CÔNG TY

PHÒNG

KẾ HOẠCH

Chức danh công việc:

Mã số công việc:

Tóm tắt công việc (vì sao có công việc này, mục tiêu gì)

· Theo dõi hoạt động cung ứng hàng hoá hằng ngày, tháng, năm.

· Đáng ứnh hàng hoá phục vụ SXKD.

· Cân đối lượng hàng tồn nhằm đáp ứng nhu cầu SXKD công ty.

· Quản lý công việc chung trong phòng.

Quan hệ công việc

Báo cáo trực tiếp

Ban Giám Đốc

Báo cáo gián tiếp

Bên ngoài

Nội bộ

Bên ngoài

Nhà cung cấp

BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY

Nhân viên phòng KHVT

Nhà cung cấp

Các công việc, trách nhiệm liên quan đến bên ngoài.

Nhà cung cấp

· Tìm kiếm.

· Liên hệ: giá cả, chất lượng, mẫu mã …

· Đặt hàng.

· Đối chiếu công nợ.

· Trả hàng hoá bị lỗi.

Các công việc, trách nhiệm liên quan đến các bộ phận bên trong

Phòng Hành chính Nhân sự

Yêu cầu việc cung cấp các trang thiết bị làm việc cho hoạt động trong phòng. Kết hợp với nhân sự trong việc cân đối, bổ sung nhân viên trong phòng.

Phòng Kế toán

· Đối chiếu số liệu hàng hoá.

· Đối chiếu công nợ của khách hàng.

Phân xưởng

· Đối chiếu số liệu.

· Duyệt hàng mẫu.

· Nhận hàng trả.

· Triển khai kế hoạch sản xuất.

· Nhận báo cáo lượng hàng tồn kho.

Phòng kinh doanh

· Triển khai những sản phẩm mới.

· Tiếp nhận thông tin, phản ánh về sản phẩm.

Các chi nhánh

Đối chiếu số liệu tại chi nhánh.

Các trách nhiệm chính

Nội dung

I. Các nhiệm vụ có tính chiến lược:

· Theo dõi, kiểm tra hoạt dộng thuộc lĩnh vực cung ứng hàng hoá, đáp ứng nhu cầu hoạt động SXKD công ty.

· Lên kế hoạch sản xuất, đáp ứng nhu cầu kinh doanh.

· Tham mưu, đề xuất các giải pháp cho giám đốc về các vấn đề có liên quan đến cung ứng hàng hoá.

II. Công việc tác nghiệp:

· Theo dõi hoạt động xuất nhập tồn hằng ngày, tháng.

· Kiểm tra hoạt động cung ứng hàng hoá trong lĩnh vực cung ứng hàng hoá tại công ty và các phân xưởng như: đáp ứng hàng hoá, mẫu mã, chất lượng …

· Cuối tháng tổng hợp số liệu, xây dựng kế hoạch sản xuất cho thời gian tới.

· Theo dõi, đối chiếu, thống kê, xử lý các số liệu xuất nhập tồn tại công ty và các phân xưởng.

· Xây dựng kế hoạch cung cấp vật tư đáp ứng tiến độ SXKD của Công ty.

· Kiểm tra hàng hóa đổi, trả lại cho nhà cung cấp theo Quy định về hàng hóa đổi, trả lại của Công ty.

· Tìm kiếm đối tác cung ứng nguồn hàng đảm bảo chất lượng và giá cả cạnh tranh, phương thức thanh tóan hợp lý đem lại hiệu quả kinh tế cho Công ty.

III. Công việc quản lý bộ phận:

· Quản lý chỉ đạo, chịu trách nhiệm chung mọi mặt hoạt động của phòng.

· Tổ chức xây dựng và hoàn thiện các quy trình làm việc, nội quy quy chế phù hợp từng thời điểm, giai đoạn. Quy định làm việc an toàn lao động và vệ sinh lao động; kỷ luật… đảm bảo phù hợp môi trường VHDN và luật pháp VN.

· Định biên nhân viên của bộ phận mình phù hợp với khối lượng công việc.

· Nắm bắt nhu cầu đào tạo, phát triển của nhân viên dựa trên sự phù hợp với công việc và chiến lược phát triển của công ty để đề xuất lên BGĐ.

· Thông báo cho nhân viên trong công ty về các khoản phúc lợi, thưởng và những chính sách khác của công ty.

· Giúp việc cho ban giám đốc trong công tác quản lý phòng đảm bảo phù hợp nội quy, quy chế và quy định của công ty.

· Tổ chức các cuộc họp của phòng.

· Đánh giá nhân viên, tìm hiểu tâm tư nguyện vọng nhân viên trong phòng.

· Đề xuất các phương pháp làm việc có hiệu quả.

· Thực hiện những công việc khác khi giám đốc yêu cầu.

Tạo môi trường làm việc tốt, phân công bố trí nhân viên:

· Tổ chức, sắp xếp phân công phân nhiệm cho nhân viên trong Bộ phận chịu trách nhiệm kiểm tra về chất lượng, hiệu quả công việc của nhân viên trong phòng.

· Đôn đốc, nhắc nhở nhân viên hoàn thành công việc.

· Lập kế hoạch và hướng dẫn những định hướng nhân viên mới nhằm khuyến khích thái độ tích cực đối với những mục tiêu của tổ chức.

· Nhận biết và thực hiện các chương trình phúc lợi nhằm nâng cao chất lượng đời sống nhân viên.

Huấn luyện, đào tạo cấp dưới:

· Kết hợp phòng nhân sự trong việc đào tạo nhân viên.

· Lập kế hoạch, phát triển và cung cấp các chương trình đào tạo, phát triển nhân viên.

· Hướng dẫn công nhân viên và bản thân thực hiện gương mẫu việc đóng góp ý kiến đặc biệt là các thông tin bất thường (lập sẵn biểu mẫu) để phòng ngừa và giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra từ bên ngoài hoặc bên trong công ty.

Tham gia các chương trình đào tạo nâng cao trình độ cá nhân

· Kỹ năng quản lý, đạo đức, tác phong thực hiện công việc

· Các chương trình đào tạo khác của công ty.

· Chương trình bồi dưỡng nghiệp vụ, các quy định mới trong lĩnh vực lập kế hoạch, cung ứng hàng hoá.

VI.Công việc báo cáo:

· Báo cáo đột xuất cho ban giám đốc khi có các tranh chấp, các phản ảnh của nhà cung cấp.

· Báo cáo định ký tình hình hoạt động trong lĩnh vực cung ứng hàng hoá cho BGĐ.

Tiêu chí đo lường, đánh giá

Chỉ tiêu nghiệp vụ:

· Chính xác trong các báo cáo, đáp ứng hàng hoá đầy đủ.

· Chất lượng hàng hoá ổn định.

· Không xảy ra sai sót trong các số liệu đưa ra.

· Đảm bảo thời hạn hoàn thành các nhiệm vụ.

· Bảo mật tuyệt đối các thông tin nội bộ, bảo đảm an toàn các chứng từ, dữ liệu của Công ty.

· Gương mẫu, đoàn kết, hỗ trợ và hợp tác tốt với mọi thành viên trong phòng và Công ty.

Quản lý và đào tạo:

· Hoàn thiện quy trình quản lý trong bộ phận.

· Trình độ, kỹ năng của nhân viên trong bộ phận.

· Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc và giải quyết nghỉ việc.

· Tỷ lệ vắng mặt, đi trễ, vi phạm nội quy, không hoàn thành công việc.

Quyền hạn

· Được tiếp xúc với các thông tin, dữ liệu, chứng từ quan trọng (mật) của công ty trong phạm vi công việc (không làm việc tại nhà).

· Đề xuất những công việc liên quan đến nghiệp vụ chuyên môn.

· Quản lý và chỉ đạo trực tiếp mọi chức danh trong bộ phận, phân công công việc cho nhân viên dưới quyền.

· Đề xuất các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ kế hoạch, hàng hoá.

· Kiểm tra số liệu thuộc phạm vi mình quản lý.

· Lập biên bản và đề xuất xử lý các nhân viên phạm nội quy, quy chế công ty.

· Đề xuất các vấn đề liên quan đến trách nhiệm và cải tiến hệ thống quản lý.

· Đề xuất nhân sự nhằm đảm bảo hoạt động thường xuyên của phòng.

· Quản lý giám sát, phân công công việc và đề xuất các hình thức khen thưởng, kỷ luật nhân sự dưới quyền.

Điều kiện làm việc

· Đi công tác: nếu có yêu cầu.

· Làm việc ban đêm do nhu cầu công việc.

Phương tiện làm việc

· Máy vi tính

· Máy tính

· Các thiết bị văn phòng.

Công ty TNHH SX – TM

Phòng ban

PHÒNG KẾ HOẠCH VẬT TƯ

Chức danh công việc:

TRƯỞNG PHÒNG

Mã số công việc:

Stt

Tiêu thức

Mức độ

Tiêu chuẩn

1

Kiến thức văn hóa, chuyên môn

Cần thiết

Tốt nghiệp đại học một trong các chuyên ngành: Đại học Kinh tế, Makertting.

Mong muốn

· Bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên sâu về các nguyên tắc quản trị, kinh doanh bao gồm hoạch định chiến lược, phân bổ nguồn lực, phối hợp hoạt động với các bộ phận khác;

· Xây dựng chiến lược cung ứng vật tư đáp ứng tình hình phát triển kinh doanh công ty từng giai đoạn.

· Có kiến thức về công việc văn phòng, quản lý sắp xếp và lưu trữ hồ sơ.

· Có hiểu biết về tiêu chuẩn chất lượng theo ISO. 9001 – 2000.

Ngọai ngữ

Mong muốn

Thông thạo cả về kỹ năng nói và viết ít nhất 1 ngoại ngữ là tiếng Anh.

Vi tính

Cần thiết

Có kiến thức và có thể làm việc với các phương tiện truyền thông, sử dụng thành thạo Word, Excel và các thiết bị văn phòng.

Mong muốn

Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng và các phần mềm thông dụng khác, các phần mềm về thiết kế, quảng cáo.

2

Kinh nghiệm

Cần thiết

Có thâm niên trong lĩnh vực lập kế hoạch cung ứng vật tư và đạt thành tích tốt ít nhất 2 năm trở lên.

Mong muốn

Hiểu sâu sắc về tính cách, văn hoá và phong cách quản lý của Việt Nam để hình thành được những nhóm làm việc hiệu quả

3

Các kỹ năng làm việc với con người

Cần thiết

Con người:

· Kỹ năng lắng nghe: quan tâm và hiểu những gì người khác nói, biết cách đặt câu hỏi và chia sẻ.

·  Có khả năng phỏng vấn, thuyết phục động viên nhân viên.

· Kỹ năng trình bày rõ ràng, chính xác và hiệu quả làm cho người nghe dễ tiếp nhận. Biết cách truyền đạt thông tin cho cấp trên và nhận thông tin phản hồi từ cấp dưới.

· Kỹ năng thuyết phục người khác thay đổi quan điểm, hành vi.

· Có hiểu biết nhất định về tâm lý để có thể nhận định, nắm bắt thông tin ngoài xã hội và môi trường xung quanh.

· Kỹ năng tư vấn, giải đáp thắc mắc và biết cách giúp đỡ người khác. Biết cách thiết lập và duy trì những mối quan hệ giữa người và người với nhau.

· Biết giao tiếp với những người bên ngoài tổ chức, giới thiệu tổ chức mình với khách hàng, với công chúng, chính quyền.

· Biết quản lý thời gian của bản thân và người khác.

· Tạo quan hệ ngoại giao tốt với các tổ chức, khách hàng để tạo dựng uy tín công ty.

· Kỹ năng ra quyết định, ủy quyền.

4

Các kỹ năng làm việc với dữ liệu

Cần thiết

Dữ liệu:

· Quan sát, thu thập thông tin từ tất cả những nguồn có liên quan.

· Có khả năng đọc, nghe và hiểu thông tin và chuyển hóa thành thông tin có ích dưới dạng văn bản.

· Biên soạn, mã hóa, phân loại, lập bảng thống kê, kiểm tra và xác nhận những thông tin, dữ liệu.

· Có khả năng tính toán chính xác.

· Có khả năng suy diễn và tổng hợp những lập luận để đưa ra câu trả lời chính xác.

· Phân tích và có khả năng dự báo vấn đề trong những điều kiện không đầy đủ thông tin.

5

Phẩm chất cá nhân

Phong cách làm việc

· Trung thực, năng động, sáng tạo, có tinh thần trách nhiệm cao, tâm huyết, tận tụy gắn bó với công việc.

· Điềm tỉnh, chín chắn trong lời nói và hành vi.

· Lương thiện và có đạo đức tốt.

· Kiên trì, bền bỉ đối mặt với những thử thách.

· Cẩn thận từng chi tiết nhỏ trong suốt quá trình làm việc.

· Sức khỏe tốt, có khả năng đi công tác xa.

· Quan tâm đến người khác.

· Sáng tạo, tích cực suy nghĩ tìm ra những ý tưởng mới để đáp ứng nhu cầu công việc.

· Sẵn sàng nhận lấy trách nhiệm và thử thách.

· Khả năng thích ứng và linh hoạt với công việc áp lực cao.

· Có khả năng làm việc nhóm và lãnh đạo mọi người đạt được mục tiêu đề ra.

· Tự kiểm soát bản thân.