| Số hiệu | 3731/QĐ-UBND |
| Loại văn bản | Quyết định |
| Cơ quan | Thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 31/08/2018 |
| Người ký | Nguyễn Thị Thu |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |
| \r\n ỦY\r\n BAN NHÂN DÂN | \r\n \r\n CỘNG\r\n HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM | \r\n
| \r\n Số: 3731 | \r\n \r\n Thành\r\n phố Hồ Chí Minh, ngày 31 tháng 8 năm 2018 \r\n | \r\n
\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n
CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
\r\n\r\nCăn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa\r\nphương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
\r\n\r\nCăn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng\r\n11 năm 2011;
\r\n\r\nCăn cứ Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày\r\n07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và\r\ngiao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;
\r\n\r\nCăn cứ Thông tư số 14/2011/TT-BNV\r\nngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình\r\nthành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường, xã, thị\r\ntrấn;
\r\n\r\nCăn cứ Chỉ thị số 11/CT-UBND ngày\r\n11 tháng 9 năm 2017 của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh về việc tăng cường\r\ncông tác quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành\r\nphố Hồ Chí Minh;
\r\n\r\nCăn cứ Quyết định số 5484/QĐ-UBND\r\nngày 17 tháng 10 năm 2017 của Ủy ban nhân dân thành phố về việc ban hành Kế hoạch\r\nphát triển ngành Văn thư, Lưu trữ thành phố Hồ Chí Minh đến năm 2025;
\r\n\r\nXét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ\r\ntại Tờ trình số 2956/TTr-SNV ngày 07 tháng 8 năm 2018,
\r\n\r\nQUYẾT ĐỊNH
\r\n\r\nĐiều 1.
Điều 2.
Điều 3.
\r\n\r\n
| \r\n
| \r\n \r\n KT.\r\n CHỦ TỊCH | \r\n
\r\n\r\n\r\n\r\n
\r\n(Ban hành kèm theo Quyết định số 3731/QĐ-UBND ngày 31 tháng 8 năm 2018 của Ủy\r\nban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh)
Thực hiện các quy định của Luật Lưu\r\ntrữ ngày 11 tháng 11 năm 2011; Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của\r\nThủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu\r\ntrữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm\r\n2011 của Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động\r\ncủa Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn; Chỉ thị số\r\n11/CT-UBND ngày 11 tháng 9 năm 2017 của Ủy ban nhân dân thành phố về việc tăng\r\ncường công tác quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn\r\nthành phố Hồ Chí Minh;
\r\n\r\nỦy ban nhân dân thành phố ban hành Kế\r\nhoạch tăng cường công tác quản lý văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường,\r\nxã, thị trấn trên địa bàn thành phố như sau:
\r\n\r\n\r\n\r\n1. Tổ chức quản lý và sử dụng tốt nguồn\r\ntài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Ủy ban nhân dân phường, xã,\r\nthị trấn và nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường,\r\nxã, thị trấn trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.
\r\n\r\n2. Thực hiện các giải pháp nhằm tăng\r\ncường đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị và ứng dụng công nghệ thông tin vào\r\ncông tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn.
\r\n\r\n3. Tạo sự chuyển biến trong nhận thức\r\ncủa các cấp lãnh đạo và đội ngũ cán bộ, công chức về vai trò vị trí của công\r\ntác văn thư, lưu trữ nhất là giá trị của tài liệu lưu trữ. Từng bước đưa công\r\ntác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn đi vào nền nếp, ổn\r\nđịnh và phát triển, hoạt động mang tính chuyên nghiệp.
\r\n\r\n4. Quản lý thống nhất nghiệp vụ văn\r\nthư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn trên địa bàn thành phố; định\r\nhướng sự phát triển hoạt động văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã,\r\nthị trấn trong những năm tiếp theo.
\r\n\r\n5. Xây dựng các giải pháp tối ưu để bảo\r\nvệ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ có hiệu quả phục vụ\r\ncông trình nghiên cứu và hoạt động quản lý nhà nước tại Ủy ban nhân dân phường,\r\nxã, thị trấn.
\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n\r\na) Trong thời gian qua được sự quan\r\ntâm lãnh đạo, chỉ đạo, hướng dẫn của Ủy ban nhân dân thành phố, Sở Nội vụ, Ủy\r\nban nhân dân quận, huyện; hoạt động văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường,\r\nxã, thị trấn đạt được một số kết quả bước đầu: Đã ban hành các văn bản quản lý\r\nhoạt động văn thư, lưu trữ, bố trí cán bộ, công chức phụ trách công tác văn\r\nthư, lưu trữ; cán bộ văn thư, lưu trữ được bồi dưỡng, tập huấn chuyên môn, nghiệp\r\nvụ...
\r\n\r\nTuy nhiên, tình hình quản lý tài liệu\r\nlưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn còn nhiều hạn chế từ việc nhận\r\nthức về vai trò, vị trí và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ nhất là\r\ngiá trị tài liệu lưu trữ; việc chỉ đạo đầu tư xây dựng, bố trí phòng, kho quản\r\nlý tài liệu lưu trữ, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ, bố trí\r\nnhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ; thực hiện nghiệp vụ chuyên môn về văn\r\nthư, lưu trữ chưa được quan tâm thực hiện tốt. Đại đa số tài liệu lưu trữ hình\r\nthành trong quá trình hoạt động ở Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn chưa được\r\nchỉnh lý, sắp xếp; nhiều tài liệu trong giai đoạn hư hỏng, có nguy cơ mất mát\r\nvà không tổ chức sử dụng được tài liệu hiện có.
\r\n\r\nb) Thành phố Hồ Chí Minh có 322 phường,\r\nxã, thị trấn thuộc 24 quận, huyện, Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn là cấp\r\nchính quyền cơ sở được các cấp chính quyền thành phố và quận, huyện quan tâm đầu\r\ntư về cơ sở hạ tầng, trang thiết bị phục vụ ngày càng cao công tác quản lý nhà\r\nnước và phục vụ đời sống xã hội, nhất là công tác phân cấp, ủy quyền cho chính\r\nquyền Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn giải quyết các vấn đề quan trọng của\r\nđời sống xã hội, từ đó Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn góp phần không nhỏ\r\nvào sự phát triển chung của thành phố về các mặt kinh tế, văn hóa, xã hội, quốc\r\nphòng an ninh.
\r\n\r\nc) Quá trình hoạt động của 322 Ủy ban\r\nnhân dân phường, xã, thị trấn thuộc 24 quận, huyện có một lượng hồ sơ, tài liệu\r\nlưu trữ lớn hình thành cần được bảo quản và tổ chức phục vụ cho công tác nghiên\r\ncứu, quản lý và đời sống xã hội của địa phương.
\r\n\r\nd) Qua kết quả khảo sát thống kê thực\r\ntrạng công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn cho thấy\r\nyêu cầu cấp bách cần phải tổ chức lại công tác văn thư, lưu trữ; nhất là nghiệp\r\nvụ quản lý, bảo quản tài liệu lưu trữ.
\r\n\r\n2. Thực trạng\r\nhoạt động văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn
\r\n\r\nTheo số liệu tổng hợp từ Phiếu khảo\r\nsát công tác văn thư, lưu trữ năm 2016 tại 322 Ủy ban nhân dân phường, xã, thị\r\ntrấn trên địa bàn thành phố của Chi cục Văn thư - Lưu trữ; hoạt động văn thư,\r\nlưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn được thống kê, tổng hợp như\r\nsau:
\r\n\r\na) Công tác chỉ đạo, quản lý
\r\n\r\nỦy ban nhân dân phường, xã, thị trấn\r\ncó quan tâm ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý công tác văn thư, lưu trữ.\r\nTuy nhiên, tỷ lệ Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn ban hành văn bản chỉ đạo\r\nrất thấp:
\r\n\r\n- Ban hành Quy chế công tác văn thư,\r\nlưu trữ, có 119/322 Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn, đạt tỷ lệ 37%;
\r\n\r\n- Xây dựng Chương trình, kế hoạch\r\ncông tác văn thư, lưu trữ có 159/322 Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn, đạt\r\ntỷ lệ 49%;
\r\n\r\n- Ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ\r\nsơ, có 39/322 Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn, đạt tỷ lệ 12%;
\r\n\r\n- Ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan, có\r\n46/322 Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn, đạt tỷ lệ 14%.
\r\n\r\nb) Kết quả hoạt động văn thư, lưu trữ
\r\n\r\n- Về bố trí nhân sự làm công tác văn\r\nthư, lưu trữ: Các Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn đều bố trí ít nhất 01\r\nngười và cao nhất 03 người làm công tác văn thư, lưu trữ, đa số người làm công\r\ntác văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm công tác khác.
\r\n\r\n- Về chức danh làm công tác văn thư,\r\nlưu trữ: Các Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn đa số bố trí 02 chức danh làm\r\ncông tác văn thư, lưu trữ đó là: Công chức Văn phòng - Thống kê (83/392 người,\r\nđạt tỷ lệ 21%) và Cán bộ không chuyên trách Thủ quỹ - Văn thư - Lưu trữ\r\n(309/392 người, đạt tỷ lệ 79%).
\r\n\r\n- Về giới tính: Các Ủy ban nhân dân\r\nphường, xã, thị trấn đa số bố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ là nữ\r\n(306/392 người, đạt tỷ lệ 78%) và nam (86/392 người, đạt tỷ lệ 22%).
\r\n\r\n- Về trình độ chuyên ngành văn thư,\r\nlưu trữ: Cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ có trình độ chuyên\r\nngành văn thư, lưu trữ thấp, có 132/392 người, đạt tỷ lệ 34%. Trong 132 người\r\ncó trình độ chuyên ngành văn thư, lưu trữ, chỉ có 29 người có trình độ đại học,\r\n68 người có trình độ trung cấp và 35 người có trình độ sơ cấp.
\r\n\r\n- Về độ tuổi: Các Ủy ban nhân dân phường,\r\nxã, thị trấn đa số bố trí người dưới 40 tuổi làm công tác văn thư, lưu trữ: Độ\r\ntuổi dưới 30 là 169/392 người, đạt tỷ lệ 43%; độ tuổi từ 30 - 40 là 179/392 người,\r\nđạt tỷ lệ 46%; độ tuổi từ 41 - 50 là 31/392 người, đạt tỷ lệ 8%; độ tuổi từ 51\r\n- 60 là 13/392 người, đạt tỷ lệ 3%.
\r\n\r\n- Công tác lập hồ sơ công việc: Đã thực\r\nhiện, có 190/322 Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn, đạt tỷ lệ 59%; chưa thực\r\nhiện có 132/322 Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn, đạt tỷ lệ 41%.
\r\n\r\n- Giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan:\r\nĐã thực hiện, có 193/322 Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn, đạt tỷ lệ 60%;\r\nchưa thực hiện, có 129/322 phường, xã, thị trấn đạt tỷ lệ 40%.
\r\n\r\n- Một số Ủy ban nhân dân phường, xã,\r\nthị trấn chưa quan tâm bố trí Kho Lưu trữ hoặc bố trí Kho Lưu trữ chưa đảm bảo\r\ndiện tích theo quy định:
\r\n\r\n+ Chưa bố trí Kho Lưu trữ: Có 38/322 Ủy\r\nban nhân dân phường, xã, thị trấn, đạt tỷ lệ 12%;
\r\n\r\n+ Bố trí Kho Lưu trữ có diện tích từ\r\n3 m2 đến 19 m2: Có 107/322 Ủy ban nhân dân phường, xã, thị\r\ntrấn, đạt tỷ lệ 33%;
\r\n\r\n+ Bố trí Kho Lưu trữ có diện tích từ\r\n20 m2 đến 180 m2: Có 177/322 Ủy ban nhân dân phường, xã,\r\nthị trấn, đạt tỷ lệ 55%.
\r\n\r\nNhư vậy, có 145 Ủy ban nhân dân phường,\r\nxã, thị trấn cần đầu tư xây dựng Kho Lưu trữ có diện tích tối thiểu 20 m2.
\r\n\r\n- Về trang bị bìa, hộp, kệ bảo quản hồ\r\nsơ:
\r\n\r\n+ Chưa bố trí: Có 32/322 Ủy ban nhân\r\ndân phường, xã, thị trấn, đạt tỷ lệ 10%;
\r\n\r\n+ Bố trí chưa đầy đủ: Có 241/322 phường,\r\nxã, thị trấn, đạt tỷ lệ 75%;
\r\n\r\n+ Bố trí đầy đủ: Có 49/322 Ủy ban\r\nnhân dân phường, xã, thị trấn, đạt tỷ lệ 15%.
\r\n\r\nNhư vậy, có 273 Ủy ban nhân dân phường,\r\nxã, thị trấn cần đầu tư mua sắm trang thiết bị như: Giá, kệ, bìa, hộp, cặp để bảo\r\nquản hồ sơ.
\r\n\r\n- Công tác thu thập tài liệu: Đa số Ủy\r\nban nhân dân phường, xã, thị trấn chưa thu thập đầy đủ tài liệu vào lưu trữ cơ\r\nquan (273/322 phường, xã, thị trấn, đạt tỷ lệ 85%), chỉ có 49/322 Ủy ban nhân\r\ndân phường, xã, thị trấn thu thập đầy đủ, đạt tỷ lệ 15%.
\r\n\r\n- Tổng số mét giá tài liệu hiện đang\r\nbảo quản tại 322 Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn từ năm 1975 đến năm 2015\r\nlà hơn 19.040 mét giá. Trong đó, chỉ có 4.181 mét giá được chỉnh lý hoàn chỉnh,\r\nđạt tỷ lệ 22%; còn hơn 14.859 mét giá chưa chỉnh lý, chiếm 78%; chưa tổ chức\r\nxác định giá trị tài liệu và hủy tài liệu hết giá trị theo quy định.
\r\n\r\n- Đa số các Ủy ban nhân dân phường,\r\nxã, thị trấn chưa chỉnh lý tài liệu tồn đọng; chỉ có 33/322 phường, xã, thị trấn\r\nchỉnh lý hoàn chỉnh được 90% tài liệu đang bảo quản.
\r\n\r\n- Về ứng dụng công nghệ thông tin\r\ntrong công tác văn thư, lưu trữ: Thành phố chưa có phần mềm dùng chung trong\r\ncông tác văn thư, lưu trữ nên đa số các phường, xã, thị trấn ứng dụng chương\r\ntrình Excel vào quản lý văn bản, một số Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn sử\r\ndụng phần mềm quản lý văn bản của Sở Thông tin và Truyền thông. Đa số các Ủy\r\nban nhân dân phường, xã, thị trấn chưa chỉnh lý tài liệu tồn đọng nên chưa quản\r\nlý tài liệu lưu trữ trên phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ.
\r\n\r\n- Về tài liệu hư hỏng: Có 32/322 Ủy\r\nban nhân dân phường, xã, thị trấn có tài liệu hư hỏng, Ủy ban nhân dân phường,\r\nxã, thị trấn có số tài liệu hư hỏng ít nhất là 0,5 mét giá và nhiều nhất là 70\r\nmét giá. số lượng tài liệu bị hư hỏng là 322 mét giá. Thời gian tài liệu từ năm\r\n1975 đến năm 2009. Nguyên nhân hư hỏng là biện pháp bảo quản kém, do di dời trụ\r\nsở, ấm mốc, mối mọt...
\r\n\r\nc) Nhận xét, đánh giá
\r\n\r\n- Thuận lợi
\r\n\r\n+ Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn\r\ncó phân công nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ, đội ngũ cán bộ, công chức văn\r\nthư, lưu trữ được tăng cường về số lượng, về chuyên môn, nghiệp vụ bước đầu chỉ\r\nđáp ứng được yêu cầu công việc.
\r\n\r\n+ Công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy\r\nban nhân dân phường, xã, thị trấn được lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố, Sở Nội\r\nvụ, Ủy ban nhân dân quận, huyện quan tâm triển khai thực hiện; công tác chỉ đạo,\r\nkiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ được tăng\r\ncường đã tạo được sự chuyển biến trong nhận thức của đội ngũ cán bộ, công chức,\r\nviên chức về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và\r\ntài liệu lưu trữ.
\r\n\r\n+ Đời sống vật chất tinh thần của cán\r\nbộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị\r\ntrấn bước đầu được quan tâm.
\r\n\r\n- Khó khăn, hạn chế
\r\n\r\n+ Lãnh đạo một số Ủy ban nhân dân phường,\r\nxã, thị trấn nhận thức chưa đầy đủ về vai trò, vị trí công tác văn thư, lưu trữ.
\r\n\r\n+ Đa số các Ủy ban nhân dân phường,\r\nxã, thị trấn chưa ban hành đầy đủ các văn bản chỉ đạo, quản lý thực hiện công\r\ntác văn thư, lưu trữ.
\r\n\r\n+ Một số Ủy ban nhân dân phường, xã,\r\nthị trấn chưa bố trí Kho Lưu trữ hoặc có bố trí nhưng chưa đảm bảo các yêu cầu\r\ncủa Kho Lưu trữ, chưa đầu tư đầy đủ trang thiết bị bảo quản tài liệu, chưa tổ\r\nchức thực hiện tốt nghiệp vụ lưu trữ, tài liệu lưu trữ chưa được thu thập đầy đủ\r\nvà quản lý tốt, dẫn đến tài liệu của một số Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn\r\nbị hư hỏng, mất mát.
\r\n\r\n+ Đa số cán bộ, công chức phụ trách\r\ncông tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn là kiêm nhiệm,\r\nkhông ổn định, thường xuyên biến động, trình độ, chuyên môn, nghiệp vụ, kinh\r\nnghiệm văn thư, lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu. Cán bộ, công chức làm công tác\r\nvăn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn thường được bố trí\r\ncán bộ trẻ, chưa có kinh nghiệm, nên hiệu quả việc thực hiện nghiệp vụ chưa\r\ncao; đa số cán bộ, công chức chưa thực hiện công tác lập hồ sơ, nộp hồ sơ vào\r\nlưu trữ cơ quan; công tác chỉnh lý, bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu\r\ntrữ chưa được thực hiện theo quy định.
\r\n\r\n+ Điều kiện làm việc, vị trí việc\r\nlàm, chính sách chế độ, thu nhập chưa phù hợp; đời sống của cán bộ, công chức,\r\nlàm công tác văn thư, lưu trữ còn nhiều khó khăn nên đa số chưa an tâm công\r\ntác.
\r\n\r\n+ Cán bộ, công chức làm công tác văn\r\nthư, lưu trữ được đào tạo chuyên ngành chiếm tỷ lệ thấp, đa số có nghiệp vụ\r\nchuyên môn trái ngành hoặc chỉ qua các lớp bồi dưỡng ngắn hạn. Trong khi đó,\r\nyêu cầu cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ phải có trình độ từ sơ cấp văn\r\nthư, lưu trữ trở lên.
\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n\r\na) Xác định trách nhiệm và thực hiện\r\nviệc quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã,\r\nthị trấn
\r\n\r\nChủ tịch Ủy ban nhân dân phường, xã,\r\nthị trấn có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định\r\ntại Điều 6 và Điều 14 của Luật Lưu trữ như:
\r\n\r\n- Bố trí, sửa chữa, nâng cấp, đầu tư\r\nxây dựng phòng, kho lưu trữ có diện tích phù hợp để quản lý tài liệu lưu trữ\r\nhình thành trong quá trình hoạt động của Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn\r\n(phòng, kho có diện tích tối thiểu là 20m2).
\r\n\r\n- Bố trí nhân sự có trình độ nghiệp vụ\r\nchuyên môn để làm tốt công tác văn thư, lưu trữ.
\r\n\r\n- Ban hành các văn bản: Quy chế, Quy\r\nđịnh, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường,\r\nxã, thị trấn.
\r\n\r\n- Tổ chức tuyên truyền, triển khai,\r\nquán triệt, tập huấn nghiệp vụ liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ cho toàn\r\nthể cán bộ, công chức tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn: Về quản lý, xử\r\nlý văn bản; về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; soạn thảo,\r\nban hành văn bản; về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; về sử dụng\r\ntài liệu lưu trữ,...
\r\n\r\n- Xây dựng kế hoạch và thực hiện chỉnh\r\nlý tài liệu lưu trữ, xác định giá trị, tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ theo\r\nquy định. Mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ, bảo quản\r\ntài liệu lưu trữ.
\r\n\r\n- Ứng dụng công nghệ thông tin vào\r\ncông tác văn thư, lưu trữ: Trang bị phần mềm quản lý văn bản, quản lý tài liệu\r\nlưu trữ.
\r\n\r\nb) Tổ chức thực hiện nghiệp vụ văn\r\nthư, lưu trữ
\r\n\r\nTổ chức phân công, xác định trách nhiệm;\r\ntheo dõi và kiểm tra hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trong phạm vi quản\r\nlý:
\r\n\r\n- Nghiệp vụ văn thư: Công tác quản lý\r\nvăn bản đi, đến; rà soát, kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; lập\r\nvà giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu\r\ntrong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
\r\n\r\n- Nghiệp vụ lưu trữ: Công tác thu thập\r\nhồ sơ, tài liệu và quản lý tập trung tại bộ phận lưu trữ cơ quan; chỉnh lý tài\r\nliệu lưu trữ; xác định giá trị tài liệu lưu trữ; bảo quản tài liệu lưu trữ; thống\r\nkê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
\r\n\r\n\r\n\r\nỦy ban nhân dân quận, huyện căn cứ\r\nvào nội dung của Kế hoạch này, xây dựng Kế hoạch cụ thể phù hợp với đặc điểm\r\ntình hình của quận, huyện; trong đó: Xác định số lượng Ủy ban nhân dân phường,\r\nxã, thị trấn thực hiện ở từng giai đoạn; thời gian từ tháng 11 năm 2018 đến năm\r\n2022 và được phân kỳ:
\r\n\r\na) Kế hoạch được phân kỳ thành 3 giai\r\nđoạn:
\r\n\r\n- Giai đoạn 1 (từ tháng 11/2018 đến\r\ntháng 10/2019): Mỗi quận, huyện chọn một Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn để\r\nthực hiện thí điểm.
\r\n\r\nGiai đoạn này, các Ủy ban nhân dân\r\nphường, xã, thị trấn còn lại (dự kiến thực hiện giai đoạn 2, 3) cần làm công\r\ntác chuẩn bị như bố trí, cải tạo, nâng cấp hoặc đầu tư xây dựng phòng, kho lưu\r\ntrữ và bố trí nhân sự có trình độ nghiệp vụ phù hợp hoặc cử bồi dưỡng nghiệp vụ\r\nvăn thư, lưu trữ.
\r\n\r\n+ Nội dung công việc thực hiện:
\r\n\r\nỦy ban nhân dân quận, huyện chọn một Ủy\r\nban nhân dân phường, xã, thị trấn có Kho Lưu trữ và cán bộ làm công tác văn\r\nthư, lưu trữ có nghiệp vụ văn thư, lưu trữ để thực hiện Kế hoạch tăng cường\r\ncông tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ. Cụ thể, thực hiện các nội dung\r\ncông việc tại Khoản 1, Mục III của Kế hoạch này.
\r\n\r\n+ Thời gian thực hiện: Từ tháng\r\n11/2018 đến tháng 10/2019.
\r\n\r\n- Giai đoạn 2 (từ tháng 11/2019 đến\r\ntháng 6/2021): 50% Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn của quận, huyện thực hiện\r\nhoàn thành Kế hoạch.
\r\n\r\n+ Nội dung công việc thực hiện:
\r\n\r\nSau khi kết thúc giai đoạn 1, Ủy ban\r\nnhân dân quận, huyện tổ chức cho phường, xã, thị trấn học tập kinh nghiệm tại Ủy\r\nban nhân dân phường, xã, thị trấn đã thực hiện ở giai đoạn 1.
\r\n\r\nTiếp theo, 50% phường, xã, thị trấn của\r\nquận, huyện thực hiện mở rộng giai đoạn 2 của Kế hoạch tăng cường công tác quản\r\nlý văn thư, lưu trữ. Cụ thể thực hiện các nội dung công việc tại Khoản 1, Mục\r\nIII của Kế hoạch này.
\r\n\r\n+ Thời gian thực hiện: Từ tháng\r\n11/2019 đến tháng 6/2021.
\r\n\r\n- Giai đoạn 3 (từ tháng 7/2021 đến\r\nnăm 2022): 50% Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn còn lại của quận, huyện thực\r\nhiện hoàn thành Kế hoạch.
\r\n\r\n+ Nội dung công việc
\r\n\r\nSau khi kết thúc giai đoạn 2, Ủy ban\r\nnhân dân quận, huyện tổ chức sơ kết và tiếp tục triển khai đại trà cho 50% Ủy\r\nban nhân dân phường, xã, thị trấn còn lại của quận, huyện thực hiện giai đoạn 3\r\ncủa Kế hoạch. Cụ thể, thực hiện các nội dung công việc tại Khoản 1, Mục III của\r\nKế hoạch này.
\r\n\r\n+ Thời gian thực hiện: Từ tháng\r\n7/2021 đến tháng 12/2022.
\r\n\r\nb) Tăng số lượng Ủy ban nhân dân phường,\r\nxã, thị trấn và đẩy nhanh tiến độ thực hiện các giai đoạn của Kế hoạch
\r\n\r\nCăn cứ đặc điểm tình hình cụ thể về\r\nphòng, kho, cơ sở vật chất, kinh phí, nhân sự, trình độ năng lực của cán bộ,\r\ncông chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn,\r\nChủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện quyết định số lượng Ủy ban nhân dân phường,\r\nxã, thị trấn thực hiện các giai đoạn nhằm đẩy nhanh tiến độ và thực hiện hoàn\r\nthành sớm kế hoạch.
\r\n\r\n3. Chỉ tiêu, kết\r\nquả thực hiện Kế hoạch
\r\n\r\na) Hoàn thiện tổ chức cán bộ làm công\r\ntác văn thư, lưu trữ
\r\n\r\nXây dựng đội ngũ cán bộ, công chức\r\nlàm công tác văn thư, lưu trữ có đạo đức phẩm chất tốt, đủ số lượng, đảm bảo chất\r\nlượng, đáp ứng yêu cầu công việc của ngành; có tiêu chuẩn về trình độ chuyên\r\nmôn đúng theo quy định của Nhà nước.
\r\n\r\nb) Hoàn thiện hệ thống cơ sở vật chất
\r\n\r\n- 100% Ủy ban nhân dân phường, xã, thị\r\ntrấn bố trí Kho Lưu trữ có diện tích tối thiểu 20m2 để bảo quản tài liệu hình\r\nthành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường,\r\nxã, thị trấn.
\r\n\r\n- 100% Ủy ban nhân dân phường, xã, thị\r\ntrấn mua sắm trang thiết bị, phương tiện kỹ thuật cần thiết đảm bảo thực hiện\r\ncông tác văn thư và bảo quản an toàn, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
\r\n\r\nc) Hoàn thiện công tác văn thư
\r\n\r\n- 100% Ủy ban nhân dân phường, xã, thị\r\ntrấn thực hiện việc quản lý văn bản đi, văn bản đến đảm bảo đúng quy định.
\r\n\r\n- 100% cán bộ, công chức lập phiếu\r\ntrình hồ sơ giải quyết công việc.
\r\n\r\n- 100% cán bộ, công chức lập hồ sơ\r\ncông việc đối với tài liệu giấy.
\r\n\r\n- 100% Ủy ban nhân dân phường, xã, thị\r\ntrấn ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư.
\r\n\r\nd) Hoàn thiện công tác lưu trữ
\r\n\r\n- 100% Ủy ban nhân dân phường, xã, thị\r\ntrấn thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
\r\n\r\n- 100% Ủy ban nhân dân phường, xã, thị\r\ntrấn chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và khai\r\nthác sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định.
\r\n\r\n- 100% Ủy ban nhân dân phường, xã, thị\r\ntrấn ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ.
\r\n\r\n\r\n\r\nKinh phí thực hiện Kế hoạch, Chủ tịch\r\nỦy ban nhân dân quận, huyện xem xét cân đối kinh phí từ ngân sách Ủy ban nhân\r\ndân phường, xã, thị trấn và quận, huyện để thực hiện từng giai đoạn theo Điều\r\n39 Luật Lưu trữ. Trường hợp thiếu kinh phí, Ủy ban nhân dân quận, huyện trình Ủy\r\nban nhân dân thành phố xem xét, quyết định.
\r\n\r\n\r\n\r\n1. Giám đốc Sở Nội vụ
\r\n\r\nChỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực\r\nhiện:
\r\n\r\n- Tham mưu thành lập Tổ công tác; triển\r\nkhai thực hiện Kế hoạch này.
\r\n\r\n- Phối hợp với Sở Tài chính, Ủy ban\r\nnhân dân quận, huyện xây dựng Kế hoạch thực hiện cho từng giai đoạn; đề xuất\r\nkinh phí hoạt động của Tổ công tác và trường hợp hỗ trợ kinh phí thực hiện Kế\r\nhoạch của các quận, huyện, phường, xã, thị trấn không đủ cân đối.
\r\n\r\n- Theo dõi, kiểm tra, tổng hợp báo\r\ncáo tiến độ, định kỳ thực hiện các nhiệm vụ, chỉ tiêu của Kế hoạch này cho Ủy\r\nban nhân dân thành phố; tổ chức sơ kết, tổng kết giai đoạn và đề xuất khen thưởng\r\ncác cá nhân, đơn vị thực hiện tốt Kế hoạch.
\r\n\r\n- Tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ\r\ndành cho cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân\r\nphường, xã, thị trấn. Phối hợp, hỗ trợ Ủy ban nhân dân quận, huyện trong việc bồi\r\ndưỡng, tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức phường,\r\nxã, thị trấn.
\r\n\r\n2. Giám đốc Sở Tài chính
\r\n\r\nHướng dẫn Ủy ban nhân dân quận, huyện;\r\nỦy ban nhân dân phường, xã, thị trấn sử dụng kinh phí trong việc thực hiện Kế\r\nhoạch này và thẩm định trình Ủy ban nhân dân thành phố hỗ trợ kinh phí thực hiện\r\nKế hoạch của các quận, huyện, phường, xã, thị trấn không đủ cân đối.
\r\n\r\n3. Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận,\r\nhuyện
\r\n\r\n- Căn cứ nội dung Kế hoạch này và\r\ntình hình cụ thể tại phường, xã, thị trấn của quận, huyện mình chỉ đạo Phòng Nội\r\nvụ phối hợp với Phòng Tài chính - Kế hoạch xây dựng Kế hoạch tăng cường công\r\ntác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị\r\ntrấn trong phạm vi mình quản lý. Trong đó, lựa chọn Ủy ban nhân dân phường, xã,\r\nthị trấn đầu tư từng giai đoạn cụ thể và xem xét, quyết định cân đối, bố trí\r\nkinh phí cho Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn thực hiện Kế hoạch.
\r\n\r\n- Chỉ đạo Ủy ban nhân dân phường, xã,\r\nthị trấn xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ chỉ tiêu theo Kế\r\nhoạch.
\r\n\r\n4. Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường,\r\nxã, thị trấn
\r\n\r\n- Căn cứ nội dung Kế hoạch này và chỉ\r\nđạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường,\r\nxã, thị trấn xây dựng Kế hoạch, dự trù kinh phí thực hiện việc tăng cường công\r\ntác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị\r\ntrấn và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt của Chủ tịch Ủy ban nhân dân\r\nquận, huyện.
\r\n\r\n- Chỉ đạo và tổ chức thực hiện các\r\nnhiệm vụ, chỉ tiêu theo Kế hoạch được phê duyệt; phân công, xác định trách nhiệm\r\ncủa cán bộ, công chức trong việc thực hiện Kế hoạch; theo dõi, kiểm tra tiến độ\r\nđể việc thực hiện Kế hoạch đạt kết quả tốt.
\r\n\r\nTrên đây là Kế hoạch tăng cường công\r\ntác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị\r\ntrấn trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh./.
\r\n\r\n| Số hiệu | 3731/QĐ-UBND |
| Loại văn bản | Quyết định |
| Cơ quan | Thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 31/08/2018 |
| Người ký | Nguyễn Thị Thu |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |
Bạn chưa có tài khoản? Hãy Đăng ký
| Số hiệu | 3731/QĐ-UBND |
| Loại văn bản | Quyết định |
| Cơ quan | Thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 31/08/2018 |
| Người ký | Nguyễn Thị Thu |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |