QUYẾT ĐỊNH

QUY ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ, DANH MỤC HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH CỦA BỘ TÀI CHÍNH VÀ CÁC ĐƠN VỊ THUỘC BỘ

BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH

Căn cứ Nghị định số 118/2008/NĐ-CP ngày 27 tháng 11 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính;

Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 2 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;

Căn cứ Quyết định số 62/QĐ-BTC ngày 10 tháng 01 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Quy chế về công tác lưu trữ của Bộ Tài chính;

Căn cứ Quyết định số 1999/QĐ-BTC ngày 18 tháng 8 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Tài chính,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Quyết định này thay thế Quyết định số 71/2002/QĐ-BTC ngày 04/6/2002 của Bộ Tài chính Quy định danh mục, thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ, chế độ thu thập, bảo quản tài liệu lưu trữ của Bộ Tài chính và Phụ lục II: Quy định mã đơn vị thuộc phông Bộ Tài chính dùng để ghi ký hiệu hồ sơ trong danh mục hồ sơ ban hành kèm theo Công văn số 10752/BTC-VP ngày 28/7/2009 của Bộ Tài chính.

QUY ĐỊNH

VỀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ, DANH MỤC HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH CỦA BỘ TÀI CHÍNH VÀ CÁC ĐƠN VỊ THUỘC BỘ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1939/QĐ-BTC ngày 12 tháng 8 năm 2011 của Bộ Tài chính)

QUY ĐỊNH CHUNG

Quyết định này quy định về công tác lập hồ sơ, danh mục hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của Bộ Tài chính và các đơn vị thuộc Bộ.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. “Hồ sơ công việc” là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể được hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vị chức năng, nhiệm vụ của cơ quan kể từ khi sự viêc bắt đầu đến khi kết thúc;

3. “Danh mục hồ sơ” là bản kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị trong năm kèm theo ký hiệu, thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ và được dùng làm căn cứ để các đơn vị, cá nhân lập hồ sơ.

5. “Lưu trữ lịch sử” là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu và các nguồn khác;

7. “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền và được cơ quan ban hành;

9. “Bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy đinh và phải được đóng dấu sao y của cấp có thẩm quyền;

Chương 2.

CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH CỦA BỘ TÀI CHÍNH VÀ CÁC ĐƠN VỊ THUỘC BỘ

1. Những căn cứ chủ yếu để xây dựng danh mục hồ sơ của Bộ Tài chính và các đơn vị thuộc Bộ bao gồm:

b) Kế hoạch, chương trình công tác hàng năm của Bộ và các đơn vị thuộc Bộ;

d) Thành phần, nội dung, số lượng hồ sơ, văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Bộ Tài chính và các đơn vị thuộc Bộ các năm trước đó.

a) Danh mục hồ sơ mỗi năm cần được xây dựng vào tháng cuối năm để thực hiện vào năm sau;

c) Lấy ý kiến tham gia của lãnh đạo trực tiếp (Phòng, Tổ) sau đó chuyển Văn thư đơn vị tập hợp trình lãnh đạo đơn vị (Vụ, Cục) rà soát lần cuối nhằm loại bỏ những hồ sơ trùng lắp, bổ sung những hồ sơ, những mảng việc còn bỏ sót chưa có người lập, hoàn thiện và trình ký duyệt ban hành. Cơ quan Bộ và các đơn vị có khối lượng các Vụ, Ban nhiều thì lập danh mục hồ sơ riêng từng Vụ, Ban. Các Cục và các đơn vị nhỏ thì lập danh mục hồ sơ chung cho toàn cơ quan.

3. Hình thức, nội dung của danh mục hồ sơ

Các đề mục, tiêu đề hồ sơ trong danh mục hồ sơ cần được sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể. Trong trường hợp xây dựng danh mục hồ sơ chung của toàn cơ quan bao gồm cả hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của tổ chức Đảng và các đoàn thể thì hồ sơ của các đơn vị này đưa vào đề mục riêng và sắp xếp ở cuối cùng.

- Hồ sơ cần lập trong năm: căn cứ vào kế hoạch công tác và nhiệm vụ cụ thể được giao, mỗi cá nhân trong quá trình theo dõi giải quyết công việc phải có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc đó.

c) Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ cần dựa trên các căn cứ sau:

- Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hiện hành của Bộ Tài chính;

- Đối với các dạng hồ sơ mới phát sinh hoặc bỏ sót chưa đưa vào danh mục hồ sơ của đơn vị khi trình duyệt thì các cán bộ, công chức được giao giải quyết công việc cần dựa vào kinh nghiệm thực tiễn công tác và bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Bộ Tài chính và của cơ quan, đơn vị để tạm xác định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ đó;

- Các đề mục lớn trong danh mục hồ sơ là tên các phòng, tổ của vụ, ban thuộc Bộ, Tổng cục và tương đương hoặc tên phòng thuộc Cục và được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã;

- Số và ký hiệu của hồ sơ bao gồm thứ tự được đánh số bằng chữ số Ả-rập và ký hiệu viết tắt tên đơn vị Vụ, Ban và chữ viết tắt tên Phòng, Tổ thuộc Vụ, Ban đó (Xem Bảng quy định về chữ viết tắt mã đơn vị - tên các Vụ, Cục và Phòng - Tổ thuộc Bộ Tài chính tại Phụ lục I kèm theo)

(Mẫu danh mục hồ sơ xem Phụ lục II kèm theo)

1. Nội dung của việc lập hồ sơ công việc bao gồm:

Đầu năm, dựa vào bản Danh mục hồ sơ đã được Thủ trưởng cơ quan (hoặc đơn vị) duyệt, mỗi cán bộ, công chức căn cứ vào số hồ sơ được giao trách nhiệm lập trong năm, lấy số bìa tương ứng do Văn phòng cung cấp, rồi căn cứ vào số, ký hiệu, tiêu đề hồ sơ ghi trong bản Danh mục hồ sơ để ghi những dữ liệu đó vào bìa hồ sơ (nên ghi bằng bút chì, sau khi công việc kết thúc, hoàn chỉnh hồ sơ mới ghi chính thức bằng bút mực). Trong quá trình giải quyết công việc nếu phát sinh hồ sơ chưa được đưa vào Danh mục thì cán bộ được giao giải quyết công việc đó lấy bìa hồ sơ để ghi vào và ghi bổ sung vào Danh mục.

c) Kết thúc và biên mục hồ sơ

- Hồ sơ có phim, ảnh, băng đĩa thì đưa vào bì và để ở cuối hồ sơ.

- Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong thì hồ sơ sẽ được chuyển sang năm sau để tiếp tục theo dõi, giải quyết. Khi đó, trong cột ghi chú của Danh mục hồ sơ sẽ ghi hồ sơ chưa giải quyết xong và ghi chuyển tiếp vào danh mục hồ sơ năm sau để tiếp tục theo dõi, giải quyết.

a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ và trình tự, thủ tục giải quyết theo quy định của pháp luật, của Bộ và các đơn vị thuộc Bộ;

c) Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo giá trị pháp lý, hoàn chỉnh về nội dung về nội dung và thể thức. Chỉ đưa vào hồ sơ những bản chính, bản gốc hoặc bản sao y. Không đưa vào hồ sơ những văn bản nhắc nhở, giao dịch mang tính sự vụ không liên quan trực tiếp đến công việc, các sách báo, tư liệu sưu tầm để tham khảo riêng. Tuy nhiên cũng cần lưu ý đến những giấy tờ tuy không phải là văn bản chính thức nhưng mang tính trao đổi ý kiến hoặc ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng, ý kiến của lãnh đạo cấp trên… những giấy tờ đó phải để vào hồ sơ.

1. Tài liệu hành chính:

b) Hồ sơ chứng từ kế toán, hồ sơ việc: sau 01 năm, tối đa là sau 02 năm kể từ ngày quyết toán được phê duyệt hoặc công việc kết thúc;

3. Tài liệu xây dựng cơ bản: sau 03 tháng kể từ khi công trình được phê duyệt quyết toán;

Điều 6. Thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành

2. Những loại hồ sơ, tài liệu không phải giao nộp bao gồm: hồ sơ nguyên tắc dưới dạng các văn bản chụp dấu đen, các văn bản ghi chép làm tư liệu cá nhân, những văn bản, tài liệu không thuộc thẩm quyền giải quyết theo chức năng, nhiệm vụ được giao, được gửi đến để biết, tài liệu tham khảo.

a) Trình Bộ trưởng hoặc Thủ trưởng đơn vị mình ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác lập hồ sơ, quyết định các biện pháp triển khai việc thực hiện, kiểm tra, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật về công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi được giao quản lý;

c) Tổ chức triển khai công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, đơn vị mình;

Điều 8. Trách nhiệm của cán bộ văn thư, lưu trữ và cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn của Bộ và các đơn vị thuộc Bộ

a) Tham mưu cho lãnh đạo đơn vị mình các vấn đề liên quan trong công tác lập hồ sơ;

c) Thực hiện việc kiểm tra và tham mưu cho lãnh đạo đơn vị trong việc đánh giá công tác lập hồ sơ của cán bộ, công chức trong cơ quan, đơn vị;

Điều 5 của Nghị định số 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ. Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu cần kiểm tra, đối chiếu danh mục hồ sơ và mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp để bổ sung những hồ sơ thiếu, ghi chuyển sang danh mục năm sau hồ sơ những công việc chưa giải quyết xong và lập biên bản giao nhận tài liệu giữa các bên (Mẫu Biên bản tại Phụ lục VI kèm theo).

a) Trực tiếp lập hồ sơ về các công việc được giao phụ trách hoặc theo dõi giải quyết theo đúng các quy định tại Điều 4 của Quyết định này;

c) Cán bộ, công chức trước khi nghỉ hưu, chuyển công tác, đi công tác hoặc học tập dài hạn không tham gia giải quyết công việc của cơ quan từ 4 tháng trở lên phải bàn giao hồ sơ, tài liệu lại cho đơn vị hoặc người được phân công tiếp nhận công việc của cán bộ đó;

Chương 3.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Chánh Văn phòng Bộ và Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm:

2. Chỉ đạo, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc cán bộ đơn vị thuộc quyền quản lý nghiêm túc thực hiện các Quy định tại Quyết định này. Định kỳ, đột xuất cùng lãnh đạo các đơn vị thuộc Bộ hoặc kết hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tiến hành kiểm tra công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của Bộ và các đơn vị thuộc Bộ.

4. Cơ quan, đơn vị, cá nhân có thành tích trong công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành sẽ được tổng hợp chung vào thành tích hoàn thành nhiệm vụ chính trị và chuyên môn để biểu dương, khen thưởng. Trưởng hợp vi phạm, tùy theo mức độ sẽ bị xử lý kỷ luật hành chính theo quy định của pháp luật hiện hành.

PHỤ LỤC I

DANH SÁCH MÃ ĐƠN VỊ THUỘC BỘ TÀI CHÍNH DÙNG ĐỂ GHI KÝ HIỆU HỒ SƠ TRONG DANH MỤC HỒ SƠ
(Kèm theo Quyết định số 1939/QĐ-BTC ngày 12 tháng 8 năm 2011 của Bộ Tài chính)