QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU VỀ CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC VÀ NGƯỜI LAO ĐỘNG CỦA BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

BỘ TRƯỞNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

Căn cứ Luật An toàn thông tin mạng ngày 19 tháng 11 năm 2015;

Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 115/2020/NĐ-CP ngày 25 tháng 9 năm 2020 của Chính phủ về tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức;

Nghị định số 95/2017/NĐ-CP ngày 16 tháng 8 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ;

Căn cứ Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17 tháng 12 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức; Thông tư số 06/2019/TT-BNV ngày 01 tháng 6 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17 tháng 12 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức;

Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ và Giám đốc Trung tâm Công nghệ thông tin.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành và thay thế Quyết định số 795/QĐ-BKHCN ngày 02 tháng 5 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng Hệ thống thông tin cán bộ, công chức, viên chức của Bộ Khoa học và Công nghệ.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC VÀ NGƯỜI LAO ĐỘNG CỦA BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2065/QĐ-BKHCN ngày 06/8/2021 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ)

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Quy chế này quy định việc quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chức, viên chức và người lao động của Bộ Khoa học và Công nghệ.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Công chức, viên chức và người lao động của Bộ (sau đây gọi tắt là công chức, viên chức) được quy định trong Quy chế này gồm công chức, viên chức và người làm việc theo chế độ hợp đồng lao động từ 12 tháng trở lên theo quy định hiện hành và có tham gia Bảo hiểm xã hội.

3. Phần mềm quản lý Cơ sở dữ liệu về công chức, viên chức của Bộ (sau đây gọi tắt là Phần mềm): Là phần mềm có bản quyền của Bộ Khoa học và Công nghệ được cài đặt trên các máy chủ phục vụ công tác quản lý cơ sở dữ liệu về công chức, viên chức của Bộ.

5. Quản lý quyền truy cập: Là việc tạo mới, cấp phát, hạn chế, mở rộng hoặc hủy bỏ quyền truy cập vào Phần mềm.

7. Bảo đảm an toàn thông tin: Là các hoạt động quản lý, nghiệp vụ và kỹ thuật nhằm bảo vệ và bảo mật thông tin, an toàn dữ liệu, an toàn máy tính và an toàn mạng.

Điều 3. Nội dung quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu về công chức, viên chức

2. Quản lý quy hoạch, bổ nhiệm, miễn nhiệm, tuyển dụng, thuyên chuyển, điều động, biệt phái và các chính sách lương, phụ cấp.

4. Quản lý kê khai thu nhập cá nhân.

Điều 4. Nguyên tắc quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu về công chức, viên chức.

2. Những thông tin có liên quan trong thời gian công tác của công chức, viên chức cho đến khi không còn công tác tại Bộ phải được cập nhật đầy đủ, kịp thời, chính xác.

4. Cơ sở dữ liệu về công chức, viên chức và Phần mềm được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do Nhà nước quy định. Chỉ những người có thẩm quyền quản lý hoặc được cấp quyền truy cập mới được phép sử dụng, khai thác.

1. Cơ sở dữ liệu về công chức, viên chức được quản lý theo chế độ quản lý tài liệu mật.

Điều 6. Các hành vi bị nghiêm cấm

2. Sử dụng thông tin từ Cơ sở dữ liệu về công chức, viên chức vào mục đích vụ lợi cá nhân, các mục đích xuyên tạc sự thật, xúc phạm danh dự nhân phẩm công chức, viên chức nhằm chống phá cơ quan nhà nước.

Chương II

QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU VỀ CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC

Cơ quan, đơn vị được giao quản lý hồ sơ công chức, viên chức theo phân cấp thẩm quyền xử lý hồ sơ có trách nhiệm lập hồ sơ mới cho công chức, viên chức được tuyển dụng hoặc chuyển công tác về đơn vị mình; cập nhật những biến động về đội ngũ công chức, viên chức do cơ quan, đơn vị mình quản lý vào Cơ sở dữ liệu về công chức, viên chức, cụ thể như sau:

a) Trong thời gian 30 (ba mươi) ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng hoặc tiếp nhận không qua thi tuyển đối với công chức; ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động đối với người lao động ở đơn vị sự nghiệp, cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức, viên chức có trách nhiệm phê duyệt dữ liệu do công chức, viên chức đã nhập trên Phần mềm và cập nhập thông tin về hồ sơ công chức, viên chức vào Cơ sở dữ liệu về công chức, viên chức.

2. Cập nhật Hồ sơ trên Phần mềm

b) Đối với thông tin thay đổi theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền như bầu cử, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, chuyển đổi vị trí công tác, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật,... cơ quan, đơn vị trình ban hành quyết định có trách nhiệm phối hợp với cơ quan có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức, viên chức để cập nhật, bổ sung thông tin này cho công chức, viên chức vào Cơ sở dữ liệu về công chức, viên chức chậm nhất là 10 (mười) ngày, kể từ ngày quyết định có hiệu lực.

1. Trường hợp công chức, viên chức được điều động, luân chuyển đến bộ phận mới trong cùng cơ quan, đơn vị trực tiếp sử dụng công chức, viên chức thì cơ quan, đơn vị đó có trách nhiệm chuyển hồ sơ trên Phần mềm đến bộ phận mới, thời gian chậm nhất là 05 (năm) ngày, kể từ ngày quyết định điều động, luân chuyển công chức, viên chức có hiệu lực.

Cơ quan quản lý hồ sơ công chức, viên chức cũ có trách nhiệm chuyển hồ sơ trên Phần mềm đến cơ quan, đơn vị mới trong thời gian 10 (mười) ngày, kể từ ngày nhận được đề nghị của cơ quan, đơn vị mới.

3. Trường hợp chuyển công tác ra ngoài Bộ và nghỉ hưu, thôi việc, từ trần

b) Trường hợp công chức, viên chức nghỉ hưu, thôi việc, từ trần thì cơ quan, đơn vị trực tiếp sử dụng công chức, viên chức thực hiện điều chỉnh tình trạng hồ sơ trong Phần mềm, thời gian chậm nhất 10 (mười) ngày, kể từ ngày quyết định có hiệu lực (hoặc kể từ thời điểm từ trần).

1. Thẩm quyền truy cập dữ liệu đề khai thác và kết xuất thông tin từ Cơ sở dữ liệu về công chức, viên chức:

b) Thủ trưởng cơ quan, đơn vị và cán bộ phụ trách bộ phận tổ chức cán bộ của các cơ quan, đơn vị được giao quản lý hồ sơ công chức, viên chức được quyền khai thác và kết xuất thông tin từ Cơ sở dữ liệu về công chức, viên chức đối với công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của đơn vị mình.

d) Các Phó Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ của Bộ được quyền truy cập tới các dữ liệu công chức, viên chức trên Cơ sở dữ liệu về công chức, viên chức liên quan đến lĩnh vực công tác đã được Vụ trưởng phân công.

e) Công chức, viên chức của Bộ được phép kết xuất, in thông tin của mình từ Cơ sở dữ liệu về công chức, viên chức để rà soát và cập nhật thông tin cá nhân của mình.

3. Cá nhân được giao nhiệm vụ quản lý hồ sơ công chức, viên chức; khai thác Cơ sở dữ liệu về công chức, viên chức có trách nhiệm tuân thủ các quy trình về an toàn bảo mật thông tin.

1. Các Cơ quan, đơn vị được giao quản lý hồ sơ công chức, viên chức có trách nhiệm báo cáo Bộ Khoa học và Công nghệ (thông qua Vụ Tổ chức cán bộ) tình hình thực hiện công tác cập nhật, khai thác, quản lý Cơ sở dữ liệu về công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý (theo quy định tại khoản 3 Điều này); những vấn đề phát sinh liên quan đến việc vận hành (nếu có). Cụ thể thời gian gửi báo cáo:

b) Báo cáo năm trước ngày 15 tháng 12 hàng năm.

3. Nội dung báo cáo công tác quản lý hồ sơ công chức, viên chức gồm:

b) Báo cáo tình hình lập mới, bổ sung, chuyển hồ sơ công chức, viên chức, những vướng mắc trong quá trình khai thác Cơ sở dữ liệu về công chức, viên chức (nếu có);

d) Tình trạng trạng thiết bị phục vụ công tác quản lý hồ sơ;

Chương III

TRÁCH NHIỆM, QUYỀN HẠN CỦA CÁC ĐƠN VỊ TRONG VIỆC SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU VỀ CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC

1. Phối hợp với Trung tâm Công nghệ thông tin quản lý Phần mềm; khai thác Cơ sở dữ liệu về công chức, viên chức để phục vụ cho giải quyết các công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao.

3. Áp dụng một số biện pháp trong quản lý như: đề nghị tạm dừng giao chỉ tiêu biên chế; tạm thời chưa đưa vào danh sách đề nghị nâng lương, khen thưởng, đào tạo, bồi dưỡng, thi nâng ngạch, cử đi công tác nước ngoài...trong trường hợp Cơ sở dữ liệu về công chức, viên chức của các đơn vị thuộc Bộ không được xây dựng, bổ sung, cập nhật theo đúng quy định; kịp thời đề xuất những vấn đề vượt quá thẩm quyền để Lãnh đạo Bộ xem xét, quyết định.

5. Áp dụng các biện pháp để bảo đảm an toàn thông tin và bảo mật Cơ sở dữ liệu về công chức, viên chức; thường xuyên theo dõi, kiểm tra, tổng hợp và đề nghị Trung tâm Công nghệ thông tin có giải pháp phòng ngừa, ngăn chặn và khắc phục những sự cố kỹ thuật xảy ra đối với Phần mềm và Cơ sở dữ liệu về công chức, viên chức.

1. Chủ trì xây dựng, vận hành, nâng cấp Phần mềm và Cơ sở dữ liệu về công chức, viên chức; bảo đảm cơ sở vật chất và hạ tầng kỹ thuật để triển khai Phần mềm và duy trì Cơ sở dữ liệu về công chức, viên chức hoạt động thường xuyên theo đúng chức năng.

3. Xây dựng sổ tay hướng dẫn sử dụng Phần mềm và Cơ sở dữ liệu về công chức, viên chức; tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật, hướng dẫn các đơn vị, người sử dụng cách thức truy cập và thực hiện quyền khai thác, sử dụng và bảo mật Cơ sở dữ liệu về công chức, viên chức của Bộ.

5. Chủ trì lập dự toán kinh phí hàng năm để đảm bảo duy trì hoạt động an toàn, ổn định của Phần mềm và Cơ sở dữ liệu về công chức, viên chức.

1. Được cấp quyền truy cập; được quyền khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu về công chức, viên chức thuộc quyền quản lý của đơn vị.

3. Tham gia xây dựng Cơ sở dữ liệu về công chức, viên chức; định kỳ cập nhật bổ sung những thông tin, dữ liệu của công chức, viên chức thuộc quyền quản lý của đơn vị và chịu trách nhiệm về tính chính xác của những thông tin, dữ liệu do đơn vị cập nhật. Dự trù kinh phí hàng năm để bảo đảm thực hiện công tác này.

5. Áp dụng các biện pháp để bảo đảm an toàn thông tin và bảo mật Cơ sở dữ liệu về công chức, viên chức thuộc quyền quản lý của đơn vị; thường xuyên theo dõi, kiểm tra và thông báo kịp thời về Vụ Tổ chức cán bộ những vấn đề phát sinh liên quan đến Cơ sở dữ liệu về công chức, viên chức.

1. Được sử dụng tài khoản người dùng của cơ quan, đơn vị để thực hiện việc cập nhật, bổ sung thông tin về hồ sơ công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị mình vào Phần mềm; quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu về công chức, viên chức theo phân cấp quản lý; có trách nhiệm bảo quản và bảo mật tài khoản người dùng của cơ quan, đơn vị.

3. Chịu trách nhiệm tính kịp thời, chính xác các thông tin về hồ sơ công chức, viên chức đã được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu về công chức, viên chức và đảm bảo tính thống nhất với hồ sơ giấy đang lưu trữ tại cơ quan, đơn vị; khai thác, sử dụng có hiệu quả Cơ sở dữ liệu về công chức, viên chức để cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác phục vụ công tác quản lý công chức, viên chức của đơn vị.

5. Trường hợp mất mật khẩu, tài khoản có dấu hiệu bị đánh cắp mật khẩu phải báo cáo Thủ trưởng cơ quan, đơn vị và báo cáo bằng văn bản về Trung tâm Công nghệ thông tin để được cấp lại mật khẩu mới.

1. Được cấp quyền truy cập để thực hiện quyền khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu về công chức, viên chức theo quy định tại Điều 9 Quy chế này.

3. Áp dụng các biện pháp để bảo đảm an toàn thông tin và bảo mật Cơ sở dữ liệu về công chức, viên chức của đơn vị; đề xuất các biện pháp quản lý, kỹ thuật cần thiết để bảo đảm và đáp ứng các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về an toàn, an ninh thông tin trên mạng.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

1. Các cơ quan, đơn vị và công chức, viên chức của Bộ có trách nhiệm thực hiện Quy chế này; được xem xét áp dụng các hình thức khen thưởng hoặc tùy theo tính chất và mức độ vi phạm sẽ bị xử lý ký luật theo quy định của pháp luật.