, sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Sở Nội vụ tỉnh, thành phố;

e) Thủ trưởng các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của đơn vị mình, sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản thẩm định của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp.

f) Thủ trưởng các doanh nghiệp thuộc Bộ quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản của đơn vị mình, sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Bộ Tài chính.

a) Bước 1: Lập kế hoạch thực hiện;

c) Bước 3: Phòng hoặc Bộ phận Lưu trữ trình Thủ trưởng cơ quan hồ sơ xét hủy tài liệu hết giá trị, bao gồm:

- Danh mục tài liệu hết giá trị (theo mẫu tại Phụ lục III).

- Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại.

- Thủ trưởng đơn vị có tài liệu tiêu hủy ra Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

- Từng thành viên của Hội đồng nghiên cứu danh mục tài liệu và kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần thiết) để xác định những hồ sơ, tài liệu cần giữ lại bảo quản hoặc đã hết giá trị để tiêu hủy;

e) Bước 5: Phòng hoặc Bộ phận Lưu trữ hoàn chỉnh danh mục tài liệu hết giá trị và trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, gửi cơ quan có thẩm quyền thẩm định tài liệu hủy theo quy định tại khoản 1 Điều này. Hồ sơ đề nghị thẩm định gồm:

- Danh mục tài liệu hết giá trị.

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

g) Bước 7: Phòng hoặc Bộ phận Lưu trữ cơ quan trình cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định tại Khoản 1 Điều này;

- Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị chỉ được thực hiện sau khi có quyết định bằng văn bản của người có thẩm quyền.

- Việc tổ chức tiêu hủy được thực hiện theo các bước sau:

+ Lập biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị giữa công chức, viên chức quản lý kho lưu trữ và người được giao nhiệm vụ thực hiện hủy tài liệu hết giá trị (theo mẫu tại Phụ lục VII).

+ Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị. Việc tiêu hủy thực hiện tại cơ quan bằng máy cắt giấy, ngâm nước hoặc chuyển đến nhà máy giấy để tiêu hủy. Trường hợp khi hủy tài liệu tại nhà máy phải có sự giám sát của cán bộ lưu trữ và hủy đến khi tài liệu hủy không còn thông tin.

i) Bước 9: Phòng hoặc Bộ phận Lưu trữ cơ quan lập và lưu hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị, hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị bao gồm:

- Danh mục tài liệu hết giá trị và tài liệu giữ lại.

- Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

- Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan có tài liệu hết giá trị.

- Quyết định của người có thẩm quyền cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá trị (theo mẫu tại Phụ lục IX).

- Biên bản về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

Hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản vĩnh viễn tại Lưu trữ cơ quan có tài liệu tiêu hủy.

a) Tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị được hủy theo thẩm quyền, thủ tục như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác hết giá trị;

Mục 5. QUẢN LÝ VỀ LƯU TRỮ

1. Chánh Văn phòng Bộ: Giúp Bộ trưởng quản lý công tác lưu trữ thống nhất từ trung ương đến địa phương; làm đầu mối chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn về công tác lưu trữ của Bộ Tài chính, gồm:

b) Xây dựng, tổ chức thực hiện các đề án, chương trình, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm về công tác lưu trữ;

d) Là đầu mối trao đổi và quan hệ với cơ quan quản lý lưu trữ cấp trên và lưu trữ các Bộ, ngành;

f) Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức;

h) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ, sáng kiến trong công tác lưu trữ;

k) Quản lý kho lưu trữ của Bộ Tài chính;

2. Thủ trưởng các cơ quan trực thuộc Bộ, gồm các Tổng cục và các đơn vị tương đương; các đơn vị sự nghiệp; các doanh nghiệp có trách nhiệm quản lý, chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các quy định của Nhà nước, của Bộ và chỉ đạo việc thu thập, chỉnh lý, bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý; xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và chịu trách nhiệm quản lý kho lưu trữ của cơ quan; ban hành quy chế về công tác lưu trữ của cơ quan; riêng các đơn vị tại cơ quan Bộ (Văn phòng, Thanh tra, các Vụ, Cục) không ban hành quy chế lưu trữ mà thực hiện theo quy định tại Quyết định này.

Cán bộ, công chức, viên chức của Bộ Tài chính có trách nhiệm thực hiện đúng các quy định của Nhà nước, của Bộ về công tác lưu trữ và phải lập hồ sơ công việc được giao, thực hiện việc giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ theo quy định tại Điều 6 của Quyết định này. Nghiêm cấm mọi cá nhân tự tiêu hủy tài liệu lưu trữ trái với quy định của pháp luật dưới bất kỳ hình thức nào.

a) Giúp lãnh đạo cơ quan, tổ chức hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ cơ quan theo quy định của Nhà nước và của Bộ;

c) Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu;

e) Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ;

g) Báo cáo thống kê cơ sở về công tác lưu trữ theo quy định;

5. Trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử

b) Người làm lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tham mưu, đề xuất cho thủ trưởng cơ quan thực hiện đúng quy định của pháp luật về lưu trữ tài liệu điện tử; phối hợp với đơn vị, bộ phận chuyên trách về công nghệ thông tin của cơ quan cùng đề xuất các quy trình để thực hiện các ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử;

d) Người trực tiếp theo dõi, giải quyết công việc có trách nhiệm thực hiện các quy định về tạo lập và quản lý hồ sơ điện tử trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan.

