Hướng dẫn 1865/HD-SNV năm 2013 thực hiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ do Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh ban hành
| Số hiệu | 1865/HD-SNV |
| Loại văn bản | Hướng dẫn |
| Cơ quan | Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 18/11/2013 |
| Người ký | Trương Văn Lắm |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |
| \r\n
| \r\n \r\n
| \r\n
| \r\n | \r\n \r\n | \r\n
\r\n\r\n
Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13\r\nngày 11 tháng 11 năm 2011;
\r\n\r\nCăn cứ Pháp lệnh số 30/2000/PL-
Căn cứ Nghị định số 33/2
Căn cứ Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A
Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày\r\n19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn\r\nbản hành chính;
\r\n\r\nCăn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày\r\n22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp\r\nlưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
\r\n\r\nCăn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày\r\n16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư,\r\nlưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
\r\n\r\nCăn cứ Quyết định số 49/2013/QĐ-UBND\r\nngày 18 tháng 10 năm 2013 của Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành Quy chế tổ chức\r\nvà hoạt động của Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh.
\r\n\r\nThực hiện Kế hoạch số 2414/KH-UBND\r\nngày 23 tháng 5 năm 2012 của Ủy ban nhân dân Thành phố về triển khai thực hiện\r\nChỉ thị số 05/CT-TTg ngày 21 tháng 02 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về nâng\r\ncao chất lượng, hiệu quả công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong tình hình mới, Sở\r\nNội vụ hướng dẫn thực hiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn\r\nthư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố như sau:
\r\n\r\n\r\n\r\nI. PHẠM VI, ĐỐI TƯỢNG\r\nÁP DỤNG
\r\n\r\nVăn bản này hướng dẫn về thực hiện\r\ncông tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ đối với các cơ\r\nquan, tổ chức trên địa bàn Thành phố.
\r\n\r\n\r\n\r\nTrong Hướng dẫn này, các từ ngữ sau\r\nđây được hiểu:
\r\n\r\n1. Bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn\r\nthư, lưu trữ là văn bản mật, vật mang bí mật nhà nước có nội dung quan trọng\r\nthuộc lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, kinh tế, khoa học,\r\ncông nghệ, các lĩnh vực khác mà Nhà nước không công bố hoặc chưa công bố và nếu\r\nbị tiết lộ thì gây nguy hại cho Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
\r\n\r\n2. Cơ quan, tổ chức và cơ quan, tổ chức\r\ntrực thuộc là một pháp nhân độc lập.
\r\n\r\n3. Đơn vị là cơ cấu bên trong của cơ\r\nquan, tổ chức, không là pháp nhân có nhiệm vụ tham mưu, giúp việc lãnh đạo của\r\ncơ quan, tổ chức.
\r\n\r\n4. Văn thư cơ quan là tổ chức hoặc bộ\r\nphận thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức theo quy định\r\ncủa pháp luật.
\r\n\r\n5. Văn thư đơn vị là cá nhân trong đơn\r\nvị của cơ quan, tổ chức, được người đứng đầu đơn vị giao thực\r\nhiện một số nhiệm vụ của công tác văn thư như: tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển\r\ngiao văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị trước khi giao nộp vào lưu trữ\r\ncơ quan.
\r\n\r\n6. Lưu trữ cơ quan là bộ phận trực thuộc\r\nVăn phòng hoặc Phòng Hành chính - Tổng hợ
Các hoạt động công tác văn thư, lưu trữ\r\ncủa cơ quan, tổ chức phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về\r\nbảo vệ bí mật nhà nước.
\r\n\r\nNgười đứng đầu cơ quan, tổ chức trong\r\nphạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, áp dụng các biện pháp và có trách nhiệm tổ\r\nchức thực hiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ\r\nnhư sau:
\r\n\r\n1. Căn cứ vào các quy định, hướng dẫn\r\nliên quan công tác bảo vệ bí mật nhà nước, tổ chức tuyên truyền phổ biến và thực\r\nhiện các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong đó có lĩnh vực văn thư, lưu\r\ntrữ.
\r\n\r\n2. Tổ chức chỉ đạo xây dựng và ban\r\nhành các văn bản quy định, nội quy về bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn\r\nthư, lưu trữ.
\r\n\r\nPhân công, bố trí và xác định trách\r\nnhiệm của cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đối với việc\r\nbảo vệ bí mật nhà nước. Thực hiện việc ký cam kết với cán bộ, công chức,\r\nviên chức có liên quan đến công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn\r\nthư, lưu trữ tại cơ quan.
\r\n\r\n3. Căn cứ vào Danh mục bí mật nhà nước\r\nđã được cấp có thẩm quyền quyết định, người đứng đầu cơ quan, tổ chức\r\ncó trách nhiệm xây dựng và ban hành văn bản quy định các mức độ mật (Tuyệt mật,\r\nTối mật, Mật) của từ
4. Khắc đủ các con dấu theo quy định của\r\ncông tác bảo vệ bí mật nhà nước. Thường xuyên hướng dẫn, kiểm tra việc đóng d
Quan tâm đầu tư kinh phí, mua sắm\r\ntrang thiết bị cần thiết như máy vi tính, máy photocopy, tủ, két sắt... phục vụ\r\ncông tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
\r\n\r\n5. Chỉ đạo, triển khai, hướng dẫn và\r\nkiểm tra việc thực hiện các chế độ quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong\r\nlĩnh vực văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi quản lý.
\r\n\r\n\r\n\r\nTrực tiếp tham mưu, đề xuất các biện\r\npháp và giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện công tác bảo\r\nvệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức.
\r\n\r\nIII. TRÁCH NHIỆM CỦA\r\nNGƯỜI ĐỨNG ĐẦU ĐƠN VỊ CỦA CƠ QUAN
\r\n\r\nNgười đứng đầu đơn vị của
1. Phân công, bố trí cán bộ, công chức,\r\nviên chức thuộc phạm vi quản lý là nhiệm vụ văn thư đơn vị, tổ chức thực hiện tốt\r\ncác quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ tại đơn\r\nvị.
\r\n\r\n2. Trong tham mưu xây dựng văn bản:\r\nPhân công cho các cá nhân trong đơn vị xây dựng văn bản có chứa đựng và đề xuất\r\ncác mức độ mật theo quy định, đảm bảo không để lộ, lọt các thông tin liên quan\r\nđến bí mật nhà nước.
\r\n\r\n3. Chỉ đạo, quản lý việc lập hồ sơ, bảo\r\nquản hồ sơ, tài liệu thuộc Danh mục bí mật nhà nước đang ở giai đoạn văn thư và\r\nđảm bảo an toàn theo quy định.
\r\n\r\n\r\n\r\n1. Thường xuyên nghiên cứu, học tập,\r\nquán triệt đầy đủ các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn\r\nthư, lưu trữ.
\r\n\r\n2. Trong quá trình theo dõi, giải quyết\r\ncông việc có hồ sơ, tài liệu liên quan đế
3. Cán bộ, công chức, viên chức liên\r\nquan đến tài liệu mật khi chuyển công tác, nghỉ hưu, thôi việc tuyệt đối tuân\r\nthủ các quy định của pháp luật về công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực\r\nvăn thư, lưu trữ.
\r\n\r\n\r\n\r\n1. Căn cứ vào các văn bản quy phạm\r\npháp luật về công tác văn thư, lưu trữ và công tác bảo vệ bí mật nhà nước và\r\ntheo tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức, thủ trưởng cơ quan xác định biên\r\nchế, bố trí, phân và thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức,\r\nviên chức làm văn thư, lưu trữ liên quan đến công tác bảo vệ bí mật nhà nước.
\r\n\r\n2. Cán bộ, công chức, viên chức làm\r\ncông tác văn thư, lưu trữ hoặc liên quan đến công tác bảo vệ bí mật nhà nước phải\r\nđáp ứ
a) Có lý lịch rõ ràng, phẩm chất đạo đức\r\ntốt, trung thực, cẩn thận, có tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức kỷ luật, ý\r\nthức cảnh giác giữ gìn bí mật nhà nước; có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và\r\nnăng lực hoàn thành nhiệm vụ được giao.
\r\n\r\nb) Phải ký cam kết với người đ
I. CÔNG TÁC QUẢN LÝ\r\nVĂN BẢN
\r\n\r\n1. Quản lý văn bản mật,\r\nvật mang bí mật nhà nước đến
\r\n\r\na) Tiếp nhận văn bản mật, vật mang bí\r\nmật nhà nước đến
\r\n\r\n- Mọi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước\r\ngửi đến từ các nguồn đều phải qua văn thư vào sổ
- Trường hợp tài liệu, vật mang bí mật\r\nnhà nước đến mà bì trong có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” thì văn thư\r\nvào sổ số tài liệu ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên trên bì. N
- Trường hợp thấy tài liệu, vật mang\r\nbí mật nhà nước gửi đến mà nơi gửi không thực hiện đúng thủ tục bảo mật thì\r\nchuyển đến người có trách nhiệm giải quyết, đồng thời thông tin lại n
b) Đăng ký văn bản mật đến
\r\n\r\nVăn bản mật đến được vào sổ đăng ký\r\nriêng (Phụ lục II). Trường hợp sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được\r\nnối mạng nội bộ (mạng LAN) hoặc mạng Internet.
\r\n\r\nc) Chuyển giao văn bản mật đến
\r\n\r\nViệc chuyển giao văn bản mật đến phải\r\nđược lập sổ thực hiện việc ký nhận (Phụ lục III).
\r\n\r\n\r\n\r\na) Công tác soạn thảo, nhân bản văn bản\r\nmật
\r\n\r\nViệc soạn thảo, đánh máy, in các văn bản;\r\nsao chụp hồ sơ, tài liệu... có liên quan đến bí mật nhà nước trong công tác văn\r\nthư, lưu trữ phải theo đúng các quy định sau:
\r\n\r\n- Khi soạn thảo văn bản có nội dung bí\r\nmật nhà nước, người được phân công soạn thảo văn bản phải đề xuất với Thủ trưởng\r\ntrực tiếp về mức độ mật của từng tài liệu; người duyệt ký văn bản chịu trách\r\nnhiệm quyết định việc đóng dấu mức độ mật và phạm vi lưu hành tài liệu mang bí mật nhà\r\nnước. Đối với vật mang bí mật nhà nước (băng, đĩa đã ghi âm, ghi hình; phim đã\r\nchụp, ảnh... có bí mật nhà nước) phải có văn bản ghi rõ tên của vật lưu kèm\r\ntheo và đóng dấ
- Việc soạn thảo, đánh máy, in, sao chụp\r\ncác văn bản, hồ sơ, tài liệu... có nội dung bí mật nhà nước phải được tiến hành\r\nở noi đảm bảo bí mật an toàn do Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý\r\ntài liệu mật quy định. Trường hợp đặc biệt, khi có yêu cầu phải được soạn thảo\r\ntrên hệ thống trang thiết bị đã qua kiểm tra và đủ điều kiện về đảm bảo an\r\ntoàn, bảo mật. Không
- Người có trách nhiệm in, sao chụp\r\ntài liệu, vật mang bí mật nhà nước chỉ được in, sao chụp đúng số lượng văn bản\r\nđã được Thủ trưởng cơ quan, đơn vị hoặc người được ủy quyền phê duyệt, tuyệt đối\r\nkhông được đánh máy thừa hoặc sao, chụp, in thừa. Sau khi đánh máy, in, sao chụp\r\nxong phải kiểm tra lại, hủy ngay bản dư thừa và những bản đánh máy, in, sao, chụp\r\nhỏng.
\r\n\r\n- Khi đánh máy, in, sao, chụp tài liệu\r\nmật xong phải đóng dấu mức độ mật, dấu thu hồi (nếu cần), đánh số trang, số bản,\r\nsố lượng in, phạm vi lưu hành, nơi nhận, tên người đánh máy, in, soát, sao, chụp\r\ntài liệu. Đối với tài liệu mật sao, chụp ở dạng băng, đĩa phải niêm phong và\r\nđóng dấ
- Những văn bản, tài liệu thuộc các loại\r\n“Tuyệt Mật”, “Tối Mật” nếu có yêu cầu sao chụp hoặc chuyển sang dạng tin khác\r\nphải được Thủ trưởng cơ quan, đơn vị nơi ban hành tài liệu gốc đồng ý bằng văn\r\nbản và phải ghi rõ số lượng được phép sao chụp hoặc chuyển dạng tin.
\r\n\r\n- Khi tổ chức lấy ý kiến tham gia để xây\r\ndựng dự thảo văn bản, cơ quan chủ trì soạn thảo phải xác định cụ thể phạm vi, đối\r\ntượng (các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan) cần xin ý kiến hoặc tham khảo\r\ný kiến, phải đóng dấu xác định mức độ mật cần thiết vào dự thảo trước khi gửi\r\nxin ý kiến. Cơ quan, đơn vị, cá nhân nhận được dự thảo phải thực hiện việc quản\r\nlý, sử dụng theo đúng độ mật đã ghi trên dự thảo.
\r\n\r\n- Đối với những văn bản có phạm vi, đối\r\ntượng được phổ biế
Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành thực hiện\r\ntheo hướng dẫn tại Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV và chỉ dẫn này được trình\r\nbày tại ô số 11 tại Phụ lục II - Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản\r\nban hành kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
\r\n\r\nb) Đăng ký văn bản mật đi
\r\n\r\n- Văn bản mật đi được cho số, ký hiệu\r\nvà mở sổ đăng ký riêng được thực hiện theo mẫu (Phụ lục IV). Trường hợp sử dụng\r\nphần mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng nội bộ (mạng LAN) hoặc mạng Internet.
\r\n\r\n- Vào sổ: Tài liệu mật trước khi gửi\r\nđi văn thư vào sổ đăng ký văn bản mật đi, phải ghi đầy đủ các cột, mục sau: số\r\nthứ tự, ngày tháng, năm, nơi nhận, trích yếu nội dung, độ mật, độ khẩn, người\r\nnhận (ký tên, ghi rõ họ tên).
\r\n\r\n- Việc ghi số, ký hiệu của văn bản mật\r\nđi thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 8 của Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
\r\n\r\nc) Đóng dấu mức độ mật trong văn mật\r\nđi
\r\n\r\n- Mẫu dấu chỉ mức độ mật: (“TUYỆT MẬT”, “T
- Dấu chỉ mức độ mật được đóng vào ô số\r\n10
3. Phát hành, chuyển\r\nphát, giao nhận tài liệu mật
\r\n\r\nKhi vận chuyển, giao nhận, lưu giữ tài\r\nliệu, vật mang bí mật nhà nước phải đảm bảo tuyệt đối an toàn và thực hiện theo\r\nquy định sau:
\r\n\r\na) Giao, nhận tài liệu, vật mang bí mật\r\nnhà nước
\r\n\r\nMọi trường hợp giao nhận tài liệu, vật\r\nmang bí mật nhà nước giữa các khâu (cá nhân soạn thảo, đánh máy, in, văn thư,\r\ngiao liên, người có trách nhiệm giải quyết, người lưu giữ, bảo quản...) đều phải\r\nvào sổgiao, nhận. Việc giao, nhận tài liệu mật phải\r\nđược thực hiện trực tiếp tại nơi làm việc theo quy định của Thủ trưởng cơ quan,\r\nđơn vị có tài liệu mật (Phụ lục V).
b) Tài liệu mật gửi đi
\r\n\r\n- Trường hợp tài liệu mật gửi đi phải\r\nkèm theo Phiếu gửi và phải bỏ chung vào bì cùng với tài liệu. Phiếu gửi phải\r\nghi rõ nơi gửi, số phiếu, nơi nhận, số ký hiệu từng tài liệu gửi đi, đóng dấu độ\r\nmật, độ khẩn của tài liệu vào góc phải phía trên của Phiếu gửi (Phụ lục VI).
\r\n\r\n- Khi nhận tài liệu mật, nơi nhận phải\r\nhoàn ngay Phiếu gửi cho nơi đã gửi tài liệu mật.
\r\n\r\n- Làm bì: Tài liệu mật gửi đi không được\r\ngửi chung trong một bì với tài liệu thường. Giấy làm bì phải là loại giấy dai,\r\nkhó bóc, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được. Gấp bì theo mối chéo, hồ dán\r\nphải dính, khó bóc.
\r\n\r\nViệc đóng dấu ký hiệu các “độ mật”\r\nngoài bì thực hiện như sau:
\r\n\r\n- Văn bản mật gửi đi phải làm bì\r\nriêng. Mẫu con dấu A, B, C
- Văn bản mật độ “Mật” ngoài bì đóng dấu\r\nchữ\r\n
- Văn bản mật độ “Tối mật” ngoài bì\r\nđóng dấu chữ ![](\"00537757_files/image003.jpg\"){kind=small}
- Văn bản mật độ “Tuyệt mật” gửi bằng\r\nhai bì:
\r\n\r\n+ Bì trong: Ghi rõ số ký hiệu của tài\r\nliệu, tên người nhận, đóng dấu “Tuyệt mật”. Nếu là văn bản mật gửi\r\nđích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu “Chỉ có người có\r\ntên mới được bóc bì”.
\r\n\r\n+ Bì ngoài: Ghi như gửi tài liệu thường,\r\nđóng dấu ký hiệu chữ
c) Chuyển phát tài liệu mật:
\r\n\r\nTài liệu mật khi chuyển phát (vận chuyển,\r\ngiao nhận) phải đảm bảo an toàn tuyệt đối theo quy định sau:
\r\n\r\n- Việc vận chuyển, giao nhận tài liệu\r\nmật ở trong nước do cán bộ làm công tác bảo mật hoặc cán bộ giao liên riêng của\r\ncơ quan, tổ chức thực hiện. Nếu vận chuyển, giao nhận theo đường bưu điện phải thực hiện\r\ntheo quy định riêng của ngành Bưu chính Viễn thông.
\r\n\r\n- Vận chuy
- Trường hợp truyền đưa tài liệu mật bằng\r\nphương tiện viễn thông và máy tính thì phải được mã hóa theo quy định của pháp\r\nluật về cơ yếu.
\r\n\r\n- Khi vận chuyển tài liệu mật phải có\r\nđủ phương tiện bảo quản và lực lượng bảo vệ để đảm bảo an toàn\r\ntrong quá trình vận chuyển. Các tài liệu mật phải được đựng trong hòm sắt, cặp\r\ncó khóa chắc chắn.
\r\n\r\n- Phương tiện vận chuyển do Thủ trưởng\r\ncơ quan, đơn vị có tài liệu mật quyết định và phải chịu trách nhiệm nếu để xảy\r\nra mất an toàn; Trong mọi trường hợp phải có người có trách nhiệm coi giữ c
Nơi gửi và nơi nhận tài liệu mật phải\r\ntổ chức kiểm tra, đối chiếu thường xuyên nhằm phát hiện những sai sót, mất mát để\r\nxử lý kịp thời.
\r\n\r\nd) Thu hồi tài liệu mật
\r\n\r\nNhững tài liệu mật có đóng dấu “Tài\r\nliệu thu hồi”, văn thư phải theo dõi, thu hồi hoặc trả lại nơi gửi đúng kỳ\r\nhạn. Khi nhận cũng như khi trả phải kiểm tra, đối chiếu, theo dõi trong s
II. LƯU TRỮ, BẢO QUẢN\r\nTÀI LIỆU MẬT
\r\n\r\n1. Tất cả văn bản mật, sổ quản lý và\r\ngiao nhận văn bản mật phải được bảo quản theo chế độ mật; việc lưu giữ, bảo quản\r\nchặt chẽ và sử dụng đú
Khi xử lý văn bản, tài liệu mật, người\r\nđược giao tài liệu mật không được tự ý mang tài liệu về nhà riêng. Nếu phải xử lý gấp,\r\nphải báo cáo thủ trưởng cơ quan, đơn vị xem xét, quyết định và làm thủ tục đăng\r\nký làm việc ngoài giờ với văn phòng cơ quan hoặc bảo vệ cơ quan theo quy định.
\r\n\r\nTrường hợp cần thiết phải mang tài liệu,\r\nvật mang bí mật nhà nước ra khỏi cơ quan, mang về nhà riêng, đi công tác hoặc\r\ncho mượn thì phải được sự đồng ý của thủ trưởng cơ quan, đơn vị, phải đăng ký với\r\nbộ phận bảo mật và có phương án bảo mật chặt chẽ.
\r\n\r\n2. Tài liệu, vật thuộc phạm vi bí mật\r\nnhà nước khi mang ra nước ngoài phải có văn bản xin phép và được người đứng đầu\r\nhoặc người được ủy quyề
Trong hoạt động văn thư,
3. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức trực\r\ntiếp quản lý bí mật nhà nước trong phạm vi quyền hạn của mình phải thường xuyên\r\nkiểm tra, chỉ đạo việc lưu giữ, bảo quản và thực hiện báo cáo thống kê tài liệu\r\nmật theo quy định. Tài liệu mật độ Tuyệt mật, Tối mật phải được lưu giữ\r\nriêng, có phương tiện (tủ, két sắt...) bảo quản, bảo vệ bảo đảm an toàn.
\r\n\r\nIII. TỔ CHỨC TIÊU HỦY\r\nTÀI LIỆU MẬT
\r\n\r\n1. Cơ quan, tổ chức thực hiện việc\r\ntiêu hủy tài liệu mật thuộc độ Tuyệt mật, Tối mật và Mật khi đã được thực hiện\r\ngiải mật theo quy định tại Điều 28 Luật Lưu trữ và Điều 21 Nghị định số\r\n33/2002/NĐ-CP.
\r\n\r\n2. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có\r\ntài liệu mật có trách nhiệm xem xét, xác định giá trị tài liệu mật trong phạm\r\nvi quản lý của mình. Việc xác định giá trị tài liệu mật phải thành lập Hội đồng\r\nxác định giá trị tài liệu mật, thực hiện theo quy định tại Điều 18 Luật Lưu trữ.
\r\n\r\n3. Trong quá trình tiêu hủy tài liệu mật\r\nphải bảo đảm yêu cầu không để lộ, lọt bí mật nhà nước. Tiêu hủy tài liệu mật phải\r\nđốt, xén, nghiền nhỏ đảm bảo hủy hết thông tin trong tài liệu, không thể phục hồi được\r\nvà phải được lập thành biên bản.
\r\n\r\nIV. BẢO VỆ BÍ MẬT VỀ\r\nĐỊA ĐIỂM, KHO LƯU TRỮ
\r\n\r\n1. Cán bộ, công chức, viên chức không\r\nđược tiết lộ cho cá nhân hoặc cơ quan không có trách nhiệm biết:
\r\n\r\na) Địa điểm đặt kho tàng, nơi để hồ\r\nsơ, tài liệu mật.
\r\n\r\nb) Kế hoạch, phương án bảo vệ phòng\r\ncháy, chữa cháy, địa điểm kho tàng, nơi để hồ sơ, tài liệu mật.
\r\n\r\nc) Sao chụp sơ đồ, mạng lưới kho tàng\r\nvà địa danh của các vùng kho, tổng kho, nơi cất giữ hồ sơ, tài liệu mật.
\r\n\r\n2. Không được cho người không có trách\r\nnhiệm đến thăm, khảo sát hoặc chụp ảnh, quay phim các vùng kho, t
V. VỀ CUNG CẤP THÔNG\r\nTIN TÀI LIỆU MẬT
\r\n\r\n1. Cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy\r\nđịnh tại Điều 18 và Điều 19 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP.
\r\n\r\n2. Việc nghiên cứu, sao chụp hồ sơ tài\r\nliệu mật chỉ được thực hiện khi có ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức.
\r\n\r\n3. Cơ quan, đơn vị và người thực hiện\r\nchỉ được cung cấp theo đúng nội dung đã được duyệt. Bên nhận tin không\r\nđược làm lộ thông tin và không được cung cấp thông tin đã nhận cho bên khác. Nội\r\ndung buổi làm việc về cung cấp thông tin phải được th
4. Trường hợp hồ sơ, tài liệu mật được\r\nngười có thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng, bộ phận quản lý tài liệu mật phải\r\nmở sổ
\r\n\r\n\r\n
Tại Điều 13 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP\r\nvà Khoản 7 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11
- Khu vực, địa điểm đặt kho tàng, nơi\r\nđể hồ sơ, tài liệu mật.
\r\n\r\n- Kế hoạch, phương án bảo vệ phòng\r\ncháy, chữa cháy, địa điểm kho tàng, nơi để hồ sơ, tài liệu mật.
\r\n\r\n- Sao chụp sơ đồ, mạng lưới kho tàng\r\nvà địa danh của các vùng kho, tổng kho, nơi cất giữ hồ sơ, tài liệu mật.
\r\n\r\n\r\n\r\nI. CHẾ ĐỘ THÔNG TIN\r\nBÁO CÁO
\r\n\r\nThủ trưởng các cơ quan, tổ chức thực\r\nhiện chế độ báo cáo về công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư,\r\nlưu trữ trong báo cáo định kỳ công tác văn thư, lưu trữ theo hướng dẫn của Sở Nội\r\nvụ tại Công văn số 1195/SNV-CCVTLT ngày 16 tháng 8 năm 2011 về việc hướng dẫn\r\nchế độ thông tin báo cáo công tác văn thư, lưu trữ.
\r\n\r\n\r\n\r\nTrên cơ sở nội dung Hướng dẫn này, thủ\r\ntrưởng các cơ quan, tổ chức triển khai, hướng dẫn đến các cơ quan, tổ chức và\r\nđơn vị trực thuộc thực hiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn\r\nthư, lưu trữ thuộc phạm vi quản lý.
\r\n\r\nTrên đây là hướng dẫn của Sở Nội vụ về\r\ncông tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Trong quá\r\ntrình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức kịp\r\nthời phản ảnh về Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Tầng 6 Tòa nhà IPC, số\r\n1489 Đại lộ Nguyễn Văn Linh, phường Tân Phong, Quận 7; điện thoại\r\n37.760.692) để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân Thành phố xem xét, giải quyết./.
\r\n\r\n\r\n\r\n
| \r\n
| \r\n \r\n
| \r\n
\r\n\r\n
\r\n(Kèm\r\ntheo Hướng dẫn số
| \r\n
| \r\n \r\n
| \r\n
| \r\n | \r\n \r\n | \r\n
Họ và tên:
Ngày, tháng, năm sinh:
Quê quán:
Chức vụ:
Đơn vị công tác:
Được phân công
Tôi hiểu rằng việc
Tôi xin cam kết như sau:
\r\n\r\n1. Thực hiện nghiêm các quy định của\r\npháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
\r\n\r\n2. Không để lộ, lọt nh
3. Khi không làm công tác này nữa tôi\r\ncam kết không tiết lộ bí mật nhà nước.
\r\n\r\nTôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước\r\npháp luật và trước cơ quan nếu có sai phạm./.
\r\n\r\n\r\n\r\n
| \r\n
| \r\n \r\n | \r\n
\r\n\r\n
\r\n(Kèm theo Hướng dẫn số 1865/HD-SNV ngày 18 tháng 11 năm 2013 của Sở Nội vụ\r\nThành phố Hồ Chí Minh)
1. M
Sổ Đăng ký văn bản mật đến phải được\r\nin sẵn, kích thước: 210mm x 297mm.
\r\n\r\na) Bìa và trang đầu
\r\n\r\nBìa và trang đầu của Sổ Đăng ký văn bản\r\nmật đến được trì
![](\"00537757_files/image005.jpg\")
Ghi chú:
\r\n\r\n(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp\r\ntrên trực tiếp (nếu có);
\r\n\r\n(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị\r\n(đối với số của đơn vị);
\r\n\r\n(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản mật đến;
\r\n\r\n(4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc\r\nđăng ký văn bản mật trong quyển sổ;
\r\n\r\n(5): Số thứ tự đăng ký văn bản mật đến đầu tiên và cuối\r\ncùng trong quyể
(6): Số thứ tự của quyển sổ.
\r\n\r\nTrên trang đầu của các loại sổ phải có\r\nchữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng. Việc ký và đóng dấu\r\nđược thực hiện ở khoảng giấy trống giữa Từ số... đến số.
b) Phần đăng ký văn bản mật đến
\r\n\r\nPhần đăng ký văn bản mật đến được\r\ntrình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 10 cột theo mẫu dưới đây:
\r\n\r\n| \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n
| \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n
| \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n
2. Hư
Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi\r\ntrên dấu “Đến”, ví dụ: 03/01, 27/7.
\r\n\r\nCột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu\r\n“Đến”.
\r\n\r\nCột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức ban\r\nhành văn bản mật.
\r\n\r\nCột 4: Ghi số và ký hiệu của văn bản mật\r\nđến.
\r\n\r\nCột 5: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản\r\nmật đến. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước;\r\nnăm được ghi bằng hai chữ số cuối năm, ví dụ: 03/01/12, 31/12/12.
\r\n\r\nCột 6: Ghi tên loại của văn bản mật đến\r\n(trừ công văn; tên loại văn bản có thể viết tắt) và trích yếu nội dung. Trường\r\nhợp văn bản đến không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của\r\nvăn bản đó.
\r\n\r\nCột 7: Mức độ mật phải ghi rõ độ mật\r\n(“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản mật đến; đối với văn bản mật đến\r\nđộ “Tuyệt mật”, thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép\r\nngười có thẩ
Cột 8: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận\r\nvăn bản mật đến căn cứ ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm\r\nquyền.
\r\n\r\nCột 9: Chữ ký của người trực tiếp nhận\r\nvăn bản mật.
\r\n\r\nCột 10: Ghi những điểm cần thiết về\r\nvăn bản mật đến (văn bản không có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao\r\nv.v...)./.
\r\n\r\n\r\n\r\n
\r\n(Kèm\r\ntheo Hướng dẫn số 1865/HD-SNV ngày 18 tháng 11 năm 2013 của Sở Nội vụ Thành phố\r\nHồ Chí Minh)
1. M
Sổ Chuyển giao văn bản mật đến phải được\r\nin sẵn, kích thước: 210mm x 297mm hoặc 148mm x 21
a) Bìa và trang đầu
\r\n\r\nBìa và trang đầu của Sổ được trình bày\r\ntương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản mật đến, chỉ khác tên gọi\r\nlà “Sổ Chuyển giao văn bản mật đến” và không có dòng chữ “Từ số ... đến số ...”
\r\n\r\nb) Phần chuyển giao văn bản mật đến
\r\n\r\nPhần chuyển giao văn bản mật đến có thể\r\nđược trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (21
| \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n
| \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n
| \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n
2. Hướng dẫn ghi
\r\n\r\nCột 1: Ghi ngày, tháng, năm chuyển\r\ngiao văn bản mật đến cho các đơn vị, cá nhân; đối với những ngày dưới
Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu\r\n“Đến”.
\r\n\r\nCột 3: Mức độ mật, phải ghi rõ độ mật\r\n(“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản mật đến.
\r\n\r\nCột 4: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận\r\nvăn bản mật căn cứ theo ý
Cột 5: Chữ ký của n
Cột 6: Ghi những điểm cần thiết (bản\r\nsao, số lượng bản...)./.
\r\n\r\n\r\n\r\n
\r\n(Kèm theo Hướng dẫn số 1865/HD-SNV ngày 18 tháng 11 năm 2013 của Sở Nội vụ\r\nThành phố Hồ Chí Minh)
1. M
Sổ Đăng ký văn bản mật đi phải được in\r\nsẵn, kích thước: 210mm x
a) Bìa và trang đầu
\r\n\r\nBìa và trang đầu của Sổ được trình bày\r\ntương tự như bì
b) Phần đăng ký văn bản mật đi
\r\n\r\nPhần đăng ký văn bản mật đi được trình\r\nbày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu sau:
\r\n\r\n| \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n
| \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n
| \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n
2. Hướng dẫn đăng ký
\r\n\r\nCột 1: Ghi số và ký hiệu của văn bản mật.
\r\n\r\nCột 2: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản\r\nmật; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước,\r\nví dụ: 05/02, 31/12.
\r\n\r\nCột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội\r\ndung của văn bản mật.
\r\n\r\nCột 4: Mức độ mật, phải ghi rõ độ mật\r\n(“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản; đối với văn bản đi độ “Tuyệt mật”\r\nthì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép của người có thẩm\r\nquyền.
\r\n\r\nCột 5: Ghi tên của người ký văn bản mật.
\r\n\r\nCột 6: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc\r\nđơn vị, cá nhân nhận văn bản mật như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản mật.
\r\n\r\nCột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận\r\nbản lưu.
\r\n\r\nCột 8: Ghi số lượng bản phát hành.
\r\n\r\nCột 9: Ghi những điểm cần thiết\r\nkhác./.
\r\n\r\n\r\n\r\n
\r\n(Kèm theo Hướng dẫn số 1865/HD-SNV ngày 18 tháng 11 năm 2013 của Sở Nội vụ\r\nThành phố Hồ Chí Minh)
1. Mẫu sổ
\r\n\r\nSổ chuyển giao văn bản mật đi cho các\r\ncơ quan khác hoặc cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải được in sẵn,\r\nkích thước: 210mm\r\nx\r\n297mm
\r\n\r\na) Bìa và trang đầu
\r\n\r\nBìa và trang đầu của sổ được trình bày\r\ntương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản mật đến, chỉ khác tên\r\ngọi là “Sổ chuyển giao văn bản mật đi”.
\r\n\r\nb) Phần đăng ký chuyển giao văn bản mật\r\nđi
\r\n\r\nPhần đăng ký chuyển giao văn bản mật\r\nđi được trình bày trên trang giấy khố A4 theo chiều rộng (210mm
| \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n
| \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n
| \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n
2. Hướng dẫn ghi
\r\n\r\nCột 1: Gh
Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn bản mật.
\r\n\r\nCột 3: Ghi mức độ mật của văn bản.
\r\n\r\nCột 4: Nơi nhận văn bản.
\r\n\r\n- Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn\r\nbản mật trong trường hợp chuyển giao văn bản mật trong nội bộ cơ quan,
- Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc\r\nđơn vị, cá nhân nhận văn bản mật trong trường hợp chuyển giao văn bản mật cho\r\ncơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân khác.
\r\n\r\nCột 5: Chữ ký của người trực tiếp nhận\r\nvăn bản mật.
\r\n\r\nCột 6: Ghi những điểm cần thiết khác\r\nnhư số lượng bản, số lượng bì./.
\r\n\r\n\r\n\r\n
\r\n(Kèm theo Hướng dẫn số 1865/HD-SNV ngày 18 tháng 11 năm 2013 của Sở Nội vụ\r\nThành phố Hồ Chí Minh)
| \r\n
| \r\n \r\n
| \r\n
| \r\n | \r\n \r\n | \r\n
\r\n\r\n
........................................................................
1
2 ...................................................................................................................................................
\r\n\r\n......................................................................................................................................................
\r\n\r\nSau khi nhận được, đề nghị
\r\n\r\n
| \r\n Nơi nhận: \r\n- ....(6)....; \r\n- ....(7).....; \r\n | \r\n \r\n | \r\n
| \r\n | \r\n \r\n | \r\n
Gh
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực\r\ntiếp (nếu có).
\r\n\r\n(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành phiếu\r\ngửi.
\r\n\r\n(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức\r\nban hành phiếu gửi.
\r\n\r\n(4) Địa danh
\r\n\r\n(5) Liệt kê cụ thể các văn bản, tài liệu\r\nđược gửi kèm theo phiếu gửi.
\r\n\r\n(6) Tên cơ quan tổ chức nhận phiếu gửi\r\nvà văn bản, tài liệu.
\r\n\r\n(7) Phiếu gửi không cần lư
(8) Địa danh nơi cơ quan, tổ chức nhận\r\nphiếu gửi và văn bản
\r\n\r\nĐược hướng dẫn () Xem thêm
Bị hủy bỏ () Xem thêm
Được bổ sung () Xem thêm
Đình chỉ () Xem thêm
Bị đình chỉ () Xem thêm
Bị đinh chỉ 1 phần () Xem thêm
Bị quy định hết hiệu lực () Xem thêm
Bị bãi bỏ () Xem thêm
Được sửa đổi () Xem thêm
Được đính chính () Xem thêm
Bị thay thế () Xem thêm
Được điều chỉnh () Xem thêm
Được dẫn chiếu () Xem thêm
Văn bản hiện tại
| Số hiệu | 1865/HD-SNV |
| Loại văn bản | Hướng dẫn |
| Cơ quan | Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 18/11/2013 |
| Người ký | Trương Văn Lắm |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |
Hướng dẫn () Xem thêm
Hủy bỏ () Xem thêm
Bổ sung () Xem thêm
Đình chỉ 1 phần () Xem thêm
Quy định hết hiệu lực () Xem thêm
Bãi bỏ () Xem thêm
Sửa đổi () Xem thêm
Đính chính () Xem thêm
Thay thế () Xem thêm
Điều chỉnh () Xem thêm
Dẫn chiếu () Xem thêm
Tóm tắt
| Số hiệu | 1865/HD-SNV |
| Loại văn bản | Hướng dẫn |
| Cơ quan | Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 18/11/2013 |
| Người ký | Trương Văn Lắm |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |