| Số hiệu | 61/BC-UBND |
| Loại văn bản | Báo cáo |
| Cơ quan | Thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 26/03/2013 |
| Người ký | Hứa Ngọc Thuận |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |
| \r\n ỦY BAN NHÂN DÂN | \r\n \r\n CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM | \r\n
| \r\n Số: 61/BC-UBND \r\n | \r\n \r\n | \r\n
\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n
Thời gian qua, công tác quản lý và hoạt động văn\r\nthư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố đạt được một số kết\r\nquả nhất định, từng bước đi vào nề nếp và ổn định, bảo đảm cung cấp thông tin kịp\r\nthời phục vụ cho sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành của cơ quan, tổ chức và địa\r\nphương; bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước; tạo điều kiện cho việc tra cứu,\r\nnghiên cứu lịch sử, pháp luật phục vụ cho yêu cầu sơ kết, tổng kết kinh nghiệm.\r\n
\r\n\r\nTuy nhiên, công tác quản lý nhà nước và hoạt động\r\nvăn thư, lưu trữ tại một số cơ quan, tổ chức chưa được quan tâm; tài liệu lưu\r\ntrữ còn phân tán chưa được thu thập đầy đủ; hồ sơ tài liệu còn tồn đọng chưa được\r\nchỉnh lý, sắp xếp có nguy cơ hư hỏng nặng; việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài\r\nliệu chưa đáp ứng kịp thời; cơ sở vật chất, trang thiết bị, ứng dụng công nghệ\r\nthông tin cho công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế.
\r\n\r\nTrước thực trạng đó, Ủy ban nhân dân thành phố đã\r\nban hành Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2010 về tăng cường công\r\ntác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.
\r\n\r\nSau 02 năm triển\r\nkhai thực hiện, công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ đã đạt được\r\nkết quả như sau:
\r\n\r\nI. KẾT QUẢ TỔ CHỨC THỰC HIỆN\r\nCÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ
\r\n\r\n1. Kết quả công tác tuyên truyền,\r\nphổ biến văn bản:
\r\n\r\na) Thực hiện Chỉ thị số\r\n19/2010/CT-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2010 của Ủy ban nhân dân t
b) Trong 02 năm qua, đã tổ chức tuyên\r\ntruyền, phổ biến, tập huấn các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư lưu\r\ntrữ như: Luật Lưu trữ, Pháp lệnh, Nghị định, Chỉ thị, Thông tư của\r\nBộ Nội vụ và các văn bản hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, của t
c) Kịp thời phổ biến các văn bản quy\r\nphạm pháp luật về công tác văn thư lưu trữ và các thông\r\ntin về hoạt động của ngành văn thư lưu trữ thành phố bằng\r\ncách sao gửi và hướng dẫn thực hiện bằng văn bản hoặc phổ biến, hướng dẫn thực\r\nhiện trên Website của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố\r\nvà Sở Nội vụ.
\r\n\r\nd) Tại các cơ quan, tổ chức đã chủ động\r\nlồng ghép việc triển khai, tuyên truyền, phổ biến Chỉ thị với tập huấn chuyên\r\nmôn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức tại\r\ncơ quan mình.
\r\n\r\n\r\n\r\nTrong 02 năm qua, Sở Nội vụ đã tham\r\nmưu cho Ủy ban nhân dân thành phố ban hành 16 văn bản chỉ\r\nđạo, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thực hiện công tác quản lý nhà nước về công\r\ntác văn thư lưu trữ. Ngoài ra, Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư\r\n- Lưu trữ đã xây dựng, ban hành 24 văn bản hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, tổ\r\nchức thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ (Phụ lục II).
\r\n\r\nThực hiện Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND,\r\ncác cơ quan, tổ chức đã xây dựng và ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, quản lý và\r\nhướng dẫn các cơ quan trực thuộc trong công tác văn thư, lưu trữ như xây dựng\r\nchương trình công tác văn thư lưu trữ hàng năm, đến nay có\r\n23/44 sở, ban, ngành; 24 quận, huyện xây dựng Quy chế công tác văn thư\r\nlưu trữ, các cơ quan còn lại thông qua việc ban hành Quy chế làm\r\nviệc, quy trình quản lý văn bản đi, đến, đã xác định trách nhiệm, nhiệm vụ cụ\r\nthể trong công tác quản lý hoạt động văn thư lưu trữ tại\r\ncơ quan, tổ chức mình đồng thời chỉ đạo, hướng dẫn cho các cơ quan trực thuộc\r\nxây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ để tổ chức thực hiện tốt nhiệm vụ.
\r\n\r\nCác quận, huyện đều có chỉ đạo triển\r\nkhai thực hiện Chỉ thị bằng văn bản, trong đó, có 6 quận, huyện: Quận 4, 10, quận\r\nGò Vấp, huyện Củ Chi, Bình Chánh và Hóc Môn ban hành Chỉ thị về tăng cường công\r\ntác quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ trong phạm\r\nvi quản lý.
\r\n\r\nNgoài ra, các quận, huyện còn chủ động\r\nxây dựng nhiều văn bản chỉ đạo, quản lý, hướng dẫn nhiều nội dung khác nhau\r\ntrong chương trình công tác văn thư lưu trữ về các mặt\r\ncông tác nghiệp vụ văn thư lưu trữ góp phần làm phong phú,\r\nđa dạng, tạo nên bức tranh công tác văn thư lưu trữ sinh động\r\ntrong công tác thực tiễn tại các cơ quan. Cụ thể như: quận Tân Phú ban hành hướng\r\ndẫn công tác chỉnh lý; quận Bình Thạnh hướng dẫn công tác xây dựng danh mục hồ\r\nsơ, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quận Phú Nhuận\r\nhướng dẫn việc quản lý văn bản; quận Bình Tân và huyện Hóc Môn Hướng dẫn thực\r\nhiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư lưu trữ
3. Công tác bảo\r\nquản hồ sơ, bố trí Kho Lưu trữ tại cơ quan, tổ chức:
\r\n\r\na) Thực hiện Dự án xây dựng Trung tâm\r\nLưu trữ thành phố:
\r\n\r\nThực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg\r\nngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát\r\nhuy giá trị tài liệu lưu trữ, Ủy ban nhân dân thành phố đã\r\ngiao Sở Nội vụ làm chủ đầu tư dự án xây dựng Trung tâm Lưu\r\ntrữ thành phố với diện tích 27.000 m2, có sức chứa trên 100.000 mét\r\ngiá tài liệu, gồm phần Kho Lưu trữ tài liệu và khu phục vụ công chúng, tại phường\r\nAn Lạc, quận Bình Tân. Đến nay, Dự án đã triển khai thực hiện: tổ chức đấu thầu\r\nvà ký hợp đồng các gói thầu tư vấn quản lý dự án, tư vấn lập dự án, đo vẽ bản đồ,\r\nrà phá bom mìn, đo vẽ địa hình, khoan khảo sát địa chất; Ủy ban nhân dân thành\r\nphố phê duyệt tuyển chọn phương án thiết kế kiến trúc và phê duyệt dự án đầu tư\r\nTrung tâm Lưu trữ thành phố.
\r\n\r\nb) Thực hiện chỉ đạo của thành phố,\r\n02 năm qua, các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố đã quan tâm đầu tư cho công\r\ntác bảo quản hồ sơ, tài liệu.
\r\n\r\n- Tại Ủy ban\r\nnhân dân quận, huyện:
\r\n\r\nỦy ban nhân dân quận Bình Tân, quận\r\nThủ Đức, quận Gò Vấp, quận 10, quận\r\n11 tổ chức bàn giao kho Lưu trữ từ Văn phòng Ủy ban nhân dân quận cho Phòng Nội\r\nvụ quản lý, đầu tư xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, tài liệu của các phòng,\r\nban được bảo quản tập trung, thống nhất và đã chỉnh lý hồ sơ hoàn chỉnh.
\r\n\r\nViệc xây dựng, bố trí Kho lưu trữ
+ Quận Bình Tân đầu tư xây dựng kho\r\nlưu trữ với diện tích 660 m2 gồm 3 tầng;
+ Quận Gò Vấp đã đầu tư xây dựng kho\r\nlưu trữ với diện tích 960 m2 gồm 1 trệt, 2 lầu\r\nvà đang tiến hành khảo sát, xây dựng Đề án nâng cấp, cải tạo\r\nvà xây mới Trung tâm Lưu trữ hồ sơ và Xử lý thông tin của quận nhằm thu thập, bảo\r\nquản tốt tài liệu lưu trữ và giải quyết\r\ntài liệu tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị thuộc quận;
\r\n\r\n+ Quận 2 bố trí kho lưu trữ với diện\r\ntích 650 m2 có sức chứa khoảng 1.000 mét giá hồ sơ tài liệu;
\r\n\r\n+ Quận 10,\r\nquận 11, quận Thủ Đức có kho lưu trữ với diện tích từ 200\r\n- 300 m2 tài liệu được bảo quản tập trung, thống nhất và đã chỉnh lý\r\nhồ sơ hoàn chỉnh.
\r\n\r\n+ Các quận, huyện khác do điều kiện về\r\nmặt bằng, chỉ bố trí kho tạm, diện tích khoảng 30 - 60 m2; một số quận,\r\nhuyện đang xây dựng phương án đầu tư xây dựng kho lưu trữ tập trung như q
+ Các quận, huyện còn lại chưa bố trí\r\nđược kho lưu trữ tập trung; tài liệu của các phòng, ban tự quản lý. Ở phường,\r\nxã, thị trấn phần lớn chưa bố trí phòng kho bảo quản tài liệu lưu trữ nên tài\r\nliệu được cán bộ, nhân viên quản lý, bảo quản tại nơi làm việc.
\r\n\r\n- Tại sở, ban, ngành, doanh nghiệp\r\nthuộc thành phố:
\r\n\r\nCông tác bảo quản và bố trí kho lưu\r\ntrữ tại các sở, ban, ngành dần đi vào ổn định. Một số sở, ban, ngành quan tâm bố\r\ntrí kho lưu trữ chuyên dụng bảo quản tài\r\nliệu tập trung, thống nhất và đã chỉnh lý hồ sơ
Một số sở, ngành\r\nđã tiến hành cải tạo nâng cấp kho lưu trữ như
Các sở, ban, ngành còn lại cũng cố gắng\r\nbố trí kho tạm với diện tích từ 30 - 60 m2 để\r\nlưu trữ tài liệu.
\r\n\r\n- Tại các cơ quan, tổ chức khác:
\r\n\r\nMột số doanh nghiệp thuộc thành phố\r\ncũng quan tâm, bố trí kho tạm để lưu trữ tài liệu như: Tổng Công ty Công nghiệp\r\nSài Gòn TNHH một thành viên bố trí kho có diện tích 200 m2
Các cơ quan thuộc ngành dọc tại thành\r\nphố cũng quan tâm đầu tư cho hoạt động lưu trữ như: Cục Hải quan bố trí 4 kho\r\ncó diện tích 2.904,5 m2 để\r\nlưu trữ tài liệu; Cục Thuế thành phố do không có diện tích để bố trí kho lưu trữ\r\nnên đã tổ chức thuê 02 kho lưu trữ với diện tích 1.700 m2\r\nđược trang bị đầy đủ phương tiện bảo quản và công tác\r\nphòng cháy chữa cháy trong kho. Kho bạc Nhà nước thành phố đã đầu tư xây dựng hệ\r\nthống Kho, tổ chức chỉnh lý và bảo quản tốt tài liệu lưu trữ...
\r\n\r\nChế độ vệ sinh\r\nkho tàng và tài liệu, phòng chống mối mọt, phòng chống cháy nổ, thiên tai… được\r\nthực hiện thường xuyên. Kho được trang bị hệ thống báo cháy tự động hoặc các\r\nbình chữa cháy, có máy điều hòa nhiệt độ, quạt thông gió để bảo quản tài liệu.
\r\n\r\n4. Về công tác văn thư, lưu trữ:
\r\n\r\na) Việc thực hiện quản lý văn bản đi,\r\nvăn bản đến:
\r\n\r\nĐa số các cơ quan, tổ chức đã xây dựng\r\nvà ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ. Tổ chức quản\r\nlý văn bản đi, đến đúng theo quy định: Có mở sổ quản lý văn bản đi, văn bản đến\r\ntheo hướng dẫn của Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục\r\nVăn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.\r\nCó mở sổ quản lý, theo dõi văn bản mật theo đúng quy định của Pháp lệnh bảo vệ\r\nbí mật nhà nước; Thông tư số 12/TT-BCA(A1) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công\r\nan hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng
Ngoài ra, các cơ quan, tổ chức đã sử\r\ndụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc theo chương trình của Sở Thông\r\ntin và Truyền thông cài đặt.
\r\n\r\nb) Công tác soạn thảo ban hành văn bản;\r\nthể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính:
\r\n\r\nThực hiện Thông tư số 01/2011/TT-BNV\r\nngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình\r\nbày văn bản hành chính. Thành phố đã tổ chức tập huấn và phối hợp các cơ quan,\r\ntổ chức thuộc thành phố tập huấn về chuyên đề viết văn bản\r\nvà kỹ thuật trình bày. Đến nay, công tác soạn thảo và ban hành văn bản được thực\r\nhiện đúng quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày. Tuy nhiên, vẫn còn một số\r\ncơ quan, tổ chức do chưa phân công cán bộ, công chức phụ\r\ntrách việc kiểm tra thể thức văn bản trước khi ban hành nên văn bản còn sai sót\r\nmột số lỗi về thể thức và kỹ thuật trình bày.
\r\n\r\nc) Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ\r\nsơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan:
\r\n\r\nSở Nội vụ và Chi cục Văn thư - Lưu trữ\r\ntriển khai, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức công tác lập danh mục hồ sơ và hỗ trợ\r\ntập huấn cho hơn 150 công chức, viên chức tại các cơ quan,\r\ntổ chức. Đến nay, nhiều cơ quan, tổ chức thực hiện khá tốt chế độ lập hồ sơ hiện\r\nhành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan như Văn phòng Ủy\r\nban nhân dân thành phố, Sở Nội vụ, Sở Quy hoạch - Kiến trúc, Sở\r\nKhoa học và Công nghệ, Cục Hải quan thành phố, Cục Thuế t
d) Công tác thu thập, bổ sung tài liệu\r\nlưu trữ:
\r\n\r\nKho Lưu trữ chuyên dụng thuộc Chi cục\r\nVăn thư - Lưu trữ đã thu thập và bảo quản 2.716 mét giá tài liệu, do diện tích\r\nKho Lưu trữ chuyên dụng của Chi cục Văn thư - Lưu trữ hạn chế nên chưa tiếp nhận\r\nnguồn tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ Lịch sử thành phố, chưa\r\ntổ chức việc giao nộp, chỉ hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu\r\ntài liệu vào Lưu trữ Lịch sử thành phố có trách nhiệm tổ\r\nchức thực hiện việc lưu trữ bảo quản tài liệu tại cơ quan, tổ chức theo đúng\r\nquy định.
\r\n\r\n- Tại Ủy ban nhân dân quận, huyện:
\r\n\r\nCó 24/24 quận, huyện quyết định ban\r\nhành Danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ quận, huyện; có 12/24\r\nquận, huyện ban hành Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành\r\ntrong hoạt động của Ủy ban nhân dân quận, huyện. Có 04/24 quận, huyện ban hành\r\nDanh mục thành phần tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan như q
Một số quận đã thực hiện giao nộp tài\r\nliệu vào kho lưu trữ tập trung, tổ chức bàn giao trách nhiệm quản lý kho Lưu trữ\r\ntừ Văn phòng Ủy ban nhân dân quận, huyện về Phòng Nội vụ quản lý như: q
- Tại các sở, ngành thành phố:\r\ndo hệ thống kho lưu trữ tại các sở, ngành hiện nay chủ yếu là kho\r\ntạm, nên đa số chưa thể thu nhận tài liệu đến hạn nộp lưu từ các cơ quan thuộc\r\nnguồn nộp lưu về tập trung một đầu mối để chuyển giao vào lưu trữ lịch sử; chủ\r\nyếu lưu trữ tài liệu gồm văn bản đi, đến do văn phòng sở, ngành quản lý; tài liệu\r\ncủa các cơ quan phòng chuyên môn, các đơn vị trực thuộc tự quản lý.
\r\n\r\nđ) Công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng:
\r\n\r\nThực hiện chỉ đạo của Ủy ban nhân dân\r\nthành phố, Sở Nội vụ tăng cường công tác hướng dẫn các cơ\r\nquan, tổ chức về công tác lập hồ sơ hiện hành, chỉnh lý sơ bộ và sắp xếp hồ sơ tài\r\nliệu giai đoạn từ năm 1975 - 2009. Đến nay, tài liệu được thu thập, bảo quản tại\r\nlưu trữ của các cơ quan, tổ chức về cơ bản đã được phân loại, chỉnh lý sơ bộ và\r\nlập công cụ tra cứu. Tiêu biểu trong công tác này có Sở Khoa học và Công nghệ,\r\nSở Quy hoạch - Kiến trúc, Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài\r\nnguyên và Môi trường, Trung tâm Thông tin và Dịch vụ xây dựng thuộc Sở Xây dựng,\r\nLực lượng Thanh niên xung phong thành phố, Tổng Công ty\r\nThương mại Sài Gòn TNHH một thành viên…
\r\n\r\nNgoài ra còn hướng dẫn lập dự toán\r\nkinh phí chỉnh lý tài liệu cho một số sở, ngành như Sở Giáo dục và Đào tạo, Sở\r\nVăn hóa, Thể thao và Du lịch, Trung tâm Điều hành chống ngập t
Tại Ủy ban nhân dân q
e) Công tác tổ chức sử dụng và khai\r\nthác tài liệu lưu trữ:
\r\n\r\nTrong 02 năm qua, các cơ quan, tổ chức\r\nthuộc thành phố đã tổ chức phục vụ kịp thời, có hiệu quả\r\nyêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cho cơ quan, tổ chức và nhân dân,\r\nthể hiện bằng số lượng người khai thác tài liệu và số lượng hồ sơ, tài liệu đưa\r\nra phục vụ ngày càng tăng, hình thức tổ chức sử dụng tài liệu ngày càng đa dạng,\r\nphong phú. Tổng số lượt người khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là 553.057 lượt\r\nvới 318.667 hồ sơ văn bản. Trong đó, đã cung cấp nhiều tài liệu như: văn bản\r\nquy phạm pháp luật, giấy phép xây dựng, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất...
\r\n\r\nNgoài ra, các loại công cụ tra tìm và\r\nquản lý tài liệu gồm Mục lục hồ sơ, Thẻ tra tìm, Chương trình phần mềm quản lý\r\ncơ sở dữ liệu và tra tìm tài liệu lưu trữ trên máy tính; các loại sổ sách phục\r\nvụ và sử dụng tài liệu lưu trữ.
\r\n\r\nTuy nhiên, công tác tổ chức sử dụng\r\ntài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức vẫn còn ít so với yêu cầu và nguồn\r\ntài liệu hết sức dồi dào còn lưu trữ tại cơ quan, tổ chức; phương tiện, thiết bị\r\nphục vụ khai thác, sử dụng tài liệu còn thô sơ; chưa chủ động trong việc thông\r\ntin, giới thiệu tài liệu lưu trữ. Đa số tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức\r\nchưa lập cơ sở dữ liệu để quản lý và tra tìm.
\r\n\r\n5. Việc quản lý và sử dụng con\r\ndấu:
\r\n\r\nCông tác quản lý và sử dụng con dấu tại\r\ncác cơ quan, tổ chức được thực hiện đúng theo quy định tại Nghị định số\r\n58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con\r\ndấu; Thông tư Liên tịch số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 06 tháng 5 năm 2002 của\r\nBộ Công an - Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) về việc hướng dẫn\r\nthực hiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm\r\n2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
\r\n\r\nCác cơ quan, tổ chức đều phân công\r\ncán bộ phụ trách quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định, cam kết thực hiện\r\ncông tác bảo vệ bí mật Nhà nước theo quy định của Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà\r\nnước, quản lý tốt giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu của cơ quan, đơn vị mình,\r\nchưa để xảy ra vi phạm trong quản lý và sử dụng con dấu.
\r\n\r\nTuy nhiên, qua kết quả kiểm tra nhiều\r\ncơ quan, tổ chức chưa thực hiện tốt việc mở sổ quản lý văn bản mật; chưa đóng dấu\r\nvào văn bản gốc trước khi đưa vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định. Vấn đề\r\nnày Sở Nội vụ đã kịp thời hướng dẫn chấn chỉnh; đến nay, hầu hết các cơ quan, tổ\r\nchức đã chấn chỉnh và triển khai thực hiện tốt công tác này.
\r\n\r\n6. Chế độ thông tin báo cáo thống\r\nkê:
\r\n\r\nThực hiện Quyết định số\r\n13/2005/QĐ-BNV, số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm\r\n2005 của Bộ Nội vụ về báo cáo thống kê cơ sở, báo cáo thống kê tổng hợp công\r\ntác văn thư lưu trữ. Hàng năm, Sở Nội vụ có hướng dẫn và\r\nđôn đốc các cơ quan, tổ chức thực hiện việc báo cáo thống kê đầy đủ, phản ánh\r\nđúng thực tế, đảm bảo chất lượng. Các cơ quan, tổ chức, Ủy ban nhân dân quận,\r\nhuyện từng bước có quan tâm thực hiện, cụ thể:
\r\n\r\nNăm 2012: 171/171\r\ncơ quan, tổ chức đã thực hiện báo cáo thống\r\nkê tổng hợp công tác văn thư lưu trữ đầy đủ và tương đối\r\nhoàn chỉnh (so với năm 2010, chỉ có 68/171 và năm 2011 có 101/171
7. Tổ chức, biên chế làm công\r\ntác văn thư, lưu trữ
\r\n\r\na) Tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ của\r\nthành phố:
\r\n\r\nCăn cứ Thông tư số 02/2010/TT-BNV\r\nNgày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền\r\nhạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan\r\nthuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp, Ủy ban nhân dân t
b) Số lượng, chất\r\nlượng cán bộ chuyên trách và kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ:
\r\n\r\nNăm 2010, tổng số có
Về trình độ chuyên môn nghiệp vụ: Đại\r\nhọc: 520; Trung cấp: 523. Trong đó, trình độ chuyên môn nghiệp vụ văn\r\nthư lưu trữ: Đại học: 13; Trung cấp: 198.
\r\n\r\nĐến nay, tổng số công chức,\r\nviên chức chuyên trách và kiêm nhiệm làm công tác văn thư\r\nlưu trữ là: 3.589 người (nữ: 2.338 người), tăng hơn 2 lần so với\r\nnăm 2010. Cụ thể: tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ: 20 người (nữ: 07); tại các sở,\r\nban ngành: 834 người (nữ: 568); tại quận, huyện: 2.235 người (nữ: 1.763).
\r\n\r\nc) Về trình độ công chức, viên\r\nchức làm công tác văn thư, lưu trữ:
\r\n\r\nHầu hết cán bộ, công chức,\r\nviên chức làm công tác văn thư lưu trữ đều\r\ncó trình độ chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định, các trường hợp có chuyên môn,\r\nnghiệp vụ khác đều được tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ và đáp ứng được yêu cầu\r\ncông tác. Cụ thể:
\r\n\r\n - Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ\r\ncó 20 người. Trong đó, có 01 thạc sỹ; 17 đại học (04 đại học chuyên ngành về văn\r\nthư lưu trữ, 02 trung cấp ngành văn thư lưu trữ
- Tại các sở, ban, ngành có 834 người.\r\nTrong đó, có 04 thạc sỹ, 331 đại học, 86 cao đẳng, 187 trung cấp, 226 sơ cấp\r\n(92 chuyên ngành về văn thư lưu trữ: 18 đại học, 70 trung\r\ncấp, 04 sơ cấp).
\r\n\r\n- Tại các quận, huyện có 2.235 người.\r\nTrong đó, có 02 thạc sỹ; 562 đại học; 138 cao đẳng; 686 trung cấp; 807 sơ cấp\r\n(246 chuyên ngành về văn thư lưu trữ: 25 đại học, 178\r\ntrung cấp, 43 sơ cấp) và 40 đã qua lớp bồi dưỡng.
\r\n\r\nd) Đào tạo, bồi dưỡng, nghiệp vụ và\r\nchính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức ngành văn thư lưu trữ:
\r\n\r\n- Về công tác đào tạo, bồi dưỡng\r\nchuyên môn nghiệp vụ:
\r\n\r\nHàng năm, Sở Nội vụ đều xây dựng kế\r\nhoạch đào tạo, bồi dưỡng về công tác văn thư lưu trữ cho\r\ncán bộ, công chức trình Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt,\r\ntrong 02 năm qua đã thực hiện đạt kết quả như sau:
\r\n\r\n+ Phối hợp với các Trường Trung cấp\r\nVăn thư Lưu trữ Trung ương, Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Trường Cán bộ t
+ Sở Nội vụ thường xuyên tổ chức các\r\nlớp tập huấn và hỗ trợ các cơ quan, tổ chức tập huấn các văn bản quy phạm pháp\r\nluật, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ
Trong triển khai thực hiện, một số cơ\r\nquan đã có sáng kiến nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác tuyên truyền, phổ biến\r\nnhư huyện Củ Chi đã tổ chức Hội thi Cán bộ văn thư giỏi và chuyên viên soạn thảo\r\nvăn bản giỏi năm 2011, quận 8 tổ chức Hội thi Cán bộ văn\r\nthư, lưu trữ giỏi năm 2012.
\r\n\r\n- Công tác chính sách đối với cán bộ,\r\ncông chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ:
\r\n\r\nThực hiện Công văn số 2939/BNV-TL\r\nngày 04 tháng 10 năm 2005 của Bộ Nội vụ
- Công tác thi đua, khen thưởng:
\r\n\r\nThực hiện chức năng quản lý nhà nước\r\nvề công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố, trong\r\n02 năm qua, Ủy ban nhân dân thành phố, Sở Nội vụ, Chi cục\r\nVăn thư - Lưu trữ đã triển khai và hướng dẫn các cơ quan, tổ chức trên địa bàn t
Đánh giá kết quả hoạt động, 02 năm\r\nqua Bộ Nội vụ đã tặng Bằng khen cho tập thể Ủy ban nhân dân và Sở Nội vụ, như\r\nsau: Bộ Nội vụ tặng Bằng khen cho Ủy ban nhân dân thành phố\r\nnhân dịp tổng kết 10 năm thi hành Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia; Sở Nội vụ nhân dịp\r\ntổng kết 05 thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ\r\ntướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ,\r\n103 cá nhân được tặng kỷ niệm chương vì sự nghiệp văn thư, lưu trữ.
\r\n\r\nNgoài ra, để ghi nhận những đóng góp\r\ncủa tập thể và cá nhân, khuyến khích các cơ quan, tổ chức cố gắng hoàn thành tốt\r\nhơn nữa nhiệm vụ được giao, nhân dịp tổng kết 10 năm thi hành Pháp lệnh Lưu trữ\r\nquốc gia, Ủy ban nhân dân thành phố đã quyết định tặng Bằng\r\nkhen cho 12 tập thể và 09 cá nhân; tổng kết 05 thực hiện Chỉ thị số\r\n05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo\r\nvệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, tặng Bằng khen cho 25 tập thể và 39 cá\r\nnhân.
\r\n\r\n8. Công tác kiểm tra, hướng dẫn\r\nviệc thực hiện các quy định về công tác văn thư lưu trữ:
\r\n\r\nQua 02 năm triển khai thực hiện, Sở Nội\r\nvụ đã tổ chức kiểm tra, khảo sát công tác văn thư, lưu trữ tại 21/24 quận, huyện;\r\n14/44 sở, ban ngành; 04 doanh nghiệp thuộc thành phố. Đặc\r\nbiệt, trong năm 2012 đã triển khai kiểm tra công tác văn thư lưu trữ
Theo số liệu báo cáo của Sở Thông tin\r\nvà Truyền thông hiện có 16 sở, 22 ban ngành và 24 quận huyện đã ứng dụng phần mềm\r\nquản lý văn bản và hồ sơ công việc. Các cơ quan, tổ chức đã quan tâm ứng dụng\r\ncông nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ nhằm phục\r\nvụ tốt công tác khai thác, truy tìm nhanh chóng hồ sơ tài liệu cho các cơ quan,\r\ntổ chức và cá nhân khi có yêu cầu. Đa số đã áp dụng phần mềm trong công tác văn\r\nthư để tiếp nhận, lưu trữ văn bản đi, đến và hồ sơ công việc; sử dụng hệ thống\r\nhộp thư điện tử trong quan hệ, giao dịch.
\r\n\r\nMột số cơ quan, tổ chức thực hiện\r\ntốt việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, tra tìm, khai thác tài liệu\r\ntrên cơ sở dữ liệu trong công tác lưu trữ như: Ban Quản lý Đầu tư - Xây dựng\r\nKhu đô thị mới Thủ Thiêm, quận 2, quận\r\n7, quận 12 và quận Gò Vấp.
\r\n\r\nĐặc biệt, năm 2012 Chi cục Văn thư -\r\nLưu trữ đã phối hợp với Công ty Công viên Phần mềm Quang Trung xây dựng Đề án số\r\nhóa tài liệu lưu trữ trình Ủy ban nhân dân thành phố phê\r\nduyệt.
\r\n\r\n10. Công tác nghiên cứu, xây dựng\r\ncác Đề án, dự án về công tác văn thư, lưu trữ:
\r\n\r\nSở Nội vụ đã tham mưu trình Ủy ban\r\nnhân dân thành phố xem xét phê duyệt các Đề án:
\r\n\r\n- Đề án nâng
- Đề án chỉnh lý\r\ntài liệu tồn đọng của các cơ quan hành chính Nhà nước thuộc t
- Đề án số hóa\r\ntài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ chuyên dụng của Chi cục;
\r\n\r\n- Đề án trợ cấp\r\nthường xuyên cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác\r\nquản lý và hoạt động văn thư lưu trữ;
\r\n\r\n- Đề án sử dụng và phát huy giá trị\r\ntài liệu lưu trữ;
\r\n\r\n- Đề án Thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch\r\nsử thành phố Hồ Chí Minh.
\r\n\r\nII. NHẬN XÉT, ĐÁNH\r\nGIÁ CHUNG
\r\n\r\nQua 02 năm thực hiện Chỉ thị, với sự\r\nquyết tâm của lãnh đạo thành phố, sự quan tâm của lãnh đạo các cơ quan, tổ chức\r\nvà tinh thần trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức
1. Ưu điểm - Thuận lợi:
\r\n\r\na) Công tác tuyên truyền, phổ biến
b) Tổ chức bộ máy ngành văn thư, lưu\r\ntrữ được kiện toàn, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức ngành\r\nvăn thư, lưu trữ được tăng cường về số lượng và chất lượng, bước đầu đi vào\r\ntính chuyên nghiệp, cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ được\r\ncủng cố sự tự tin, lòng yêu nghề và hăng say trong công việc. Từ đó, công tác\r\nchuyên môn, nghiệp vụ từng bước đi vào nề nếp, ổn định và phát triển.
\r\n\r\nc) Công tác quản lý nhà nước về văn\r\nthư, lưu trữ ngày càng được tăng cường và chặt chẽ, hệ thống các văn bản quản\r\nlý về văn thư lưu trữ luôn được cập nhật, ban hành để phù\r\nhợp với tình hình mới; Luật Lưu trữ có hiệu lực thi hành là căn cứ pháp lý quan\r\ntrọng để các cấp, các ngành thể hiện sự chủ động, sáng tạo trong công tác tham\r\nmưu, đề ra các chính sách đột phá, tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản an\r\ntoàn và phát huy tối đa giá trị tài liệu nhằm phục vụ lợi ích cho Nhà nước và\r\nngười dân.
\r\n\r\nd) Công tác văn thư lưu trữ
2. Hạn chế, khó khăn:
\r\n\r\na) Các văn bản quy phạm pháp luật do Nhà nước ban\r\nhành chưa đồng bộ, có những văn bản đã lâu chưa được bổ sung, sửa đổi phù hợp với\r\ntình hình mới nên khi thi hành còn nhiều bất cập.
\r\n\r\nb) Nhận thức của lãnh đạo và công\r\nchức, viên chức ở một số cơ quan, tổ chức về vị trí, vai trò, tầm\r\nquan trọng của công tác văn thư lưu trữ và tài liệu lưu trữ\r\ncòn hạn chế, chưa thực hiện nghiêm các quy định về văn thư lưu trữ
c) Việc kiện toàn tổ chức bộ máy\r\nngành văn thư, lưu trữ các cấp theo tinh thần Thông tư số 02/2010/TT-BNV\r\nngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bội Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm\r\nvụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ\r\nquan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp còn chưa được\r\nquan tâm đúng mức; biên chế công chức, viên chức văn thư lưu trữ
d) Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư\r\ncho công tác văn thư lưu trữ vẫn chưa đáp ứng yêu cầu, nhất\r\nlà kho lưu trữ ở một số cơ quan, tổ chức còn thiếu hoặc chưa được xây dựng đúng\r\nquy định; trang thiết bị còn thiếu và thô sơ; kinh phí cho hoạt động nghiệp vụ\r\nlưu trữ còn hạn chế, việc tổ chức thu thập, bảo quản tài liệu chưa tập trung thống\r\nnhất.
\r\n\r\nđ) Việc lập hồ sơ hiện hành, giao nộp\r\nhồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan còn chưa được thực hiện nghiêm túc. Đặc biệt,\r\nkhối lượng hồ sơ, tài liệu tồn đọng chưa chỉnh lý khối lượng còn rất lớn, chưa\r\nđược đầu tư kinh phí và triển khai thực hiện tại nhiều cơ quan, tổ chức. Việc\r\nkhai thác, sử dụng tài liệu chưa đáp ứng kịp thời theo yêu cầu, cơ sở vật chất\r\ntrang thiết bị cho công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế.
\r\n\r\ne) Việc ứng dụng công nghệ thông tin\r\ntrong quản lý văn bản đi, đến và tra tìm tài liệu lưu trữ tại nhiều cơ quan, tổ\r\nchức còn chưa thực hiện hoặc thực hiện nhưng chưa đạt yêu cầu, còn lãng phí và\r\nchưa được thống nhất.
\r\n\r\nIII. NHIỆM VỤ, GIẢI PHÁP TIẾP TỤC\r\nTĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ
\r\n\r\nCăn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11\r\nnăm 2011 và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Lưu trữ; Chỉ thị số\r\n05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo\r\nvệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Ủy ban nhân dân thành\r\nphố đề ra các nhiệm vụ nhằm tiếp tục tăng cường công tác quản lý nhà nước về\r\nvăn thư, lưu trữ từ nay đến năm 2015, như sau:
\r\n\r\n1. Tiếp tục\r\nthực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng\r\nChính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Chỉ thị số\r\n19/2010/CT-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2010 của Ủy ban nhân dân t
2. Triển\r\nkhai thực hiện chặt chẽ, kịp thời Nghị định của Chính phủ, Thông tư và các quy\r\nđịnh của Bộ Nội vụ về công tác văn thư, lưu trữ;
\r\n\r\n3. P
4. Sở Nội\r\nvụ tiếp tục rà soát các văn bản quản lý công tác lưu trữ\r\nđã ban hành, đề xuất Ủy ban nhân dân thành phố bổ sung, sửa\r\nđổi hoặc ban hành, hướng dẫn văn bản mới.
\r\n\r\n\r\n\r\n1. Sở Nội vụ:
\r\n\r\na) Xây dựng kế hoạch và phối hợp chặt\r\nchẽ với các sở, ngành có liên quan; Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện tiếp tục\r\nthực hiện Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2010 Ủy ban\r\nnhân dân thành phố về tăng cường công tác quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ\r\ntrên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, Quyết định số 5131/QĐ-UBND ngày\r\n04 tháng 10 năm 2012 của Ủy ban nhân dân thành phố về phê duyệt Kế hoạch triển\r\nkhai thi hành Luật Lưu trữ…, các Nghị định của Chính phủ, Thông\r\ntư và các quy định của Bộ Nội vụ về công tác văn thư, lưu trữ;
\r\n\r\nb) Khẩn trương hoàn tất các thủ tục của\r\ndự án và triển khai xây dựng Trung tâm lưu trữ Lịch sử thành\r\nphố để sớm đi vào hoạt động;
\r\n\r\nc) Tăng cường công tác kiểm tra, hướng\r\ndẫn các sở, ngành, quận, huyện các chế độ, quy định pháp luật về văn thư, lưu\r\ntrữ;
\r\n\r\nd) Tổng kết 05 năm việc thực hiện Chỉ\r\nthị số 19/2010/CT-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2010 Ủy ban nhân dân thành phố\r\nvề tăng cường công tác quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ trên địa bàn thành\r\nphố Hồ Chí Minh và sơ kết thực hiện Kế hoạch về triển khai thi\r\nhành Luật Lưu trữ vào năm 2015, hàng năm có sơ kết báo cáo.
\r\n\r\n2. Sở Tài chính:
\r\n\r\na) Chủ trì phối hợp Sở Nội vụ thẩm định\r\ntrình Ủy ban nhân dân thành phố cấp kinh phí để thực hiện\r\ncác công việc đã nêu tại Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ngày 24 tháng 9 năm\r\n2010 Ủy ban nhân dân thành phố về tăng cường công tác quản lý nhà nước về văn\r\nthư lưu trữ trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, Quyết định số\r\n5131/QĐ-UBND ngày 04 tháng 10 năm 2012 của Ủy ban nhân dân thành phố về\r\nphê duyệt Kế hoạch triển khai thi hành Luật Lưu trữ, các đề án do\r\nSở Nội vụ trình và các văn bản có liên quan về công tác văn thư, lưu trữ;
\r\n\r\nb) Cân đối, bố trí kinh phí trong dự toán ngân sách\r\nhàng năm cho các cơ quan, tổ chức để triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu\r\ntrữ.
\r\n\r\n3. Thủ trưởng c
a) Tăng cường công tác tuyên truyền,\r\nphổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư,\r\nlưu trữ cho tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan, tổ chức\r\nvà nhân dân bằng các hình thức phong phú, thiết thực; nhằm\r\nnâng cao vai trò, trách nhiệm cá nhân, nhất là lãnh đạo cơ quan,\r\ntổ chức về vị trí, nhận thức vai trò, tầm quan trọng trong công tác quản lý n
c) Lập kế hoạch tiếp tục thực hiện nội\r\ndung Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2010 Ủy ban nhân dân\r\nthành phố về tăng cường công tác quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ trên địa\r\nbàn thành phố Hồ Chí Minh, Quyết định số 5131/QĐ-UBND ngày\r\n04 tháng 10 năm 2012 của Ủy ban nhân dân thành phố về phê duyệt Kế hoạch triển\r\nkhai thi hành Luật Lưu trữ và các văn bản có liên quan đến thực\r\nhiện Luật Lưu trữ và công tác văn thư, lưu trữ theo Hướng dẫn của Ủy ban nhân\r\ndân thành phố và Sở Nội vụ. Phấn đấu, đến năm 2015, cơ bản\r\ntài liệu tồn đọng tại các sở, ngành đã được chỉnh lý hoàn chỉnh; tổ chức giao nộp\r\ntài liệu có giá trị vào Lưu trữ lịch sử của thành phố; xây\r\ndựng phương án hoặc bố trí kho lưu trữ phù hợp đảm bảo đúng quy định; Tăng cường\r\nđầu tư kinh phí đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất cho công tác văn thư, lưu trữ.
\r\n\r\n\r\n\r\nĐề nghị Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và\r\nLưu trữ Nhà nước:
\r\n\r\n1. Sớm\r\ntham mưu xây dựng ban hành hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và hướng\r\ndẫn thực hiện để phù hợp với Luật Lưu trữ.
\r\n\r\n2. Sớm sửa đổi, bổ sung về chế độ,\r\nchính sách cho công chức, viên chức ngành văn thư\r\nlưu trữ để nâng cao đời sống, tạo sự an tâm cho công chức,\r\nviên chức và tạo sự ổn định và phát triển của ngành, như: sửa đổi\r\nmức phụ cấp độc hại, quy định phụ cấp ưu đãi ngành, trợ cấp thường xuyên,…
\r\n\r\n3. Có quy định, hướng dẫn cụ thể về đầu\r\ntư xây dựng kho Lưu trữ tập trung và biên chế làm công tác lưu trữ tại quận,\r\nhuyện; xác định danh mục các cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu vào\r\nlưu trữ lịch sử cấp tỉnh để hoạt động lưu trữ thực hiện tốt nhiệm vụ.
\r\n\r\n4. Quy định cụ\r\nthể chức danh làm công tác văn thư lưu trữ tại\r\nphường, xã, thị trấn là công chức để đảm bảo chế độ chính sách cho người làm\r\ncông tác lưu trữ và tạo sự ổn định và bảo quản tài liệu tốt tại phường, xã, thị\r\ntrấn.
\r\n\r\n5. Nghiên\r\ncứu xây dựng phần mềm dùng chung cho ngành văn thư lưu trữ
\r\n\r\n
| \r\n
| \r\n \r\n KT. CHỦ TỊCH | \r\n
\r\n\r\n
\r\n\r\n
| Số hiệu | 61/BC-UBND |
| Loại văn bản | Báo cáo |
| Cơ quan | Thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 26/03/2013 |
| Người ký | Hứa Ngọc Thuận |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |
Bạn chưa có tài khoản? Hãy Đăng ký
| Số hiệu | 61/BC-UBND |
| Loại văn bản | Báo cáo |
| Cơ quan | Thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 26/03/2013 |
| Người ký | Hứa Ngọc Thuận |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |