QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ NGÀNH BẢO HIỂM XÃ HỘI

TỔNG GIÁM ĐỐC BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM

Căn cứ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Xét đề nghị của Giám đốc Trung tâm Công nghệ thông tin,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành từ ngày ký.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ NGÀNH BẢO HIỂM XÃ HỘI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1114/QĐ-BHXH ngày 04/7/2017 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam)

CÁC QUY ĐỊNH CHUNG

Quy chế này quy định việc thiết lập, quản lý và sử dụng Hệ thống thư điện tử của ngành Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam.

Quy chế này áp dụng đối với các đơn vị trong hệ thống ngành BHXH bao gồm cơ quan BHXH các cấp, các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam (sau đây gọi là đơn vị); cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong các đơn vị (sau đây gọi là cá nhân) nhằm phục vụ mục đích trao đổi thông tin phục vụ công việc.

1. Thư điện tử là dịch vụ chuyển thư dưới dạng số qua mạng máy tính, Internet thông qua các hòm thư điện tử.

3. Tài khoản thư điện tử là thông tin bao gồm địa chỉ thư điện tử và mật khẩu để truy nhập vào hòm thư điện tử thực hiện gửi và nhận thư điện tử.

5. Hòm thư đơn vị là hòm thư điện tử thuộc Hệ thống thư điện tử cấp cho đơn vị để sử dụng chung.

Chương II:

CÁC QUY ĐỊNH CỤ THỂ

1. Đối tượng được cấp phát.

1.2. Các đơn vị, cá nhân sử dụng thư điện tử để giao dịch công vụ trong nội bộ Ngành hoặc với các đối tác ngoài Ngành phải dùng thư điện tử do BHXH Việt Nam cấp phát.

2.1. Căn cứ vào nhu cầu sử dụng thư điện tử hoặc tờ trình của cá nhân, đơn vị lập danh sách tạo mới tài khoản thư điện tử gửi Trung tâm Công nghệ thông tin (CNTT) theo Mẫu 01 (của phụ lục kèm theo quy chế này). Có thể gửi bản giấy hoặc bản quét (scan) danh sách đề nghị có đầy đủ chữ ký của thủ trưởng đơn vị về Trung tâm CNTT (Nếu là bản scan gửi vào hòm thư su[email protected]).

2.3. Người sử dụng cần thay đổi mật khẩu ngay lần đăng nhập đầu tiên. Mật khẩu phải có độ dài từ 8 ký tự trở lên bao gồm cả chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt (@,*,&,!..).

1. Các trường hợp bị khóa tài khoản thư điện tử

1.2. Đối tượng chấm dứt làm việc tại cơ quan BHXH.

2. Thủ tục khóa tài khoản thư điện tử.

2.2. Trong trường hợp phát hiện việc sử dụng thư điện tử không đúng mục đích hoặc vi phạm quy định sử dụng thư điện tử, Trung tâm CNTT sẽ chủ động tạm ngừng hoặc khóa tài khoản thư điện tử vi phạm. Sau khi thực hiện, Trung tâm CNTT sẽ thông báo theo Mẫu 02 cho thủ trưởng đơn vị có trường hợp vi phạm.

6.1. Tại các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam: Khi người sử dụng bị quên (hoặc mất) mật khẩu tài khoản thư điện tử cần thông báo cho Trung tâm CNTT (gửi vào hòm thư [email protected]). Trong thời hạn 24 giờ kể từ khi nhận được yêu cầu Trung tâm CNTT có trách nhiệm cài đặt lại mật khẩu (reset password) cho người sử dụng.

trách nhiệm cài đặt lại mật khẩu (reset password) cho người sử dụng.

Tài khoản thư điện tử cấp mới được đặt theo nguyên tắc sau: Tên người (không dấu) + họ (viết tắt) + tên đệm (viết tắt) + @ + tên miền (vss.gov.vn)

Điều 8. Quy định về dung lượng tài khoản thư điện tử

Điều 9. Quy định về dung lượng file đính kèm

Dữ liệu âm thanh, hình ảnh, tệp tải trao đổi qua Hệ thống thư điện tử phải tuân thủ các tiêu chuẩn về ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nước, được quy định tại Thông tư số 22/2013/TT-BTTTT ngày 23 tháng 12 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Danh Mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nước.

Trường hợp cần gửi các file đính kèm có tổng dung lượng lớn hơn 25 MB, người gửi cần phải upload tài liệu lên mục lưu trữ trên hệ thống thư điện tử của Ngành và chia sẻ cho đối tượng cần gửi file.

Một thư điện tử phải có tối thiểu các thành phần: Tiêu đề (Subject); Phần nội dung thư điện tử.

Điều 11. Quy định về nguyên tắc giao dịch qua thư điện tử

Người sử dụng cần kiểm tra thư điện tử tối thiểu 1 lần/ngày.

Điều 12. Quy định về việc quản lý và sử dụng tài khoản thư điện tử

2. Người sử dụng thư điện tử phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung những thư điện tử được gửi đi từ tài khoản của mình.

4. Không được phép cho người khác sử dụng tài khoản thư điện tử của mình.

5.1. Dùng tài khoản thư điện tử vào bất kì mục đích/hình thức nào vi phạm pháp luật Việt Nam, nội quy, quy định của Ngành.

5.3. Phát tán virus hoặc các phần mềm, đường dẫn có mã độc; Phát tán những tin đồn sai sự thật.

5.5. Phát tán thông tin nội bộ mà chưa được BHXH Việt Nam công bố chính thức; Dùng tài khoản thư điện tử để phát tán, làm tiết lộ, các thông tin bí mật nội bộ của Ngành.

5.7. Các mục đích khác trái với quy định hiện hành.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Trách nhiệm của Trung tâm CNTT

Thực hiện kiểm tra, giám sát việc sử dụng thư điện tử của các tổ chức, cá nhân trong Ngành.

thẩm quyền và kiến nghị Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam xử lý các vi phạm Quy chế này và các quy định khác liên quan của pháp luật hiện hành.

Thường xuyên kiểm tra, đánh giá hoạt động của hệ thống.

Khắc phục sự cố trong quá trình vận hành.

2. Trách nhiệm của đơn vị sử dụng và người sử dụng

Phổ biến Quy chế này đến từng cá nhân trong đơn vị nhằm nâng cao nhận thức, ý thức trách nhiệm và hiệu quả trong việc khai thác, sử dụng thư điện tử tại đơn vị.

Phân công cán bộ quản lý hòm thư điện tử của đơn vị và giao các phòng, các đơn vị cấp huyện (đối với BHXH tỉnh, thành phố) trực thuộc quản lý hòm thư điện tử của đơn vị mình.

trách nhiệm thông báo cho đơn vị, cá nhân sử dụng; Cập nhật thông tin về thư điện tử của đơn vị khi có thay đổi thông tin; hỗ trợ cấp lại mật khẩu hoặc thực hiện khóa hòm thư điện tử tại đơn vị quản lý.

Thực hiện mở hòm thư đơn vị ít nhất 03 lần mỗi ngày làm việc: vào đầu giờ sáng, cuối giờ sáng và cuối giờ chiều.

Khi không đảm nhiệm công việc quản lý thư điện tử của đơn vị phải thực hiện bàn giao nguyên trạng hòm thư điện tử cùng mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu cho cá nhân được Thủ trưởng đơn vị chỉ định.

gửi về Trung tâm CNTT để tổng hợp, rà soát,

Tự bảo quản hòm thư của mình (tên tài khoản và mật khẩu) tránh để bị lộ tài khoản. Khi phát hiện tài khoản bị đánh cắp hoặc người khác sử dụng trái phép tài khoản thư điện tử của mình, cá nhân, đơn vị phải thông báo sớm nhất với cán bộ quản lý thư điện tử tại đơn vị và Trung tâm CNTT để khóa tài khoản tránh việc đánh cắp thông tin cũng như việc kẻ gian sử dụng tài khoản vào mục đích xấu.

Định kỳ thay đổi mật khẩu hòm thư điện tử tối thiểu 06 tháng 1 lần.

Các đơn vị và cá nhân trong quá trình khai thác, sử dụng hệ thống thư điện tử của ngành BHXH nếu vi phạm Quy chế này tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý trách nhiệm theo quy định của Ngành và pháp luật hiện hành.

Trung tâm CNTT chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức hướng dẫn, triển khai thực hiện Quy chế này.

Trong quá trình thực hiện, nếu khó khăn, vướng mắc hoặc có những vấn đề mới phát sinh, các tổ chức, cá nhân phản ánh về Trung tâm CNTT để tổng hợp, trình Lãnh đạo BHXH Việt Nam xem xét sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp./.

PHỤ LỤC 1

(Ban hành kèm theo Quyết định số: 1114/QĐ-BHXH ngày 04/7/2017 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam)

Mẫu 01

DANH SÁCH ĐỀ NGHỊ CẤP PHÁT/KHÓA/THAY ĐỔI TÀI KHOẢN THƯ ĐIỆN TỬ

Kính gửi: Trung tâm Công nghệ thông tin - BHXH Việt Nam

Người lập
(Ký viết rõ họ tên)

Ngày …. tháng …. năm 20....
Thủ trưởng đơn vị
(Ký tên và đóng dấu)

PHỤ LỤC 2

(Ban hành kèm theo Quyết định số: 1114/QĐ-BHXH ngày 04/7/2017 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam)

Mẫu 02

THÔNG BÁO KẾT QUẢ CẤP PHÁT/KHÓA/THAY ĐỔI TÀI KHOẢN THƯ ĐIỆN TỬ

Kính gửi: ……………………………………..

Ngày …. tháng …. năm 20....
GIÁM ĐỐC
(Ký tên và đóng dấu)