BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC
|
Tên chức danh |
Nhân viên Văn thư |
Mã chức danh |
||||||||||||||||||
|
Đơn vị |
Phòng Tài Chính |
Nơi làm việc |
TP.HCM |
|||||||||||||||||
|
Cấp trên trực tiếp |
Trưởng phòng Tài Chính. |
|||||||||||||||||||
|
Tóm tắt công việc |
Nhận và luân chuyển công văn, sắp xếp lưu trữ công văn, hồ sơ chứng từ. Lập |
|||||||||||||||||||
|
biên bản họp, sọan thảo các văn bản, báo cáo theo yêu cầu của cấp quản lý, theo dõi tình hình chứng từ, |
||||||||||||||||||||
|
các công việc sự vụ do Trưởng Phòng giao. |
||||||||||||||||||||
|
Nhiệm vụ |
Tiêu thức đánh giá |
Định mức thời gian |
||||||||||||||||||
|
_ Nhận công văn của tất cả các đơn vị trong và ngoài công ty gởi hai Phòng Tài Chính và Phòng Kế Toán để sắp xếp lưu trữ theo từng hồ sơ , từng danh mục của 2 đơn vị. |
Hồ sơ đầy đủ, dễ tìm kiếm |
40% |
||||||||||||||||||
|
_ Cung cấp các văn bản khi các anh chị em ghiệp vụ có yêu cầu, vào sổ theo dõi, photo các quyết định, công văn gởi cho các khâu liên quan thực hiện. để phục vụ cho công tác kiểm tra, báo cáo. |
Đáp ứng được yêu cầu |
20% |
||||||||||||||||||
|
_ Thực hiện các công việc sự vụ do Kế Toán Trưởng và Trưởng phòng giao. |
Số lần yêu cầu của Trưởng đơn vị |
20% |
||||||||||||||||||
|
_ Trình ký các báo cáo cho hai Phòng Tài Chính và Kế Toán, chuyển giao công văn cho các đơn vị liên quan. |
Số lượng báo cáo |
5% |
||||||||||||||||||
|
_ Theo dõi lịch làm việc của Cơ quan Tổng Giám Đốc, nhắc Kế Toán Trưởng và Trưởng phòng dự các buổi họp theo lịch. Lập bảng theo dõi những mail chưa báo cáo Tổng Giám Đốc và các đơn vị để nhắc Kế Toán Trưởng báo cáo. |
Không để thiếu sót |
8% |
||||||||||||||||||
|
_ Liên hệ đăng ký xe cho Kế Toán Trưởng và Trưởng phòng đi công tác, làm giấy xin tặng phẩm cho khách tới phòng làm việc (Ngân Hàng, Cục Thuế, Hải Quan...). |
Số lần thực hiện |
2% |
||||||||||||||||||
|
_ Theo dõi đôn đốc kế hoạch chi tiêu hàng tháng của các đơn vị. Lên danh sách theo dõi các hồ sơ tồn đọng trong ngày, theo dõi các điểm lỗi để ghi nhận và tính phạt. |
Số lần ghi nhận |
5% |
||||||||||||||||||
|
Các mối quan hệ công tác |
||||||||||||||||||||
|
Phạm vi quan hệ |
Đơn vị liên quan |
Chức danh người liên hệ |
Mục đích |
|||||||||||||||||
|
Nội bộ |
Bên ngoài |
|||||||||||||||||||
|
X |
Văn Phòng Công ty |
Nhân viên Văn thư |
Trình ký các loại báo cáo, nhận các loại công văn trong và ngoaì đơn vị. |
|||||||||||||||||
|
X |
Các đơn vị |
Nhân viên Văn thư |
Trình ký các loại văn bản (Trưởng đơn vị), giao nhận các báo cáo, công văn. |
|||||||||||||||||
|
Quyền hạn: - Về giám sát CBNV: |
||||||||||||||||||||
|
Chức danh CBNV thuộc quyền |
Số lượng nhân sự tương ứng |
Mức độ giám sát |
||||||||||||||||||
|
- Về quản lý tài chính |
||||||||||||||||||||
|
Lĩnh vực |
Giá trị tối đa |
Mức độ quyền hạn |
||||||||||||||||||
|
- Các quyền hạn khác |
||||||||||||||||||||
|
Tiêu chuẩn của người đảm nhận công việc: |
||||||||||||||||||||
|
-Trình độ văn hóa |
PTTH |
|||||||||||||||||||
|
-Trình độ chuyên môn: |
Quản trị Hành chính |
|||||||||||||||||||
|
- Kiến thức : |
||||||||||||||||||||
|
- Kỹ năng thể chất và kỹ năng làm việc: ( lãnh đạo, tổ chức, quản lý, giám sát, kiểm tra, hướng dẫn, hoạch định, phán đoán, tham mưu ….) |
||||||||||||||||||||
|
Biết sắp xếp ngăn lắp, gọn gàng, cẩn thận, nhanh nhẹn. |
||||||||||||||||||||
|
Yêu cầu kinh nghiệm ( lĩnh vực, thời gian tối thiểu ) |
||||||||||||||||||||
|
Các kỹ năng đặc biệt: |
||||||||||||||||||||
|
Điều kiện làm việc |
Tính chất |
Mức độ |
Thường xuyên |
|||||||||||||||||
|
Nóng, độc hại |
||||||||||||||||||||
|
Lưu động |
||||||||||||||||||||
|
Nguy hiểm |
||||||||||||||||||||