| Số hiệu | 2672/QĐ-SNV |
| Loại văn bản | Quyết định |
| Cơ quan | Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 13/08/2019 |
| Người ký | Trương Văn Lắm |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |
| \r\n ỦY\r\n BAN NHÂN DÂN | \r\n \r\n CỘNG\r\n HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM | \r\n
| \r\n Số: 2672 | \r\n \r\n Thành\r\n phố Hồ Chí Minh, ngày 13 tháng 8 | \r\n
\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n
GIÁM ĐỐC SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
\r\n\r\nCăn cứ Quyết định số\r\n11/2015/QĐ-UBND ngày 26 tháng 02 năm 2015 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí\r\nMinh ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh;
\r\n\r\nCăn cứ Luật Lưu
Căn cứ Thông tư số 16/2014/TT-BNV\r\nngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ\r\nvào Lưu trữ lịch sử các cấp;
\r\n\r\nCăn cứ Quyết định số 7109/QĐ-UBND\r\nngày 30 tháng 12 năm 2015 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về\r\nviệc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào\r\nTrung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh;
\r\n\r\nCăn cứ Quyết định số 2441/QĐ-SNV\r\nngày 02 tháng 5 năm 2019 của Giám đốc Sở Nội vụ về việc ủy quyền cho Chi cục\r\ntrưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ thực hiện một số nhiệm vụ quản\r\nlý nhà nước về lưu trữ;
\r\n\r\nXét đề nghị của Chi cục trưởng Chi\r\ncục Văn thư - Lưu trữ và Chánh Văn phòng Sở Nội vụ,
\r\n\r\nQUYẾT ĐỊNH:
\r\n\r\nĐiều 1.
Điều 2.
Điều 3.
\r\n\r\n
| \r\n
| \r\n \r\n GIÁM\r\n ĐỐC | \r\n
\r\n\r\n\r\n\r\n
\r\n(Kèm theo Quyết định số 2672/QĐ-SNV ngày 13 tháng 8 năm 2019 của Giám\r\nđốc Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh)
a) Bước 1: Tổ Tiếp nhận và trả kết quả\r\nthuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ (sau đây gọi tắt là Chi cục)\r\ntiếp nhận hồ sơ từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung\r\ntâm Lưu trữ lịch sử Thành phố chuyển đến.
\r\n\r\nb) Bước 2: Thẩm định Mục lục hồ sơ,\r\ntài liệu nộp lưu do cơ quan, tổ chức đề nghị giao nộp: Rà soát Mục lục hồ sơ,\r\ntài liệu nộp lưu; đối chiếu thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu với Bảng thời\r\nhạn bảo quản tài liệu của cơ quan có thẩm quyền ban hành.
\r\n\r\nc) Bước 3: Phối hợp với Trung tâm Lưu\r\ntrữ lịch sử Thành phố tổ chức kiểm tra xác suất thực tế thành phần hồ sơ, tài\r\nliệu nộp lưu tại các cơ quan, tổ chức. Lập Biên bản kiểm tra kết quả thẩm định\r\nMục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
\r\n\r\nd) Bước 4: Trình và ban hành Quyết định\r\nphê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành\r\nphố hoặc Công văn trả lời từ chối phê duyệt vì cần bổ sung, điều chỉnh, sửa đổi\r\nvà hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
\r\n\r\n\r\n\r\n- Nộp hồ sơ trực tiếp tại Chi cục.
\r\n\r\n- Hồ sơ gửi đến Chi cục qua hệ thống\r\nbưu điện.
\r\n\r\n- Hồ sơ gửi qua hộp thư điện tử của\r\nChi cục.
\r\n\r\n- Hồ sơ gửi đến Chi cục qua trục liên\r\nthông của Thành phố.
\r\n\r\n\r\n\r\na) Hồ sơ gồm có:
\r\n\r\n- Công văn đề nghị thẩm định, phê duyệt\r\n(bản chính).
\r\n\r\n- Quyết định thành lập Hội đồng xác định\r\ngiá trị tài liệu (bản chính).
\r\n\r\n- Biên bản họp Hội đồng xác định giá\r\ntrị tài liệu (bản chính).
\r\n\r\n- Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu có\r\nký duyệt của thủ trưởng cơ quan (03 bản chính, gửi file sau khi gửi bản giấy).
\r\n\r\n- Các văn bản hướng dẫn chỉnh lý bao\r\ngồm: Bản Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông,\r\nhướng dẫn phân loại lập hồ sơ, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và công cụ\r\ntra cứu kèm theo khối tài liệu; Danh mục tài liệu đóng dấu chỉ các mức độ mật\r\n(nếu có).
\r\n\r\nTrường hợp gửi hồ sơ điện tử, các cơ\r\nquan, tổ chức phải gửi 01 bộ hồ sơ giấy (bản chính) để Chi cục lập và lưu trữ hồ\r\nsơ theo quy định.
\r\n\r\nb) Số lượng hồ sơ: 01 (bộ), trong đó\r\nMục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu có ký duyệt của thủ trưởng cơ quan 03 bản\r\nchính.
\r\n\r\n\r\n\r\nTrong vòng 20 ngày làm việc, kể từ\r\nngày nhận hồ sơ.
\r\n\r\n5. Đối tượng thực\r\nhiện quy trình hành chính
\r\n\r\nCơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu\r\nhồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Lưu trữ lịch sử Thành phố trực thuộc Chi\r\ncục Văn thư - Lưu trữ.
\r\n\r\n6. Cơ quan thực\r\nhiện Quy trình
\r\n\r\nChi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc\r\nSở Nội vụ Thành phố.
\r\n\r\n7. Kết quả thực\r\nhiện quy trình hành chính
\r\n\r\nQuyết định phê duyệt Mục lục hồ sơ,\r\ntài liệu nộp lưu hoặc Công văn từ chối việc phê duyệt.
\r\n\r\n8. Lệ phí:
- Công văn đề nghị kiểm tra, thẩm định\r\n(Phụ lục I).
\r\n\r\n- Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu (
- Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ\r\ncác mức độ mật (Phụ lục III).
\r\n\r\n10. Yêu cầu, điều\r\nkiện thực hiện quy trình hành chính
\r\n\r\n- Đủ thành phần hồ sơ và phải có Bảng\r\nthời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành hoặc Bảng thời hạn bảo quản the
- Hồ sơ, tài liệu phải được chỉnh l
11. Căn cứ pháp\r\nlý của quy trình hành chính
\r\n\r\n- Luật Lưu trữ ngày 01 tháng 11 năm\r\n2011.
\r\n\r\n- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03\r\ntháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật\r\nLưu trữ.
\r\n\r\n- Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20\r\ntháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu\r\ntrữ lịch sử các cấp.
\r\n\r\n- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03\r\ntháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình\r\nthành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức; các quy định thời hạn bảo\r\nquản tài liệu chuyên ngành; các Thông tư quy định thời hạn bảo quản tài liệu\r\nchuyên ngành.
\r\n\r\n- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19\r\ntháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Bản hướng\r\ndẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
\r\n\r\n- Quyết định số 2153/QĐ-UBND ngày 02\r\ntháng 5 năm 2013 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc ban hành Danh mục nguồn\r\ntài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh.
\r\n\r\n- Quyết định số 5249/QĐ-UBND ngày 23\r\ntháng 10 năm 2014 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc ban hành Danh mục thành\r\nphần hồ sơ, tài liệu quận, huyện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí\r\nMinh.
\r\n\r\n- Quyết định số 7109/QĐ-UBND ngày 30\r\ntháng 12 năm 2015 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về việc ban hành Danh\r\nmục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu tr
- Quyết định số 2801/QĐ-UBND ngày 01\r\ntháng 7 năm 2019 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh\r\nvề việc ban hành Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu cơ quan cấp huyện nộp lưu\r\nvào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.
\r\n\r\n- Quyết định số 2441/QĐ-SNV ngày 02\r\ntháng 5 năm 2019 của Giám đốc Sở Nội vụ về việc ủy quyền cho Chi cục trưởng Chi\r\ncục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ thực hiện một số nhiệm vụ quản lý\r\nnhà nước về lưu trữ./.
\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n
\r\n(Kèm theo Quyết định số 2672/QĐ-SNV ngày 13 tháng 8 năm 2019 của Giám đốc Sở\r\nNội vụ)
| \r\n TÊN\r\n CƠ QUAN, TỔ CHỨC CHỦ QUẢN | \r\n \r\n CỘNG\r\n HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM | \r\n
| \r\n Số: \r\n /.......... \r\nV/v\r\n đề nghị kiểm tra, thẩm định và phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu \r\n | \r\n \r\n ……….,\r\n ngày ... tháng ... năm ..... \r\n | \r\n
\r\n\r\n
Kính gửi:\r\nChi cục Văn thư - Lưu trữ TP. Hồ Chí Minh
\r\n\r\nMục lục hồ sơ, tài liệu Phông ....................................\r\n(tên phông/sưu tập, khối tài liệu nộp lưu) từ\r\nnăm .......... đến năm .......... có\r\ngiá trị lưu trữ vĩnh viễn. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đã được Hội đồng xác\r\nđịnh giá trị tài liệu của ....................................
Để việc nộp lưu\r\nhồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố thực hiện đúng theo quy\r\nđịnh pháp luật, ................................... (tên\r\ncơ quan, tổ chức nộp lưu) gửi Mục lục hồ sơ, tài liệu Phông ...................................\r\n(tên phông/sưu tập, khối tài liệu nộp lưu) đề\r\nnghị Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố kiểm tra, thẩm định và phê duyệt./.
\r\n\r\n\r\n\r\n
| \r\n Nơi nhận: | \r\n \r\n QUYỀN\r\n HẠN VÀ CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ | \r\n
\r\n\r\n\r\n\r\n
\r\n(Kèm theo Quyết định số 2672/QĐ-SNV ngày 13 tháng 8 năm 2019 của Giám đốc Sở\r\nNội vụ)
1. Mẫu bìa Mục lục hồ sơ
\r\n\r\n| \r\n TÊN\r\n CƠ QUAN, TỔ CHỨC \r\n\r\n MỤC\r\n LỤC HỒ SƠ \r\n\r\n PHÔNG\r\n .................................... (tên phông/sư Từ\r\n năm ........................ đến năm ............................ \r\n\r\n \r\n \r\n ........., năm\r\n .......... \r\n | \r\n
2. Mẫu nhan đề Mụ
| \r\n TÊN\r\n CƠ QUAN, TỔ CHỨC \r\n\r\n MỤC\r\n LỤC HỒ SƠ \r\n\r\n PHÔ Từ\r\n hồ sơ ................ đến hồ sơ ................. \r\n\r\n \r\n \r\n
| \r\n
3. Mẫu Bảng kê hồ sơ, tài liệu nộp\r\nlưu
\r\n\r\nMỤC\r\nLỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
\r\n\r\nNăm\r\n...........
\r\n\r\n| \r\n Hộp\r\n số \r\n | \r\n \r\n S | \r\n \r\n Tiêu\r\n đề hồ sơ \r\n | \r\n \r\n Thời\r\n gian tài liệu \r\n | \r\n \r\n Số\r\n tờ \r\n | \r\n \r\n Ghi\r\n chú \r\n | \r\n
| \r\n (1) \r\n | \r\n \r\n (2) \r\n | \r\n \r\n (3) \r\n | \r\n \r\n (4) \r\n | \r\n \r\n (5) \r\n | \r\n \r\n (6) \r\n | \r\n
| \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
Hướng dẫn cách ghi các cột:
\r\n\r\nCột 1: Ghi số thứ tự của hộp tài liệu\r\ngiao nộp.
\r\n\r\nCột 2: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ\r\nnhư trên bìa hồ sơ.
\r\n\r\nCột 3: Ghi tiêu đề hồ sơ như trên bìa\r\nhồ sơ.
\r\n\r\nCột 4: Ghi thời gian sớm nhất và muộn\r\nnhất của văn bản, tài liệu trong hồ sơ.
\r\n\r\nCột 5: Ghi tổng số tờ tài liệu có\r\ntrong hồ sơ.
\r\n\r\nCột 6: Ghi những thông tin cần chú ý\r\nvề nội dung, hình thức của văn bản có trong hồ sơ./.
\r\n\r\n4. Mẫu Tờ kết thúc (kích thước A4)
\r\n\r\n| \r\n TỜ\r\n KẾT THÚC \r\nMục lục hồ sơ gồm:\r\n ......................... trang (viết bằng chữ: .................................... Trong đó, thống kê gồm:\r\n ................... hồ sơ/đơn vị bảo quản (viết bằng chữ .................................... Từ số: .......... \r\n
| \r\n
\r\n\r\n\r\n\r\n
\r\n(Kèm theo Quyết định số 2672/QĐ-SNV ngày 13 tháng 8 năm 2019 của Giám đốc Sở\r\nNội vụ)
TÊN\r\nPHÔNG ...................
\r\n\r\n| \r\n Số\r\n TT \r\n | \r\n \r\n Tên văn bản/tài\r\n liệu \r\n | \r\n \r\n Số\r\n lưu trữ \r\n | \r\n \r\n Tổng\r\n số trang văn bản \r\n | \r\n \r\n Mức\r\n độ mật \r\n | \r\n
| \r\n (1) \r\n | \r\n \r\n (2) \r\n | \r\n \r\n (3) \r\n | \r\n \r\n (4) \r\n | \r\n \r\n (5) \r\n | \r\n
| \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
Hướng dẫn cách ghi các cột:
\r\n\r\nCột 1: Ghi số thứ tự của văn bản/tài\r\nliệu.
\r\n\r\nCột 2: Ghi tên loại văn bản, số ký hiệu,\r\nngày tháng năm, tác giả và nội dung của văn bản.
\r\n\r\nCột 3: Ghi số lưu trữ của văn bản/tài\r\nliệu: tờ số, hồ sơ số, Mục lục số, Phông số.
\r\n\r\nCột 4: Ghi tổng số trang của văn bản,\r\ntài liệu.
\r\n\r\nCột 5: Ghi mức độ mật của tài liệu:\r\nTuyệt mật, Tối mật, Mật./.
\r\n\r\n| Số hiệu | 2672/QĐ-SNV |
| Loại văn bản | Quyết định |
| Cơ quan | Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 13/08/2019 |
| Người ký | Trương Văn Lắm |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |
Bạn chưa có tài khoản? Hãy Đăng ký
| Số hiệu | 2672/QĐ-SNV |
| Loại văn bản | Quyết định |
| Cơ quan | Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 13/08/2019 |
| Người ký | Trương Văn Lắm |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |