| Số hiệu | 318/QĐ-VP |
| Loại văn bản | Quyết định |
| Cơ quan | Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 14/11/2014 |
| Người ký | Võ Văn Luận |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |
| \r\n ỦY BAN NHÂN DÂN | \r\n \r\n CỘNG HÒA XÃ HỘI\r\n CHỦ NGHĨA VIỆT NAM | \r\n
| \r\n Số: 318/QĐ-VP \r\n | \r\n \r\n Thành phố Hồ Chí\r\n Minh, ngày 14 tháng 11 năm 2014 \r\n | \r\n
\r\n\r\n\r\n\r\n
BAN\r\nHÀNH QUY CHẾ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH\r\nPHỐ
\r\n\r\nCăn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;
\r\n\r\nCăn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng\r\n4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày\r\n08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP\r\nngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
\r\n\r\nCăn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng\r\n01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành\r\nchính;
\r\n\r\nCăn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng\r\n11 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ\r\nsơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
\r\n\r\nCăn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng\r\n4 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác\r\nvăn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
\r\n\r\nCăn cứ Quyết định số 1467/QĐ-VPCP ngày 21 tháng\r\n9 năm 2010 của Văn phòng Chính phủ ban hành Quy chế mẫu về tiếp nhận, xử lý,\r\nphát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực\r\nthuộc Trung ương;
\r\n\r\nCăn cứ Quyết định số 63/2011/QĐ-UBND ngày 11\r\ntháng 10 năm 2011 của Ủy ban nhân dân Thành phố về ban hành Quy chế tổ chức và\r\nhoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh;
\r\n\r\nXét đề nghị của Trưởng Phòng Hành chính,
\r\n\r\nĐiều 1.
Điều 2.
Điều 3.
\r\n\r\n
| \r\n
| \r\n \r\n CHÁNH VĂN PHÒNG | \r\n
\r\n\r\n\r\n\r\n
VỀ\r\nCÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ
\r\n(Ban hành kèm theo Quyết định số 318/QĐ-VP ngày 14 tháng 11 năm 2014 của Chánh\r\nVăn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố)
Điều 1. Phạm vi và đối tượng\r\nđiều chỉnh
\r\n\r\n1. Quy chế này quy định về công tác văn thư và lưu\r\ntrữ của Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố áp dụng cho tất cả các phòng, các\r\nđơn vị sự nghiệp trực thuộc (sau đây gọi là các đơn vị) và cán bộ, công chức,\r\nviên chức, người lao động (sau đây gọi là cán bộ, công chức) thuộc Văn phòng Ủy\r\nban nhân dân Thành phố.
\r\n\r\n2. Công tác văn thư quy định tại Quy chế này bao gồm\r\ncác công việc về soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý, xử lý văn bản và các\r\ntài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân\r\ndân Thành phố; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ hiện hành; quản lý\r\nvà sử dụng con dấu.
\r\n\r\n3. Công tác lưu trữ quy định tại Quy chế này bao gồm\r\ncác công việc về thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống\r\nkê, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu và nộp tài liệu vào lưu trữ lịch\r\nsử của Nhà nước, tổ chức thực hiện tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị pháp\r\nlý.
\r\n\r\nĐiều 2. Phân công trách nhiệm\r\nthực hiện
\r\n\r\n1. Trưởng Phòng Hành chính chịu trách nhiệm, giúp\r\nChánh Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố (gọi tắt là Chánh Văn phòng) tổ chức,\r\nquản lý công tác văn thư và báo cáo tổng hợp tình hình quản lý văn thư theo quy\r\nđịnh:
\r\n\r\na) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
\r\n\r\nb) Phân loại, trình, chuyển giao văn bản đến cho\r\ncác đơn vị, cá nhân;
\r\n\r\nc) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;
\r\n\r\nd) Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm\r\nquyền xem xét, duyệt, ký ban hành;
\r\n\r\nđ) Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình\r\nbày; ghi số và ngày, tháng, năm phát hành văn bản; đóng dấu mức độ khẩn, mật;
\r\n\r\ne) Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và\r\ntheo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
\r\n\r\ng) Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản\r\nlý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức;\r\n
\r\n\r\nh) Quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan và các loại\r\ncon dấu khác;
\r\n\r\ni) Báo cáo tổng hợp tình hình quản lý văn thư đột\r\nxuất và định kỳ.
\r\n\r\nk) Hướng dẫn cán bộ, công chức trong cơ quan lập hồ\r\nsơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành;
\r\n\r\nl) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu\r\ntrữ hiện hành;
\r\n\r\nm) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê,\r\nsắp xếp hồ sơ, tài liệu;
\r\n\r\nn) Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu;
\r\n\r\no) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc khai thác, sử\r\ndụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
\r\n\r\np) Lựa chọn hồ sơ, tài\r\nliệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định và làm\r\ncác thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;
\r\n\r\nq) Báo cáo thống kê\r\ntheo quy định.
\r\n\r\n2. Giám đốc Trung tâm Tin học chịu trách nhiệm và\r\ngiúp Chánh Văn phòng quản lý việc sử dụng mạng tin học diện rộng\r\ncủa Chính phủ, mạng tin học nội bộ của Văn phòng, hướng dẫn thực hiện chương\r\ntrình quản lý văn bản, quản lý các thông tin theo chế độ bảo mật trong mạng, bảo\r\nđảm mạng tin học hoạt động thông suốt, liên tục và đảm bảo truyền tải\r\nvăn bản điện tử thông suốt đến các sở - ngành, quận - huyện.
\r\n\r\n3. Các Trưởng Phòng, Giám đốc\r\nđơn vị sự nghiệp trực thuộc và chuyên viên nghiên cứu tổng hợp
4. Cán bộ,\r\ncông chức được phân công nhiệm vụ, theo dõi, xử lý công việc có trách nhiệm:
\r\n\r\na) Tham gia,\r\nphối hợp chặt chẽ với cơ quan, tổ chức chủ trì trong quá trình chuẩn bị đề án,\r\nnội dung buổi họp;
\r\n\r\nb) Nghiên cứu,\r\nthẩm tra, xử lý văn bản đến; soạn thảo văn bản đúng thủ tục, thời hạn quy định;\r\nlập, quản lý hồ sơ, tài liệu trên mạng và văn bản giấy. nội dung được giao theo\r\ndõi, xử lý được quản lý theo chế độ MẬT.
\r\n\r\nc) Tham mưu, theo dõi\r\ngiúp Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố trong hoạt động chỉ đạo\r\nvà điều hành; giúp lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố theo dõi, quản\r\nlý hồ sơ, tài liệu, kiểm tra thủ tục trình, nội dung Tờ trình và nội dung dự thảo\r\nvăn bản trình ký.
\r\n\r\n\r\n\r\nĐiều 3. Trình tự quản lý văn\r\nbản đến
\r\n\r\n1. Văn bản đến\r\nlà tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp\r\nluật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bả
a) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
\r\n\r\nb) Trình, chuyển giao văn bản đến;
\r\n\r\nc) Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết\r\nvăn bản đến.
\r\n\r\n2. Các trường hợp văn bản đến không tiếp nhận và trả\r\nlại nơi gửi bao gồm:
\r\n\r\na) Văn bản gửi không đúng địa chỉ;
\r\n\r\nb) Văn bản gửi không đúng yêu cầu về thủ tục hành chính\r\nvà thẩm quyền: ký và đóng dấu không đúng thẩm quyền, không dấu,\r\nkhông số, không ghi ngày tháng, không ký tên, dấu đen (trừ bản fax);
\r\n\r\nc) Văn bản gửi vượt cấp; văn bản trình không đúng\r\ntrình tự, thủ tục;
\r\n\r\nd) Văn bản gửi đúng thẩm quyền của Ủy ban nhân dân\r\nThành phố nhưng đã được phân cấp thẩm quyền quản lý cho các cơ quan chuyên môn\r\nthuộc Ủy ban nhân dân Thành phố và quận - huyện theo quy định. Bao gồm cả các đề\r\nán, dự án, tờ trình, công văn xin chủ trương, chỉ đạo của Ủy ban nhân dân Thành\r\nphố nhưng không thực hiện đúng quy trình theo Quy chế làm việc của Ủy ban nhân\r\ndân Thành phố;
\r\n\r\nđ) Không đảm bảo tính nguyên vẹn về nội dung, hình\r\nthức; ký và đóng dấu không đúng thẩm quyền, không dấu, không số, không ghi\r\nngày, tháng, năm, dấu đen (trừ bản fax, văn bản trong hồ sơ kèm theo) và các\r\ntrường hợp cụ thể khác theo quy định;
\r\n\r\ne) Phòng Hành chính làm thủ tục trả lại nơi gửi đối\r\nvới các trường hợp nêu trên. Văn bản trả lại phải được đăng ký trước khi làm thủ\r\ntục trả lại nơi gửi
\r\n\r\nĐiều 4. Tiếp nhận, đăng ký văn\r\nbản đến
\r\n\r\n1. Phòng Hành chính là đầu mối tiếp nhận, làm thủ tục\r\nđăng ký văn thư tất cả các loại văn bản đến, kể cả văn bản đến do cán bộ,\r\nchuyên viên nhận trực tiếp trước khi chuyển giao các phòng xử lý theo quy định.\r\nNhững văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có\r\ntrách nhiệm giải quyết.
\r\n\r\n2. Đối với những văn bản đến là bì thư gửi đích\r\ndanh lãnh đạo Ủy ban nhân dân Thành phố, Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố,\r\ncác phòng và đơn vị sự nghiệp trực thuộc thì văn thư gửi trực tiếp đến tên người\r\nnhận hoặc người được phân công giúp việc; sau khi có ý kiến của lãnh đạo thì\r\nvăn bản phải được chuyển đến văn thư để được đăng ký và xử lý tiếp.
\r\n\r\n3. Những văn bản do cán bộ, chuyên viên tiếp nhận\r\ntrực tiếp phải được đăng ký văn thư tại Phòng Hành chính trước khi xử lý theo\r\nquy định.
\r\n\r\n4. Đối với những văn bản đến là bì thư có ký hiệu độ\r\nmật (mật, tối mật, tuyệt mật) do lãnh đạo Phòng Hành chính bóc bì; văn bản chỉ\r\nđịnh (chỉ người có tên mới được bóc bì), văn bản gửi đích danh văn thư chỉ đăng\r\nký và chuyển đến người nhận hoặc người có trách nhiệm xử lý. Sau khi xử lý\r\nxong, các văn bản trên phải chuyển cho Trưởng Phòng Hành chính hoặc người được\r\ngiao trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng quản lý theo chế độ bảo quản tài liệu mật.
\r\n\r\nĐiều 5. Trình, chuyển giao văn\r\nbản đến
\r\n\r\n1. Đối với văn bản đến có nội dung yêu cầu giải quyết\r\ncông việc khẩn, văn thư có trách nhiệm trình ngay Chánh, Phó Văn phòng phụ\r\ntrách lĩnh vực để xử lý theo cấp độ khẩn, sau đó chuyển giao lại Phòng Hành\r\nchính để được đăng ký.
\r\n\r\n2. Đối với văn bản đến theo quy trình quản lý ISO\r\nphải thực hiện đúng theo quy trình chuyển giao và xử lý.
\r\n\r\n3. Đối với loại văn bản đến bình thường, văn thư\r\nđăng ký và chuyển cho người phụ trách lĩnh vực để xử lý.
\r\n\r\n4. Việc chuyển giao, phân công xử lý văn bản phải đảm\r\nbảo các yêu cầu về tính chính xác, nhanh chóng, đúng đối tượng, chặt chẽ\r\ngiữ gìn bí mật nội dung văn bản và phải được ghi nhận vào Chương trình quản lý\r\nvăn bản và hồ sơ công việc của Văn phòng (hoặc vào sổ chuyển giao văn bản) và\r\nđược thực hiện theo các nguyên tắc sau:
\r\n\r\na) Nội dung\r\nthuộc lĩnh vực nào thì chuyển giao, phân công cho đơn vị theo dõi lĩnh vực đó xử\r\nlý. Nếu văn bản liên quan đến nhiều lĩnh vực thì Chánh Văn phòng phân công đơn\r\nvị xử lý;
\r\n\r\nb) Văn bản đến\r\ncủa các Sở - ngành, quận - huyện, nếu nội dung thuộc lĩnh vực theo dõi của\r\nphòng nào chỉ chuyển phòng đó xử lý. Trường hợp nội dung văn bản bao hàm nhiều\r\nlĩnh vực thì chuyển Phòng Tổng hợp - Kế hoạch làm đầu mối xử lý.
\r\n\r\n5. Phòng\r\nHành chính đảm nhiệm việc chuyển giao văn bản đến các cá nhân, đơn vị trong\r\nngày như sau: buổi sáng, trước 08 giờ 00 và 11 giờ 00; buổi chiều, trước 13 giờ\r\n30 và 16 giờ 30 hàng ngày (trừ các loại báo ngày chuyển từ đầu giờ làm việc buổi\r\nsáng, văn bản khẩn phải chuyển ngay sau khi nhận).
\r\n\r\n6. Những văn\r\nbản chuyển nhầm địa chỉ xử lý, các đơn vị trả lại ngay trong ngày cho Phòng\r\nHành chính để kịp thời chuyển đúng địa chỉ, không đưa trực tiếp từ đơn vị này\r\nqua đơn vị khác.
\r\n\r\nĐiều 6. Giải quyết, phối hợp giải\r\nquyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết
\r\n\r\n1. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố có\r\ntrách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Các Phó Văn phòng chỉ đạo\r\ngiải quyết những văn bản đến theo sự ủy nhiệm của Chánh Văn phòng và những văn\r\nbản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
\r\n\r\n2. Căn cứ nội dung văn bản đến, Chánh, Phó Văn\r\nphòng giao cho các phòng, đơn vị sự nghiệp trực thuộc hoặc chuyên viên giải quyết.\r\nĐơn vị hoặc cá nhân đó có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo\r\nthời hạn được pháp luật quy định và theo quy định của cơ quan.
\r\n\r\n3. Chuyên viên thụ lý nhận thấy văn bản đến chưa\r\nđúng trình tự và thủ tục để xử lý theo quy định thì dự thảo phiếu chuyển trả lại\r\nnơi gửi và nêu rõ lý do, yêu cầu. Trừ văn bản đến là đơn thư khiếu nại, tố cáo\r\ncủa công dân theo quy định nếu thuộc thẩm quyền của sở - ngành, quận - huyện\r\nthì làm phiếu chuyển cho đơn vị đó đồng thời làm phiếu báo cho công dân đó biết.
\r\n\r\nSự phối hợp, trao đổi nghiệp vụ liên quan giữa các\r\nphòng và đơn vị sự nghiệp trực thuộc với nhau và với các đơn vị liên quan được\r\nthực hiện trực tiếp. phòng, đơn vị sự nghiệp trực thuộc nào thụ lý văn bản đến\r\nthì phòng, đơn vị sự nghiệp trực thuộc đó có trách nhiệm chủ trì phối hợp trực\r\ntiếp với đơn vị liên quan khác để thực hiện soạn thảo, lấy ý kiến, xây dựng,\r\nhoàn chỉnh văn bản, không chuyển giao lại Phòng Hành chính làm thủ tục chuyển\r\ntiếp. Các đơn vị liên quan phải có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời\r\nhạn theo yêu cầu, đề nghị của đơn vị thụ lý chủ trì; đơn vị thụ lý chủ trì chịu\r\ntrách nhiệm với Chánh, Phó Văn phòng phụ trách về thời hạn, tính cấp bách, công\r\ntác rà soát và theo dõi tiến độ thực hiện.
\r\n\r\n4. Chánh Văn phòng có thể giao cho Trưởng Phòng\r\nHành chính, Trưởng các phòng, Giám đốc các đơn vị sự nghiệp trực thuộc hoặc\r\nchuyên viên được giao trách nhiệm thực hiện những công việc sau:
\r\n\r\na) Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những\r\nvăn bản quan trọng, khẩn cấp;
\r\n\r\nb) Chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân\r\ngiải quyết;
\r\n\r\nc) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
\r\n\r\nĐiều 7. Công tác tạo lập hồ sơ,\r\ntrình ký
\r\n\r\n1. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan\r\nvới nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm\r\nchung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi\r\nchức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
\r\n\r\n2. Chuyên viên thụ lý hồ sơ tham mưu, giải quyết\r\nvăn bản đến có trách nhiệm thiết lập hồ sơ (kể cả tạo lập hồ sơ trên mạng) chặt\r\nchẽ về nội dung, hình thức, giữ bí mật về vấn đề mình theo dõi xử lý theo trình\r\ntự như sau:
\r\n\r\na) Lập tờ trình (theo mẫu do Văn phòng quy định). Tờ\r\ntrình phải ghi sạch, rõ ràng, nội dung thể hiện rõ: tóm tắt nội dung vấn đề,\r\nquan điểm giải quyết, những vướng mắc (nếu có) và đề xuất giải pháp cụ thể, đề\r\nxuất mức độ mật, khẩn. Chuyên viên tự đánh máy nội dung, cung cấp các văn bản cần\r\nthiết khác liên quan đến vấn đề trình, không được gạch dưới hoặc ghi ý kiến của\r\nmình lên văn bản của các cơ quan trình, ý kiến của các đơn vị có liên quan trực\r\nthuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố.
\r\n\r\nb) Dự thảo văn bản; hoàn chỉnh văn bản do đơn vị\r\ntham mưu trình; chuyển tệp tin lên mạng nội bộ hoặc cho Phòng Hành chính;
\r\n\r\nc) Các tài liệu dẫn chứng, liên quan kèm theo.
\r\n\r\nd) Toàn bộ hồ sơ được để trong một bìa hồ sơ. Cụ thể:\r\n
\r\n\r\n- Văn bản khẩn: bìa màu hồng:
\r\n\r\n- Văn bản ISO: bìa màu hồng có in chữ ISO sau gáy.
\r\n\r\n- Các văn bản khác: bìa màu vàng.
\r\n\r\n3. Hồ sơ trình ký gồm: Tờ trình của chuyên viên đề\r\nxuất và tài liệu liên quan xếp theo trình tự dẫn giải của Tờ trình, thể hiện được\r\nmối liên hệ giữa các văn bản với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự\r\nviệc hoặc trình tự giải quyết công việc (Tờ trình; dự thảo văn bản; văn bản đề\r\nđạt mới nhất; tiếp theo là thứ tự những văn bản đề đạt có liên quan trước đó. Mỗi\r\nvăn bản đều phải đảm bảo đúng, đủ hình thức và thủ tục hành chính).
\r\n\r\n4. Chánh, Phó Văn phòng phụ trách lĩnh vực có trách\r\nnhiệm kiểm tra hồ sơ và có ý kiến trước khi phát hành hoặc trình Chủ tịch, Phó\r\nChủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố.
\r\n\r\na) Đối với hồ sơ trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy\r\nban nhân dân Thành phố giải quyết, sau khi Chánh, Phó Văn phòng phụ trách lĩnh\r\nvực duyệt (thể hiện trên bút phê của tờ trình) được tiếp tục trình Chủ tịch,\r\nPhó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố xem xét, có ý kiến chỉ đạo (thể hiện bút\r\nphê trên tờ trình), Thư ký hoàn trả hồ sơ cho Phòng Hành chính để làm thủ tục\r\nphát hành hoặc chuyển giao cho chuyên viên thụ lý để tiếp tục xử lý bước tiếp\r\ntheo.
\r\n\r\nRiêng đối với văn bản quy phạm pháp luật, được thực\r\nhiện trình ký theo quy trình quy định tại Quyết định số 67/2011/QĐ-UBND ngày 24\r\ntháng 10 năm 2011 của Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành Quy định về trình tự,\r\nthủ tục ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Ủy ban nhân dân các cấp tại\r\nThành phố Hồ Chí Minh; và Quyết định số 18/2014/QĐ-UBND ngày 09 tháng 5 năm\r\n2014 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc sửa đổi, bổ sung Quyết định số\r\n67/2011/QĐ-UBND ngày 24 tháng 10 năm 2011 của Ủy ban nhân dân Thành phố.
\r\n\r\nb) Đối với hồ sơ trình Chánh, Phó Văn phòng phụ\r\ntrách lĩnh vực ký thừa lệnh giải quyết theo ủy quyền, phải được trình bản thảo\r\ncho Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố xem xét có ý kiến trước\r\nkhi ký văn bản phát hành;
\r\n\r\nc) Đối với hồ sơ trình Chánh, Phó Văn phòng giải\r\nquyết, sau khi Chánh, Phó Văn phòng phụ trách lĩnh vực xem xét, có thể ký duyệt\r\nphát hành hoặc chỉ đạo tiếp tục xử lý tiếp theo thông qua Phòng Hành chính;
\r\n\r\nd) Đối với các công việc cấp bách,\r\ncần xử lý gấp hoặc những công việc đã có sự chỉ đạo trực tiếp của Chủ tịch, Phó\r\nChủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố thì không cần phải tuân theo trình tự, thủ tục\r\ntrên. Sau khi xử lý xong, phòng phải chuyển giao cho Phòng Hành chính hoàn tất\r\ncác thủ tục liên quan để đưa vào hồ sơ lưu trữ và chuyên viên phải báo cáo lại\r\nlãnh đạo Văn phòng phụ trách biết.
\r\n\r\nMục 2. SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN
\r\n\r\n\r\n\r\nCác hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của\r\ncơ quan bao gồm:
\r\n\r\n1. Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật\r\nBan hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân.
\r\n\r\n2. Văn bản hành chính: quyết định, chỉ thị, thông\r\nbáo, thông cáo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ\r\ntrình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy mời,\r\ngiấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép,\r\ngiấy đi đường và một số văn bản khác.
\r\n\r\n3. Văn bản chuyên ngành: các hình thức văn bản\r\nchuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành thống nhất quy định.
\r\n\r\n4. Văn bản trao đổ
1. Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản\r\nhành chính: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được thực hiện theo Thông tư\r\nsố 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và\r\nkỹ thuật trình bày văn bản hành chính và các văn bản quy định hiện hành.
\r\n\r\n2. Thể thức văn bản chuyên ngành: Thể thức và kỹ\r\nthuật trình bày được thực hiện theo quy định do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan\r\nquản lý ngành thống nhất quy định.
\r\n\r\n3. Thể thức văn bản trao đổ
3. Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi\r\ntính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam\r\nTCVN 6909:2001; kiểu chữ Times New Roman.
\r\n\r\nĐiều 10. Soạn thảo văn bản\r\n
\r\n\r\n1. Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực\r\nhiện theo trình tự, thủ tục quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
\r\n\r\n2. Soạn thảo văn bản thông thường khác do các phòng,\r\nđơn vị sự nghiệp trực thuộc theo lĩnh vực chuyên môn phụ trách thực hiện hoặc\r\nphối hợp thực hiện, được quy định như sau:
\r\n\r\na) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn\r\nthảo, Chánh, Phó Văn phòng phụ trách giao cho trưởng phòng hoặc thủ trưởng đơn\r\nvị để giao cho cán bộ, công chức của đơn vị thực hiện, hoặc giao trực tiếp cho\r\ncá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo;
\r\n\r\nb) Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm xác định hình\r\nthức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý\r\nthông tin có liên quan; soạn thảo văn bản. Trong trường hợp cần thiết, đề xuất\r\nvới Chánh, Phó Văn phòng phụ trách việc tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá\r\nnhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo; giữ gìn\r\nbí mật nội dung văn bản; trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên\r\nquan;
\r\n\r\nc) Văn bản mật phải được soạn thảo trên máy vi tính\r\nkhông chia sẻ, nối mạng (có quy định riêng).
\r\n\r\nd) Cán bộ, công chức được giao soạn thảo hoặc chủ\r\ntrì soạn thảo phải chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung văn bản do mình tham\r\nmưu.
\r\n\r\nĐiều 11. Duyệt bản thảo, sửa\r\nchữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
\r\n\r\n1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký\r\nvăn bản duyệt.
\r\n\r\n2. Người được giao tham mưu, soạn thảo; người được\r\nphân công góp ý, cho ý kiến văn bản được phép sửa chữa, bổ sung bản thảo. Nội\r\ndung sửa chữa, bổ sung, phải trình và được người duyệt văn bản xem xét, quyết định.
\r\n\r\n3. Không dùng bút mực đỏ, bút mực đen, bút chì để\r\nduyệt văn bản, sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản.
\r\n\r\n\r\n\r\nCông tác soạn thảo và nhân bản văn bản phải bảo đảm\r\ncác yêu cầu:
\r\n\r\n1. Chuyên viên phải tự đánh máy, hoàn chỉnh bản thảo\r\ndo mình tham mưu hoặc được phân công tham mưu, đảm bảo yêu cầu đúng nội dung,\r\nthể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Chuyên viên tham mưu có trách nhiệm\r\nchuyển bản ghi điện tử (file văn bản) sau cùng cho Phòng Hành chính và đính kèm\r\nbản ghi điện tử trên mạng nội bộ.
\r\n\r\n2. Phòng Hành chính có trách nhiệm đánh máy sạch,\r\ntrình bày đúng thể thức hành chính theo quy định các văn bản được Thường trực Ủy\r\nban nhân dân Thành phố hoặc Lãnh đạo Văn phòng chỉnh sửa từ bản tham mưu của\r\ncán bộ, công chức theo Khoản 1 Điều này. Việc đánh máy phải đúng nguyên văn bản\r\nthảo, nếu phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người\r\nđánh máy phải hỏi đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó.
\r\n\r\n3. Nhân bản đúng số lượng quy định.
\r\n\r\n4. Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện việc\r\nđánh máy, nhân bản kịp thời gian quy định.
\r\n\r\nĐiều 13. Kiểm tra văn bản trước\r\nkhi ký ban hành
\r\n\r\n1. Chánh, Phó Văn phòng phụ trách lĩnh vực có trách\r\nnhiệm kiểm duyệt dự thảo văn bản trước khi trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban\r\nnhân dân Thành phố.
\r\n\r\n2. Trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn\r\nbản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản.
\r\n\r\n3. Thư ký của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân\r\ndân Thành phố phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về khâu rà soát lại bản đánh\r\nmáy sạch và nội dung văn bản trước khi trình ký chính thức.
\r\n\r\n4. Trưởng Phòng Hành chính giúp Chánh Văn phòng quản\r\nlý công tác văn thư phải kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về số lượng nhân\r\nbản, hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.
\r\n\r\nĐiều 14. Thẩm quyền ký ban\r\nhành văn bản
\r\n\r\nThẩm quyền ký và phân cấp, ủy quyền ký ban hành văn\r\nbản được thực hiện theo các quy định pháp luật liên quan và Quy chế làm việc của\r\nỦy ban nhân dân Thành phố, Quy chế làm việc của Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành\r\nphố.
\r\n\r\n\r\n\r\n1. Các hình thức bản sao được quy định tại Quy chế\r\nnày gồm bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục.
\r\n\r\n2. Thể thức bản sao được quy định như sau:
\r\n\r\nHình thức sao: sao y bản chính hoặc trích sao hoặc\r\nsao lục; tên cơ quan sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng,\r\nnăm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan sao\r\nvăn bản; nơi nhận.
\r\n\r\n3. Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục\r\nđược thực hiện theo đúng quy định tại Quy chế này có giá trị pháp lý như bản\r\nchính.
\r\n\r\n4. Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản không\r\nđược thực hiện theo đúng thể thức quy định tại Khoản 2 Điều này chỉ có giá trị\r\nthông tin, tham khảo.
\r\n\r\n\r\n\r\nĐiều 16. Trình tự quản lý văn\r\nbản đi
\r\n\r\nVăn bản đi là tất\r\ncả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật
Phòng Hành chính chịu trách nhiệm quản lý tất cả\r\ncác loại văn bản văn bản đi của Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố, theo thủ tục\r\ntrình tự sau:
\r\n\r\n1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình\r\nbày. Nếu phát hiện văn bản sai thể thức; sai về nội dung thì báo cáo Lãnh đạo\r\nVăn phòng để điều chỉnh và trình ký lại.
\r\n\r\n2. Ghi số ký hiệu và ngày, tháng của văn bản; nhân\r\nbản.
\r\n\r\n3. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu\r\ncó).
\r\n\r\n4. Đăng ký văn bản đi.
\r\n\r\n5. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển\r\nphát văn bản đi; lưu văn bản đi.
\r\n\r\n\r\n\r\nVăn bản đi phải hoàn thành các thủ tục văn thư và\r\nđược chuyển phát ngay trong ngày, chậm nhất là vào trong ngày làm việc tiếp\r\ntheo; có thể được chuyển cho nơi nhận bằng fax hoặc qua mạng.
\r\n\r\n1. Những văn bản “khẩn”, “hỏa tốc”, “thượng khẩn”\r\nphải được chuyển phát ngay sau khi đăng ký và phải bảo đảm thời hạn đến người\r\nnhận, nơi nhận ghi trên phong bì.
\r\n\r\n2. Những văn bản có nội dung bí mật nhà nước: Đóng\r\ndấu độ mật (“tuyệt mật”, “tối mật”, “mật”), dấu “tài liệu thu hồi” và dấu “chỉ\r\nngười có tên mới được bóc bì” được đăng ký và chuyển phát theo quy trình riêng\r\nquy định về chế độ bảo vệ bí mật nhà nước.
\r\n\r\n3. Trường hợp tổ chức, cá nhân đến trực tiếp nhận\r\nvăn bản chuyển phát tại Phòng Hành chính thì phải xuất trình giấy giới thiệu của\r\ncơ quan và chứng minh nhân dân hoặc thẻ công chức.
\r\n\r\n4. Việc chuyển phát văn bản đi đồng\r\nthời với việc chuyển văn bản vào mạng tin học diện rộng của Văn phòng (trừ văn\r\nbản mật) và bảo đảm đủ các yếu tố như nguyên văn văn bản phát hành; việc\r\nchuyển phát văn bản đi bằng fax do Trưởng Phòng Hành chính quyết định.
\r\n\r\n\r\n\r\n1. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản, cụ thể\r\nnhư sau:
\r\n\r\na) Một bản có chữ ký trực tiếp lưu theo dạng “hồ sơ\r\ncập nhật” xếp theo thứ tự số văn bản ban hành;
\r\n\r\nb) Một bản lưu kèm theo toàn bộ hồ sơ trình ký (hồ\r\nsơ “GỐC”).
\r\n\r\n2. Toàn bộ hồ sơ thể hiện quá trình tiếp nhận, luân\r\nchuyển, xử lý hồ sơ: văn bản đến; bút phê của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban\r\nnhân dân Thành phố, lãnh đạo Văn phòng; ý kiến các đơn vị có liên quan; ý kiến\r\ntham mưu của chuyên viên;… phải được lưu bản chính trong hồ sơ “GỐC”. Chuyên\r\nviên trực tiếp thụ lý hồ sơ nếu có nhu cầu lưu tham khảo, theo dõi thì chỉ giữ\r\nbản photo.
\r\n\r\n3. Văn bản đi có độ mật được lưu tại văn thư theo\r\nchế độ bảo vệ bí mật nhà nước, được sắp xếp theo thứ tự số văn bản; bảo quản\r\ntrong tủ, hòm hoặc két sắt, không được mang ra khỏi cơ quan. Trường hợp cần\r\nkhai thác, sử dụng, sao chụp bản lưu tài liệu có độ mật phải được sự đồng ý bằng\r\nvăn bản của người có thẩm quyền quyết định. Mọi trường hợp khi phát hiện tài liệu,\r\nvật mang bí mật nhà nước bị mất, tráo đổi, hư hỏng hoặc bí mật nhà nước bị lộ lọt\r\nphải báo cáo ngay với Chánh Văn phòng để có biện pháp giải quyết kịp thời.
\r\n\r\n4. Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản\r\nquan trọng khác của cơ quan phải được làm bằng loại giấy tốt, có độ pH trung\r\ntính và được in bằng mực bền lâu.
\r\n\r\nĐiều 19. Sử dụng chương trình\r\nquản lý văn bản và hồ sơ công việc
\r\n\r\nMục 4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
\r\n\r\nĐiều 20. Quản lý và sử dụng\r\ncon dấu
\r\n\r\n1. Việc quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện\r\ntheo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và pháp luật về công\r\ntác văn thư.
\r\n\r\n2. Phòng Hành chính có trách nhiệm quản lý con dấu\r\ncủa Ủy ban nhân dân Thành phố, Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố và các loại\r\ncon dấu khác. Con dấu của các đơn vị sự nghiệp trực thuộc do đơn vị mình quản\r\nlý và sử dụng.
\r\n\r\n3. Trưởng Phòng Hành chính chịu trách nhiệm trước\r\nChánh Văn phòng và trước pháp luật về việc quản lý, sử dụng con dấu, giao cán bộ\r\nvăn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan.
\r\n\r\n4. Nhân viên văn thư giữ và đóng dấu có trách nhiệm\r\nthực hiện những quy định sau:
\r\n\r\na) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được\r\nphép bằng văn bản của người có thẩm quyền;
\r\n\r\nb) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của\r\ncơ quan;
\r\n\r\nc) Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau\r\nkhi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;
\r\n\r\nd) Không được đóng dấu khống chỉ.
\r\n\r\n5. Việc sử dụng con dấu của cơ quan và con dấu của\r\nVăn phòng được quy định như sau:
\r\n\r\na) Những văn bản do Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban\r\nnhân dân Thành phố ký; Chánh Văn phòng ký thừa lệnh; các Ủy viên Ủy ban nhân\r\ndân Thành phố hoặc người được giao ký thừa ủy quyền phải đóng dấu Ủy ban nhân\r\ndân Thành phố;
\r\n\r\nb) Những văn bản do lãnh đạo Văn phòng ký trong phạm\r\nvi thẩm quyền phải đóng dấu của Văn phòng.
\r\n\r\nc) Đối với những đơn vị có con dấu riêng, văn bản của\r\nđơn vị ban hành trong phạm vi, quyền hạn được giao thì đóng dấu của đơn vị đó.
\r\n\r\n\r\n\r\n1. Dấu đóng trên văn bản phải rõ ràng, ngay ngắn,\r\nđúng chiều và trùm 1/3 chữ ký về phía bên trái; dùng đúng mực dấu quy định.
\r\n\r\n2. Dấu đóng trên các bản phụ lục kèm theo văn bản\r\nchính, được văn thư đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên\r\ncủa phụ lục vào góc trên bên trái và đè lên hàng chữ đầu trang 1/3 - 1/4 đường\r\nkính con dấu (dấu treo). Nếu phụ lục gồm nhiều trang thì ngoài việc đóng dấu\r\ntreo còn phải đóng dấu giáp lai cho bản phụ lục đó.
\r\n\r\n3. Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản, tài liệu được\r\nđóng bên mép phải trùm lên một phần chữ trang đầu của văn bản. Đối với tài liệu\r\nlà sổ sách, dấu giáp lai được đóng giữa quyển, trùm lên hai mép trang của quyển\r\nsổ. Trừ trường hợp văn bản, tài liệu chuyên ngành có quy định cụ thể về việc\r\nđóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành đó.
\r\n\r\n4. Khi đóng dấu những văn bản, tài liệu không bảo\r\nquản bản lưu văn thư tại Phòng Hành chính (trường hợp đóng dấu các hợp đồng,\r\ncác loại biên bản nghiệm thu và các loại giấy chứng nhận...) thì cán bộ văn thư\r\nphụ trách phải lập sổ theo dõi riêng theo mẫu quy định.
\r\n\r\n\r\n\r\nĐiều 22. Nội dung, yêu cầu việc\r\nlập hồ sơ hiện hành
\r\n\r\n1. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm:
\r\n\r\na) Mở hồ sơ;
\r\n\r\nb) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành\r\ntrong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ;
\r\n\r\nc) Kết thúc và biên mục hồ sơ.
\r\n\r\n2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:
\r\n\r\na) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm\r\nvụ của cơ quan;
\r\n\r\nb) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải\r\ncó sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc\r\nhay trình tự giải quyết công việc;
\r\n\r\nc) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải\r\ncó giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
\r\n\r\nĐiều 23. Giao nộp tài liệu vào\r\nlưu trữ hiện hành
\r\n\r\n1. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trực thuộc:
\r\n\r\na) Các phòng, đơn vị sự nghiệp trực thuộc và chuyên\r\nviên có trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện\r\nhành của cơ quan theo thời hạn quy định tại Khoản 2 Điều này. Trường hợp cần giữ\r\nlại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì cán bộ, công chức photo để giữ lại để\r\nnghiên cứu.
\r\n\r\nb) Mọi cán bộ, công chức trước khi nghỉ hưu, thôi\r\nviệc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị\r\nhay người kế nhiệm;
\r\n\r\nc) Đơn vị, cá nhân giao nộp lưu trữ phải lập thủ tục\r\n02 bản “Mục lục hồ sơ kèm phụ lục, tài liệu nộp lưu” và 02 bản “biên bản giao\r\nnhận tài liệu”, khi giao nộp thì đơn vị, cá nhân nộp và Tổ Lưu trữ - Phòng Hành\r\nchính giữ mỗi bên một bản;
\r\n\r\nd) Phòng Hành chính giúp Chánh Văn phòng đôn đốc,\r\nnhắc nhở các phòng, đơn vị sự nghiệp trực thuộc thực hiện chế độ giao nộp hồ\r\nsơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ nghiêm túc;
\r\n\r\nđ) Thư ký của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân\r\ndân Thành phố có trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ của Chủ\r\ntịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố cho Phòng Hành chính theo quy định.
\r\n\r\n2. Cán bộ, công chức giao nộp hồ sơ, tài liệu vào\r\nlưu trữ hiện hành ngay sau khi kết thúc hồ sơ công việc; ngay sau khi văn bản\r\nđã được Thường trực Ủy ban nhân dân Thành phố, Lãnh đạo Văn phòng ký phát hành.
\r\n\r\nĐiều 24. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu\r\nvào lưu trữ lịch sử
\r\n\r\n1. Trách nhiệm của Phòng Hành chính, đơn vị nộp tài\r\nliệu vào lưu trữ lịch sử:
\r\n\r\na) Giao nộp tài liệu có giá trị vĩnh viễn vào lưu\r\ntrữ lịch sử theo đúng thời hạn quy định.
\r\n\r\nb) Giao nộp tài liệu trên cơ sở hồ sơ hoặc đơn vị bảo\r\nquản được thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”;
\r\n\r\nc) Giao nộp đầy đủ hộp, cặp và công cụ tra cứu kèm\r\ntheo;
\r\n\r\nd) Vận chuyển và giám sát tài liệu đến nơi giao nộp.\r\n
\r\n\r\n2. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử:\r\nTrong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, Văn phòng Ủy ban nhân dân\r\nThành phố nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn cho Chi cục Văn thư\r\nlưu trữ để Lưu trữ lịch sử.
\r\n\r\nĐiều 25. Đối tượng, thủ tục\r\nkhai thác và hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
\r\n\r\n1. Mọi đơn vị, cá nhân trực thuộc Văn phòng được\r\nphép khai thác, sử dụng tài liệu vì mục đích công vụ tại Kho Lưu trữ, trừ các\r\ntài liệu mật thực hiện theo quy định riêng.
\r\n\r\n2. Được sự đồng ý của Chánh, Phó Văn phòng.
\r\n\r\n3. Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ bằng các hình\r\nthức sau:
\r\n\r\na) Đọc tại chỗ;
\r\n\r\nb) Nhận bản sao, bản điện tử về nơi làm việc;
\r\n\r\nc) Không cho mượn bản chính về nơi làm việc. Trường\r\nhợp đặc biệt, phải có ý kiến của Chánh Văn phòng. Thời gian cho mượn về không\r\nquá 10 ngày. Trường hợp công việc chưa giải quyết xong người mượn đề nghị gia hạn\r\nnhưng thời gian kéo dài thêm tối đa không quá 05 ngày làm việc.
\r\n\r\n4. Cán bộ lưu trữ phải thực hiện các thủ tục như:\r\nkiểm tra tình trạng tài liệu trước và sau khi hoàn trả, ghi cụ thể vào sổ theo\r\ndõi, ký mượn và trực tiếp thực hiện việc sao, chụp tài liệu lưu trữ. Nếu để xảy\r\nra mất mát, thất lạc hoặc hư hỏng tài liệu, cán bộ lưu trữ phải lập biên bản và\r\nđề nghị xử lý theo quy định của pháp luật.
\r\n\r\nĐiều 26. Quản lý việc sử dụng\r\ntài liệu lưu trữ
\r\n\r\nViệc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được quản\r\nlý bằng công cụ sau:
\r\n\r\n1. Chương trình phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ.
\r\n\r\n2. Mục lục hồ sơ, mục lục chuyên đề.
\r\n\r\n3. Sổ giao nhận tài liệu; sổ cho mượn tài liệu.
\r\n\r\n\r\n\r\nĐiều 27. Trách nhiệm tổ chức\r\nthực hiện
\r\n\r\n1. Phòng Hành chính giúp Chánh Văn phòng đôn đốc,\r\nnhắc nhở, kiểm tra các phòng, Đơn vị sự nghiệp trực thuộc và cán bộ, công chức,\r\nviên chức thực hiện Quy chế này;
\r\n\r\n2. Các phòng, các đơn vị sự nghiệp trực thuộc và\r\ncán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm thực hiện quy định của Quy chế về\r\ncông tác văn thư và lưu trữ.
\r\n\r\n3. Trong quá trình thực hiện nếu phát sinh vướng mắc,\r\nTrưởng các đơn vị báo cáo kịp thời; Phòng Hành chính tổng hợp kiến nghị, báo\r\ncáo đề xuất Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố xem xét, điều chỉnh./.
\r\n\r\n| Số hiệu | 318/QĐ-VP |
| Loại văn bản | Quyết định |
| Cơ quan | Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 14/11/2014 |
| Người ký | Võ Văn Luận |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |
Bạn chưa có tài khoản? Hãy Đăng ký
| Số hiệu | 318/QĐ-VP |
| Loại văn bản | Quyết định |
| Cơ quan | Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 14/11/2014 |
| Người ký | Võ Văn Luận |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |