Quyết định 2765/QĐ-SNV năm 2019 về Quy trình giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ do Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh ban hành
| Số hiệu | 2765/QĐ-SNV |
| Loại văn bản | Quyết định |
| Cơ quan | Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 11/09/2019 |
| Người ký | Trương Văn Lắm |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |
| \r\n
| \r\n \r\n
| \r\n
| \r\n | \r\n \r\n | \r\n
\r\n\r\n
Căn cứ Quyết định số 11/2015/QĐ-UBND\r\nngày 26 tháng 02 năm 2015 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh ban hành\r\nQuy chế tổ chức và hoạt động của Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh;
\r\n\r\nCăn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13\r\nngày 11 tháng 11 năm 2011;
\r\n\r\nCăn cứ Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày\r\n20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào\r\nLưu trữ lịch sử các cấp;
\r\n\r\nCăn cứ Quyết định số 7109/QĐ-UBND ngày\r\n30 tháng 12 năm 2015 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về việc\r\nban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung\r\ntâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh;
\r\n\r\nXét đề nghị của Chi cục trưởng Ch
Điều 1.
Điều 2.
Điều 3.
| \r\n
| \r\n \r\n
| \r\n
\r\n\r\n
\r\n(Ban\r\nhành kèm theo Quyết định số 2765/QĐ-SNV
1. Trình t
a) Bước 1:
\r\n\r\n- Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố\r\ntrực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ (sau đây viết tắt là Trung tâm) tiếp nhận\r\nđề nghị giao nộp hồ sơ, tài liệu từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu\r\ntài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.
\r\n\r\n- Trung tâm phát hành thông báo ngày,\r\ngiờ tiếp nhận hồ sơ.
\r\n\r\nb) Bước 2:
\r\n\r\n- Cơ quan, tổ chức vận chuyển tài liệu\r\nđến Trung tâm để giao nộp.
\r\n\r\n- Trung tâm thực hiện kiểm tra, đối\r\nchiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu giao nộp; bìa, hộp bảo\r\nquản hồ sơ theo tiêu chuẩn, có nhãn hộp (Mẫu số 1).
\r\n\r\n- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; các văn bản\r\nhướng dẫn chỉnh lý kèm theo (nếu có) và Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
\r\n\r\nc) Bước 3: Lập Biên bản giao nhận tài\r\nliệu
\r\n\r\nBiên bản được lập thành 03 bản (Phụ lục\r\n2): Cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu giữ 01 bản, Trung tâm giữ 02 bản.
\r\n\r\n2. Cách thức thực hiện
\r\n\r\nHồ sơ đề nghị giao nộp gửi đến Trung\r\ntâm theo các hình thức:
\r\n\r\n- Nộp hồ sơ trực tiếp tại Trung tâm.
\r\n\r\n- Hồ sơ gửi đến Trung tâm qua hệ thống\r\nbưu điện.
\r\n\r\n- Hồ sơ gửi qua hộp thư điện tử của\r\nTrung tâm.
\r\n\r\nTrường hợp gửi qua hộp thư điện tử của\r\nTrung tâm, các cơ quan, tổ chức phải gửi 01 bộ hồ sơ giấy (bản chính) để lập hồ\r\nsơ và lưu trữ theo quy định.
\r\n\r\n3. Thành phần hồ sơ
\r\n\r\na) Hồ sơ gồm có:
\r\n\r\n- Công văn đề nghị giao nộp hồ sơ tài\r\nliệu (bản chính).
\r\n\r\n- Quyết định phê duyệt Mục lục hồ sơ,\r\ntài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử của Chi cục trưởng Chi cục Văn\r\nthư - Lưu trữ (bản chính).
\r\n\r\n- Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu có\r\nký duyệt của Thủ trưởng cơ quan (03 bản chính, gửi file sau khi gửi bản giấy).
\r\n\r\n- Hồ sơ, tài liệu giao, nhận gồm có:
\r\n\r\n+ Hồ sơ, tài liệu sắp xếp thứ tự theo\r\nMục lục;
\r\n\r\n+ Các văn bản hướng dẫn chỉnh lý bao gồm:\r\nBản Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông, hướng dẫn phân loại lập\r\nhồ sơ, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và công cụ tra cứu kèm theo khối tài\r\nliệu; Danh mục tài liệu đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có).
\r\n\r\nb) Số lượng hồ sơ: 01 (bộ).
\r\n\r\n4. Thời hạn giải quyết
\r\n\r\nTrong vòng 30 ngày làm việc, kể từ\r\nngày nhận hồ sơ.
\r\n\r\n5. Đối tượng thực hiện quy trình hành\r\nchính
\r\n\r\nCơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ\r\nsơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.
\r\n\r\n6. Cơ quan thực hiện quy trình
\r\n\r\nTrung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.
\r\n\r\n7. Kết quả thực hiện quy trình hành\r\nchính
\r\n\r\nBiên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu (03\r\nbản).
\r\n\r\n8. Lệ phí: Không có.
\r\n\r\n9. Tên mẫu văn bản
\r\n\r\n- Biên bản giao, nhận.
\r\n\r\n- Nhãn hộp hồ sơ.
\r\n\r\n10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện quy\r\ntrình hành chính
\r\n\r\n- Đủ thành phần hồ sơ.
\r\n\r\n- Hồ sơ, tài liệu phải được chỉnh lý kết\r\nquả đảm bảo chất lượng theo quy định tại Điều 15, Luật Lưu trữ và hướng dẫn tại\r\nCông văn số 283/VTLTNN-NVTW.
\r\n\r\n11. Căn cứ pháp lý của quy trình hành\r\nchính
\r\n\r\n- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 01\r\ntháng 11 năm 2011.
\r\n\r\n- Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20\r\ntháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu\r\ntrữ lịch sử các cấp.
\r\n\r\n- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03\r\ntháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu\r\nhình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; các quy định thời\r\nhạn bảo quản tài liệu chuyên ngành.
\r\n\r\n- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19\r\ntháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Bản hướng\r\ndẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
\r\n\r\n- Quyết định số 7109/QĐ-UBND ngày 30\r\ntháng 12 năm 2015 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về việc\r\nban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung\r\ntâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh.
\r\n\r\n- Quyết định số 2153/QĐ-UBND ngày 02\r\ntháng 5 năm 2013 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố về việc ban hành Danh mục\r\nnguồn tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh (Chi cục Văn\r\nthư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ).
\r\n\r\n- Quyết định số 5249/QĐ-UBND ngày 23\r\ntháng 10 năm 2014 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố về việc ban hành Danh\r\nmục thành phần hồ sơ, tài liệu quận, huyện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố\r\nHồ Chí Minh.
\r\n\r\n- Quyết định số 2801/QĐ-UBND ngày 01\r\ntháng 7 năm 2019 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về việc ban\r\nhành Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu cơ quan cấp huyện nộp lưu vào Trung\r\ntâm Lưu trữ lịch sử Thành phố./.
\r\n\r\n\r\n\r\n
\r\n(Ban hành kèm theo Quyết định số 2765/QĐ-SNV ngày 11 tháng 9 năm 2019 của\r\nGiám đốc Sở Nội vụ)
- Hình dạng: Hình chữ nhật.
\r\n\r\n- Kích thước: Dài 120mm, rộng 90mm.
\r\n\r\n- Các thông tin trên nhãn và kỹ thuật\r\ntrình bày (theo mẫu).
\r\n\r\n![](\"00537858_files/image001.jpg\")
Hướng dẫn cách ghi nhãn hộp:
\r\n\r\n- (1): Ghi tên cơ quan, tổ chức (thuộc\r\nnguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố) hình thành tài\r\nliệu. Ví dụ: Sở Tài chính, Ủy ban nhân dân Quận 3...
\r\n\r\n- (2): Ghi Mã định danh cơ quan, tổ chức\r\nđược quy định tại Quyết định số 4028/QĐ-UBND ngày 14 tháng 9 năm 2018 của Ủy\r\nban nhân dân Thành phố về ban hành mã định danh áp dụng cho các cơ quan nhà nước\r\ntại Thành phố Hồ Chí Minh.
\r\n\r\n- (3): Ghi số thứ tự hộp liên tục\r\ntrong các lần giao nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố. Ví\r\ndụ: Lần thứ 1, cơ quan, tổ chức giao nộp 5 hộp, từ hộp số 01 đến hộp số 05; Lần\r\nthứ 2, cơ quan, tổ chức giao nộp 6 hộp, thì ghi từ hộp số 06 đến hộp số 11.
\r\n\r\n\r\n\r\n
\r\n(Ban hành kèm theo Quyết định số 2765/QĐ-SNV ngày 11 tháng 9 năm 2019 của\r\nGiám đốc Sở Nội vụ)
| \r\n
| \r\n \r\n
| \r\n
| \r\n | \r\n \r\n | \r\n
\r\n\r\n
Căn cứ Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày\r\n20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào\r\nLưu trữ lịch sử các cấp;
\r\n\r\nCăn cứ.... (kế hoạch công tác, kế hoạch\r\nthu thập tài liệu),
\r\n\r\nChúng tôi gồm:
\r\n\r\nBÊN GIAO: (tên cơ quan, tổ chức\r\nnộp lưu tài liệu)
\r\n\r\nĐại diện là:
\r\n\r\n1. Ông (bà):
Chức vụ:
2. Ông (bà):
Chức vụ:
BÊN NHẬN: TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH\r\nSỬ THÀNH PHỐ
\r\n\r\nĐại diện là:
\r\n\r\n1. Ông (bà):
Chức vụ:
2. Ông (bà):
Chức vụ:
Thống nhất lập Biên bản giao nhận tài\r\nliệu với những nội dung cụ thể như sau:
\r\n\r\n1. Tên phông (khối) tài liệu giao nộp:\r\n........................................................................
\r\n\r\n2. Thời gian của tài liệu:
3. Số lượng tài liệu:
- Tổng số hộp: ............................................................................................................
\r\n\r\n- Tổng số hồ sơ, tài liệu:
4. Số lượng Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp\r\nlưu:
\r\n\r\n5. Cơ sở dữ liệu hồ sơ, tài liệu nộp\r\nlưu.
\r\n\r\n6. Các văn bản hướng dẫn chỉnh lý (liệt\r\nkê cụ thể ....................................)
\r\n\r\n7. Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ\r\ncác mức độ mật (nếu có)
\r\n\r\n8. Tình trạng vật lý của tài liệu giao\r\nnộp: ........................................................................
\r\n\r\nBiên bản này được lập thành 03 bản;\r\nbên giao (cơ quan, tổ chức) giữ 01 bản; bên nhận (Trung tâm Lưu trữ lịch sử) giữ\r\n02 bản./.
\r\n\r\n\r\n\r\n
| \r\n
| \r\n \r\n
| \r\n
| \r\n
| \r\n \r\n
| \r\n
\r\n\r\n
Được hướng dẫn () Xem thêm
Bị hủy bỏ () Xem thêm
Được bổ sung () Xem thêm
Đình chỉ () Xem thêm
Bị đình chỉ () Xem thêm
Bị đinh chỉ 1 phần () Xem thêm
Bị quy định hết hiệu lực () Xem thêm
Bị bãi bỏ () Xem thêm
Được sửa đổi () Xem thêm
Được đính chính () Xem thêm
Bị thay thế () Xem thêm
Được điều chỉnh () Xem thêm
Được dẫn chiếu () Xem thêm
Văn bản hiện tại
| Số hiệu | 2765/QĐ-SNV |
| Loại văn bản | Quyết định |
| Cơ quan | Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 11/09/2019 |
| Người ký | Trương Văn Lắm |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |
Hướng dẫn () Xem thêm
Hủy bỏ () Xem thêm
Bổ sung () Xem thêm
Đình chỉ 1 phần () Xem thêm
Quy định hết hiệu lực () Xem thêm
Bãi bỏ () Xem thêm
Sửa đổi () Xem thêm
Đính chính () Xem thêm
Thay thế () Xem thêm
Điều chỉnh () Xem thêm
Dẫn chiếu () Xem thêm
Tóm tắt
| Số hiệu | 2765/QĐ-SNV |
| Loại văn bản | Quyết định |
| Cơ quan | Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 11/09/2019 |
| Người ký | Trương Văn Lắm |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |