| Số hiệu | 45/BC-UBND |
| Loại văn bản | Báo cáo |
| Cơ quan | Thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 04/04/2019 |
| Người ký | Lê Thanh Liêm |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |
| \r\n ỦY\r\n BAN NHÂN DÂN | \r\n \r\n CỘNG\r\n HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM | \r\n
| \r\n Số: 45 | \r\n \r\n Thành\r\n phố Hồ Chí Minh, ngày 04 tháng 4 | \r\n
\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n
Thực hiện Công văn số 151/VTLTNN-NVĐP\r\nngày 22 tháng 02 năm 2019 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc báo cáo tổng\r\nkết 15 năm thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn\r\nthư, Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh báo cáo kết quả thực hiện như sau:
\r\n\r\nI. KẾT QUẢ THỰC HIỆN\r\nNGHỊ ĐỊNH SỐ 110/2004/NĐ-CP VÀ NGHỊ ĐỊNH SỐ 09/2010/NĐ-CP
\r\n\r\n1. Thực hiện các\r\nhoạt động nghiệp vụ về văn thư
\r\n\r\na) Soạn thảo và ban hành văn bản
\r\n\r\n- Căn cứ quy định của Nghị định số\r\n110/2004/NĐ-CP của Chính phủ; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP và Thông tư số\r\n01/2011/TT-BNV về công tác soạn thảo và ban hành văn bản, các cơ quan, tổ chức\r\nđều xây dựng và ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ trong đó có quy định\r\nquy trình thủ tục soạn thảo và ban hành văn bản giấy, văn bản điện tử tại cơ\r\nquan, đơn vị.
\r\n\r\n- Việc soạn thảo, ban hành văn bản giấy,\r\nvăn bản điện tử được Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức quan tâm đầu tư, xác định\r\ntrách nhiệm và tăng cường kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, việc\r\nký văn bản đúng thẩm quyền, từ đó chất lượng nội dung văn bản từng bước được\r\nnâng lên.
\r\n\r\n- Tuy nhiên, một số cơ quan còn chưa\r\nxác định trách nhiệm về kiểm tra thể thức văn bản và chưa thực hiện việc ký\r\nnháy văn bản theo quy định tại Thông tư số 04/2013/TT-BNV.
\r\n\r\nb) Quản lý văn bản đến
\r\n\r\n- Số lượng văn bản đến:
\r\n\r\n+ Số lượng văn bản đến của Ủy ban\r\nnhân dân thành phố bình quân 63.811 văn bản/năm. Tỷ lệ 62,87% văn bản đến hoàn toàn\r\nđiện tử, tỷ lệ 31,9% văn bản đến giấy, tỷ lệ 5,23% văn bản đến điện tử kèm giấy\r\nbình quân 01 năm;
\r\n\r\n+ Số lượng văn bản đến của Ủy ban\r\nnhân dân quận, huyện bình quân 11.268 văn bản/năm. Tỷ lệ 56 % văn bản đến hoàn\r\ntoàn điện tử, tỷ lệ 24 % văn bản đến giấy, tỷ lệ 20% văn bản đến điện tử kèm giấy\r\nbình quân 01 năm;
\r\n\r\n+ Số lượng văn bản\r\nđến của Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn bình quân 2.909 văn bản/năm. Tỷ lệ\r\n58,5% văn bản đến hoàn toàn điện tử, tỷ lệ 33,5% văn bản đến giấy, tỷ lệ 8% văn\r\nbản đến điện tử kèm giấy bình quân 01 năm;
\r\n\r\n+ Số lượng văn bản\r\nđến của các sở, ban, ngành thành phố bình quân 9.506 văn bản/năm. Tỷ lệ 58,4%\r\nvăn bản đến hoàn toàn điện tử, tỷ lệ 26,8% văn bản đến giấy, tỷ lệ 14,8% văn bản\r\nđến điện tử kèm giấy bình quân 01 năm;
\r\n\r\n+ Số lượng văn bản đến của các cơ\r\nquan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận, huyện bình quân 1.581 văn bản/năm.\r\nTỷ lệ 64,1% văn bản đến hoàn toàn điện tử, tỷ lệ 24% văn bản đến giấy, tỷ lệ\r\n11,9% văn bản đến điện tử kèm giấy bình quân 01 năm.
\r\n\r\n- Việc tiếp nhận, đăng ký văn bản đến:\r\nHầu hết các cơ quan, tổ chức thuộc Ủy ban nhân dân thành phố đều sử dụng phần mềm\r\nquản lý hồ sơ công việc của Sở Thông tin và Truyền thông cung cấp. Một số cơ\r\nquan, tổ chức trực thuộc sử dụng phần mềm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ cung cấp\r\nhoặc bảng tính Excel để nhập và quản lý văn bản đến, định kỳ in đóng thành sổ\r\nquản lý theo chế độ quy định.
\r\n\r\n- Các tổ chức doanh nghiệp trang bị\r\nphần mềm riêng có tính năng quản lý văn bản phục vụ trong hoạt động của tổ chức\r\nmình.
\r\n\r\n- Các cơ quan, tổ chức đều xây dựng\r\nquy trình và thực hiện việc chuyển giao văn bản đến theo quy định chặt chẽ,\r\nnhanh chóng và kịp thời.
\r\n\r\n- Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức đều\r\ncó phân công trách nhiệm công chức, viên chức làm công tác văn thư và Chánh Văn\r\nphòng hoặc Trưởng phòng Phòng Hành chính chịu trách nhiệm theo dõi, tổng hợp\r\nbáo cáo tình hình xử lý, tiến độ giải quyết văn bản của\r\ncác bộ phận chuyên môn báo cáo Thủ trưởng cơ quan kịp thời nhắc nhở, đôn đốc\r\ncác trường hợp xử lý, giải quyết văn bản theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ\r\nNội vụ.
\r\n\r\nc) Quản lý văn bản đi
\r\n\r\n- Việc quản lý văn bản đi cũng như quản\r\nlý văn bản đến, các cơ quan, tổ chức đều ứng dụng phần mềm và định kỳ in đóng\r\nthành số quản lý theo chế độ quy định.
\r\n\r\n- Do được triển khai hướng dẫn thường\r\nxuyên, việc lưu văn bản tại tất cả các cơ quan, tổ chức đều thực hiện lưu theo\r\nchế độ quy định: Tổ chức lưu ít nhất 02 bản, bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan được\r\nđóng dấu và sắp xếp theo số thứ tự của văn bản đi và ngày, tháng, năm ban hành\r\nvăn bản, 01 bản chính lưu tại tập hồ sơ công việc của người được phân công soạn\r\nthảo, hoặc đơn vị chủ trì soạn thảo. Nhìn chung, công tác quản lý văn bản tại\r\ncác cơ quan, tổ chức thực hiện tốt, đúng quy định.
\r\n\r\n- Đa số các cơ quan,\r\ntổ chức đều có quy định về danh mục văn bản gửi bản điện tử, văn bản điện tử gửi\r\nkèm văn bản giấy:
\r\n\r\n+ Văn bản được gửi qua mạng (bản điện\r\ntử) gồm: Giấy mời họp; tài liệu phục vụ họp; văn bản để biết, để báo cáo; thông\r\nbáo chung của cơ quan; các tài liệu cần trao đổi trong quá\r\ntrình xử lý công việc; lịch công tác; công văn; thông tin chỉ đạo, điều hành của\r\nlãnh đạo; các chương trình, kế hoạch cơ quan;
\r\n\r\n+ Văn bản được gửi qua mạng (bản điện\r\ntử) đồng thời gửi bản giấy gồm: Tờ trình, Quyết định.
\r\n\r\n- Số lượng văn bản đi:
\r\n\r\n+ Số lượng văn bản đi của Ủy ban nhân\r\ndân thành phố bình quân 39.982 văn bản/năm. Tỷ lệ 85% văn bản đi điện tử gửi\r\nkèm văn bản giấy, tỷ lệ 15% văn bản đi gửi văn bản giấy bình quân 01 năm;
\r\n\r\n+ Số lượng văn bản đi của Ủy ban nhân\r\ndân quận, huyện bình quân 3.263 văn bản/năm. Tỷ lệ 75,1% văn bản đi gửi hoàn\r\ntoàn điện tử, tỷ lệ 12,5% văn bản đi gửi văn bản giấy, tỷ lệ 12,4% văn bản đi\r\nđiện tử gửi kèm văn bản giấy bình quân 01 năm;
\r\n\r\n+ Số lượng văn bản đi của Ủy ban nhân\r\ndân phường, xã, thị trấn bình quân 671 văn bản/năm. Tỷ lệ 48,3% văn bản đi gửi\r\nhoàn toàn điện tử, tỷ lệ 43,2% văn bản đi gửi văn bản giấy, tỷ lệ 8,5% văn bản\r\nđi điện tử gửi kèm văn bản giấy bình quân 01 năm;
\r\n\r\n+ Số lượng văn bản đi của các sở,\r\nban, ngành thành phố bình quân 8.962 văn bản/năm. Tỷ lệ 75,8% văn bản đi gửi\r\nhoàn toàn điện tử, tỷ lệ 10,7% văn bản đi gửi văn bản giấy, 13,5 tỷ lệ % văn bản\r\nđi điện tử gửi kèm văn bản giấy bình quân 01 năm;
\r\n\r\n+ Số lượng văn bản đi của các cơ quan\r\nchuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận, huyện bình quân 1.221 văn bản/năm. Tỷ lệ\r\n49,8% văn bản đi gửi hoàn toàn điện tử, tỷ lệ 34,5% văn bản đi gửi văn bản giấy,\r\ntỷ lệ 15,7% văn bản đi điện tử gửi kèm văn bản giấy bình quân 01 năm.
\r\n\r\n- Thực trạng lưu văn bản đi giấy, văn\r\nbản đi điện tử tại Văn thư cơ quan:
\r\n\r\n+ Văn bản đi giấy: được lưu 02 bản, bản\r\ngốc lưu tại Văn thư cơ quan, bản chính lưu tại hồ sơ;
\r\n\r\n+ Văn bản đi điện tử: được scan từ\r\nvăn bản giấy, gắn chữ ký số trên bản scan, được lưu trên phần mềm Quản lý văn bản\r\nvà Hồ sơ công việc.
\r\n\r\nd) Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu\r\nvào Lưu trữ cơ quan
\r\n\r\n- Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV,\r\nSở Nội vụ đã tổ chức triển khai và tập huấn định kỳ hàng năm. Mỗi năm trung\r\nbình có 07 lớp tập huấn về nội dung lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ\r\nquan. Đồng thời, phát hành văn bản hướng dẫn, nhắc nhở nội\r\ndung này. Tình hình xây dựng danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức ước đạt tỷ lệ\r\nkhoảng 98% các cơ quan, tổ chức thuộc đối tượng quản lý đã xây dựng được danh mục\r\nhồ sơ, tài liệu hàng năm.
\r\n\r\n- Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức\r\nquan tâm tổ chức quán triệt, tập huấn\r\nhướng dẫn và quy định bắt buộc lập hồ sơ đối với công chức, viên chức khi tham\r\nmưu trình ký hồ sơ. Việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu giấy và điện tử\r\nvào Lưu trữ cơ quan được triển khai thực hiện khá tốt tại các cơ quan, tạo sự\r\nchuyển biến tích cực, có kế hoạch giao nộp hồ sơ định kỳ theo quy định. Tuy\r\nnhiên, Thủ trưởng một số cơ quan chưa quan tâm chỉ đạo việc\r\nlập và giao nộp hò sơ vào lưu trữ cơ quan. Còn nhiều hạn\r\nchế nhất là quy định về thời gian giao nộp, chưa thực hiện chế độ kiểm tra nhắc\r\nnhở và bố trí kho để thực hiện chức\r\nnăng lưu trữ cơ quan, dẫn đến tình trạng hồ sơ, tài liệu còn phân tán tại các\r\nđơn vị, bộ phận.
\r\n\r\nđ) Quản lý, sử dụng con dấu và thiết\r\nbị lưu khóa bí mật, chứng thư số trong công tác văn thư
\r\n\r\n- Công tác quản lý và sử dụng con dấu\r\nvà thiết bị lưu khóa bí mật, chứng thư số tại các cơ quan, tổ chức được quản lý\r\ntốt và sử dụng đúng theo quy định.
\r\n\r\n- Việc đóng dấu trên văn bản của cơ\r\nquan, tổ chức đảm bảo chất lượng kỹ thuật; các trường hợp đóng\r\ndấu giáp lai, dấu nổi, dấu trên phụ lục văn bản đều đúng theo quy định.
\r\n\r\n\r\n\r\n- Hàng năm, Sở Nội\r\nvụ chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ xây dựng kế hoạch và tổ chức kiểm tra công\r\ntác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ
- Kết quả sau kiểm tra, các cơ quan,\r\ntổ chức thực hiện tốt việc khắc phục các thiếu sót, hạn chế;\r\nchất lượng, hiệu quả trong hoạt động của công tác văn thư được nâng lên rõ rệt\r\nvà có sự đầu tư, quan tâm của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức như việc ban hành quy\r\nchế, quy định về công tác văn thư (quản lý văn bản, soạn\r\nthảo và ban hành văn bản, quản lý và sử dụng con dấu,...) được quản lý chặt chẽ\r\nvà nền nếp.
\r\n\r\n\r\n\r\na) Các hình thức phổ biến, tuyên truyền
\r\n\r\n- Ủy ban nhân dân thành phố đã chỉ đạo\r\ntổ chức triển khai thực hiện các Nghị định về công tác văn thư thông qua các\r\nhình thức như sao gửi, công văn giới thiệu văn bản quy phạm pháp luật mới đến\r\ncác cơ quan, tổ chức; đồng thời viết tin, bài giới thiệu nội dung của Nghị định\r\ntrên các Trang thông tin điện tử của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Sở Nội\r\nvụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ và các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố.
\r\n\r\n- Tổ chức nhiều hội nghị triển khai,\r\ntập huấn Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP và các Thông\r\ntư hướng dẫn liên quan đến nghiệp vụ công tác văn thư đối với lãnh đạo cơ quan,\r\nphụ trách công tác hành chính, văn phòng và công chức, viên chức, nhân viên làm\r\ncông tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố.
\r\n\r\nb) Các Hội nghị sơ kết, tổng kết về\r\nviệc thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP
\r\n\r\n- Sau khi tập huấn tại thành phố, các\r\ncơ quan, tổ chức đều mở Hội nghị quán triệt, tập huấn sâu rộng các nội dung của\r\ncác Nghị định, Thông tư liên quan đến công tác văn thư trong phạm vi của cơ\r\nquan, tổ chức mình.
\r\n\r\n- Việc sơ kết, tổng kết thực hiện Nghị\r\nđịnh số 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ được đưa vào\r\nHội nghị sơ kết, tổng kết hàng năm.
\r\n\r\nc) Nhận thức của các cấp, các ngành,\r\ncông chức, viên chức, người lao động về công tác văn thư
\r\n\r\nCông tác phổ biến, tuyên truyền, quán\r\ntriệt các văn bản quy định về công tác văn thư được tổ chức thường xuyên và duy\r\ntrì hàng năm, có cập nhật các quy định, hướng dẫn mới về công tác văn thư cho\r\ncông chức, viên chức, qua đó đã nâng cao kiến thức pháp luật\r\nvà kỹ năng hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư. Góp phần nâng cao nhận thức\r\nvề vai trò, vị trí và tầm quan trọng của công tác văn thư nhất là việc chấp\r\nhành quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính ngày càng được\r\nnâng lên, công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan từng\r\nbước thiết lập và khẳng định vai trò, vị trí của lĩnh vực văn thư.
\r\n\r\n4. Ban hành các\r\nvăn bản về công tác văn thư từ năm 2004 đến nay
\r\n\r\na) Văn bản quy phạm pháp luật
\r\n\r\nThực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP\r\nvà Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, Ủy ban nhân dân thành phố đã xây dựng và\r\nban hành các văn bản hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ công\r\ntác văn thư như sau:
\r\n\r\n- Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ngày 24\r\ntháng 9 năm 2010 của Ủy ban nhân dân thành phố về tăng cường công tác quản lý\r\nnhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.
\r\n\r\n- Quyết định số 93/2010/QĐ-UBND ngày\r\n31 tháng 12 năm 2010 của Ủy ban nhân dân thành phố về ban hành Quy chế (mẫu)\r\ncông tác văn thư, lưu trữ cơ quan. Quyết định này đã được bãi bỏ tại Quyết định\r\nsố 6185/QĐ-UBND ngày 17 tháng 12 năm 2014 của Ủy ban nhân dân thành phố.
\r\n\r\n- Quyết định số 02/2014/QĐ-UBND ngày\r\n13 tháng 01 năm 2014 Phê duyệt Đề án nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ, công chức,\r\nviên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn\r\n2014 - 2020.
\r\n\r\n- Quyết định số 38/2014/QĐ-UBND ngày\r\n07 tháng 11 năm 2014 Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp\r\nlưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn\r\nthành phố.
\r\n\r\nb) Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp\r\nvụ
\r\n\r\n+ Công văn số 4897/VP-HC ngày 12\r\ntháng 9 năm 2006 của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố\r\n(nay là Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố) về thể thức\r\nvà kỹ thuật trình bày văn bản theo Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP;
\r\n\r\n+ Công văn số 8988/VP-TTLT ng
+ Công văn số 2108/VP-HCTC ngày 25\r\ntháng 3 năm 2008 của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban\r\nnhân dân thành phố (nay là Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố) về thực hiện\r\nThông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005;
\r\n\r\n+ Quyết định số 4566/QĐ-UBND ngày 24\r\ntháng 8 năm 2017 của Ủy ban nhân dân thành phố về ban hành Quy chế quản lý, sử\r\ndụng Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng;
\r\n\r\n+ Quyết định số 5484/QĐ-UBND ngày 17\r\ntháng 10 năm 2017 của Ủy ban nhân dân thành phố Ban hành Kế hoạch phát triển\r\nngành Văn thư, Lưu trữ thành phố Hồ Chí Minh đến năm 2025.
\r\n\r\n- Bên cạnh đó, Sở Nội vụ đã xây dựng\r\nban hành các văn bản hướng dẫn về thực hiện các Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày\r\n19 tháng 01 năm 2011, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012, Thông\r\ntư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ và Quyết định số\r\n38/2014/QĐ-UBND ngày 07 tháng 11 năm 2014 của Ủy ban nhân dân thành phố:
\r\n\r\n+ Hướng dẫn số 1320/HD-SNV ngày 22\r\ntháng 10 năm 2009 của Sở Nội vụ về một số chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực\r\nvăn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận - huyện;
\r\n\r\n+ Hướng dẫn số 1529/HD-SNV ngày 22\r\ntháng 10 năm 2010 của Sở Nội vụ về công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân\r\ndân phường - xã, thị trấn trên địa bàn thành phố;
\r\n\r\n+ Hướng dẫn số 1865/HD-SNV ngày 18\r\ntháng 11 năm 2013 của Sở Nội vụ về thực hiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước\r\ntrong lĩnh vực văn thư, lưu trữ;
\r\n\r\n+ Hướng dẫn số 653/HD-SNV ngày 27\r\ntháng 02 năm 2015 của Sở Nội vụ về một số nội dung của Quy định về lập hồ sơ,\r\nchỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại\r\ncác cơ quan, tổ chức;
\r\n\r\n+ Hướng dẫn số 686/HD-SNV ngày 02\r\ntháng 3 năm 2015 của Sở Nội vụ về một số nội dung trong việc xây dựng và ban\r\nhành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
\r\n\r\n+ Công văn số 122/SNV-QLVTLT ngày 02\r\ntháng 02 năm 2010 của Sở Nội vụ về việc hướng dẫn một số nội dung liên quan đến\r\nviệc lập hồ sơ xét, đề nghị tặng Kỷ niệm chương “Vì sự nghiệp Văn thư, Lưu trữ”;
\r\n\r\n+ Công văn số 155/SNV-CCVTLT ngày 15\r\ntháng 02 năm 2011 của Sở Nội vụ về việc xây dựng và ban hành Quy chế công tác\r\nvăn thư, lưu trữ cơ quan;
\r\n\r\n+ Công văn số 284/SNV-CCVTLT ngày 18\r\ntháng 3 năm 2011 của Sở Nội vụ về việc thực hiện Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND\r\nngày 24 tháng 9 năm 2010 của Ủy ban nhân dân thành phố về tăng cường công tác\r\nquản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh;
\r\n\r\n+ Hướng dẫn số 248/HD-SNV ngày 07\r\ntháng 3 năm 2012 của Sở Nội vụ về việc trách nhiệm quản lý công tác văn thư,\r\nlưu trữ tại cơ quan, tổ chức thuộc Ủy ban nhân dân thành phố;
\r\n\r\n+ Hướng dẫn số 1808/HD-SNV ngày 07\r\ntháng 11 năm 2013 của Sở Nội vụ về tổ chức chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các\r\ncơ quan, tổ chức;
\r\n\r\n+ Công văn số 776/SNV-CCVTLT ngày 09\r\ntháng 6 năm 2014 của Sở Nội vụ về việc thực hiện một số nội dung mới của quy định,\r\nhướng dẫn về công tác văn thư;
\r\n\r\n+ Hướng dẫn số 305/HD-SNV ngày 26\r\ntháng 01 năm 2015 của Sở Nội vụ về công tác thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ\r\nquan, giao nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tại các cơ quan, tổ chức;
\r\n\r\n+ Hướng dẫn số 653/HD-SNV ngày 27\r\ntháng 02 năm 2015 của Sở Nội vụ về một số nội dung của Quy định về lập hồ sơ,\r\nchỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại\r\ncác cơ quan, tổ chức;
\r\n\r\n+ Hướng dẫn số 686/HD-SNV ngày 02\r\ntháng 3 năm 2015 của Sở Nội vụ về một số nội dung trong việc xây dựng và ban\r\nhành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
\r\n\r\n+ Hướng dẫn số 4272/HD-SNV ngày 16\r\ntháng 11 năm 2015 của Sở Nội vụ về thủ tục thẩm định, có ý kiến đối với Danh mục\r\ntài liệu hết giá trị tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố;
\r\n\r\n+ Công văn số 636/SNV-CCVTLT ngày 22\r\ntháng 02 năm 2017 của Sở Nội vụ về việc thể thức, kỹ thuật trình bày thành phần\r\n“nơi nhận” trong văn bản hành chính;
\r\n\r\n+ Công văn số 3711/SNV-CCVTLT ngày 18\r\ntháng 9 năm 2017 của Sở Nội vụ về việc đóng dấu giáp lai văn bản hành chính\r\n(tài liệu giấy).
\r\n\r\nNgoài ra, Sở Nội vụ và Chi cục Văn\r\nthư - Lưu trữ đã xây dựng và phát hành nhiều văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, trả lời,\r\ntrao đổi nghiệp vụ với các cơ quan, tổ chức như về ký thừa\r\nủy quyền, lập Danh mục hồ sơ cơ quan hàng năm, về lập số quản lý văn bản, về ký\r\nnháy văn bản, một số nội dung về thể thức và kỹ thuật\r\ntrình bày văn bản...
\r\n\r\n5. Tổ chức bộ máy\r\nvà nhân sự làm công tác văn thư hiện nay
\r\n\r\na) Về tổ chức bộ\r\nmáy văn thư hiện nay
\r\n\r\n- Thành phố: Chi cục Văn thư - Lưu trữ\r\nthành phố
\r\n\r\nThực hiện Nghị định số 13/2008/NĐ-CP\r\nngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ, Ủy ban nhân dân thành phố ban hành quyết\r\nđịnh sáp nhập Ban Thi đua - Khen thưởng, Ban Tôn giáo và Dân tộc vào Sở Nội vụ\r\nvà bổ sung chức năng giúp Ủy ban nhân dân thành phố tổ chức, quản lý về văn\r\nthư, lưu trữ nhà nước cho Sở Nội vụ; chuyển Trung tâm Lưu trữ thành phố thuộc\r\nVăn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố (nay là Văn phòng Ủy\r\nban nhân dân thành phố) về Sở Nội vụ quản lý; Sở Nội vụ thành lập Phòng Quản lý\r\nVăn thư, Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ.
\r\n\r\nCăn cứ Thông tư số 02/2010/TT-BNV\r\nngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn\r\nvà tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ,\r\ncơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp, Ủy ban nhân dân thành phố\r\nban hành Quyết định số 63/2010/QĐ-UBND ngày 01 tháng 9 năm 2010 về thành lập\r\nChi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ trên cơ sở hợp nhất Trung tâm\r\nLưu trữ thành phố và Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ.
\r\n\r\nCăn cứ Thông tư số 15/2014/TT-BNV\r\nngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn\r\nvà cơ cáu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc\r\ntrung ương; Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố\r\nthuộc tỉnh; Giám đốc Sở Nội vụ ban hành Quyết định thành lập Trung tâm Lưu trữ\r\nlịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
\r\n\r\n+ Về cơ cấu tổ\r\nchức: Chi cục Văn thư - Lưu trữ có 02 phòng chuyên môn và 01 đơn vị trực thuộc\r\ngồm: Phòng Hành chính - Tổng hợp, Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm\r\nLưu trữ lịch sử;
\r\n\r\n+ Về số lượng: Chi cục Văn thư - Lưu\r\ntrữ và Trung tâm Lưu trữ lịch sử, 27 biên chế, hiện có mặt 21 người;
\r\n\r\n+ Về trình độ:\r\ncó 17 người đại học, 03 người thạc sĩ; về Chuyên ngành văn thư, lưu trữ có: 07\r\nngười trình độ đại học, 09 người trình độ sơ cấp.
\r\n\r\n- Tại sở, ban, ngành thành phố:
\r\n\r\nCông tác văn thư được cơ cấu theo tổ,\r\nbộ phận trong Văn phòng hoặc Phòng Hành chính, trung bình 2 người/sở, ban,\r\nngành. Một số cơ quan, tổ chức quy mô hoạt động nhỏ chỉ bố trí kiêm nhiệm hoặc\r\nbố trí 1 - 2 công chức, viên chức chuyên trách công tác này. Công chức làm công\r\ntác văn thư tại các sở, ban, ngành được tuyển dụng theo\r\ntrình độ quy định, một số trường hợp phân công bố trí kiêm nhiệm đều được cử dự\r\ncác lớp bồi dưỡng nghiệp vụ và phục vụ được yêu cầu nhiệm vụ cơ quan. Thâm niên\r\ncông tác bình quân của người làm văn thư là 8,5 năm.
\r\n\r\n- Tại Ủy ban\r\nnhân dân quận, huyện:
\r\n\r\nThực hiện Nghị định số 14/2008/NĐ-CP\r\nngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn\r\nthuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, Ủy ban nhân\r\ndân thành phố đã ban hành Quyết định số 41/2008/QĐ-UBND ngày 20 tháng 5 năm\r\n2008 về tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận - huyện. Theo\r\nđó, chức năng, nhiệm vụ giúp Ủy ban nhân dân quận - huyện quản lý nhà nước về\r\nvăn thư, lưu trữ được bổ sung cho Phòng Nội vụ quận - huyện. Đế
- Tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị\r\ntrấn:
\r\n\r\nỦy ban nhân dân 322 phường, xã, thị trấn\r\nđã bố trí công chức Văn phòng - Thống kê kiêm nhiệm làm\r\ncông tác văn thư, lưu trữ hoặc bố trí cán bộ không chuyên trách chức danh Văn\r\nthư - Lưu trữ - Thủ quỹ làm công tác văn thư, lưu trữ.
\r\n\r\n6. Đào tạo, bồi\r\ndưỡng công chức, viên chức làm công tác văn thư từ năm 2004 đến nay
\r\n\r\n- Tuyển sinh cán\r\nbộ, công chức, viên chức ngành Lưu trữ học - Quản trị văn phòng (văn bằng 2): Đại\r\nhọc 27 người; Cao đẳng 01 người.
\r\n\r\n- Phối hợp Trường Trung cấp Văn thư\r\nLưu trữ Trung ương và Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cơ sở tại thành phố Hồ Chí\r\nMinh tổ chức 06 lớp Trung cấp văn thư, lưu trữ vừa làm, vừa học gồm 320 công chức,\r\nviên chức dự học; 03 lớp học tại Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương;\r\n03 lớp mở tại Quận 8, Tân Bình và Tân Phú.
\r\n\r\n- Tổ chức 12 lớp sơ cấp nghiệp vụ văn\r\nthư, lưu trữ cho 734 công chức, viên chức.
\r\n\r\n- Tổ chức 08 lớp bồi dưỡng nghiệp vụ\r\nvăn thư, lưu trữ cho 488 công chức, viên chức.
\r\n\r\n- Tổ chức 45 lớp tập huấn chuyên đề\r\ncho 19.221 công chức, viên chức.
\r\n\r\nSau 15 năm, kể từ khi Nghị định số\r\n110/2004/NĐ-CP có hiệu lực thi hành, tại thành phố Hồ Chí Minh, công tác tập huấn\r\nnghiệp vụ văn thư, lưu trữ được Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Sở Nội vụ\r\nphối hợp với Trường Cán bộ thành phố (nay là Học viện Cán bộ thành phố) tổ chức\r\ngần 100 Hội nghị tập huấn nghiệp vụ về công tác văn thư cho trên 18.000 công chức,\r\nviên chức tham dự.
\r\n\r\n\r\n\r\na) Tình hình đầu tư kinh phí cho các\r\nhoạt động văn thư
\r\n\r\n- Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ: Từ\r\nkhi thành lập đến tháng 8 năm 2013, trụ sở làm việc của Chi cục được tạm bố trí\r\ntrong trụ sở của Ủy ban nhân dân thành phố gồm:
\r\n\r\n+ Phòng làm việc và Kho Lưu trữ của\r\nTrung tâm Lưu trữ cũ khoảng 420m2; Phòng số 45 khoảng 50
+ Trang thiết bị, phương tiện làm việc:\r\nChi cục đã mua sắm một số trang thiết bị cần thiết, phần lớn sử dụng các trang\r\nthiết bị của Sở Nội vụ dược chuyển từ Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ và Trung\r\ntâm Lưu trữ cũ;
\r\n\r\n+ Từ tháng 8 năm 2013, Ủy ban nhân\r\ndân thành phố chấp thuận cho Chi cục được thuê 985m2 tại Tòa nhà IPC\r\ncủa Công ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên Phát triển Công nghiệp Tân Thuận\r\nvới diện tích Văn phòng làm việc là 255m2 và Kho Lưu trữ chuyên dụng\r\n730m2;
\r\n\r\n+ Cơ sở vật chất, trang thiết bị,\r\nphương tiện làm việc tương đối đầy đủ, đảm bảo hoạt động của Chi cục.
\r\n\r\n- Tại các cơ quan, tổ chức:
\r\n\r\nKinh phí đầu tư cho công tác văn thư\r\nđược các cơ quan, tổ chức quan tâm mua sắm trang thiết bị như: Bìa, cặp, hộp hồ\r\nsơ, kệ, giá bảo quản tài liệu, máy vi tính, máy photocopy, máy scan, máy in,\r\nmáy điều hòa,... Đồng thời, các cơ quan, tổ chức cử nhiều\r\ncông chức, viên chức tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng về công tác văn thư.
\r\n\r\nb) Các đề tài\r\nkhoa học đã triển khai nghiên cứu, ứng dụng về công tác văn thư từ năm 2004 đến\r\nnay
\r\n\r\n- Các dự án, đề án đã được Ủy ban\r\nnhân dân thành phố phê duyệt: Dự án xây dựng Trung tâm Lưu trữ thành phố (giai\r\nđoạn 1) đang thực hiện xây dựng; Đề án số hóa hồ sơ, tài liệu tại Kho Lưu trữ\r\nchuyên dụng (giai đoạn 1) đã thực hiện hoàn thành; Đề án Chỉnh lý tài liệu tồn\r\nđọng trước ngày 30 tháng 4 năm 1975 tại các cơ quan, tổ chức; Đề án nâng cao\r\nnăng lực đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ\r\nthành phố Hồ Chí Minh giai đoạn (2014 - 2020) đang thực hiện; Đề án chỉnh lý hồ\r\nsơ, tài liệu tồn đọng; Đề tài xây dựng và ứng dụng công\r\nnghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.
\r\n\r\n- Chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ lập\r\nkế hoạch xây dựng các phần mềm ứng dụng vào công tác văn thư, lưu trữ để triển\r\nkhai áp dụng thống nhất tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố.
\r\n\r\nc) Tình hình ứng dụng công nghệ thông\r\ntin trong công tác văn thư
\r\n\r\n- Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quy\r\nchế kèm theo Quyết định số 4566/QĐ-UBND ngày 24 tháng 8 năm 2017 về quản lý, sử\r\ndụng Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng; đến nay, 100% các cơ\r\nquan, tổ chức thuộc đối tượng quản lý trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh đã ứng\r\ndụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ và mức độ ứng dụng quản\r\nlý văn bản đi đến và điều hành công việc, lập hồ sơ, gửi nhận văn bản điện tử\r\ngiữa các cơ quan, tổ chức, nhằm phục vụ tốt công tác sử dụng, tra tìm nhanh\r\nchóng hồ sơ, tài liệu cho các cơ quan, tổ chức và cá nhân khi có yêu cầu.
\r\n\r\n- Trong triển khai và ứng dụng phần mềm\r\nquản lý hồ sơ công việc của Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông (thuộc\r\nSở Thông tin và Truyền thông thành phố Hồ Chí Minh) đã góp phần tăng cường công\r\ntác ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, điều hành cơ quan nhất\r\nlà quản lý văn bản cơ quan. Ưu điểm của chương trình này là việc quản lý hồ sơ\r\ncông việc được tập trung thống nhất theo quy trình. Thuận\r\nlợi trong việc theo dõi chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ\r\nquan; tổ chức xử lý công việc qua hệ thống máy tính và quản lý văn bản đi, đến\r\ntại các cơ quan, tổ chức giảm thời gian xử lý công việc bằng giấy.
\r\n\r\nII. NHẬN XÉT, ĐÁNH\r\nGIÁ CHUNG
\r\n\r\n1. Ưu điểm
\r\n\r\n- Ủy ban nhân\r\ndân thành phố quan tâm chỉ đạo các cơ quan, tổ chức đã triển\r\nkhai tổ chức thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ. Từ đó, nhận thức về vai\r\ntrò, vị trí, chức năng, nhiệm vụ của hoạt động văn thư được nâng lên trong công\r\nchức, viên chức; chất lượng văn bản ban hành đảm bảo về nội dung và thể thức, kỹ\r\nthuật trình bày từng bước góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong công tác\r\nđiều hành, quản lý của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức.
\r\n\r\n- Các mặt hoạt động của công tác văn\r\nthư như: Công tác quản lý văn bản; thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; lập hồ\r\nsơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; việc quản lý và sử dụng con dấu đều\r\ncó hệ thống văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh đầy đủ, cụ thể, dễ hiểu, dễ\r\náp dụng đã góp phần đưa công tác quản lý và hoạt động văn thư của các cơ quan,\r\ntổ chức trên địa bàn thành phố đi vào nền nếp và ổn định.
\r\n\r\n- Công tác thông tin tuyên truyền, phổ\r\nbiến được đề cao kết hợp với việc ban hành nhiều văn bản quy định, hướng dẫn đã\r\ntạo nền tảng vững chắc cho việc tổ chức thực hiện và áp dụng.
\r\n\r\n2. Hạn chế
\r\n\r\na) Lãnh đạo một số cấp, các ngành chưa\r\nthấy rõ về vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư.
\r\n\r\nb) Chưa có chế độ phụ cấp độc hại, phụ\r\ncấp đặc thù, trợ cấp khuyến khích, phụ cấp thâm niên cho người làm công tác văn\r\nthư.
\r\n\r\nc) Hiệu quả của mô hình tổ chức văn\r\nthư hiện nay, chất lượng, hiệu quả tương đối phù hợp. Tuy nhiên, chế độ tiền\r\nlương và các khoản phụ cấp, trợ cấp của người làm công tác văn thư còn thấp\r\nchưa khuyến khích được công chức, viên chức gắn bó lâu dài với công việc, nhiều\r\ncông chức, viên chức muôn chuyển công tác khác để có mức lương\r\nvà cơ hội phát triển tốt hơn.
\r\n\r\nd) Về tình hình\r\nthực hiện các nghiệp vụ công tác văn thư
\r\n\r\nMột số công chức, viên chức nhận thức\r\ncòn hạn chế: Chưa nắm vững thể thức\r\nvà kỹ thuật trình bày, soạn thảo văn bản, chưa quan tâm lập hồ sơ hoàn thiện,\r\nchưa thực hiện việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan dẫn đến tình trạng khó\r\nkhăn trong công tác quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong quá trình\r\nhoạt động của cơ quan, tổ chức mình.
\r\n\r\nđ) Những quy định của Nghị định về\r\ncông tác văn thư và các văn bản hướng dẫn chưa phù hợp, cụ thể về thẩm quyền ký\r\ntrong các trường hợp:
\r\n\r\n- Ký thừa ủy quyền trong cùng một cơ\r\nquan và trường hợp giao ký thừa ủy quyền đối với cơ quan cấp dưới (cơ quan trực\r\nthuộc); cần quy định cụ thể về điều kiện ký thừa ủy quyền.
\r\n\r\n- Cấp phó ký thay Thủ trưởng đơn vị\r\ntrong trường hợp Thủ trưởng đơn vị được Thủ trưởng cơ quan giao ký thừa lệnh.
\r\n\r\n3. Nguyên nhân của những hạn chế
\r\n\r\nDo nhận thức của lãnh đạo và công chức,\r\nviên chức một số cơ quan, tổ chức chưa thấy rõ về vai trò, tầm quan trọng của\r\ncông tác văn thư; việc quan tâm đào tạo, bồi dưỡng kiến thức về công tác văn\r\nthư chưa được quan tâm đúng mức; về chính sách, chế độ phụ cấp độc hại, phụ cấp\r\nđặc thù, phụ cấp thâm niên cho người làm công tác văn thư\r\nchưa được nâng lên tương xứng.
\r\n\r\n\r\n\r\n1. Đề xuất kiến nghị chung
\r\n\r\na) Căn cứ các quy định của Nghị định\r\nsố 110/2004/NĐ-CP; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP và tình hình thực tế, đề xuất Bộ\r\nNội vụ sớm tổng kết và xây dựng Nghị định thay thế để hoàn\r\nthiện hệ thống pháp luật về công tác văn thư.
\r\n\r\nb) Cần quy định\r\nđịnh mức biên chế, chức danh người làm văn thư, lưu trữ cho các cơ quan, tổ chức\r\nnhất là đối với phường, xã, thị trấn để công tác văn thư, lưu trữ được ổn định,\r\nphát triển.
\r\n\r\nc) Cần đưa nội\r\ndung công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ thành môn học bắt buộc đối với các\r\ntrường chuyên nghiệp đào tạo trở thành công chức, viên chức nhà nước.
\r\n\r\n2. Đề xuất kiến nghị liên quan đến\r\nviệc triển khai thực hiện Nghị định về công tác văn thư
\r\n\r\nHiện nay, việc ban hành văn bản điện\r\ntử, chữ ký số đang phổ biến và định hướng phát triển thay thế văn bản giấy theo\r\nchủ trương chung của Chính phủ. Vì vậy, cần ban hành Nghị định thay thế Nghị định\r\nsố 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ, nhằm phù hợp tình hình thực tế trong công tác\r\nvăn thư.
\r\n\r\nTrên đây là Báo\r\ncáo Tổng kết 15 năm thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ trên địa\r\nbàn thành phố Hồ Chí Minh./.
\r\n\r\n\r\n\r\n
| \r\n
| \r\n \r\n KT.\r\n CHỦ TỊCH | \r\n
\r\n\r\n
| Số hiệu | 45/BC-UBND |
| Loại văn bản | Báo cáo |
| Cơ quan | Thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 04/04/2019 |
| Người ký | Lê Thanh Liêm |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |
Bạn chưa có tài khoản? Hãy Đăng ký
| Số hiệu | 45/BC-UBND |
| Loại văn bản | Báo cáo |
| Cơ quan | Thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 04/04/2019 |
| Người ký | Lê Thanh Liêm |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |