Hướng dẫn 686/HD-SNV năm 2015 về nội dung trong việc xây dựng và ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức do Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh ban hành

HƯỚNG DẪN

MỘT SỐ NỘI DUNG TRONG VIỆC XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN\r\nTHƯ, LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC

Căn cứ Quyết định số 6185/QĐ-UBND\r\nngày 17 tháng 12 năm 2014 của Ủy ban nhân dân Thành phố về bãi bỏ Quyết định số\r\n93/2010/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2010 của Ủy ban nhân dân Thành phố về ban\r\nhành Quy chế (mẫu) công tác văn thư, lưu trữ cơ quan;

Sở Nội vụ hướng dẫn một số nội dung\r\ntrong việc xây dựng và ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ\r\nquan, tổ chức theo Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội\r\nvụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức\r\nnhư sau:

I. VIỆC XÂY DỰNG\r\nVÀ BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CƠ QUAN

1. Về cơ sở pháp lý và tài liệu tham\r\nkhảo

Việc xây dựng và ban hành Quy chế\r\ncông tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức cần căn cứ các nội dung của\r\nQuy chế (mẫu) công tác văn thư, lưu trữ ban hành kèm theo Thông tư số\r\n04/2013/TT-BNV; cập nhật các quy định của Luật Lưu trữ, hệ thống các Nghị định\r\nvà Thông tư mới thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

2. Về đối tượng áp dụng

Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của\r\ncơ quan, tổ chức là bao gồm tất cả những quy định về hoạt động văn thư, lưu trữ\r\ntrong quá trình quản lý, chỉ đạo, điều hành của cơ quan, tổ chức để thực hiện\r\nchức năng, nhiệm vụ của mình.

Các cơ quan, tổ chức có pháp nhân, có\r\ncon dấu, có hệ thống quản lý văn bản đi, đến; có tài liệu hình thành trong quá\r\ntrình hoạt động cần phải xây dựng và ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ.

Theo đó, các Sở, ngành Thành phố; Tổng\r\nCông ty, Công ty thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố; tổ chức chính trị - xã hội, tổ\r\nchức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp; Lực lượng vũ trang tại Thành phố; Ủy\r\nban nhân dân quận, huyện, phường, xã, thị trấn cần xây dựng, ban hành, đồng thời\r\nchỉ đạo, hướng dẫn cho các cơ quan, tổ chức trực thuộc (nếu có) xây dựng và ban\r\nhành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan.

II. MỘT SỐ NỘI\r\nDUNG MỚI CẦN CẬP NHẬT BỔ SUNG TRONG QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CƠ QUAN

1. Quy định trách nhiệm đối công tác văn\r\nthư, lưu trữ

Quy định trách nhiệm cụ thể của Chánh\r\nVăn phòng, Trưởng phòng Hành chính; Trách nhiệm của Trưởng các đơn vị trong cơ\r\nquan; Trách nhiệm của mỗi cá nhân trong công tác quản lý và hoạt động văn thư,\r\nlưu trữ tại cơ quan.

2. Về thể thức văn bản, quy định việc\r\nsoạn thảo và ban hành văn bản

a) Đối với các cơ quan tham mun xây dựng\r\nhoặc ban hành văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định tại Thông tư số\r\n55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính\r\nphủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

b) Việc xây dựng và ban hành văn bản\r\nhành chính thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011\r\ncủa Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

3. Về kiểm tra văn bản trước khi ký\r\nban hành

a) Quy định trách nhiệm kiểm tra nội\r\ndung văn bản do người đứng đầu đơn vị ký nháy vào cuối nội dung, sau dấu chấm hết\r\n(./.).

b) Quy định trách nhiệm kiểm tra thể\r\nthức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành do Chánh Văn phòng, Trưởng phòng\r\nHành chính và phải ký nháy vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.

4. Quy định việc sao văn bản

a) Việc sao chụp (photocopy cả dấu và\r\nchữ ký của văn bản chính) không thực hiện theo quy định thể thức của các hình\r\nthức bản sao thì chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.

b) Không sao chụp, chuyển phát ra\r\nngoài cơ quan nhũng ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của lãnh đạo\r\nghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi thì phải cụ thể hóa bằng\r\nvăn bản hành chính.

5. Tiếp nhận, đăng ký văn bản

Trường hợp tiếp nhận văn bản đến từ\r\nnguồn fax, cơ quan, tổ chức cần quy định xử lý, quản lý như văn bản truyền thống.

6. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải\r\nquyết văn bản đến

Quy định trách nhiệm giải quyết, theo\r\ndõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Trong đó:

a) Văn thư cơ quan có trách nhiệm tổng\r\nhợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa\r\nđược giải quyết để báo cáo Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính.

b) Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành\r\nchính có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo cơ quan về tình hình giải quyết,\r\ntiến độ và kết quả giải quyết vàn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên\r\nquan.

7. Văn thư cơ quan kiểm tra thể thức\r\nvà kỹ thuật trình bày văn bản

Quy định trách nhiệm của Vàn thư cơ\r\nquan phải kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi phát hành;\r\nnếu phát hiện sai sót thì báo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

8. Việc sử dụng con dấu

Cán bộ, công chức, viên chức văn thư\r\nphải tự tay đóng dấu vào văn bản; chỉ đóng vào các văn bản đúng hình thức, thể\r\nthức và có chữ ký của người có thẩm quyền.

9. Các nội dung khác

a) Cập nhật vào Quy chế những nội\r\ndung của Quy định lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu\r\nvào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức được ban hành kèm theo Quyết định\r\nsố 38/2014/QĐ-UBND ngày 07 tháng 11 năm 2014 của Ủy ban nhân dân Thành phố.

b) Quy định về hồ sơ trình duyệt dự\r\nthảo văn bản cần có Phiếu giải quyết văn bản để đảm bảo quy trình theo dõi quá\r\ntrình hồ sơ trình duyệt từ người trình ký đến khi ban hành.

c) Xây dựng hệ thống mẫu văn bản và\r\nban hành kèm theo Quy chế để áp dụng thống nhất trong cơ quan.

III. TỔ CHỨC THỰC\r\nHIỆN

1. Đối với các cơ quan, tổ chức

a) Trường hợp các cơ quan, tổ chức đã\r\nban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức phù hợp với quy\r\nđịnh tại Quy chế (mẫu) công tác văn thư, lưu trữ ban hành kèm theo Thông tư số\r\n04/2013/TT-BNV thì tiếp tục áp dụng Quy chế đã ban hành.

b) Trường hợp các cơ quan, tổ chức\r\nchưa ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức theo quy định\r\ntại Quy chế (mẫu) công tác văn thư, lưu trữ ban hành kèm theo Thông tư số\r\n04/2013/TT-BNV thì khẩn trương xây dựng, ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu\r\ntrữ của cơ quan, tổ chức cho phù hợp.

c) Sau khi xây dựng và ban hành Quy\r\nchế văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và cơ quan, tổ chức trực thuộc (nếu\r\ncó) cần gửi về Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ để theo dõi, tổng hợp\r\nvà báo cáo.

2. Đối với Chi cục Văn thư - Lưu trữ

a) Theo dõi, đôn đốc việc xây dựng,\r\nban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức theo Thông\r\ntư số 04/2013/TT-BNV thuộc phạm vi quản lý.

b) Kiểm tra, rà soát việc xây dựng\r\nQuy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.

Trong quá trình thực hiện nếu có vướng\r\nmắc cần trao đổi, đề nghị liên hệ Chi cục Văn thư - Lưu trữ (địa chỉ Tầng 6,\r\nTòa nhà IPC, số 1489 Đại lộ Nguyễn Văn Linh, phường Tân Phong, Quận 7, điện thoại\r\nsố 37.760.692) để kịp thời xem xét, giải quyết./.