THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN GIAO, NHẬN TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ CÁC CẤP

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Nghị định số 58/2014/NĐ-CP ngày 16 tháng 6 năm 2014 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ;

Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp.

Thông tư này hướng dẫn giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp; giao nộp, tiếp nhận và quản lý tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại kho Lưu trữ quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là kho Lưu trữ cấp huyện) vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.

Thông tư này áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp theo quy định tại Khoản 2, Điều 20 Luật Lưu trữ; các Trung tâm Lưu trữ quốc gia; Lưu trữ lịch sử tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh).

1. Giao nộp, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp đúng thẩm quyền, đúng thời hạn quy định.

3. Giao nộp hộp/cặp bảo quản khối tài liệu nộp lưu phải theo đúng tiêu chuẩn quy định của Nhà nước.

Điều 4. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong việc giao nộp tài liệu lưu trữ

Trường hợp tài liệu chưa được phân loại, lập hồ sơ, cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu phải chỉnh lý trước khi giao nộp.

Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Lưu trữ cơ quan được quy định tại Điều 18 của Luật Lưu trữ.

4. Hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu sau khi có văn bản thẩm định của Lưu trữ lịch sử.

5. Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có). Mẫu Danh mục tài liệu đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục số II.

7. Giao nộp tài liệu

b) Giao nộp các văn bản hướng dẫn chỉnh lý bao gồm: bản Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông, hướng dẫn phân loại lập hồ sơ, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và công cụ tra cứu kèm theo khối tài liệu; Danh mục tài liệu đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có).

1. Lập kế hoạch thu thập tài liệu; thống nhất với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu về loại hình tài liệu, thành phần tài liệu, thời gian tài liệu, số lượng tài liệu và thời gian giao nộp tài liệu.

3. Thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu do cơ quan, tổ chức đề nghị giao nộp: Rà soát Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; đối chiếu thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu với Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan có thẩm quyền ban hành và kiểm tra xác suất thực tế hồ sơ, tài liệu.

5. Lưu trữ lịch sử gửi văn bản thông báo cho cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu về kết quả phê duyệt.

7. Tiếp nhận tài liệu

b) Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; các văn bản hướng dẫn chỉnh lý kèm theo (nếu có) và Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

Biên bản được lập thành 03 bản: cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử cùng cấp giữ 02 bản. Mẫu Biên bản giao nhận hồ sơ theo hướng dẫn tại Phụ lục số III.

Điều 6. Giao, nhận và quản lý tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại kho Lưu trữ cấp huyện (đối với các huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh đã tổ chức Lưu trữ lịch sử huyện trước khi Luật Lưu trữ có hiệu lực thi hành)

Phòng Nội vụ cấp huyện có trách nhiệm phối hợp với Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh xem xét, lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của từng Phông tài liệu, thống kê thành Mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu và làm các thủ tục bàn giao cho Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh quản lý.

a) Tài liệu không thuộc thành phần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh đang bảo quản tại kho Lưu trữ cấp huyện do Phòng Nội vụ trực tiếp quản lý và được lưu trữ đến khi hết thời hạn bảo quản.

Điều 7. Hiệu lực thi hành

2. Thông tư này bãi bỏ Công văn số 319/VTLTNN-NVTW ngày 01 tháng 6 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn thực hiện giao nộp tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp.

1. Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm tổ chức thực hiện Thông tư này.

PHỤ LỤC I

MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
(Ban hành kèm theo Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ)

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC

MỤC LỤC HỒ SƠ

PHÔNG ………………(tên phông/sưu tập, khối tài liệu nộp lưu)

Từ năm ………đến năm ………

…, năm …

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC

MỤC LỤC HỒ SƠ

PHÔNG ………………(tên phông/sưu tập, khối tài liệu nộp lưu)

Từ hồ sơ ………đến hồ sơ ………

3. Mẫu Bảng kê hồ sơ, tài liệu nộp lưu

MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU

Năm 20...

PHỤ LỤC II

MẪU DANH MỤC TÀI LIỆU CÓ ĐÓNG DẤU CHỈ CÁC MỨC ĐỘ MẬT
(Ban hành kèm theo Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ)

TÊN PHÔNG

Stt

Tên văn bản/tài liệu

Số lưu trữ

Tổng số trang văn bản

Mức độ mật

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

Hướng dẫn cách ghi các cột:

Cột 2: Ghi tên loại văn bản, số ký hiệu, ngày tháng năm, tác giả và nội dung của văn bản.

Cột 4: Ghi tổng số trang của văn bản, tài liệu

PHỤ LỤC III

MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU
(Ban hành kèm theo Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ)

BIÊN BẢN

Giao nhận hồ sơ, tài liệu

Căn cứ.... (kế hoạch công tác, kế hoạch thu thập tài liệu),

BÊN GIAO: (Tên cơ quan, tổ chức nộp lưu tài liệu)

Đại diện là:

1. Ông (bà): ...............................................................................................................

Chức vụ: ...................................................................................................................

2. Ông (bà): ...............................................................................................................

Chức vụ: ....................................................................................................................

BÊN NHẬN: (Tên Lưu trữ lịch sử)

Đại diện là:

1. Ông (bà): ...............................................................................................................

Chức vụ: ...................................................................................................................

2. Ông (bà): ...............................................................................................................

Chức vụ: ...................................................................................................................

Thống nhất lập Biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung cụ thể như sau:

1. Tên phông (khối) tài liệu giao nộp: ........................................................................

3. Số lượng tài liệu:

- Tổng số hồ sơ, tài liệu: …………………………Quy ra mét giá: ..............................

5. Cơ sở dữ liệu hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

7. Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có)

Biên bản này được lập thành 03 bản; bên giao (cơ quan, tổ chức) giữ 01 bản; bên nhận (Lưu trữ lịch sử) giữ 02 bản./.

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO
(Ký tên và ghi rõ họ tên)

ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN
(Ký tên và ghi rõ họ tên)

Xác nhận của cơ quan, tổ chức





(chức vụ, chữ kí, họ tên, đóng dấu)

Xác nhận của Lưu trữ lịch sử
(hoặc của cơ quan chủ quản của Lưu trữ lịch sử)*



(chức vụ, chữ kí, họ tên, đóng dấu)