Quyết định 102/QĐ-SDL năm 2018 về Quy chế công tác văn thư lưu trữ của Sở Du lịch Thành phố Hồ Chí Minh
| Số hiệu | 102/QĐ-SDL |
| Loại văn bản | Quyết định |
| Cơ quan | Sở Du lịch Thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 02/03/2018 |
| Người ký | Bùi Tá Hoàng Vũ |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |
| \r\n
| \r\n \r\n
| \r\n
| \r\n | \r\n \r\n | \r\n
\r\n\r\n
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11\r\nnăm 2011;
\r\n\r\nCăn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày\r\n03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của\r\nLuật Lưu trữ;
\r\n\r\nCăn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP\r\nngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
\r\n\r\nCăn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày\r\n08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP\r\nngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
\r\n\r\nCăn cứ Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày\r\n01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu;
\r\n\r\nCăn cứ Quyết định số 17/2015/QĐ-UBND\r\nngày 20 tháng 3 năm 2015 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về ban hành quy\r\nchế tổ chức và hoạt động của Sở Du lịch Thành phố Hồ Chí Minh;
\r\n\r\nXét đề nghị của Chánh Văn phòng Sở Du\r\nlịch,
\r\n\r\nĐiều 1.
Điều 2.
Điều 3.
\r\n\r\n
| \r\n
| \r\n \r\n
| \r\n
\r\n\r\n
\r\n(Ban hành kèm theo Quyết định số: 102/QĐ-SDL ngày 02 tháng 3 năm 2018 của\r\nGiám đốc Sở Du lịch)
1. Quy chế này quy định các hoạt động\r\nvề văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo của Sở Du lịch để thực hiện\r\nchức năng, nhiệm vụ của mình.
\r\n\r\n2. Quy chế này áp dụng cho tất cả các\r\nphòng, đơn vị sự nghiệp trực thuộc (sau đây gọi là các đơn vị) và cán bộ, công\r\nchức, viên chức, người lao động (sau đây gọi là cán bộ, công chức) thuộc Sở Du\r\nlịch.
\r\n\r\n3. Công tác văn thư quy định tại Quy\r\nchế này bao gồm các công việc về soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý, xử lý\r\nvăn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Sở Du lịch;\r\nlập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ hiện hành; quản lý và sử dụng con dấu\r\ntrong công tác văn thư.
\r\n\r\n4. Công tác lưu trữ quy định tại Quy\r\nchế này bao gồm các công việc về thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị\r\ntài liệu, thống kê, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu và nộp tài liệu\r\nvào lưu trữ lịch sử của Nhà nước, tổ chức thực hiện tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết\r\ngiá trị pháp lý.
\r\n\r\n\r\n\r\n1. Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của\r\nSở Du lịch bao gồm tất cả những quy định về hoạt động văn thư, lưu trữ trong\r\nquá trình quản lý, chỉ đạo, điều hành của Sở Du lịch để thực hiện chức năng,\r\nnhiệm vụ của mình.
\r\n\r\n2. Văn bản đến là tất cả các loại văn\r\nbản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên\r\nngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng - văn bản điện tử, văn bản mật)\r\nvà đơn, thư gửi đến Sở Du lịch được đăng ký tại bộ phận Văn thư của Sở Du lịch.
\r\n\r\n3. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản,\r\nbao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành,\r\nvăn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài (kể cả bản sao\r\nvăn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do Sở Du lịch phát hành.
\r\n\r\n4. Bản thảo văn bản là bản được viết\r\nhoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản.
\r\n\r\n5. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về\r\nnội dung, thể thức văn bản được Sở Du lịch ban hành và có chữ ký trực tiếp của\r\nngười có thẩm quyền.
\r\n\r\n6. Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh\r\nvề nội dung, thể thức văn bản và được Sở Du lịch ban hành.
\r\n\r\n7. Bản sao y bản chính là bản sao đầy\r\nđủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản\r\nsao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.
\r\n\r\n8. Bản trích sao là bản sao một phần nội\r\ndung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải\r\nđược thực hiện từ bản chính.
\r\n\r\n9. Bản sao lục là bản sao đầy đủ,\r\nchính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình\r\nbày theo thể thức quy định.
\r\n\r\n10. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên\r\nquan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm\r\nchung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi\r\nchức năng, nhiệm vụ của Sở Du lịch, đơn vị thuộc Sở Du lịch, cán bộ, công chức.
\r\n\r\n11. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp\r\nvăn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của\r\nSở Du lịch, đơn vị thuộc Sở Du lịch, cán bộ, công chức, thành hồ sơ theo những\r\nnguyên tắc và phương pháp nhất định.
\r\n\r\n12. Thu thập tài liệu là quá trình xác\r\nđịnh nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu\r\ntrữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
\r\n\r\n13. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại,\r\nxác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành\r\ntrong hoạt động của Sở Du lịch, đơn vị thuộc Sở Du lịch, cán bộ, công chức.
\r\n\r\n14. Xác định giá trị tài liệu là việc\r\nđánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo\r\nquy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ,\r\nthời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
\r\n\r\n1. Trách nhiệm của Giám đốc Sở Du lịch\r\ntrong việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ
\r\n\r\na) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo\r\nviệc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định\r\ncủa pháp luật hiện hành;
\r\n\r\nb) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ,\r\nquy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết\r\nkhiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ theo\r\nthẩm quyền.
\r\n\r\n2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Sở\r\nDu lịch
\r\n\r\nChánh Văn phòng Sở Du lịch giúp Giám đốc\r\nSở Du lịch trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn\r\nthư, lưu trữ tại Sở Du lịch, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác\r\nvăn thư, lưu trữ cho các đơn vị trực thuộc Sở.
\r\n\r\n3. Trách nhiệm của Thủ trưởng các đơn\r\nvị trực thuộc Sở
\r\n\r\nThủ trưởng các đơn vị trực thuộc Sở có\r\ntrách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của Sở Du lịch về công\r\ntác văn thư, lưu trữ; chỉ đạo xây dựng và tổ chức thực hiện các quy định nội bộ\r\ncủa đơn vị mình về công tác văn thư, lưu trữ.
\r\n\r\n4. Trách nhiệm của cán bộ, công chức
\r\n\r\nTrong quá trình theo dõi, giải quyết\r\ncông việc có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, cán bộ, công chức phải thực\r\nhiện nghiêm túc các quy định tại Quy chế này và quy định của pháp luật hiện\r\nhành về công tác văn thư, lưu trữ.
\r\n\r\nĐiều 4. Bảo vệ bí mật\r\nnhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ
\r\n\r\nMọi hoạt động trong công tác văn thư,\r\nlưu trữ của Sở Du lịch phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành\r\nvề bảo vệ bí mật nhà nước.
\r\n\r\n\r\n\r\nMục 1. SOẠN THẢO VÀ\r\nBAN HÀNH VĂN BẢN
\r\n\r\n\r\n\r\nGồm các loại hình văn bản sau:
\r\n\r\n- Văn bản quy phạm pháp luật;
\r\n\r\n- Văn bản hành chính;
\r\n\r\n- Văn bản chuyên ngành;
\r\n\r\n- Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức\r\nhoặc cá nhân nước ngoài.
\r\n\r\n\r\n\r\n1. Văn bản quy phạm pháp luật
\r\n\r\nThực hiện theo quy định tại Thông tư liên\r\ntịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn\r\nphòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
\r\n\r\n2. Văn bản hành chính
\r\n\r\nThực hiện theo quy định tại Thông tư số\r\n01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ\r\nthuật trình bày văn bản hành chính.
\r\n\r\n3. Văn bản chuyên ngành
\r\n\r\nThực hiện theo quy định do Bộ trưởng,\r\nThủ trưởng cơ quan quản lý ngành thống nhất quy định.
\r\n\r\n4. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức\r\nhoặc cá nhân nước ngoài
\r\n\r\nThực hiện theo các quy định hiện hành\r\ncủa pháp luật và theo thông lệ quốc tế.
\r\n\r\n\r\n\r\n1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm\r\npháp luật thực hiện các quy định của Luật số 17/2008/QH12 ngày 16 tháng 8 năm\r\n2008 về ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Luật số 31/2004/QH11 ngày 03\r\ntháng 12 năm 2004 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân\r\ndân, Ủy ban nhân dân.
\r\n\r\n2. Việc soạn thảo văn bản khác được thực\r\nhiện như sau
\r\n\r\na) Căn cứ tính chất, nội dung của văn\r\nbản cần soạn thảo, Ban Giám đốc Sở Du lịch giao cho một đơn vị hoặc một công chức,\r\nviên chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.
\r\n\r\nb) Đơn vị hoặc công chức, viên chức được\r\ngiao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
\r\n\r\n- Xác định hình thức, nội dung và độ mật,\r\nđộ khẩn, nơi nhận văn bản;
\r\n\r\n- Thu thập, xử lý thông tin có liên\r\nquan;
\r\n\r\n- Soạn thảo văn bản;
\r\n\r\n- Trường hợp cần thiết, đề xuất với\r\nBan Giám đốc Sở tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu\r\ntiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
\r\n\r\n- Trình duyệt dự thảo văn bản.
\r\n\r\nĐiều 8. Duyệt dự thảo\r\nvăn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt
\r\n\r\n1. Dự thảo văn bản phải do người có thẩm\r\nquyền ký duyệt văn bản.
\r\n\r\n2. Trong trường hợp dự thảo đã được\r\nBan Giám đốc Sở phê duyệt, nhưng thây cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào\r\ndự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình\r\nngười đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung.
\r\n\r\nĐiều 9. Kiểm tra văn\r\nbản trước khi ký ban hành
\r\n\r\n1. Thủ trưởng hoặc cấp phó đơn vị được\r\ngiao chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính\r\nxác của nội dung văn bản, thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản\r\nvà ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Ban Giám\r\nđốc Sở ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo\r\nvệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình\r\nBan Giám đốc Sở quyết định.
\r\n\r\n2. Chánh Văn phòng giúp Giám đốc Sở kiểm\r\ntra lần cuối, chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban\r\nhành văn bản của Sở Du lịch, ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận” và\r\ntrình Ban Giám đốc ký theo thẩm quyền. Thời gian: 0,5 ngày làm việc.
\r\n\r\n\r\n\r\n1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện\r\ntheo quy định của pháp luật, Quy chế làm việc của Sở Du lịch.
\r\n\r\n2. Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ\r\nký của người có thẩm quyền
\r\n\r\nGiám đốc Sở ký tất cả các văn bản do Sở\r\nDu lịch ban hành. Các trường hợp ký thay (phải ghi KT.), ký thừa lệnh (phải ghi\r\nTL.), ký thừa ủy quyền (phải ghi TUQ.), ký thay mặt (phải ghi TM.).
\r\n\r\n3. Không dùng bút chì, bút mực đỏ để\r\nký văn bản.
\r\n\r\nĐiều 11. Chữ ký số\r\ncho văn bản điện tử
\r\n\r\n1. Chữ ký số phải gắn kèm văn bản điện\r\ntử sau khi ký số.
\r\n\r\n2. Văn bản điện tử được ký số phải bảo\r\nđảm tính xác thực, tính toàn vẹn xuyên suốt quá trình trao đổi, xử lý và lưu trữ\r\nvăn bản điện tử được ký số
\r\n\r\n3. Việc ký số được thực hiện thông qua\r\nphần mềm ký số, việc ký số vào văn bản điện tử thành công hoặc không thành công\r\nphải được thông báo thông qua phần mềm.
\r\n\r\n4. Việc quản lý chữ ký số cơ quan, tổ\r\nchức (được tạo ra khi sử dụng khóa bí mật con dấu) và chữ ký số cá nhân (được tạo\r\nra khi sử dụng khóa bí mật cá nhân) được thực hiện theo quy định tại điều 5,\r\nThông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông về\r\nQuy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước.
\r\n\r\n\r\n\r\n1. Các hình thức bản sao gồm: Sao y bản\r\nchính, sao lục và trích sao.
\r\n\r\n2. Thể thức bản sao thực hiện theo\r\nThông tư số 01/2011/TT-BNV.
\r\n\r\n3. Việc sao y bản chính, sao lục, trích\r\nsao văn bản do Ban Giám đốc Sở Du lịch, Chánh Văn phòng Sở quyết định.
\r\n\r\n4. Bản sao y bản chính, sao lục, trích\r\nsao thực hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính.
\r\n\r\n5. Bản sao chụp (photocopy cả dấu và\r\nchữ ký của văn bản chính) không thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều này\r\nthì chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
\r\n\r\n6. Không được sao, chụp, chuyển phát\r\nra ngoài Sở những ý kiến ghi bên lê văn bản. Trường hợp các ý kiến của Lãnh đạo\r\nSở ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác và giải\r\nquyết công việc phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.
\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của\r\nSở Du lịch phải được quản lý tập trung tại Văn thư Sở để làm thủ tục tiếp nhận,\r\nđăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.\r\nNhững văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư Sở, các đơn vị, cá nhân không\r\ncó trách nhiệm giải quyết.
\r\n\r\n2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày\r\nnào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là\r\ntrong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa\r\ntốc (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là\r\nvăn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.\r\nVăn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau\r\nkhi văn bản được ký.
\r\n\r\n3. Văn bản, tài liệu có nội dung mang\r\nbí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy\r\nđịnh của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước.
\r\n\r\nĐiều 14. Trình tự quản\r\nlý văn bản đến
\r\n\r\nTất cả văn bản đến Sở Du lịch phải được\r\nquản lý theo trình tự sau:
\r\n\r\n1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
\r\n\r\n2. Trình, chuyển giao văn bản đến:
\r\n\r\nThời gian thực hiện cho các bước (1)\r\nvà (2) là 1,5 ngày làm việc.
\r\n\r\n3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc\r\ngiải quyết văn bản đến.
\r\n\r\nThời hạn thực hiện cho bước (3) theo\r\nthời hạn yêu cầu của văn bản đến hoặc theo yêu cầu của lãnh đạo Sở hoặc theo\r\nquy định của pháp luật.
\r\n\r\nĐiều 15. Tiếp nhận,\r\nđăng ký văn bản đến
\r\n\r\n1. Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi\r\nnguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư Sở hoặc người được giao nhiệm\r\nvụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong\r\n(nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
\r\n\r\n2. Đối với bản fax, phải chụp lại trước\r\nkhi đóng dấu Đến; đối với văn bản được chuyển phát qua môi trường mạng, trong\r\ntrường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến. Sau đó, khi nhận\r\nđược bản chính, phải đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến,\r\nngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng).
\r\n\r\n3. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc,\r\nngày lễ, ngày nghỉ thì công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và\r\nbáo cáo ngay với lãnh đạo Sở, Chánh Văn phòng để xử lý.
\r\n\r\n4. Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ\r\nđăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy tính và trình\r\nChánh Văn phòng Sở để xin ý kiến phân phối văn bản dưới hình thức phiếu đề xuất\r\ncông văn đến, thời gian hoàn thành: 0,5 ngày làm việc.
\r\n\r\n5. Văn bản mật đến được đăng ký riêng\r\nhoặc nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng LAN (mạng nội\r\nbộ) hoặc mạng Internet.
\r\n\r\n6. Hồ sơ hành chính theo quy trình ISO\r\nđược giải quyết theo các bước được quy định tại Quy chế làm việc của Sở Du lịch.
\r\n\r\nĐiều 16. Trình, chuyển\r\ngiao văn bản đến
\r\n\r\n1. Văn bản đến sau khi được Chánh Văn\r\nphòng xem xét, đề xuất Ban Giám đốc dưới hình thức phiếu đề xuất công văn đến,\r\nchuyển cho Giám đốc xem xét chỉ đạo giải quyết, thời gian hoàn thành: 0,5 ngày\r\nlàm việc.
\r\n\r\nVăn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn\r\nphải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
\r\n\r\n2. Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết\r\ncủa Ban Giám đốc, Văn thư Sở bổ sung thông tin vào sổ đăng ký hoặc cơ sở dữ liệu\r\nquản lý văn bản đến trên máy tính và chuyển văn bản cho các đơn vị thuộc Sở và\r\ncá nhân liên quan , thời gian hoàn thành: 0,5 ngày làm việc.
\r\n\r\n3. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo\r\nkịp thời, chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người\r\nnhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.
\r\n\r\n4. Trong trường hợp văn bản đến không\r\nthuộc thẩm quyền giải quyết, đơn vị tiếp nhận văn bản phải trả lại văn bản cho\r\nVăn thư Sở để báo cáo Chánh Văn phòng xử lý.
\r\n\r\nĐiều 17. Giải quyết\r\nvà theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
\r\n\r\n1. Sau khi nhận được văn bản đến, Lãnh\r\nđạo đơn vị, cá nhân liên quan có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo\r\nthời hạn yêu cầu của Lãnh đạo Sở, thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định\r\ncủa pháp luật Lãnh đạo phòng, đơn vị có trách nhiệm xem xét, phân loại, ghi ý\r\nkiến chỉ đạo, phân công cho chuyên viên xử lý trong thời gian không quá 01 ngày\r\nlàm việc kể từ thời điểm nhận hồ sơ, công văn hành chính; cập nhật vào sổ theo\r\ndõi hồ sơ, công văn đến của phòng, cập nhật trên mạng nội bộ của Sở về hồ sơ,\r\ncông văn đã chuyển cho chuyên viên xử lý.
\r\n\r\nThời hạn cập nhật tình hình, kết quả\r\nthực hiện nhiệm vụ do Ban Giám đốc Sở giao có quy định cụ thể trước 02 ngày làm\r\nviệc kể từ ngày nhiệm vụ được giao đến thời hạn phải hoàn thành hoặc phải báo\r\ncáo.Trưởng các phòng chuyên môn, đơn vị phải cập nhật các thông tin liên quan đến\r\ntình hình, kết quả thực hiện nhiệm vụ vào hệ thống quản lý văn bản chỉ đạo
\r\n\r\n2. Trường hợp văn bản đến không có yêu\r\ncầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm\r\nviệc của Sở.
\r\n\r\n3. Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số\r\nliệu văn bản đến; văn bản đến đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải\r\nquyết để báo cáo Chánh Văn phòng. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”,\r\nVăn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời\r\nhạn quy định.
\r\n\r\n4. Chánh Văn phòng Sở có trách nhiệm\r\nđôn đốc, báo cáo Lãnh đạo Sở về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải\r\nquyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên quan.
\r\n\r\nĐiều 18. Trình tự giải\r\nquyết văn bản đi
\r\n\r\nVăn bản đi phải được quản lý theo\r\ntrình tự sau:
\r\n\r\n1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình\r\nbày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản.
\r\n\r\n2. Đăng ký văn bản đi.
\r\n\r\n3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức\r\nđộ mật, khẩn (nếu có).
\r\n\r\n4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát\r\nvà theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
\r\n\r\n5. Lưu văn bản đi.
\r\n\r\nThời hạn của trình tự giải quyết văn bản\r\nđi là 01 ngày làm việc
\r\n\r\nĐiều 19. Kiểm tra thể\r\nthức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng của văn bản
\r\n\r\n1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình\r\nbày văn bản
\r\n\r\nTrước khi phát hành văn bản, Văn thư Sở\r\nkiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót, báo\r\ncáo Chánh Văn phòng Sở để xem xét, giải quyết.
\r\n\r\n2. Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản
\r\n\r\na) Ghi số của văn bản
\r\n\r\n- Tất cả văn bản đi của Sở Du lịch được\r\nghi số theo hệ thống số chung của Sở do Văn thư Sở thống nhất quản lý, trừ trường\r\nhợp pháp luật có quy định khác.
\r\n\r\n- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật\r\nđược thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
\r\n\r\n- Việc ghi số văn bản hành chính thực\r\nhiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
\r\n\r\nb) Ghi ngày, tháng, năm của văn bản
\r\n\r\n- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản\r\nquy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
\r\n\r\n- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản\r\nhành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số\r\n01/2011/TT-BNV.
\r\n\r\n3. Văn bản mật đi được đánh số và đăng\r\nký riêng.
\r\n\r\n\r\n\r\nVăn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký\r\nvăn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy tính.
\r\n\r\n1. Lập sổ đăng ký văn bản đi
\r\n\r\nCăn cứ tổng số và số lượng mỗi loại\r\nvăn bản đi (văn bản giấy) và văn bản đi áp dụng chữ ký điện tử hàng năm, Chánh\r\nVăn phòng Sở quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.
\r\n\r\nVăn bản mật đi được đăng ký riêng.
\r\n\r\n2. Đăng ký văn bản đi
\r\n\r\nViệc đăng ký văn bản đi được thực hiện\r\ntheo phương pháp thủ công (đăng ký bằng sổ) hoặc đăng ký trên máy tính.
\r\n\r\nĐiều 21. Nhân bản,\r\nđóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
\r\n\r\n1. Nhân bản
\r\n\r\na) Số lượng văn bản cần nhân bản để\r\nphát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến\r\nnhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải\r\ncó phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư Sở.
\r\n\r\nb) Nơi nhận phải được xác định cụ thể\r\ntrong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, đơn vị có chức năng,\r\nthẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám\r\nsát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều\r\nbản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo.
\r\n\r\nc) Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và\r\nthực hiện nhân bản theo đúng thời gian quy định.
\r\n\r\nd) Việc nhân bản văn bản mật phải có ý\r\nkiến của Lãnh đạo Sở và được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định\r\nsố 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi\r\nhành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
\r\n\r\n2. Đóng dấu cơ quan
\r\n\r\na) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải\r\ntrùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
\r\n\r\nb) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn,\r\nđúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định.
\r\n\r\nc) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo
\r\n\r\nViệc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo\r\nvăn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu,\r\ntrùm lên một phần tên Sở Du lịch hoặc tên của phụ lục.
\r\n\r\nd) Đóng dấu giáp lai
\r\n\r\nViệc đóng dấu giáp lai đối với văn bản,\r\ntài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải\r\ncủa văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không\r\nquá 05 trang.
\r\n\r\n3. Đóng dấu độ khẩn, mật
\r\n\r\na) Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN,\r\nTHƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện\r\ntheo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
\r\n\r\nb) Việc đóng dấu các độ mật (MẬT, TUYỆT\r\nMẬT, TỐI MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2, Thông tư số\r\n12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị\r\nđịnh số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ\r\nbí mật nhà nước.
\r\n\r\nc) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật\r\nvà dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ)\r\ntrên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư\r\nsố 01/2011/TT-BNV.
\r\n\r\nĐiều 22. Thủ tục phát\r\nhành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
\r\n\r\n1. Thủ tục phát hành văn bản
\r\n\r\nVăn thư Sở tiến hành các công việc sau\r\nđây khi phát hành:
\r\n\r\na) Lựa chọn bì;
\r\n\r\nb) Viết b
c) Vào bì và dán bì;
\r\n\r\nd) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật\r\nvà dấu khác lên bì (nếu có).
\r\n\r\n2. Chuyển phát văn bản đi
\r\n\r\na) Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ\r\ntục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đố được đăng ký, chậm\r\nnhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể\r\nphát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản;
\r\n\r\nb) Đối với những văn bản "HẸN GIỜ",\r\n"HỎA TỐC", "KHẨN", "THƯỢNG KHẨN" phải được phát\r\nhành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính;
\r\n\r\nc) Văn bản đi được chuyển phát qua bưu\r\nđiện phải được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải\r\nyêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ;
\r\n\r\nd) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản\r\ncho các đơn vị, cá nhân trong Sở hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên\r\nngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản;
\r\n\r\nđ) Chuyển phát văn bản đi bằng máy\r\nfax, qua mạng
\r\n\r\nTrong trường hợp cần chuyển phát\r\nnhanh, văn bản đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển\r\nqua mạng, trong ngày làm việc phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá\r\ntrị lưu trữ.
\r\n\r\ne) Chuyển phát văn bản mật thực hiện\r\ntheo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3\r\nnăm 2002 của Chính phủ và quy định tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11)\r\nngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an.
\r\n\r\n3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản\r\nđi
\r\n\r\na) Văn thư Sở có trách nhiệm theo dõi\r\nviệc chuyển phát văn bản đi;
\r\n\r\nb) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển\r\nphát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản\r\nđi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình\r\nngười ký quyết định;
\r\n\r\nc) Đối với những văn bản đi có đóng dấu\r\n“Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm\r\ntra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;
\r\n\r\nd) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất\r\nlạc, không có người nhận phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng Sở để xử lý.
\r\n\r\n4. Đính chính văn bản đi
\r\n\r\nVăn bản đã phát hành nhưng có sai sót\r\nvề nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương của\r\nSở Du lịch.
\r\n\r\nVăn bản đã phát hành nhưng có sai sót\r\nvề thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng văn\r\nbản hành chính của Sở Du lịch.
\r\n\r\n\r\n\r\n1. Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản:\r\nbản gốc lưu tại Văn thư Sở Du lịch và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc.
\r\n\r\n2. Bản gốc lưu tại Văn thư Sở Du lịch\r\nphải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
\r\n\r\n3. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản\r\nlưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện\r\nhành về bảo vệ bí mật nhà nước.
\r\n\r\n4. Văn thư Sở có trách nhiệm lập sổ\r\ntheo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định\r\ncủa pháp luật và quy định cụ thể của Sở Du lịch.
\r\n\r\nMục 3. LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO\r\nNỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
\r\n\r\nĐiều 24. Nội dung việc\r\nlập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
\r\n\r\n1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc
\r\n\r\na) Mở hồ sơ
\r\n\r\nCăn cứ vào Danh mục hồ sơ của Sở Du lịch,\r\ncủa đơn vị và thực tế công việc được giao, cán bộ, công chức phải chuẩn bị bìa\r\nhồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Cán bộ, công chức trong quá trình giải\r\nquyết công việc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan\r\nvào hồ sơ.
\r\n\r\nb) Thu thập văn bản vào hồ sơ
\r\n\r\nCán bộ, công chức cần thu thập đầy đủ\r\ncác văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ;
\r\n\r\nCác văn bản trong hồ sơ phải được sắp\r\nxếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc diêm khác nhau của công việc để lựa\r\nchọn cách sắp xếp cho thích hợp (theo trình tự thời gian và diễn biến giải quyết\r\ncông việc).
\r\n\r\nc) Kết thúc và biên mục hồ sơ
\r\n\r\nKhi công việc giải quyết xong thì hồ\r\nsơ cũng kết thúc. Cán bộ, công chức phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản,\r\ngiấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách\r\nbáo không cần để trong hồ sơ;
\r\n\r\nĐối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản\r\nvĩnh viễn, cán bộ, công chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ.
\r\n\r\n2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập
\r\n\r\na) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng\r\nchức năng, nhiệm vụ của Sở và của đơn vị hình thành hồ sơ;
\r\n\r\nb) Văn bản, tài liệu được thu thập vào\r\nhồ sơ phải đầy đủ, cùng có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng\r\ntrình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;
\r\n\r\nc) Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị\r\nbảo quản tương đối đồng đều;
\r\n\r\nd) Thông tin cơ bản về hồ sơ phải được\r\nmô tả đầy đủ và chính xác bằng phiếu biên mục hồ sơ hoặc điền đầy đủ thông tin\r\nđã in trên bìa hồ sơ.
\r\n\r\nĐiều 25. Giao nhận hồ\r\nsơ, tài liệu vào Lưu trữ Sở Du lịch
\r\n\r\n1. Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên\r\nchức
\r\n\r\na) Cán bộ, công chức, viên chức phải\r\ngiao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Sở theo thời hạn được quy định tại Khoản 2\r\nĐiều này. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo\r\nbằng văn bản cho Lưu trữ Sở biết và phải được sự đồng ý của Lãnh đạo Sở nhưng\r\nthời hạn giữ lại không quá 02 năm;
\r\n\r\nb) Cán bộ, công chức, viên chức khi\r\nchuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ\r\nsơ, tài liệu bằng văn bản giấy và trên máy tính cho đơn vị hoặc cho người kế\r\nnhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của Sở Du lịch làm tài liệu riêng , mang\r\nsang đơn vị khác và không được xóa hồ sơ, tài liệu trên máy tính.
\r\n\r\n2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
\r\n\r\na) Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày\r\ncông việc kết thúc;
\r\n\r\nb) Sau 03 tháng kể từ ngày công trình\r\nđược quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản;
\r\n\r\n3. Thủ tục giao nhận
\r\n\r\nKhi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị,\r\ncán bộ, công chức, viên chức phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và\r\n02 bản Biên bản giao nhận tài liệu. Lưu trữ Sở và bên giao tài liệu mỗi bên giữ\r\nmỗi loại một bản.
\r\n\r\nĐiều 26. Trách nhiệm\r\nđối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Sở Du lịch
\r\n\r\n1. Trách nhiệm của Giám đốc Sở Du lịch
\r\n\r\nHàng năm Giám đốc Sở Du lịch có trách\r\nnhiệm chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của Sở Du lịch; chỉ đạo công tác lập hồ\r\nsơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị thuộc phạm vi quản\r\nlý của mình.
\r\n\r\n2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Sở\r\nDu lịch
\r\n\r\na) Tham mưu cho Giám đốc Sở trong việc\r\nchỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ\r\nđối với các đơn vị trực thuộc;
\r\n\r\nb) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và\r\ngiao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại đơn vị mình.
\r\n\r\n3. Trách nhiệm của Trưởng phòng Công\r\nnghệ Thông tin Du lịch
\r\n\r\na) Tham mưu cho Giám đốc Sở trong việc\r\nxây dựng, ban hành quy định về hệ thống dữ liệu điện tử (mạng nội bộ, điện toán\r\nđám mây...) để lưu trữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan; thực hiện phân cấp, phân\r\nquyền đối với Ban Giám đốc, lãnh đạo các phòng ban, chuyên viên trong khai\r\nthác, truy cập dữ liệu trên mạng máy tính, bảo đảm tính bảo mật, hiệu quả trong\r\nsử dụng dữ liệu trên mạng máy tính cho công việc.
\r\n\r\nb) Kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thuộc\r\nSở thực hiện nghiêm việc sử dụng hệ thống chính quyền điện tử, hệ thống dữ liệu\r\nđiện tử, kịp thời tổng hợp những khó khăn vướng mắc trong quá trình triển khai\r\nđể có đề xuất Lãnh đạo Sở chỉ đạo điều chỉnh kịp thời.
\r\n\r\n4. Trách nhiệm của Trưởng các phòng,\r\nđơn vị thuộc Sở
\r\n\r\na) Hàng năm, chỉ đạo xây dựng Danh mục\r\nhồ sơ của đơn vị; tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu\r\ncủa đơn vị vào Lưu trữ Sở Du lịch.
\r\n\r\nb) Kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức\r\ncủa đơn vị nghiêm túc thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu\r\ntheo quy định.
\r\n\r\nc) Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở\r\nvề việc thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị.
\r\n\r\n5. Trách nhiệm của cán bộ, công chức,\r\nviên chức
\r\n\r\na) Trực tiếp lập hồ sơ công việc được\r\nphân công theo dõi, giải quyết;
\r\n\r\nb) Trực tiếp quản lý và chịu trách nhiệm\r\nvề việc khai thác các thông tin trong hồ sơ khi chưa nộp vào lưu trữ cơ quan;
\r\n\r\nc) Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ\r\nđúng thời hạn và đúng thủ tục quy định.
\r\n\r\n6. Trách nhiệm của công chức văn thư,\r\nlưu trữ
\r\n\r\nCông chức văn thư, lưu trữ có trách\r\nnhiệm hướng dẫn các đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc;\r\ngiao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Sở, theo đúng quy định của Nhà nước.
\r\n\r\nMục 4. QUẢN LÝ VÀ SỬ\r\nDỤNG CON DẤU
\r\n\r\n\r\n\r\n1. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm\r\ntrước Giám đốc Sở việc quản lý, sử dụng con dấu của Sở. Thủ trưởng các đơn vị\r\ntrực thuộc Sở chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở việc quản lý và sử dụng con dấu\r\ncủa đơn vị (đối với đơn vị có con dấu riêng).
\r\n\r\n2. Các con dấu của Sở Du lịch, con dấu\r\ncủa đơn vị trực thuộc Sở được giao cho công chức văn thư quản lý và sử dụng.\r\nCông chức văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước\r\nChánh Văn phòng và Thủ trưởng đơn vị trong việc quản lý và sử dụng con dấu, có\r\ntrách nhiệm thực hiện những quy định sau:
\r\n\r\na) Con dấu phải được bảo quản tại\r\nphòng làm việc của công chức văn thư. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ\r\nquan phải được sự đồng ý của Chánh Văn phòng Sở (đối với con dấu của Sở) hoặc\r\nThủ trưởng đơn vị (đối với con dấu của đơn vị) và chịu trách nhiệm về việc mang\r\ncon dấu ra khỏi cơ quan. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như\r\nngoài giờ làm việc;
\r\n\r\nb) Không giao con dấu cho người khác\r\nkhi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
\r\n\r\n3. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng,\r\ncông chức văn thư phải báo cáo Chánh Văn phòng Sở, Thủ trưởng đơn vị để làm thủ\r\ntục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, Chánh Văn phòng Sở, Thủ trưởng đơn\r\nvị phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản.
\r\n\r\n4. Khi đơn vị có quyết định chia, tách\r\nhoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.
\r\n\r\n\r\n\r\n1. Công chức văn thư phải tự tay đóng\r\ndấu vào các văn bản của Sở Du lịch.
\r\n\r\n2. Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi\r\ncác văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.
\r\n\r\n3. Không được đóng dấu trong các trường\r\nhợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn\r\ntrên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm\r\nquyền.
\r\n\r\n4. Việc kiểm tra định kỳ, đột xuất về\r\nquản lý và sử dụng con dấu phải lập biên bản kiểm tra về việc quản lý và sử dụng\r\ncon dấu theo quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP.
\r\n\r\n\r\n\r\nMục 1. CÔNG TÁC THU\r\nTHẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
\r\n\r\nĐiều 29. Giao nhận hồ\r\nsơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
\r\n\r\nHàng năm công chức lưu trữ Sở Du lịch\r\ncó nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ\r\ncơ quan, cụ thể:
\r\n\r\n1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
\r\n\r\n2. Phổi họp với các đơn vị, cán bộ,\r\ncông chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ\r\ncơ quan.
\r\n\r\n3. Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công\r\nchức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp\r\nlưu”.
\r\n\r\n4. Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo\r\nquản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
\r\n\r\n5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu,\r\nkiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và\r\nlập Biên bản giao nhận tài liệu.
\r\n\r\n\r\n\r\nHồ sơ, tài liệu của Sở Du lịch phải được\r\nchỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.
\r\n\r\n1. Nguyên tắc chỉnh lý
\r\n\r\na) Không phân tán phông lưu trữ;
\r\n\r\nb) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa\r\nhoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu\r\ntheo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);
\r\n\r\nc) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản\r\nánh được các hoạt động của Sở Du lịch và các đơn vị thuộc Sở.
\r\n\r\n2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt\r\nyêu cầu:
\r\n\r\na) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;
\r\n\r\nb) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ\r\nsơ, tài liệu;
\r\n\r\nc) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;
\r\n\r\nd) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ,\r\ncơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử\r\ndụng tài liệu;
\r\n\r\nđ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị.
\r\n\r\nĐiều 31. Xác định giá\r\ntrị tài liệu
\r\n\r\n1. Bộ phận Văn thư. Lưu trữ Sở Du lịch\r\ncó nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng Sở xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình\r\nLãnh đạo Sở ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan có thẩm quyền.
\r\n\r\n2. Việc xác định giá trị tài liệu phải\r\nđạt được yêu cầu sau:
\r\n\r\na) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh\r\nviễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể;
\r\n\r\nb) Xác định tài liệu hết giá trị để\r\ntiêu hủy.
\r\n\r\nĐiều 32. Hội đồng xác\r\nđịnh giá trị tài liệu
\r\n\r\n1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu\r\nđược thành lập để tham mưu cho Giám đốc Sở trong việc xác định thời hạn bảo quản,\r\nlựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của\r\nLưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị.
\r\n\r\n2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu\r\ndo Giám đốc Sở quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng bao gồm:
\r\n\r\na) Chánh Văn phòng Sở là Chủ tịch Hội\r\nđồng.
\r\n\r\nb) Đại diện lãnh đạo các đơn vị có tài\r\nliệu là Ủy viên.
\r\n\r\nc) Công chức lưu trữ là Thư ký Hội đồng.
\r\n\r\nd) Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu\r\ncần xác định giá trị.
\r\n\r\n3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu\r\nthảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào\r\nbiên bản cuộc họp để trình Giám đốc Sở.
\r\n\r\n4. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác\r\nđịnh giá trị tài liệu, Giám đốc Sở quyết định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa\r\nchọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của\r\nLưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, hủy tài liệu hết giá trị theo\r\nquy định của pháp luật.
\r\n\r\nĐiều 33. Hủy tài liệu\r\nhết giá trị
\r\n\r\n1. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu\r\nhết giá trị được quy định như sau:
\r\n\r\nGiám đốc Sở quyết định hủy tài liệu hết\r\ngiá trị tại Lưu trữ cơ quan.
\r\n\r\n2. Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết\r\ngiá trị được quy định như sau:
\r\n\r\nTheo đề nghị của Hội đồng xác định giá\r\ntrị tài liệu, Giám đốc Sở Du lịch thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp\r\nlưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà\r\nnước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy và quyết định\r\nviệc hủy tài liệu hết giá trị.
\r\n\r\n3. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải\r\nbảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải lập thành biên bản.
\r\n\r\n4. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm\r\ncó:
\r\n\r\na) Quyết định thành lập Hội đồng.
\r\n\r\nb) Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ\r\ntrình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị.
\r\n\r\nc) Biên bản họp Hội đồng xác định giá\r\ntrị tài liệu.
\r\n\r\nd) Văn bản đề nghị thẩm định, cho ý kiến\r\ncủa cơ quan có thẩm quyền.
\r\n\r\nđ) Văn bản thẩm định, cho ý kiến của\r\ncơ quan có thẩm quyền.
\r\n\r\ne) Quyết định hủy tài liệu hết giá trị.
\r\n\r\ng) Biên bản bàn giao tài liệu hủy.
\r\n\r\nh) Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.
\r\n\r\n5. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải\r\nđược bảo quản tại đơn vị có tài liệu bị hủy ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài\r\nliệu.
\r\n\r\n6. Các đơn vị, cá nhân không được tự\r\ntiêu hủy hồ sơ, tài liệu của Sở Du lịch và của đơn vị dưới bất cứ hình thức\r\nnào. Đối với các loại sách báo, tạp chí, các bản sao chụp, giấy nháp không còn\r\nnhu cầu sử dụng, đơn vị, cá nhân có thể tự hủy sau khi có ý kiến thẩm tra của\r\ncán bộ lưu trữ.
\r\n\r\nĐiều 34. Thời gian nộp\r\nlưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
\r\n\r\n1. Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm\r\ncông việc kết thúc, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu\r\ntài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử. Việc giao nộp tài\r\nliệu vào Lưu trữ lịch sử được thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu\r\ntrữ Nhà nước.
\r\n\r\n2. Những tài liệu của Sở Du lịch, của\r\nđơn vị không thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được bảo quản tại Lưu trữ\r\ncơ quan cho tới khi hết giá trị bảo quản thì làm thủ tục để tiêu hủy theo quy định\r\ncủa pháp luật.
\r\n\r\nMục 2. BẢO QUẢN, TỔ\r\nCHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
\r\n\r\nĐiều 35. Bảo quản tài\r\nliệu lưu trữ
\r\n\r\n1. Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp\r\nlưu vào Lưu trữ của Sở Du lịch do công chức, viên chức tự bảo quản và phải đảm\r\nbảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu.
\r\n\r\n2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp\r\nlưu phải được giao nộp vào Lưu trữ của Sở Du lịch và tập trung bảo quản trong\r\nkho lưu trữ của cơ quan, đơn vị. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết\r\nbị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu.
\r\n\r\n3. Chánh Văn phòng Sở Du lịch có trách\r\nnhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: Bố trí kho lưu\r\ntrữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ,\r\nthiên tai, côn trùng, nấm mốc, thực hiện phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ\r\nvà tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản\r\ntài liệu lưu trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu\r\nlưu trữ.
\r\n\r\nCông chức, viên chức văn thư, lưu trữ\r\ncủa Sở Du lịch có trách nhiệm bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ,\r\ntài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định\r\nđể tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu\r\ncó trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu.
\r\n\r\n4. Trưởng phòng Công nghệ - Thông tin\r\ndu lịch có trách nhiệm chỉ đạo, phối hợp với Chánh Văn phòng thực hiện các quy\r\nđịnh về bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử. Tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo\r\nquản an toàn và được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp.Phải thường xuyên kiểm\r\ntra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập của tài liệu\r\nlưu trữ điện tử và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được\r\nthuận lợi nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung tài liệu.
\r\n\r\nĐiều 36. Đối tượng và\r\nthủ tục khai thác, sử dụng tài liệu
\r\n\r\n1. Tất cả công chức, viên chức trong,\r\nngoài Sở Du lịch và mọi cá nhân đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì\r\nmục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng. Khuyến khích việc thực hiện dịch\r\nvụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trực tuyến.
\r\n\r\n2. Công chức, viên chức ngoài Sở Du lịch\r\nnghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích\r\nnghiên cứu tài liệu và phải được lãnh đạo Sở hoặc Chánh Văn phòng Sở đồng ý.
\r\n\r\n3. Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu\r\nvì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, giấy chứng minh nhân dân hoặc\r\nhộ chiếu và phải được lãnh đạo Sở Du lịch hoặc Chánh Văn phòng Sở Du lịch đồng\r\ný.
\r\n\r\n4. Người nước ngoài có yêu cầu khai\r\nthác tài liệu phải có hộ chiếu hợp lệ, văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của\r\ncơ quan, tổ chức nơi công tác, học tập hoặc tổ chức quản lý có thẩm quyền và phải\r\nđược lãnh đạo Sở Du lịch hoặc Chánh Văn phòng Sở Du lịch đồng ý.
\r\n\r\n5. Công chức, viên chức được mang tài\r\nliệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ Sở để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các\r\nnhu cầu chính đáng khác sau khi được lãnh đạo Sở hoặc Chánh Văn phòng Sở cho\r\nphép và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó đúng quy định và thời gian\r\ncho phép.
\r\n\r\n6. Việc khai thác, sử dụng tài liệu mật\r\nthực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước.Phương\r\ntiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng\r\nkhông được kết nối và sử dụng trên mạng diện rộng.
\r\n\r\nĐiều 37. Các hình thức\r\ntổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
\r\n\r\n1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của\r\nLưu trữ cơ quan.
\r\n\r\n2. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.
\r\n\r\n3. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên\r\nphương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.
\r\n\r\n4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu\r\ntrữ.
\r\n\r\n5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong\r\ncông trình nghiên cứu.
\r\n\r\n6. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản\r\nchứng thực lưu trữ.
\r\n\r\n7. Việc sao, chụp tài liệu lưu trữ do\r\nLưu trữ cơ quan thực hiện.
\r\n\r\nĐiều 38. Quản lý việc\r\nsử dụng tài liệu lưu trữ
\r\n\r\n1. Lưu trữ cơ quan Sở Du lịch phải có\r\nnội quy phòng đọc.
\r\n\r\n2. Nội quy phòng đọc bao gồm các nội\r\ndung cần quy định sau:
\r\n\r\na) Thời gian phục vụ độc giả;
\r\n\r\nb) Các giấy tờ độc giả cần xuất trình\r\nkhi đến khai thác tài liệu;
\r\n\r\nc) Những vật dụng được và không được\r\nmang vào phòng đọc;
\r\n\r\nd) Quy định độc giả phải thực hiện các\r\nthủ tục nghiên cứu và khai thác tài liệu theo hướng dẫn của nhân viên phòng đọc;
\r\n\r\nđ) Độc giả không được tự ý sao, chụp ảnh\r\ntài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa được\r\nphép; không được viết, tẩy xóa, làm thất lạc, rách nát, hư hỏng hay xáo trộn trật\r\ntự tài liệu trong hồ sơ.
\r\n\r\ne) Ngoài các quy định trên, độc giả cần\r\nthực hiện nghiêm chỉnh các quy định có liên quan trong Nội quy ra, vào cơ quan;\r\nQuy định về sử dụng tài liệu; Quy định về phòng chống cháy nổ của Sở Du lịch.
\r\n\r\n3. Công chức lưu trữ Sở Du lịch phải lập\r\ncác Sổ nhập, xuất tài liệu, Sổ đăng ký mục lục hồ sơ và Sổ đăng ký độc giả để\r\nquản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu.
\r\n\r\n4. Trưởng phòng Công nghệ- Thông tin\r\nDu lịch có trách nhiệm định kỳ kiểm tra, bảo đảm an toàn hệ thống quản lý tài\r\nliệu điện tử và tổ chức thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, an toàn và bảo\r\nmật phù hợp với quy định của pháp luật trong việc quản lý tài liệu lưu trữ điện\r\ntử.
\r\n\r\n\r\n\r\nĐiều 39. Khen thưởng,\r\nxử lý vi phạm
\r\n\r\n1. Các đơn vị, công chức trong Sở Du lịch\r\ncó thành tích xuất sắc trong công tác văn thư và lưu trữ được xét thưởng theo\r\nquy định của pháp luật và quy định của Sở.
\r\n\r\n2. Công chức vi phạm các quy định của\r\nQuy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật theo quy\r\nđịnh của pháp luật.
\r\n\r\n3. Trường hợp cán bộ công chức vi phạm\r\ncác quy định của Quy chế này mà gây thiệt hại vật chất cho cơ quan, tổ chức và\r\ncá nhân có liên quan thì phải bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật\r\nhiện hành.
\r\n\r\n\r\n\r\n1. Chánh Văn phòng Sở chịu trách nhiệm\r\ngiúp Giám đốc Sở hướng dẫn, tổ chức thực hiện và đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện\r\nQuy chế này tại các đơn vị thuộc Sở.
\r\n\r\n2. Trưởng các phòng, đơn vị thuộc Sở\r\nchịu trách nhiệm phổ biến, quán triệt Quy chế này đến toàn thể cán bộ công chức\r\ncủa đơn vị mình.
\r\n\r\n3. Trong quá trình tổ chức thực hiện nếu\r\ncó vấn đề vướng mắc hoặc vấn đề mới phát sinh, đề nghị Trưởng các phòng, đơn vị\r\nthuộc Sở kịp thời phản ánh bằng văn bản về Văn phòng Sở để tổng hợp, báo cáo\r\nGiám đốc Sở xem xét, quyết định./.
\r\n\r\n\r\n\r\n
\r\n(Phụ lục đính kèm Quy chế Công tác Văn thư lưu trữ của Sở Du lịch)
![](\"00537397_files/image002.jpg\")
Được hướng dẫn () Xem thêm
Bị hủy bỏ () Xem thêm
Được bổ sung () Xem thêm
Đình chỉ () Xem thêm
Bị đình chỉ () Xem thêm
Bị đinh chỉ 1 phần () Xem thêm
Bị quy định hết hiệu lực () Xem thêm
Bị bãi bỏ () Xem thêm
Được sửa đổi () Xem thêm
Được đính chính () Xem thêm
Bị thay thế () Xem thêm
Được điều chỉnh () Xem thêm
Được dẫn chiếu () Xem thêm
Văn bản hiện tại
| Số hiệu | 102/QĐ-SDL |
| Loại văn bản | Quyết định |
| Cơ quan | Sở Du lịch Thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 02/03/2018 |
| Người ký | Bùi Tá Hoàng Vũ |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |
Hướng dẫn () Xem thêm
Hủy bỏ () Xem thêm
Bổ sung () Xem thêm
Đình chỉ 1 phần () Xem thêm
Quy định hết hiệu lực () Xem thêm
Bãi bỏ () Xem thêm
Sửa đổi () Xem thêm
Đính chính () Xem thêm
Thay thế () Xem thêm
Điều chỉnh () Xem thêm
Dẫn chiếu () Xem thêm
Tóm tắt
| Số hiệu | 102/QĐ-SDL |
| Loại văn bản | Quyết định |
| Cơ quan | Sở Du lịch Thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 02/03/2018 |
| Người ký | Bùi Tá Hoàng Vũ |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |