| Số hiệu | 212/QĐ-VP |
| Loại văn bản | Quyết định |
| Cơ quan | Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 11/07/2019 |
| Người ký | Võ Sĩ |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |
| \r\n
| \r\n \r\n
| \r\n
| \r\n | \r\n \r\n | \r\n
\r\n\r\n
Căn cứ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg\r\nngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ “về việc gửi, nhận văn bản điện\r\ntử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước”;
\r\n\r\nCăn cứ Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày\r\n24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ “Quy định trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu\r\nđiện tử trong công tác văn thư các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu\r\nđiện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức” (gọi tắt\r\nThông tư 01);
\r\n\r\nCăn cứ Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày\r\n24 tháng 01 năm 2019 về Quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu\r\nbảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;
\r\n\r\nCăn cứ Quyết định số 63/2016/QĐ-UBND\r\nngày 23 tháng 12 năm 2016 của Ủy ban nhân dân thành phố về ban hành Quy chế làm\r\nviệc của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh nhiệm kỳ 2016 - 2021 và Quyết định\r\nsố 3180/QĐ-UBND ngày 01 tháng 8 năm 2018 về triển khai thực hiện Quy chế làm việc\r\nỦy ban nhân dân thành phố và phân công công tác Thành viên Ủy ban nhân dân\r\nthành phố Hồ Chí Minh nhiệm kỳ 2016 - 2021;
\r\n\r\nCăn cứ Quyết định số 20/2016/QĐ-UBND\r\nngày 09 tháng 6 năm 2016 của Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quy chế tổ chức\r\nvà hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh;
\r\n\r\nTheo đề nghị của Trưởng phòng Hành\r\nchính-Tổ chức và của Giám đốc Trung tâm Tin học thành phố,
\r\n\r\nĐiều 1.
Điều 2.
Điều 3.
Điều 4.
\r\n\r\n
| \r\n
| \r\n \r\n
| \r\n
\r\n(Ban\r\nhành kèm theo Quyết định số 212/QĐ-VP n
1. Quyết định này quy định các nội\r\ndung sau:
\r\n\r\na) Quy trình trao đổi, xử lý, lưu trữ\r\ntài liệu điện tử trong công tác văn thư bao gồm: quản lý văn bản điện tử đến,\r\nquản lý văn bản điện tử đi, lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan\r\nVăn phòng Ủy ban nhân dân thành phố;
\r\n\r\nb) Chức năng cơ bản của Hệ thống quản\r\nlý tài liệu điện tử.
\r\n\r\n2. Quyết định này không quy định quản\r\nlý văn bản có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.
\r\n\r\n\r\n\r\nQuyết định này áp dụng đối với cán bộ,\r\ncông chức, viên chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố liên quan đến công\r\ntác tiếp nhận, luân chuyển, xử lý, lưu trữ hồ sơ, văn bản điện tử và quản trị hạ\r\ntầng, phần mềm.
\r\n\r\n\r\n\r\nTrong Quyết định này, các từ ngữ dưới\r\nđây được hiểu như sau:
\r\n\r\n1. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử\r\nlà Hệ thống quản lý văn bản và điều hành có chức năng quản lý hồ sơ điện tử\r\ntrong quá trình xử lý công việc của Văn phòng (sau đây gọi chung là Hệ thống).
\r\n\r\n2. Chữ ký số của Văn phòng được ký ở\r\nphía trên, bên phải của trang đầu văn bản điện tử. Chữ ký số của người có thẩm\r\nquyền được ký ở cuối văn bản (tại vị trí ký của người có thẩm quyền ký ban hành\r\nvăn bản trên văn bản giấy).
\r\n\r\n3. Dữ liệu đặc tả của văn bản, hồ\r\nsơ là thông tin mô tả nội dung, định dạng, ngữ cảnh, cấu trúc, các yếu tố cấu\r\nthành văn bản, hồ sơ; mối liên hệ của văn bản, hồ sơ với các văn bản, hồ sơ\r\nkhác; thông tin về chữ ký số trên văn bản; lịch sử hình thành, sử dụng và các đặc\r\ntính khác nhằm phục vụ quá trình quản lý, tìm kiếm và lưu trữ văn bản, hồ sơ.
\r\n\r\n4. Cập nhật dữ liệu là nhập mới, bổ\r\nsung, sửa đổi, hoàn thiện những trường thông tin theo yêu cầu của Hệ thống.
\r\n\r\n5. Văn bản số hóa từ văn bản giấy\r\nlà văn bản điện tử được tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, chính xác nội dung, thể\r\nthức văn bản giấy và có chữ ký số của cơ quan chủ quản, tổ chức thực hiện số\r\nhóa.
\r\n\r\n\r\n\r\n1. Tất cả văn bản đến Văn phòng Ủy ban\r\nnhân dân thành phố phải được đăng ký vào Hệ thống mới chuyển xử lý. Văn phòng\r\nkhông trình hồ sơ nằm ngoài Hệ thống (trừ trường hợp KHẨN CẤP, đã được lãnh đạo\r\ncho phép; sẽ cập nhật số quản lý văn bản đến đồng thời khi cấp số phát hành)
\r\n\r\n2. Số đến của một văn bản đến là duy\r\nnhất trong hệ thống quản lý văn bản đến của Văn phòng.
\r\n\r\n3. Luân chuyển để xử lý sau khi xác định\r\nđúng chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền giải quyết văn bản đến của nơi tiếp nhận,\r\nxử lý văn bản. Gửi trả văn bản nếu không thuộc thẩm quyền; có thiếu sót về nội\r\ndung, hình thức.
\r\n\r\n4. Giải quyết văn bản đến kịp thời,\r\nđúng thời hạn quy định của pháp luật, hoặc trong vòng 7 ngày làm việc tại Văn\r\nphòng Ủy ban nhân dân thành phố.
\r\n\r\nĐiều 5. Tiếp nhận văn\r\nbản điện tử đến
\r\n\r\n1. Văn thư Văn phòng kiểm tra chữ ký số,\r\nnội dung văn bản, tài liệu kèm theo thống nhất với dữ liệu đặc tả của văn bản,\r\ncập nhật vào Hệ thống và chuyển đúng nơi thụ lý (xem sơ đồ kèm theo).
\r\n\r\n2. Văn thư Văn phòng sử dụng tính năng\r\nđể thông báo đã nhận văn bản.
\r\n\r\n3. Văn phòng từ chối nhận văn bản điện\r\ntử, nếu văn bản đó không đảm bảo các nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận và phải\r\nchịu trách nhiệm về việc từ chối đó, đồng thời phản hồi cho Bên gửi được biết\r\nthông qua Hệ thống quản lý văn bản.
\r\n\r\nĐiều 6. Đăng ký, số\r\nhóa văn bản đến
\r\n\r\n1. Đăng ký văn bản điện tử đến
\r\n\r\nTrường hợp Bên gửi hoặc Bên nhận đáp ứng\r\nđầy đủ các yêu cầu về kết nối, liên thông trong việc gửi, nhận văn bản điện tử\r\nqua Trục liên thông văn bản quốc gia thì văn thư Văn phòng kiểm tra, cập nhật\r\nvào Hệ thống;
\r\n\r\n2. Số hóa văn bản đến từ văn bản giấy
\r\n\r\nVăn thư Văn phòng thực hiện số hóa văn\r\nbản đến đúng định dạng giấy, theo Danh mục văn bản phải số hóa do Văn phòng ban\r\nhành (xem phụ lục danh sách văn bản cần số hóa);
\r\n\r\nĐiều 7. Trình, chuyển\r\ngiao văn bản đến trong Hệ thống
\r\n\r\n1. Văn thư Văn phòng có trách nhiệm\r\ntrình, chuyển giao văn bản đến Lãnh đạo Văn phòng (LĐVP) phụ trách/Trưởng phòng\r\nchuyên môn (nếu được ủy quyền) để phân phối, chỉ đạo giải quyết văn bản trên phần\r\nmềm hoặc qua ứng dụng chạy trên internet được cài trên thiết bị thông minh có\r\náp dụng chữ ký số.
\r\n\r\n2. LĐVP phụ trách/Trưởng phòng chuyên\r\nmôn cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết văn bản đến. Đối với văn bản đến\r\nliên quan đến nhiều đơn vị, LĐVP phải xác định rõ đơn vị hoặc chuyên viên chủ\r\ntrì, đơn vị hoặc chuyên viên phối hợp, thời hạn giải quyết văn bản và ý kiến chỉ\r\nđạo nội dung giải quyết; việc cập nhật vào Hệ thống sẽ do văn thư Văn phòng hỗ\r\ntrợ cho LĐVP (nếu được ủy quyền).
\r\n\r\n3. Văn bản điện tử đang được thụ lý, nếu\r\nnhận được văn bản giấy đến thì luân chuyển đến nơi đang thụ lý để đảm bảo tính\r\nliên tục.
\r\n\r\nĐiều 8. Giải quyết\r\nvăn bản đến trong Hệ thống
\r\n\r\n1. Khi nhận được văn bản đến trong tài\r\nkhoản, phòng chuyên môn, chuyên viên được giao xử lý có trách nhiệm tổ chức giải\r\nquyết đúng hạn theo quy định pháp luật, hoặc trong 7 ngày làm việc.
\r\n\r\n2. Chuyên viên thụ lý giải quyết văn bản,\r\ntheo các tình huống sau:
\r\n\r\n2.1. Lưu tham khảo (sau khi đọc để biết);
\r\n\r\n2.2. Phiếu chuyển: chuyển văn bản đến\r\nnơi chuyên ngành thực hiện;
\r\n\r\n2.3. Hoàn trả nơi gửi: nếu hồ sơ thiếu\r\nđiều kiện xử lý;
\r\n\r\n2.4. Xử lý: Dự thảo Tờ trình, văn bản\r\nxử lý và cập nhật vào Hệ thống đủ thông tin, đủ file chuyển trên mạng trình\r\nLãnh đạo; (in thành bộ hồ sơ giấy để trình lãnh đạo - nếu thấy cần thiết).
\r\n\r\n3. Hệ thống được liên thông đến thiết\r\nbị di động của Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố, Lãnh đạo các Phòng, Ban,\r\nTrung tâm và các phòng họp để tra cứu khi cần, khi không có mặt tại nơi làm việc;
\r\n\r\n4. Hệ thống được liên kết với chức\r\nnăng “Theo dõi việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của Thường trực Ủy ban nhân\r\ndân thành phố”
\r\n\r\n5. Chuyên viên phải đưa vào chức năng\r\n“Theo dõi việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của Thường trực Ủy ban nhân dân\r\nthành phố” trên Hệ thống nếu trong dự thảo văn bản, hay thông báo kết luận có (i)\r\nnội dung giao việc cụ thể, (ii) giao đơn vị cụ thể thực hiện, (iii)\r\ncó thời gian hoàn thành và có báo cáo, để đơn vị biết và thực hiện, Văn phòng\r\ncó cơ sở dữ liệu để theo dõi, đôn đốc.
\r\n\r\nChuyên viên thường xuyên vào chức năng\r\nnêu trên để cập nhật kịp thời kết quả xử lý của đơn vị hoặc trao đổi trực tuyến\r\nvới đơn vị để tháo gỡ vướng mắc cho đơn vị (nếu có).
\r\n\r\n\r\n\r\nĐiều 9. Nguyên tắc và\r\nyêu cầu quản lý văn bản đi
\r\n\r\n1. Tất cả văn bản đi của Văn phòng Ủy\r\nban nhân dân thành phố phải được đăng ký vào Hệ thống và phải được kết nối với\r\nvăn bản đến.
\r\n\r\n2. Số của một văn bản đi là duy nhất\r\ntrong hệ thống quản lý văn bản đi của Văn phòng.
\r\n\r\n3. Văn phòng phải kiểm tra để đảm bảo\r\nvăn bản đi được gửi đến đúng địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân có chức năng\r\nvà thẩm quyền giải quyết, nếu chưa đến phải nhắc.
\r\n\r\n4. Văn phòng phải bảo đảm văn bản và\r\ncác tài liệu kèm theo được chuyển giao toàn vẹn, an toàn trong môi trường mạng.\r\nThể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử thực hiện đúng theo quy định.
\r\n\r\nĐiều 10. Soạn thảo,\r\nkiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
\r\n\r\n1. Chuyên viên được giao nhiệm vụ xử\r\nlý, soạn thảo văn bản:
\r\n\r\nDự thảo văn bản; đưa dự thảo văn bản\r\n(và các tài liệu kèm theo) vào Hệ thống, kết nối với văn bản đến; dự kiến mức độ\r\n“khẩn” (nếu có); xin ý kiến đóng góp; tiếp thu và hoàn thiện dự thảo, trình\r\nlãnh đạo đơn vị xem xét.
\r\n\r\nNếu văn bản đi không có văn bản đến\r\nthì chuyên viên phải tạo lập hồ sơ trên mạng để quản lý quá trình luân chuyển\r\nvà kèm đủ file dự thảo trên mạng.
\r\n\r\n2. Chuyên viên chủ trì soạn thảo văn bản\r\nchịu trách nhiệm về nội dung thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, chuyển dự\r\nthảo đến lãnh đạo được giao trách nhiệm kiểm tra, ký hoặc trình ký.
\r\n\r\n3. Lãnh đạo Bộ phận Hành chính được\r\ngiao trách nhiệm tiếp nhận dự thảo để kiểm tra, góp ý thể thức và kỹ thuật trình\r\nbày văn bản, trước khi trình người có thẩm quyền ký ban hành văn bản.
\r\n\r\nĐiều 11. Ban hành và\r\nphát hành văn bản
\r\n\r\n1. Ban hành văn bản điện tử
\r\n\r\na) Người có thẩm quyền ký, ban hành\r\nvăn bản ký số trên môi trường mạng theo quy định tại Điều 12 Thông tư 01, chuyển\r\nvăn thư cơ quan để làm thủ tục phát hành văn bản điện tử qua mạng tin học, có\r\nký số của cơ quan ban hành.
\r\n\r\nTrường hợp ký trên bản giấy thì phải số\r\nhóa và ký số chữ ký cơ quan trên trang đầu văn bản.
\r\n\r\nb) Văn thư Văn phòng: cấp số, ngày,\r\ntháng, năm vào văn bản (đã ký) bằng chức năng của Hệ thống; in và đóng dấu để\r\nlưu tại văn thư 01 bản và số lượng bản giấy phải phát hành đến các nơi theo quy\r\nđịnh và phát hành văn bản điện tử.
\r\n\r\n2. Đối tượng nhận văn bản giấy:
\r\n\r\na) Cơ quan, tổ chức, cá nhân không đáp\r\nứng điều kiện hạ tầng kỹ thuật công nghệ để nhận văn bản điện tử;
\r\n\r\nb) Cơ quan, tổ chức, cá nhân phải sử dụng\r\nvăn bản giấy để thực hiện các giao dịch khác theo quy định của pháp luật.
\r\n\r\n3. Lưu văn bản điện tử trong Hệ thống.
\r\n\r\n4. Văn bản phát hành giấy hay số hóa đều\r\nphải đảm bảo phát hành đúng hạn hoặc trước hạn định, mọi sự trễ hạn do chủ quan\r\nđều phải xem xét chấn chỉnh, nếu xảy ra hậu quả phải xem xét trách nhiệm và có\r\nchế tài.
\r\n\r\n\r\n\r\nVăn thư cơ quan có trách nhiệm
\r\n\r\na) Không giao thiết bị lưu khóa bí mật\r\nvà chứng thư số của Văn phòng cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của\r\nngười có thẩm quyền;
\r\n\r\nb) Phải trực tiếp ký số của Văn phòng\r\nvào văn bản do Ủy ban nhân dân thành phố và Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố\r\nban hành trên mạng;
\r\n\r\nc) Chỉ được ký số của cơ quan Văn\r\nphòng vào văn bản nêu ở điểm b) sau khi đã có chữ ký số của lãnh đạo và văn bản\r\ndo Văn phòng trực tiếp số hóa.