1. Mọi hoạt động trong công tác lưu trữ của Bộ Tài chính phải thực hiện theo các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và Thông tư số 161/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định công tác bảo vệ bí mật nhà nước của ngành Tài chính.

3. Hàng năm các đơn vị rà soát, thông báo tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ mức độ mật đã được giải mật.

1. Kinh phí cho công tác lưu trữ được đảm bảo từ nguồn dự toán chi ngân sách hàng năm giao cho Bộ Tài chính và các nguồn kinh phí hợp pháp khác. Việc lập dự toán, quản lý, sử dụng và thanh quyết toán kinh phí cho công tác lưu trữ được thực hiện theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước và các văn bản hướng dẫn khác.

a) Xây dựng và cải tạo kho lưu trữ;

c) Chỉnh lý tài liệu;

e) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ;

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Tập thể, cá nhân có thành tích sau đây sẽ được xét khen thưởng theo quy định của Luật Thi đua khen thưởng và các văn bản hướng dẫn thi hành:

2. Phát hiện, giao nộp, tặng cho cơ quan lưu trữ những tài liệu có giá trị và tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm.

Điều 20. Xử lý vi phạm

Điều 21. Điều khoản thi hành

2. Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Tài chính có trách nhiệm hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện quy chế này; đồng thời phổ biến, quán triệt đến toàn thể cán bộ công chức, viên chức của đơn vị mình.

PHỤ LỤC I

MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
(Kèm theo Quyết định số 2449/QĐ-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính)

MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU

Năm 20...

Viết bằng chữ: ……………………………………………………….hồ sơ (đơn vị bảo quản).

………………………………. hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnh viễn.

Cột 1: Ghi số thứ tự của hộp hoặc cặp tài liệu giao nộp.

Cột 3: Ghi tiêu đề hồ sơ như trên bìa hồ sơ.

Cột 5: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ như trên bìa hồ sơ.

Cột 7: Ghi những thông tin cần chú ý về nội dung và hình thức của văn bản có trong hồ sơ./.

PHỤ LỤC II

MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số 2449/QĐ-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính)

BIÊN BẢN

Về việc giao nhận tài liệu

Căn cứ ………………………. (Danh mục hồ sơ năm ……, Kế hoạch thu thập tài liệu)

BÊN GIAO: (tên đơn vị giao nộp tài liệu), đại diện là:

- Chức vụ công tác/chức danh: ………………………………………………….

- Ông (bà): …………………………………………………………………………

Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung như sau:

2. Thời gian của tài liệu: …………………………………………………………..

- Tổng số hộp (cặp): ……………………………………………

4. Tình trạng tài liệu giao nộp: ……………………………………………………………….

Biên bản này được lập thành hai bản; bên giao (đơn vị /cá nhân) giữ một bản, bên nhận (Lưu trữ cơ quan) giữ một bản./.

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO
(Ký tên và ghi rõ họ tên)

ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN
(Ký tên và ghi rõ họ tên)

PHỤ LỤC III

MẪU DANH MỤC TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
(Kèm theo Quyết định số 2449/QĐ-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính)

DANH MỤC TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ

Phông (khối) …………………..

Từ năm …………… đến năm

Phông (khối): Ghi tên phông hoặc khối tài liệu

(2): Ghi số thứ tự hồ sơ hoặc tập tài liệu hết giá trị trong từng bó (cặp).

(4): Ghi lý do hủy tài liệu như: hết thời hạn bảo quản; bị bao hàm (đối với kế hoạch, báo cáo tháng, quý mà đã giữ báo cáo 6 tháng hoặc năm); trùng; tài liệu bị rách nát không còn khả năng phục hồi; bản nháp; tư liệu tham khảo; bản chụp ... Đối với những hồ sơ hoặc tập tài liệu bị bao hàm, trùng thừa phải ghi rõ bị bao hàm hoặc trùng với hồ sơ nào trong mục lục hồ sơ giữ lại.

PHỤ LỤC IV

MẪU BẢN THUYẾT MINH TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
(Kèm theo Quyết định số 2449/QĐ-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính)

BẢN THUYẾT MINH TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ

Phông (khối)........................

Thời gian của Phông (khối) tài liệu …………………..

1. Sự hình thành khối tài liệu hết giá trị: Tài liệu được loại ra khi nào? (Trong quá trình chỉnh lý hay khi tiến hành đánh giá độc lập phông (khối) tài liệu lưu trữ?).

3. Thời gian: Thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của khối tài liệu hết giá trị.

Tài liệu hết giá trị bao gồm các nhóm: Tài liệu hết thời hạn bảo quản, tài liệu bị bao hàm, tài liệu trùng, tài liệu bị rách nát không khôi phục được, tư liệu tham khảo, bản chụp ...

2. Nhóm tài liệu bị bao hàm: Gồm những tài liệu gì? Về vấn đề gì? Lý do hủy? ...

4. Nhóm tư liệu: Gồm những loại nào? Nội dung về vấn đề gì?

…….., ngày ...tháng....năm...
NGƯỜI VIẾT THUYẾT MINH
(Họ và tên, chữ ký)

PHỤ LỤC V

MẪU BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số 2449/QĐ-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính)

BIÊN BẢN

Họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu

Hôm nay, vào hồi....giờ ngày...tháng...năm…..,

Hội đồng xác định giá trị của ………………. (cơ quan) gồm có: …………………

Chủ tọa: ……………………………….

Ủy viên ……………………………………

Sau khi nghiên cứu, xem xét Danh mục tài liệu hết giá trị của Phông (khối) …………………… và kiểm tra thực tế, các thành viên trong Hội đồng có ý kiến như sau:

2…………………………………….

Chủ tọa cuộc họp thống nhất kết luận:

2. Đề nghị (người có thẩm quyền) ……………… xem xét, quyết định cho phép tiêu hủy tài liệu theo Danh mục đính kèm.

Cuộc họp kết thúc vào hồi......h ngày... ./.

THƯ KÝ
(Ký và ghi rõ họ tên)

CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG
(Ký và ghi rõ họ tên)

PHỤ LỤC VI

MẪU CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ THẨM ĐỊNH TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
(Kèm theo Quyết định số 2449/QĐ-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính)

Kính gửi: ………………………………………

Để việc tiêu hủy tài liệu được thực hiện đúng theo quy định pháp luật, (cơ quan) gửi hồ sơ xét hủy tài liệu hết giá trị của Phông (khối) …….. đề nghị ………. thẩm tra và cho ý kiến bằng văn bản để (cơ quan) có cơ sở ra quyết định tiêu hủy số tài liệu hết giá trị trên./.

Nơi nhận:
- Như trên;
- Lưu VT,...

QUYỀN HẠN VÀ CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

(Chữ ký, dấu)

Họ và tên

PHỤ LỤC VII

MẪU BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
(Kèm theo Quyết định số 2449/QĐ-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính)

BIÊN BẢN

Về việc bàn giao tài liệu hết giá trị

Căn cứ Quyết định số         ngày...... tháng…... năm…... của ….... về việc cho tiêu hủy tài liệu hết giá trị,

Tại (nơi tiêu hủy): …………………………

Bên giao:

2……………………………………… cơ quan……………………………………..

Bên nhận:

2……………………………………… cơ quan……………………………………..

Cùng giao và nhận khối lượng tài liệu để tiêu hủy như sau:

- Số lượng ………….. tập (hồ sơ) theo Danh mục tài liệu hết giá trị.

Biên bản này lập thành 2 bản: bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản./.

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO
(Họ và tên, ký)

ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN
(Họ và tên, ký)

PHỤ LỤC VIII

MẪU BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
(Kèm theo Quyết định số 2449/QĐ-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính)

BIÊN BẢN

Về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Hôm nay, vào hồi.......

Chúng tôi gồm:

2………………………………………………..cơ quan……………………………………….

4………………………………………………..cơ quan……………………………………….

Đã tiến hành tiêu hủy số tài liệu hết giá trị thuộc Phông (khối)………………………………

Phương pháp hủy: (nghiền bột giấy, cắt nhỏ...) …………………………..

Biên bản này lập thành 2 bản: cơ quan có tài liệu giữ một bản, cơ quan thực hiện tiêu hủy tài liệu giữ một bản./.

ĐẠI DIỆN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ)
TIÊU HỦY TÀI LIỆU

(Họ và tên, ký)

Xác nhận của cơ quan
(Ký tên, đóng dấu)

ĐẠI DIỆN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ)
CÓ TÀI LIỆU TIÊU HỦY

(Họ và tên, ký)

Xác nhận của cơ quan
(Ký tên, đóng dấu)

PHỤ LỤC IX

MẪU QUYẾT ĐỊNH TIÊU HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
(Kèm theo Quyết định số 2449/QĐ-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính)

QUYẾT ĐỊNH

Về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị

THẨM QUYỀN BAN HÀNH………………………………

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;

Theo đề nghị của Chủ tịch Hội đồng xác định giá trị tài liệu,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 2. Giao cho (Lưu trữ cơ quan).... thực hiện việc tiêu hủy tài liệu theo đúng quy định pháp luật.