HƯỚNG DẪN

THỐNG KÊ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐẢNG VÀ TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ - XÃ HỘI

Điều 27 của Luật Lưu trữ năm 2011 về thống kê nhà nước về lưu trữ, căn cứ Thông tư số 09/2013/TT-BNV, ngày 31-10-2013 của Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội như sau:

Văn bản này hướng dẫn thực hiện quy định về chế độ báo cáo thống kê cơ sở và thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội.

2.1- Công tác văn thư

- Tổ chức văn thư.

- Văn bản đi, văn bản đến.

- Trang thiết bị dùng cho văn thư.

- Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ.

- Nhân sự làm công tác lưu trữ.

- Thu thập và loại hủy tài liệu.

- Kho lưu trữ, trang thiết bị dùng cho lưu trữ.

3- Chế độ báo cáo và gửi báo cáo

Tất cả các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội từ Trung ương đến cơ sở có con dấu và có tổ chức văn thư, lưu trữ riêng đều phải báo cáo thống kê cơ sở về công tác văn thư (Biểu 01/CS); báo cáo thống kê cơ sở công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ (Biểu 02/CS). Việc gửi các báo cáo thống kê cơ sở được quy định như sau:

đơn vị có con dấu và có tổ chức văn thư, lưu trữ riêng trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thống kê số liệu và báo cáo về Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng; Phòng Lưu trữ hiện hành của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng thống kê số liệu công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ hiện hành tại các đơn vị còn lại của Văn phòng Trung ương Đảng để đưa vào báo cáo tổng hợp.

ủy trực thuộc Trung ương thống kê số liệu và báo cáo về văn phòng ban, báo, tạp chí, học viện, nhà xuất bản, đảng ủy trực thuộc Trung ương. Lưu trữ cơ quan của các ban, báo, tạp chí, học viện, nhà xuất bản, đảng ủy trực thuộc Trung ương thống kê số liệu tại văn phòng và các đơn vị trực thuộc không có tổ chức văn thư, lưu trữ riêng để đưa vào báo cáo tổng hợp.

d) Đảng đoàn, các ban, đơn vị sự nghiệp trực thuộc tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương thống kê số liệu và báo cáo về văn phòng tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương.

ủy trực thuộc tỉnh ủy, thành ủy, tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh thống kê số liệu và báo cáo về văn phòng tỉnh ủy, thành ủy; phòng lưu trữ tỉnh ủy, thành ủy thống kê số liệu công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ hiện hành tại văn phòng tỉnh ủy, thành ủy.

ủy trực thuộc cấp ủy cấp huyện, các đảng ủy xã, phường, thị trấn, các tổ chức chính trị - xã hội cấp huyện, trung tâm bồi dưỡng chính trị cấp huyện thống kê số liệu và báo cáo về văn phòng cấp ủy cấp huyện; văn phòng cấp ủy cấp huyện thống kê số liệu công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ tại văn phòng cấp ủy.

a) Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng làm báo cáo thống kê cơ sở công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng.

ủy, thành ủy trực thuộc Trung ương làm báo cáo thống kê cơ sở công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ lịch sử hiện đang bảo quản tại kho lưu trữ tỉnh ủy, thành ủy gửi về Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.

a) Các văn phòng ban, báo, tạp chí, học viện, nhà xuất bản, đảng ủy trực thuộc Trung ương tổng hợp số liệu của văn phòng, các đơn vị trực thuộc và báo cáo về Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.

tổng hợp số liệu của văn phòng, đảng đoàn, các ban, đơn vị sự nghiệp của tổ chức và báo cáo về Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.

ủy cấp huyện tổng hợp số liệu của văn phòng cấp ủy, các ban, đảng ủy trực thuộc, trung tâm bồi dưỡng chính trị, tổ chức chính trị - xã hội cấp huyện, các đảng ủy xã, phường, thị trấn và báo cáo về văn phòng tỉnh ủy, thành ủy.

văn phòng tỉnh ủy, thành ủy tổng hợp số liệu của văn phòng tỉnh ủy, các ban, đảng ủy, báo đảng tỉnh, trường chính trị tỉnh, tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh và cấp ủy cấp huyện và báo cáo về Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.

tổng hợp số liệu của các tỉnh ủy, thành ủy, các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương và báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

- Trước ngày 10-01 năm kế tiếp của năm báo cáo đối với các báo cáo thống kê cơ sở.

ủy cấp huyện.

ủy trực thuộc Trung ương và các tỉnh ủy, thành ủy, các tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương.

5- Hình thức gửi báo cáo

văn bản điện tử định dạng bảng tính excel qua mạng (đối với các cơ quan, tổ chức đã kết nối mạng diện rộng của Đảng).

a) Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức làm báo cáo

- Gửi báo cáo đúng hạn.

b) Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức nhận báo cáo

- Công bố, sử dụng, bảo mật thông tin thống kê theo quy định của pháp luật về thống kê và lưu trữ.

thực hiện

- Văn bản này có hiệu lực kể từ ngày ký.

ủy, thành ủy có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Hướng dẫn này trong phạm vi quản lý.

Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, đề nghị các cơ quan phản ánh về Văn phòng Trung ương Đảng để nghiên cứu, điều chỉnh cho phù hợp.

K/T CHÁNH VĂN PHÒNG
PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG




Lê Quang Vĩnh

Biểu số: 01/CS

BÁO CÁO THỐNG KÊ CƠ SỞ CÔNG TÁC VĂN THƯ NĂM 20 …..

(Ban hành kèm theo Hướng dẫn số 38-HD/VPTW, ngày 23-9-2014 của Văn phòng Trung ương Đảng)

NGƯỜI LẬP BIỂU
(Ký, họ và tên)

….., ngày...tháng...năm 20….
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN
(Ký tên, đóng dấu)

Hướng dẫn cách ghi:

Quy chế, quy trình văn thư; danh mục hồ sơ: Nếu có điền dấu “X” vào cột “Số lượng” tương ứng, nếu không có thì để trống.

- Tổ chức văn thư: Nếu có điền dấu “X” vào cột “Số lượng” tương ứng, nếu không có thì để trống. Trường hợp tổ chức văn thư kiêm nhiệm lưu trữ chỉ tính ở mục tổ chức văn thư và không tính ở mục tổ chức lưu trữ;

ười làm chuyên trách công tác văn thư và người làm công tác văn thư kiêm nhiệm công tác khác. Trường hợp người làm công tác văn thư kiêm nhiệm công tác lưu trữ thì chỉ tính ở mục nhân sự làm công tác văn thư và không tính ở mục nhân sự làm công tác lưu trữ./.

Biểu số: 02/CS

BÁO CÁO THỐNG KÊ CƠ SỞ
CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ NĂM 20…..

(Ban hành kèm theo Hướng dẫn số 38-HD/VPTW, ngày 23-9-2014 của Văn phòng Trung ương Đảng)

NGƯỜI LẬP BIỂU
(Ký, họ và tên)

……, ngày...tháng...năm 20…
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN
(Ký tên, đóng dấu)

ướng dẫn cách ghi:

ướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ

II. Tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ

Nếu có điền dấu “X” vào cột “Số lượng” tương ứng, nếu không có thì để trống.

1. Tài liệu giấy; tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ: Đơn vị tính là phông/sưu tập, hồ sơ/đơn vị bảo quản, mét giá tài liệu.

- Hồ sơ/đơn vị bảo quản: Tổng số đơn vị bảo quản đăng ký trong Mục lục hồ sơ;

2. Tài liệu khoa học, kỹ thuật: Đơn vị tính là công trình, dự án, đề tài, hồ sơ/đơn vị bảo quản, mét giá tài liệu.

- Hồ sơ/đơn vị bảo quản, mét giá tài liệu: Cách tính như tài liệu hành chính.

4. Tài liệu điện tử: Đơn vị tính là hồ sơ, MB (megabyte là đơn vị tính dung lượng thông tin số).

ủy tài liệu

2. Tổng số tài liệu đến thời hạn thu thập nhưng chưa thu thập: Là những tài liệu sau khi kết thúc công việc đã đến hạn nộp vào lưu trữ cơ quan, nhưng còn để tại phòng làm việc của các phòng, ban và cán bộ lãnh đạo hoặc tài liệu đã hết thời hạn bảo quản tại Lưu trữ cơ quan thuộc Danh mục nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử nhưng chưa thu thập.

ủy: Tổng số tài liệu loại ra, đã hủy sau khi làm thủ tục xét hủy.

1. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc

ược tính 01 lượt. Trường hợp, người đến nghiên cứu nhưng không có tài liệu, số lượt người được tính là 0;

- Tổng số yêu cầu của độc giả: Là số phiếu yêu cầu sử dụng, cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ của độc giả tại phòng đọc hoặc gửi đến theo đường công văn, thư, điện thoại, FAX...

- Bài viết giới thiệu, công bố: Gồm các bài viết giới thiệu, công bố tài liệu lưu trữ trên sách, báo, tạp chí và trên các phương tiện thông tin đại chúng khác;

- Ấn phẩm xuất bản: Gồm các ấn phẩm công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ.

- Tổng số phông/sưu tập tài liệu, công trình/đề tài có mục lục hồ sơ: Gồm những phông (hoặc sưu tập) tài liệu lưu trữ, công trình (hoặc đề tài) nghiên cứu khoa học đã có mục lục hồ sơ;

VI. Nghiên cứu khoa học về công tác văn thư, lưu trữ

1. Kho lưu trữ, trang thiết bị lưu trữ

- Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng: Diện tích m² sàn được xây dựng dùng để chứa và bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định;

- Diện tích kho tạm: Diện tích m² nhà cấp 4, diện tích tận dụng hành lang, cầu thang... dùng để bảo quản tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản thấp.

Chỉ tính trang thiết bị dùng cho lưu trữ, chiều dài giá/tủ bảo quản tài liệu là dung lượng dùng để xếp tài liệu của kho lưu trữ, tính theo đơn vị đo chiều dài (mét), đo theo từng ngăn giá, ngăn tủ đã xếp tài liệu và chưa xếp tài liệu./.

Biểu số: 01/TH

BÁO CÁO THỐNG KÊ TỔNG HỢP CÔNG TÁC VĂN THƯ NĂM 20...

(Ban hành kèm theo Hướng dẫn số 38-HD/VPTW, ngày 23-9-2014 của Văn phòng Trung ương Đảng)

NGƯỜI LẬP BIỂU
(Ký, họ và tên)

….., ngày...tháng...năm 20…
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN
(Ký tên, đóng dấu)

ướng dẫn cách ghi:

Tổng số quy chế, quy trình văn thư; tổng số danh mục hồ sơ: Các số liệu này được tổng hợp từ biểu 01/CS, mỗi dấu “X” ở cột “Số lượng” được tính là 01.

1. Tổ chức văn thư độc lập

2. Tổ chức văn thư kiêm nhiệm

Các mục còn lại là tổng của các mục tương ứng từ các báo cáo thống kê cơ sở (Biểu 01/CS)./.

Biểu số: 02/TH

BÁO CÁO THỐNG KÊ TỔNG HỢP
CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ NĂM 20…..

(Ban hành kèm theo Hướng dẫn số 38-HD/VPTW, ngày 23-9-2014 của Văn phòng Trung ương Đảng)

NGƯỜI LẬP BIỂU
(Ký, họ và tên)

….., ngày...tháng...năm 20…
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN
(Ký tên, đóng dấu)

I. Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ

II. Tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ

Tổng số trung tâm lưu trữ, kho lưu trữ hoặc tương đương; tổng số phòng lưu trữ; tổng số tổ lưu trữ; tổng số bộ phận lưu trữ: Các số liệu này được tổng hợp từ biểu 02/CS, mỗi dấu “X” ở cột “Số lượng” được tính là 01.

Tổng số người làm chuyên trách công tác lưu trữ và người làm công tác lưu trữ kiêm nhiệm công tác khác của các cơ quan, tổ chức đã báo cáo tại biểu số 02/CS. Không tính người làm công tác lưu trữ kiêm nhiệm công tác văn thư vì đã thống kê ở phần nhân sự làm công tác văn thư.

Từ khóa: Hướng dẫn 38-HD/VPTW, Hướng dẫn số 38-HD/VPTW, Hướng dẫn 38-HD/VPTW của Ban Chấp hành Trung ương, Hướng dẫn số 38-HD/VPTW của Ban Chấp hành Trung ương, Hướng dẫn 38 HD VPTW của Ban Chấp hành Trung ương, 38-HD/VPTW