\r\n\r\n\r\n\r\nĐiều 13. Tạo lập hồ\r\nsơ điện tử
\r\n\r\n1. Căn cứ vào Danh mục hồ sơ, chuyên\r\nviên được giao nhiệm vụ giải quyết công việc xác định số và ký hiệu hồ sơ cho\r\nvăn bản đi, văn bản đến và các tài liệu liên quan khác như: ý kiến chỉ đạo, ý\r\nkiến đóng góp, báo cáo giải trình và các nội dung khác liên quan trong quá\r\ntrình giải quyết công việc; cập nhật đầy đủ thông tin vào Hệ thống, vào mã hồ\r\nsơ, vào ký hiệu hồ sơ,...
\r\n\r\n2. Khi công việc hoàn thành, chuyên\r\nviên được giao nhiệm vụ giải quyết hồ sơ công việc có trách nhiệm rà soát lại\r\ntoàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, kết thúc hồ sơ và cập nhật vào Hệ thống.
\r\n\r\nĐiều 14. Nộp lưu và\r\nquản lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan
\r\n\r\n1. Việc nộp lưu, quản lý hồ sơ điện tử\r\ntại Lưu trữ cơ quan và hủy tài liệu điện tử hết giá trị được thực hiện theo quy\r\nđịnh tại Chương II Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của\r\nChính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và Thông tư số\r\n02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 về Quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông\r\ntin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;
\r\n\r\n2. Chuyên viên được giao nhiệm vụ giải\r\nquyết công việc căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, có trách nhiệm cập nhật\r\nđủ tài liệu vào Hệ thống mạng/hồ sơ giấy, đảm bảo để bộ phận Lưu trữ cơ quan\r\nđưa vào lưu trữ.
\r\n\r\n3. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm\r\ntra, tiếp nhận hồ sơ, đưa hồ sơ về chế độ quản lý “Hồ sơ lưu trữ điện tử” trong\r\nHệ thống/hồ sơ giấy (nếu có).
\r\n\r\n\r\n\r\nĐiều 15. Nguyên tắc\r\nxây dựng Hệ thống
\r\n\r\nVăn phòng Ủy ban nhân dân thành phố chịu\r\ntrách nhiệm tổ chức, xây dựng Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử đúng\r\ntiêu chuẩn kỹ thuật hiện hành.
\r\n\r\nĐiều 16. Yêu cầu chức\r\nnăng của Hệ thống
\r\n\r\n1. Đối với việc tạo lập và theo dõi\r\nvăn bản
\r\n\r\na) Cho phép đính kèm các tệp tin;
\r\n\r\nb) Cho phép tạo mã định danh văn bản\r\nđi;
\r\n\r\nc) Cho phép tạo mã cho hồ sơ và số thứ\r\ntự văn bản trong hồ sơ;
\r\n\r\nd) Hiển thị mức độ khẩn của văn bản;
\r\n\r\nđ) Cho phép tự động cấp số, ngày,\r\ntháng, năm cho văn bản đi sau khi văn bản đã được người có thẩm quyền ký số và\r\nsố đến, ngày, tháng, năm đến cho văn bản đến theo thứ tự và trình tự thời gian trong\r\nnăm;
\r\n\r\ne) Cho phép bên nhận tự động thông báo\r\ncho bên gửi đã nhận văn bản;
\r\n\r\ng) Thông báo cho văn thư Văn phòng khi\r\ncó sự trùng lặp mã định danh văn bản;
\r\n\r\nh) Cho phép thống kê, theo dõi, đôn đốc\r\nviệc giải quyết văn bản đến;
\r\n\r\ni) Cho phép người có thẩm quyền phân\r\nphối văn bản đến, theo dõi, đôn đốc đơn vị, chuyên viên giải quyết văn bản đúng\r\nthời hạn;
\r\n\r\nk) Cho phép người có thẩm quyền truy cập,\r\nchỉnh sửa, chuyển lại dự thảo văn bản, tài liệu;
\r\n\r\nl) Cho phép thông báo khi có văn bản mới;
\r\n\r\nm) Cho phép cơ quan, tổ chức gửi văn bản\r\nbiết được tình trạng nhận văn bản tại cơ quan, tổ chức nhận văn bản.
\r\n\r\n2. Đối với an ninh thông tin
\r\n\r\na) Phân quyền truy cập đối với từng hồ\r\nsơ, văn bản; chuyên viên và lãnh đạo thấy được tất cả các văn bản trong hệ thống\r\nđể cùng hỗ trợ thực hiện; tuy nhiên chỉ thực hiện và cập nhật được trên những hồ\r\nsơ được giao thụ lý; các truy xuất, cập nhật, in ấn từ mạng phải được ghi nhận\r\nlại trên Hệ thống (ai truy cập, truy xuất, sao chép,... để khi cần có thể truy\r\ncứu).
\r\n\r\nVăn thư Văn phòng được quyền chuyển xử\r\nlý tất cả hồ sơ trên Hệ thống khi Lãnh đạo phân công hoặc chuyên viên yêu cầu.
\r\n\r\n4. Đối với việc bảo quản và lưu trữ\r\nvăn bản, hồ sơ
\r\n\r\na) Lưu văn bản và các thông tin về quá\r\ntrình giải quyết công việc trên mạng gồm: quy trình luân chuyển và các cập nhật\r\ntrong quá trình này; lịch sử truy cập và xem văn bản; các tác động khác vào văn\r\nbản;
\r\n\r\nb) Liên kết các văn bản, tài liệu có\r\ncùng mã hồ sơ trong Hệ thống để tạo thành hồ sơ;
\r\n\r\nc) Cho phép tự động thông báo hồ sơ đến\r\nhạn nộp lưu vào Lưu trữ Văn phòng trước 30 ngày kể từ ngày Lưu trữ Văn phòng\r\nthông báo danh mục hồ sơ nộp lưu cho các đơn vị Văn phòng giao nộp tài liệu;
\r\n\r\nd) Bảo đảm sự toàn vẹn, tin cậy, không\r\nthay đổi của văn bản, hồ sơ;
\r\n\r\nđ) Đối với các hồ sơ điện tử đã chuyển\r\nthành hồ sơ giấy thì công tác lưu trữ theo như các quy định hiện hành;
\r\n\r\n5. Đối với tài liệu hết giá trị
\r\n\r\na) Cho phép tự động thông báo hồ sơ hết\r\nthời hạn bảo quản trước 30 ngày;
\r\n\r\nb) Cho phép đánh giá lại giá trị của hồ\r\nsơ được thông báo hết thời hạn bảo quản; xác định lại thời hạn bảo quản hoặc hủy\r\ntài liệu hết giá trị;
\r\n\r\nc) Khi thực hiện lệnh hủy tài liệu hết\r\ngiá trị: Hệ thống yêu cầu nhập lý do hủy tài liệu; thông báo những tài liệu dự\r\nkiến hủy đang được gán với những hồ sơ khác chưa hết thời hạn bảo quản (nếu có)\r\nvà cho phép giữ lại văn bản đã được gán vào hồ sơ liên quan chưa hết thời hạn bảo\r\nquản; xác nhận lại lệnh hủy; hủy tài liệu sau khi xác nhận;
\r\n\r\n6. Đối với thống kê, tìm kiếm và sử dụng\r\nvăn bản, hồ sơ
\r\n\r\na) Cho phép thống kê số lượng hồ sơ,\r\nvăn bản, tài liệu; số lượt truy cập vào từng hồ sơ, văn bản, tài liệu;
\r\n\r\nb) Cho phép thống kê số lượt truy cập\r\nvào Hệ thống theo yêu cầu của người quản lý, quản trị;
\r\n\r\nc) Cho phép tìm kiếm văn bản, hồ sơ đối\r\nvới tất cả các trường thông tin đầu vào của văn bản, hồ sơ và nội dung của văn\r\nbản, tài liệu;
\r\n\r\nd) Lưu lịch sử truy cập và sử dụng văn\r\nbản, tài liệu.
\r\n\r\n7. Đối với việc quản lý dữ liệu đặc tả
\r\n\r\na) Lưu các yếu tố dữ liệu đặc tả liên\r\nquan đến một văn bản, hồ sơ cụ thể theo thời hạn bảo quản;
\r\n\r\nb) Hiển thị toàn bộ dữ liệu đặc tả của\r\nmột văn bản, hồ sơ khi có yêu cầu của người sử dụng được cấp quyền;
\r\n\r\nc) Cho phép nhập dữ liệu đặc tả bổ\r\nsung cho văn bản, hồ sơ;
\r\n\r\nd) Lưu dữ liệu đặc tả của quá trình kiểm\r\nsoát an ninh văn bản, hồ sơ, hệ thống;
\r\n\r\nđ) Lưu và cố định sự liên kết của một văn\r\nbản, hồ sơ với tất cả các yếu tố dữ liệu đặc tả liên quan.
\r\n\r\nĐiều 17. Yêu cầu về\r\nquản trị Hệ thống
\r\n\r\n1. Hệ thống cho phép Trung tâm Tin học,\r\nđơn vị được giao quản trị Hệ thống, thực hiện những nhiệm vụ đã được quy định\r\ntrong Thông tư số 01 nêu trên, và các việc sau:
\r\n\r\na) Liên kết, công khai kết quả xử lý hồ\r\nsơ của Hệ thống đưa lên Trang thông tin điện tử của Văn phòng.
\r\n\r\nb) Kết nối với modun “Theo dõi việc thực\r\nhiện các văn bản chỉ đạo, điều hành của Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố”.
\r\n\r\nc) Chia sẻ thông tin Hệ thống của Văn\r\nphòng đến thiết bị di động của Lãnh đạo Ủy ban, Lãnh đạo Văn phòng, Lãnh đạo\r\ncác Phòng, Ban, Trung tâm để truy cập, xử lý hồ sơ điện tử mọi lúc, mọi nơi.
\r\n\r\n2. Cho phép nhân viên hành chính, đánh\r\nmáy các quyền trong hỗ trợ chuyên viên và lãnh đạo trong cập nhật, xử lý văn bản\r\n(như cập nhật thay cho lãnh đạo, lấy file, kèm file cho chuyên viên, phục hồi\r\nquyền xử lý văn bản, luân chuyển thay;...) và đều ghi lại vết.
\r\n\r\nĐiều 18. Thông tin đầu\r\nra của Hệ thống
\r\n\r\nBiểu mẫu thông tin đầu ra của Hệ thống\r\nquy định tại Phụ lục VII của Thông tư 01 đã nêu.
\r\n\r\n\r\n\r\nQuy định này có hiệu lực thi hành kể từ\r\nngày được ban hành.
\r\n\r\n\r\n\r\n1. Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân\r\nthành phố; cán bộ, công chức, viên chức các Phòng, Ban, Trung tâm thuộc Văn\r\nphòng, Lãnh đạo Văn phòng của sở-ngành, quận huyện có liên quan chịu trách nhiệm\r\nphối hợp thực hiện hiệu quả Quy định này.
\r\n\r\n2. Trong quá trình triển khai thực hiện,\r\nnếu có vướng mắc đề nghị phản ánh về Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố (thông\r\nqua Bộ phận Hành chính) để tổng hợp, đề xuất sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.
\r\n\r\n\r\n\r\n
GHI CHÚ: - Theo sơ đồ này, tại Văn\r\nphòng chuyển và xử lý trên mạng, đối với những hồ sơ cần trình giấy thì Sở phải\r\ngửi/chuyên viên in ra và chuyển trình song hành trên mạng.
\r\n\r\n- Phòng Hành chính (PHC) chuyển trên mạng\r\ngiúp nếu như LĐVP chưa chuyển trên mạng;
\r\n\r\n- Chuyên viên nhận hồ sơ giấy để xử\r\nlý, chưa chuyển quyền trên mạng, thì báo PHC để hỗ trợ chuyển quyền trên mạng.
\r\n\r\n1. Văn bản đến là hồ sơ điện tử, Phòng\r\nHành chính tiếp nhận vào phần mềm, đồng thời phản hồi cho Nơi gửi biết\r\nlà đã nhận (1a), và chuyển (1) để trình Lãnh đạo Văn phòng/Người được ủy quyền\r\nphân công xử lý trên mạng;
\r\n\r\nVăn bản đến là giấy do cá nhân và tổ\r\nchức (không có nối mạng với Văn phòng) gửi đến, phải được số hóa (1b) cập nhật\r\nvào mạng, chuyển bản giấy trình Lãnh đạo Văn phòng (1) phân công xử lý (xem\r\ndanh sách các văn bản cần số hóa)
\r\n\r\n2. Lãnh đạo Văn phòng phân công trên\r\ngiấy, chuyển cho chuyên viên thụ lý (Thông qua phòng Hành chính)/phân công trên\r\nmạng trực tiếp cho chuyên viên
\r\n\r\n3. Chuyên viên thụ lý xử lý văn bản/HSCV\r\ntùy theo các tình huống (i) Lưu tham khảo; (ii) Phiếu chuyển về sở\r\nngành chuyên trách để thực hiện theo chuyên môn, đồng thời có phiếu báo cho nơi\r\ngửi biết; (iii) Hoàn trả về nơi gửi vì không đủ điều kiện xử lý; (iv)\r\nXử lý hồ sơ trên mạng (nếu cần có thể in ra giấy từ hồ sơ điện tử) trình Lãnh đạo\r\nVăn phòng;
\r\n\r\n4. Nếu thuộc thẩm quyền xử lý của Thường\r\ntrực Ủy ban, LĐVP duyệt trình trên mạng để gửi trình TTUB; (nếu là hồ sơ giấy\r\nthì thông qua Phòng Hành chính);
\r\n\r\n5. Nếu thuộc thẩm quyền Văn phòng,\r\nLĐVP duyệt ký số trên mạng; chuyển đến Lãnh đạo Bộ phận Hành chính để cấp số\r\nvăn bản đi và ký số của cơ quan, tổ chức phát hành trên mạng/in ấn phát hành (nếu\r\nlà hồ sơ giấy);
\r\n\r\n4a. TTUB yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung\r\ntrên mạng chuyển đến chuyên viên thực hiện; những việc quan trọng sẽ chuyển\r\ntrên mạng thông qua LĐVP (Nếu là hồ sơ giấy có thể chuyển thông qua Phòng Hành\r\nchính).
\r\n\r\n6. TTUB chấp thuận và ký số trong văn\r\nbản, chuyển trên mạng đến Lãnh đạo Bộ phận Hành chính để cấp số văn bản đi và\r\nký số của cơ quan, tổ chức phát hành trên mạng/in ấn phát hành (nếu là hồ sơ giấy);
\r\n\r\n7. Phòng Hành chính tiếp nhận văn bản\r\nđiện tử đã được lãnh đạo ký số, cấp số văn bản đi và ký số của cơ quan, tổ chức\r\nphát hành trên mạng đến nơi nhận/in ấn phát hành (nếu là hồ sơ giấy).
\r\n\r\nLưu ý: chỉ gửi văn bản giấy khi “Cơ\r\nquan, tổ chức, cá nhân phải sử dụng văn bản giấy để thực hiện các giao dịch\r\nkhác theo quy định của pháp luật”.
\r\n\r\n| \r\n | \r\n \r\n | \r\n
| \r\n | \r\n \r\n Các văn bản của Trung ương (nếu\r\n không nhận được file qua mạng); \r\n | \r\n
| \r\n | \r\n \r\n Các văn bản của Thành ủy, Văn phòng\r\n Thành ủy, các Ban đảng; \r\n | \r\n
| \r\n | \r\n \r\n Văn bản của Tổ Công tác của các cơ\r\n quan trung ương; \r\n | \r\n
| \r\n | \r\n \r\n Thư mời họp của các tỉnh, thành, các\r\n cơ quan trung ương; \r\n | \r\n
| \r\n | \r\n \r\n Văn bản của các cơ quan, doanh nghiệp,\r\n tổ chức trên địa bàn thành phố; \r\n | \r\n
| \r\n | \r\n \r\n Các Công văn, của Tòa án các cấp, \r\n | \r\n
| \r\n | \r\n \r\n Các Công văn của Viện kiểm sát các cấp, \r\n | \r\n
| \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
\r\n\r\n
| Số hiệu | 212/QĐ-VP |
| Loại văn bản | Quyết định |
| Cơ quan | Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 11/07/2019 |
| Người ký | Võ Sĩ |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |
Bạn chưa có tài khoản? Hãy Đăng ký
| Số hiệu | 212/QĐ-VP |
| Loại văn bản | Quyết định |
| Cơ quan | Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 11/07/2019 |
| Người ký | Võ Sĩ |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |