Công ty TNHH SX – TM ..

Phòng ban

PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ

Chức danh

NHÂN VIÊN NHÂN SỰ

Mã số công việc

Tóm tắc công việc:

· Trực tiếp tác nghiệp trên các lĩnh vực chế độ chính sách, tuyển dụng, xử lý kỷ luật nhân viên, bảo dưỡng, sửa chữa và điều hành xe, báo cáo tổng hợp.

· Tư vấn cho các nhân viên trong đơn vị về chế độ chính sách, tuyển dụng … cho người lao động.

· Thực hiện những nhiệm vụ khác do trưởng phòng phân công.

Quan hệ công việc

Báo cáo trực tiếp cho

Báo cáo trực tiếp cho trưởng phòng

Báo cáo gián tiếp cho

Ban Giám đốc

Bên ngoài

Nội bộ

Bên ngoài

- Cơ quan chức năng.

- Khách hàng

- Cơ quan chức năng.

- Khách hàng

Các công việc, trách nhiệm liên quan đến bên ngoài

Khách hàng

Tiếp nhận khiếu nại của khách hàng, hạ nhiệt phản ứng của họ.

Giải quyết hồ sơ ban đầu về khiếu nại của khách hàng.

Chuyển kết luật cho các bộ phận liên quan để thông báo cho khách hàng.

BHXH, BHYT

Tiếp nhận các công văn, thông báo quy định về chế độ, hồ sơ bảo hiểm

Phòng LĐTB & XH

Tiếp nhận các công văn, thông báo quy định về chế độ, hồ sơ ĐKLĐ

Khác

Điện, nước, điện thoại …

Các công việc, trách nhiệm liên quan đến các bộ phận bên trong

Các phòng ban khác trong Công ty

- Chuyển, triển khai cho các đơn vị về chế độ chính sách, xử lý kỷ luật nhân viên và các vấn đề liên quan khác.

- Xử lý ban đầu hồ sơ vi phạm nội quy, quy chế công ty.

Các chi nhánh

trực thuộc

Triển khai các đơn vị này chế độ chính sách, tiền lương, tuyển dụng đào tạo đối với người lao động theo đúng luật lao động và quy chế, quy định của Công ty.

Đội xe

- Lên kế hoạch bảo dưỡng xe.

- Điều hành đội ngủ lái xe.

Các trách nhiệm chính

Nội dung

I. Các nhiệm vụ có tính chiến lược:

Tham mưu cho Trưởng phòng Nhân sự trong các mảng chế độ chính sách, tuyển dụng, quan hệ lao động đối với người lao động theo đúng qui định của pháp luật lao động và quy chế, quy định của Công ty.

II. Công việc tác nghiệp:

* Chế độ chính sách

· Tiến hành xây dựng và thường xuyên rà soát, cập nhật, kiến nghị điều chỉnh, bổ sung các chế độ chính sách phù hợp từng thời điểm, giai đoạn.

· Đề nghị và trực tiếp soạn thảo, tham gia triển khai các văn bản hướng dẫn, thông báo…. liên quan đến công tác chế độ chính sách.

· Chịu trách nhiệm trong việc cập nhật, theo dõi, kiểm tra và thực hiện công tác chế độ chính sách lao động trong toàn công ty.

* Tuyển dụng

· Dựa trên ý kiến chỉ đạo của BGĐ và Trưởng phòng Nhân sự, tiến hành xây dựng các chương trình và kế hoạch nguồn nhân lực cho công ty.

· Lên kế hoạch chuẩn bị nguồn lực (kinh phí, phòng ốc, các bài kiểm tra, trắc nghiệm ứng viên…) cho việc tuyển dụng nhân viên mới.

· Tiếp nhận sàng lọc và xử lý hồ sơ ứng viên.

· Lập danh sách ứng viên tham gia phỏng vấn và thông báo cho họ biết.

· Tiến hành phỏng vấn ứng viên.

· Trình kết quả phỏng vấn cho Giám đốc phê duyệt

· Thông báo kết quả ứng tuyển cho các ứng viên.

· Lập chương trình hội nhập vào môi trường làm việc của công ty cho nhân viên mới.

· Tổng kết công tác tuyển dụng.

* Đánh giá thành tích

· Đánh giá tinh thần làm việc của nhân viên.

· Tham gia xây dựng các chỉ tiêu thi đua định kỳ theo kế hoạch hoặc đột xuất.

· Hỗ trợ Trưởng phòng Nhân sự đánh giá nhân viên mới sau thời gian thử việc.

* Quan hệ lao động

· Tìm hiểu tâm tư nguyện vọng của anh chị em trong công ty để đề xuất lên cấp trên.

· Giám sát và lập biên bản những nhân viên vi phạm nội quy, quy chế công ty.

· Thực hiện những công việc phục vụ công tác ký kết hợp đồng lao động theo các quy định của luật pháp và các cơ quan chức năng.

* Các công việc khác

· Định kỳ và đột xuất theo dõi, giám sát và đề xuất bảo dưỡng, sửa chữa xe và trang bị những phụ tùng dự phòng cho các xe đảm bảo trong suốt qúa trình vận doanh.

· Quản lý hồ sơ phương tiện : sổ kiểm định, giấy đăng ký xe, bảo hiểm vật chất, dân sự theo dõi thời hạn kiểm định, thời hạn trên giấy đăng ký xe thuê, bảo hiểm để thông báo, đôn đốc các bộ phận có liên quan thực hiện việc kiểm định, gia hạn, làm mới các giấy tờ trên đúng hạn.

· Tham gia các cuộc họp,các cuộc tập huấn (chính sách mới…) trên công ty mẹ.

· Thực hiện những công việc khác khi Ban Giám Đốc hoặc Trưởng phòng Nhân sự yêu cầu.

Tác nghiệp với các đồng nghiệp, phòng ban khác:

Sắp xếp thời gian hợp lý để hỗ trợ các trưởng BP khác giải quyết một số công việc theo yêu cầu từ Giám đốc hoặc trưởng phòng.

Tác nghiệp với bên ngoài:

Đại diện cho công ty (khi được giám đốc ủy quyền) trong việc quan hệ ngoại giao với các cơ quan chính quyền để hoàn tất các thủ tục giấy tờ hành chính cho công ty.

III. Công việc quản lý phòng, bộ phận:

Hoàn thiện các qui trình mẫu:

Tạo môi trường làm việc, phân công bố trí NV:

Huấn luyện, đào tạo cấp dưới:

Tham gia các chương trình đào tạo nâng cao trình độ cá nhân:

Tìm hiểu và nắm vững các quy trình nghiệp vụ trong công ty để có hành vi, tác phong công việc chuyên nghiệp, uy tín trong việc lập kế hoạch và đánh giá kết quả đào tạo

IV. Công việc báo cáo:

· Thường xuyên cập nhật, theo dõi, điều chỉnh, kiểm tra, thống kê tổng hợp và phân tích các thông tin liên quan đến công tác quản lý lao động tại công ty (tình hình nhân sự, tiền lương bình quân...)

· Định kỳ báo cáo các hoạt động liên quan đến công tác nhân sự cho BGĐ

Tiêu chí đo lường

I Chỉ tiêu:

· Ngày công thực tế trong tháng.

· Tình hình chấp hành quy định, nội quy kỷ luật của công ty.

· Hiệu quả công việc: số lần phạm sai sót trong công việc, số lần không đảm bảo tiến độ công việc, mức độ hài lòng từ đồng nghiệp.

· Số lần đề xuất cải tiến công việc.

· Kỹ năng giao tiếp.

· Tham gia các lớp nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho bản thân mình.

· Các hoạt động xã hội của công ty, hình ảnh của công ty trong cộng đồng.

II. Đối ngoại:

· Sự đánh giá của phía đối tác với Công ty.

· Sự ủng hộ của chính quyền địa phương.

· Sự phát triển của hình ảnh, thương hiệu của công ty.

III. Quản lý và đào tạo:

· Hoàn thiện quy trình quản lý trong bộ phận.

· Trình độ, kỹ năng của nhân viên trong bộ phận

· Mức độ tín nhiệm, hài lòng của CBNV trong bộ phận.

· Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc và giải quyết nghỉ việc.

· Tỷ lệ vắng mặt, đi trễ, vi phạm nội quy, không hoàn thành công việc.

Các hoạt động thường làm

· Phát triển và duy trì các quan hệ với những người khác.

· Giao tiếp với cấp trên, đồng nghiệp theo cách gặp gỡ trực tiếp, bằng văn bản, điện thọai, email để cung cấp thông tin liên quan.

· Thu thập thông tin thông qua quan sát, nhận thông tin từ nhiều nguồn khác nhau; phân loại đánh giá và sử dụng cho việc ra quyết định.

· Phát triển các mục tiêu, kế hoạch cụ thể để sắp xếp ưu tiên, tổ chức và hoàn thành nhiệm vụ.

Quyền hạn

· Đề xuất các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ phụ trách.

· Lập biên bản khi nhân viên khác quy phạm nội quy, quy định của công ty.

Phương tiện làm việc

Phương tiện làm việc: Máy tính, điện thoại, fax.

Công ty TNHH …

Phòng ban

PHÒNG HÀNH CHÁNH NHÂN SỰ

Chức danh công việc:

NHÂN VIÊN NHÂN SỰ

Stt

Tiêu thức

Mức độ

Tiêu chuẩn

1

Kiến thức văn hóa, chuyên môn

Cần thiết

· Tốt nghiệp trung cấp lao động tiền lương trở lên.

· Có kiến thức chuyên sâu về quản lý nguồn nhân lực như về tuyển dụng, hiểu biết về hệ thống thông tin nhân sự, quan hệ trong lao động.

Mong muốn

· Bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên sâu về các nguyên tắc quản trị, kinh doanh bao gồm hoạch định chiến lược, phân bổ nguồn lực, phối hợp hoạt động với các bộ phận khác;

· Có kiến thức về công việc văn phòng, quản lý sắp xếp và lưu trữ hồ sơ.

· Có hiểu biết về tiêu chuẩn chất lượng theo ISO.

Ngọai ngữ

Mong muốn

Giao tiếp tiếng Anh tốt.

Vi tính

Cần thiết

Mong muốn

Tin học văn phòng và các phần mềm quản lý Nhân sự.

2

Kinh nghiệm

Cần thiết

· Có thâm niên công tác và đạt thành tích tốt trong lĩnh vực quản lý nhân sự ít nhất 3 năm trở lên

· Đã có kinh nghiệm, có khả năng sáng tạo để giải quyết tốt các mâu thuẫn xảy ra bên trong và bên ngoài công ty

Mong muốn

Hiểu sâu sắc về tính cách, văn hoá và phong cách quản lý của Việt Nam để hình thành được những nhóm làm việc hiệu quả

3

Các kỹ năng làm việc với con người

Cần thiết

Con người:

· Kỹ năng lắng nghe: quan tâm và hiểu những gì người khác nói, biết cách đặt câu hỏi và chia sẻ.

·  Có khả năng phỏng vấn, thuyết phục động viên nhân viên

· Kỹ năng trình bày rõ ràng, chính xác và hiệu quả làm cho người nghe dễ tiếp nhận. Biết cách truyền đạt thông tin cho cấp trên và nhận thông tin phản hồi từ cấp dưới.

· Kỹ năng thuyết phục người khác thay đổi quan điểm, hành vi.

· Có hiểu biết nhất định về tâm lý để có thể thông cảm với hành vi của người lao động trong các mối quan hệ xã hội và môi trường xung quanh.

· Kỹ năng tư vấn, giải đáp thắc mắc và biết cách giúp đỡ người khác. Biết cách thiết lập và duy trì những mối quan hệ giữa người và người với nhau.

· Biết giao tiếp với những người bên ngoài tổ chức, giới thiệu tổ chức mình với khách hàng, với công chúng, chính quyền…

· Biết quản lý thời gian của bản thân và người khác.

4

Các kỹ năng làm việc với dữ liệu

Mong muốn

Dữ liệu:

· Quan sát, thu thập thông tin từ tất cả những nguồn có liên quan.

· Có khả năng đọc, nghe và hiểu thông tin và chuyển hóa thành thông tin có ích dưới dạng văn bản.

· Biên soạn, mã hóa, phân loại, lập bảng thống kê, kiểm tra và xác nhận những thông tin, dữ liệu.

· Có khả năng tính toán chính xác.

· Có khả năng suy diễn và tổng hợp những lập luận để đưa ra câu trả lời chính xác.

· Phân tích và có khả năng dự báo vấn đề trong những điều kiện không đầy đủ thông tin.

5

Phẩm chất các nhân

Cần thiết

· Trung thực, năng động, sáng tạo, có tinh thần trách nhiệm cao, tâm huyết, tận tụy gắn bó với công việc.

· Điềm tỉnh, chín chắn trong lời nói và hành vi.

· Lương thiện và có đạo đức tốt.

· Kiên trì, bền bỉ đối mặt với những thử thách.

· Cẩn thận từng chi tiết nhỏ trong suốt quá trình làm việc.

Sức khỏe tốt, có khả năng đi công tác xa.

Mong muốn

· Quan tâm đến người khác.

· Trung thực, có tính bảo mật, tận tụy trong công việc.

· Chủ động trong công việc, khả năng làm việc độc lập khi công việc yêu cầu

· Sáng tạo, tích cực suy nghĩ tìm ra những ý tưởng mới để đáp ứng nhu cầu công việc.

· Sẵn sàng nhận lấy trách nhiệm và thử thách

· Khả năng thích ứng và linh hoạt với công việc áp lực cao.

· Có khả năng làm việc nhóm và lãnh đạo mọi người đạt được mục tiêu đề ra.

· Tự kiểm soát bản thân