QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ TRƯỞNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

Căn cứ Nghị định số 69/2017/NĐ-CP ngày 25 tháng 5 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Giáo dục và Đào tạo;

Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 và Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu;

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Các ông (bà) Chánh Văn phòng, Chánh Thanh tra, Vụ trưởng, Cục trưởng, Thủ trưởng các đơn vị thuộc cơ quan Bộ chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

- Như Điều 3;
- Bộ trưởng (để báo cáo);
- Các Thứ trưởng (để phối hợp chỉ đạo);
- Cổng TTĐT Bộ GDĐT;
- Lưu: VT, VP.

KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG




Phạm Mạnh Hùng

QUY CHẾ

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2125/QĐ-BGDĐT ngày 05/6/2018 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1. Quy chế này quy định công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý, chỉ đạo, điều hành của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

b) Công tác lưu trữ bao gồm các công việc: Thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Bộ Giáo dục và Đào tạo; ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ; nộp tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ Lịch sử; tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

2. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm: Văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản trao đổi với cơ quan tổ chức, cá nhân trong nước hoặc nước ngoài, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ, văn bản mật, văn bản khẩn) do Bộ Giáo dục và Đào tạo và các đơn vị thuộc Bộ phát hành.

4. Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Bộ và được lập thành hồ sơ điện tử, được lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

6. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

8. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.

10. Lưu trữ cơ quan là bộ phận Lưu trữ thuộc Phòng Hành chính, Văn phòng Bộ. Lưu trữ đơn vị là cán bộ, công chức, viên chức làm nhiệm vụ lưu trữ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm tại các đơn vị.

1. Trách nhiệm của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo trong việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ:

b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền.

Giúp Bộ trưởng quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ của Bộ, bao gồm:

b) Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;

d) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ;

3. Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức thực hiện các quy định của Bộ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị mình.

5. Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ được quy định tại Quy chế này.

1. Tổ chức văn thư tại cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo gồm:

b) Các đơn vị thực hiện chức năng quản lý nhà nước thuộc Bộ có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng bố trí cán bộ làm công tác văn thư chuyên trách;

2. Tổ chức lưu trữ tại cơ quan Bộ Giáo dục và Đào tạo gồm:

b) Các cục, Thanh tra tùy theo khối lượng công việc về lưu trữ bố trí người làm công tác lưu trữ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm;

d) Các dự án, đề án, chương trình thuộc Bộ tùy theo khối lượng công việc về lưu trữ bố trí người làm công tác lưu trữ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm.

Người được giao kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ phải được bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và những kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc.

1. Kinh phí đảm bảo cho công tác văn thư, lưu trữ của Bộ được lấy từ kinh phí hoạt động của Bộ và được bố trí vào kế hoạch hằng năm của Bộ khi xây dựng Kế hoạch năm.

3. Việc quản lý và sử dụng kinh phí đảm bảo cho công tác văn thư, lưu trữ thực hiện theo quy định hiện hành.

Điều 39 Luật Lưu trữ.

1. Việc quản lý, sử dụng tài liệu mật được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; Quyết định số 56/2016/QĐ-TTg ngày 31/12/2016 của Thủ tướng Chính phủ về Danh mục bí mật nhà nước độ Tối mật trong ngành Giáo dục và Đào tạo; Thông tư số 11/2017/TT-BCA của Bộ Công an quy định Danh mục bí mật nhà nước độ Mật trong ngành giáo dục và đào tạo.

Chương II

CÔNG TÁC VĂN THƯ

Điều 7. Nhiệm vụ của Văn thư cơ quan

2. Trình Chánh Văn phòng văn bản đến gửi lãnh đạo Bộ giải quyết.

4. Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ký văn bản trước khi phát hành.

6. Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký trên Hệ thống E-Office; quản lý văn bản lưu tại Văn thư cơ quan.

8. Bảo quản, sử dụng con dấu của Bộ, con dấu của Văn phòng Bộ và các loại con dấu khác theo quy định của pháp luật.

10. Thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến công tác văn thư do Chánh Văn phòng giao.

1. Tiếp nhận, cập nhật đầy đủ, kịp thời thông tin của văn bản nhận từ Văn thư cơ quan vào Hệ thống E-Office trước khi chuyển văn bản đến các cá nhân trong đơn vị theo ý kiến chỉ đạo của Thủ trưởng đơn vị.

3. Đối với văn bản đi do đơn vị trực tiếp phát hành, khi nhận được văn bản có chữ ký chính thức của thủ trưởng đơn vị, Văn thư đơn vị có trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ký văn bản trước khi phát hành; cập nhật các thông tin liên quan đến văn bản vào Hệ thống E-Office.

5. Kiểm tra, theo dõi và xử lý hằng ngày văn bản do Văn thư cơ quan gửi đến. Sau 01 (một ngày) làm việc, những văn bản do Văn thư cơ quan gửi đến các đơn vị đã được cập nhật trên Hệ thống E-Office mà Văn thư đơn vị không có ý kiến phản hồi về việc thiếu văn bản thì được coi là đơn vị đã nhận được văn bản do Văn thư cơ quan gửi đến.

Mục 2. SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

Văn bản của Bộ bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản trao đổi với cơ quan tổ chức, cá nhân trong nước hoặc nước ngoài, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội được ban hành trong hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc theo phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ được quy định tại Nghị định số 69/2017/NĐ-CP ngày 25/5/2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Giáo dục và Đào tạo nhằm thực hiện các nhiệm vụ được giao.

1. Văn bản quy phạm pháp luật: Thực hiện theo quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

3. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài: Thực hiện theo các quy định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế.

1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện các quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo đơn vị giao cho một đơn vị hoặc một cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản;

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản;

- Soạn thảo văn bản;

- Trình duyệt dự thảo văn bản.

1. Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.

Điều 13. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

Thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung, thể thức văn bản và ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình lãnh đạo Bộ ký ban hành.

Cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung, thể thức văn bản và ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình lãnh đạo đơn vị ký ban hành.

Điều 14. Ký văn bản

2. Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký của người có thẩm quyền: Thủ trưởng đơn vị ký tất cả các văn bản do đơn vị ban hành; các trường hợp ký thay phải ghi “KT”, ký thừa lệnh phải ghi “TL” trước chức vụ người đứng đầu.

4. Đối với văn bản hành chính, trước họ và tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu vinh dự khác.

1. Các hình thức bản sao gồm: “Sao y bản chính”, “Sao lục” và “Trích sao”.

3. Chánh Văn phòng ký các văn bản “Sao y bản chính”, “Sao lục”, “Trích sao”.

5. Không được sao chụp, chuyển phát ra ngoài đơn vị thuộc Bộ những bút phê của lãnh đạo Bộ, thủ trưởng các đơn vị tại văn bản. Trường hợp các ý kiến của lãnh đạo Bộ ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác và giải quyết công việc phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.

Điều 16. Nguyên tắc chung

2. Văn bản đi, văn bản đến phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao ngay trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ: “Thượng khẩn”, “Khẩn”, “Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ” (gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.

Điều 17. Trình tự quản lý văn bản đến

1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.

3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

1. Văn bản đến Bộ từ bất kỳ nguồn nào, trong giờ làm việc hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư cơ quan tiếp nhận, kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, Văn thư cơ quan có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính, Văn phòng Bộ để xử lý.

Đối với bản fax, phải đóng dấu "Đến" trước khi trình người có thẩm quyền. Đối với văn bản được chuyển qua mạng phải in ra và làm thủ tục đóng dấu "Đến".

4. Văn thư cơ quan có trách nhiệm gửi trả lại nơi gửi những văn bản không đúng địa chỉ, không đảm bảo yêu cầu an toàn về công tác văn thư như: địa chỉ không rõ ràng, bì thư, văn bản nhàu nát.

1. Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến xử lý văn bản; văn bản khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận; văn bản có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo phải chuyển ngay đến các đơn vị liên quan.

a) Đối với những văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của lãnh đạo Bộ, trong thời hạn 01 (một) ngày kể từ khi văn bản được đăng ký tại Văn thư cơ quan, Chánh Văn phòng trình xin ý kiến lãnh đạo Bộ. Sau khi lãnh đạo Bộ có ý kiến chỉ đạo, Văn thư cơ quan cập nhật vào Hệ thống E-Office, chuyển ngay các văn bản này đến các đơn vị, cá nhân được giao xử lý;

c) Sau khi đăng ký văn bản đến trên Hệ thống E-Office, các văn bản khẩn phải được chuyển ngay trong ngày làm việc đến địa chỉ ghi trên văn bản để giải quyết. Đối với các văn bản khẩn gửi đến Bộ ngoài giờ hành chính, Văn thư cơ quan báo ngay cho Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính, Văn phòng Bộ biết để xử lý hoặc chuyển đến địa chỉ của người có trách nhiệm giải quyết;

3. Đối với Văn thư đơn vị

b) Đối với báo, tạp chí, thư gửi cá nhân, Văn thư đơn vị có trách nhiệm chuyển trực tiếp cho người nhận;

Điều 20. Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

2. Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiện theo sự chỉ đạo của lãnh đạo Bộ hoặc thủ trưởng đơn vị, phù hợp với Quy chế làm việc của cơ quan Bộ.

4. Văn thư đơn vị có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đi đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo thủ trưởng đơn vị. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư đơn vị có trách nhiệm theo dõi, thu hồi, gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

Điều 21. Trình tự giải quyết văn bản đi

1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn (nếu có);

5. Lưu văn bản đi.

1. Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị có trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, đăng ký số, ký hiệu, ngày, tháng, năm ban hành, trích yếu nội dung, nơi soạn thảo, người ký văn bản và nơi nhận văn bản vào Hệ thống E-Office.

a) Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

b) Ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm

- Việc ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng;

3. Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.

1. Nhân bản

b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến đơn vị, cá nhân có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản. Không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng.

d) Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị bảo mật nội dung văn bản khi nhân bản phát hành;

Khoản 1 Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.

Đối với Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị được sử dụng con dấu:

b) Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người có thẩm quyền quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên đơn vị ban hành văn bản hoặc tên của phụ lục;

3. Đóng dấu mức độ khẩn, mật (nếu có)

b) Việc đóng dấu các mức độ mật (mật, tuyệt mật, tối mật) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;

Điều 24. Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

a) Đối với văn bản giấy: Vào bì, ghi địa chỉ và đóng dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);

2. Chuyển phát văn bản di

b) Đối với những văn bản khẩn phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính;

d) Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể chuyển bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng nhưng phải gửi ngay bản chính để cơ quan hữu quan lưu vào hồ sơ công việc;

3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

b) Lập Sổ theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính để xử lý.

1. Đối với văn bản đi do Văn thư cơ quan phát hành: Mỗi văn bản đi phải được lưu 02 (hai) bản: Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc.

3. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng văn bản lưu được thực hiện theo quy định hiện hành.

Mục 4: LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ

1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc

Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của đơn vị và thực tế công việc được phân công, Văn thư đơn vị chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ phát cho cán bộ, công chức, viên chức được phân công giải quyết công việc. Trong quá trình giải quyết công việc của mình, cán bộ, công chức, viên chức tiếp tục đưa các văn bản có liên quan vào hồ sơ đã mở.

- Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ, tư liệu có liên quan đến công việc vào hồ sơ;

c) Kết thúc và biên mục hồ sơ

- Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn thì cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ. Việc biên mục hồ sơ gồm: đánh số tờ, viết bìa hồ sơ, lập mục lục văn bản.

a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hình thành hồ sơ;

c) Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

1. Trách nhiệm của Thủ trưởng đơn vị

2. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức

b) Cán bộ, công chức, viên chức các đơn vị thuộc diện nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định hiện hành;

c) Cán bộ, công chức, viên chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của đơn vị làm tài liệu riêng hoặc mang sang đơn vị khác.

Văn thư đơn vị, Lưu trữ đơn vị có trách nhiệm hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức đơn vị mình lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, lưu trữ đơn vị theo quy định.

1. Thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau:

b) Đối với tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: Sau một năm, kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;

d) Đối với tài liệu ảnh, phim điện ảnh, micro phim, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: Sau 03 (ba) tháng, kể từ khi công việc kết thúc.

a) Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, bên giao nộp hồ sơ, tài liệu phải lập 02 (hai) bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. Lưu trữ cơ quan giữ 01 (một) bản và bên giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 (một) bản.

Mục 5: QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

1. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về việc quản lý, sử dụng con dấu của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ có con dấu riêng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị.

a) Con dấu phải được quản lý, sử dụng tại phòng làm việc. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi đơn vị phải được sự đồng ý của thủ trưởng đơn vị và phải chịu trách nhiệm về việc quản lý, sử dụng con dấu;

3. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng không sử dụng được, người được giao quản lý, sử dụng con dấu phải báo cáo thủ trưởng đơn vị làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, thủ trưởng đơn vị phải báo ngay cho cơ quan Công an nơi xảy ra mất con dấu để lập biên bản.

1. Cán bộ văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu phải tự tay đóng dấu vào các văn bản.

3. Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Điều 31. Nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan

2. Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; thực hiện các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

4. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

6. Thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác lưu trữ.

1. Thực hiện và áp dụng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ của Bộ.

3. Lựa chọn hồ sơ thuộc diện nộp lưu trình người có thẩm quyền phê duyệt để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan theo quy định.

Mục 2: CÔNG TÁC THU THẬP, PHÂN LOẠI, CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

1. Các vụ thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo.

3. Thanh tra;

Điều 34. Trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

2. Phối hợp với các đơn vị kiểm tra hồ sơ, tài liệu cần thu thập.

4. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu theo đúng thủ tục đã quy định.

Điều 35. Phân loại, chỉnh lý, hồ sơ, tài liệu lưu trữ

2. Cục trưởng có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc phân loại, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu thuộc phạm vi đơn vị mình quản lý.

4. Việc phân loại, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu phải thực hiện theo quy định của Luật Lưu trữ.

1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu: Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, Bộ trưởng, cục trưởng ra quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho Bộ trưởng, cục trưởng trong việc xác định:

- Tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu hủy.

Điều 18 Luật lưu trữ 2011.

4. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Bộ trưởng quyết định thời hạn bảo quản tài liệu tại cơ quan, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, hủy tài liệu hết giá trị của cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử;

Điều 37. Hủy tài liệu hết giá trị

a) Bộ trưởng quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của cơ quan Bộ;

2. Thủ tục hủy tài liệu hết giá trị

b) Căn cứ ý kiến của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, ý kiến thẩm định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Bộ trưởng quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị tại Bộ, cục trưởng quyết định việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị tại đơn vị mình.

d) Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu dưới sự giám sát của đại diện Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ đơn vị và phải được lập thành biên bản;

- Quyết định thành lập Hội đồng;

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

- Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;

- Biên bản bàn giao tài liệu hủy;

e) Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ đơn vị ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.

1. Trường hợp đơn vị được chia, tách thành nhiều đơn vị mới thì hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của đơn vị cũ được chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ đơn vị để tiến hành phân loại, chỉnh lý theo quy định. Đối với hồ sơ, tài liệu chưa giải quyết xong thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị nào thì do đơn vị đó tiếp nhận.

3. Trường hợp đơn vị giải thể thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu của đơn vị đó phải giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ đơn vị để tiến hành phân loại, chỉnh lý theo quy định.

Việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử thực hiện theo quy định của Luật lưu trữ và Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.

Điều 40. Bảo quản tài liệu lưu trữ

2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ đơn vị và bảo quản trong kho lưu trữ của cơ quan Bộ, của đơn vị.

4. Kho lưu trữ phải được đặt ở địa điểm thông thoáng, xa nơi có độ ẩm cao, nhiều bụi; xa xăng, dầu và các chất dễ cháy khác.

Điều 41. Thống kê công tác văn thư, lưu trữ

2. Số liệu báo cáo thống kê hàng năm được tính từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 của năm liền kề trước đó.

Điều 42. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

a) Bộ Giáo dục và Đào tạo;

c) Cục Nhà giáo và Cán bộ quản lý giáo dục;

đ) Cục Hợp tác quốc tế;

2. Thời hạn nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử: Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc.

Mục 4: TỔ CHỨC KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

1. Thẩm quyền giải quyết yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ cơ quan

b) Chánh Văn phòng cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ có đóng dấu độ “Mật”;

2. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ cơ quan

b) Cán bộ, công chức, viên chức ngoài cơ quan Bộ sử dụng tài liệu vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác ghi rõ mục đích sử dụng tài liệu;

d) Cán bộ, công chức, viên chức có nhu cầu mang tài liệu bảo quản tại Lưu trữ cơ quan ra nước ngoài để phục vụ công tác, học tập và các nhu cầu chính đáng khác; tổ chức, cá nhân nước ngoài yêu cầu cung cấp tài liệu liên quan đến hợp tác quốc tế phải có văn bản đề nghị. Văn bản đề nghị phải có ý kiến của Cục trưởng Cục Hợp tác quốc tế, trình Bộ trưởng xem xét, quyết định và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó;

e) Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm đăng ký, theo dõi việc khai thác tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan.

1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan.

3. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.

Điều 45. Quản lý việc khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ cơ quan

2. Nội quy khai thác tài liệu lưu trữ bao gồm các nội dung sau:

b) Các giấy tờ cần xuất trình khi đến khai thác tài liệu;

d) Trách nhiệm của độc giả tuân thủ hướng dẫn của cán bộ lưu trữ và chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về sử dụng tài liệu, ra vào cơ quan, phòng chống cháy nổ.

4. Người khai thác, sử dụng tài liệu của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ đơn vị phải chấp hành nghiêm chỉnh Nội quy khai thác tài liệu lưu trữ; không tự ý sao, chụp tài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa được phép; không được viết, tẩy xóa, làm thất lạc, rách nát, hư hỏng hay xáo trộn trật tự tài liệu trong hồ sơ.

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

1. Đơn vị, cá nhân có thành tích trong công tác văn thư, lưu trữ được khen thưởng theo quy định của pháp luật.

Điều 47. Tổ chức thực hiện

3. Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm phổ biến, quán triệt, tổ chức thực hiện Quy chế trong toàn đơn vị mình.

5. Trong trường hợp văn bản được trích dẫn trong Quy chế này có sự thay thế, sửa đổi hoặc bổ sung thì áp dụng theo các văn bản được thay thế, sửa đổi hoặc bổ sung đã có hiệu lực thi hành.