YÊU CẦU QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO

Hµng tån kho trong doanh nghiÖp th­êng gåm nhiÒu lo¹i, cã vai trß, c«ng dông kh¸c nhau trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. Do ®ã, ®ßi hái c«ng t¸c tæ chøc, qu¶n lý vµ h¹ch to¸n hµng tån kho còng cã nh÷ng nÐt ®Æc thï riªng. Nh×n chung, hµng tån kho cña doanh nghiÖp cã nh÷ng ®Æc ®iÓm c¬ b¶n sau:

Thø nhÊt, hµng tån kho lµ mét bé phËn cña tµi s¶n ng¾n h¹n trong doanh nghiÖp vµ chiÕm tû träng kh¸ lín trong tæng tµi s¶n l­u ®éng cña doanh nghiÖp. ViÖc qu¶n lý vµ sö dông cã hiÖu qu¶ hµng tån kho cã ¶nh h­ëng lín ®Õn viÖc n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp.

Thø hai, hµng tån kho trong doanh nghiÖp ®­îc h×nh thµnh tõ nhiÒu nguån kh¸c nhau, víi chi phÝ cÊu thµnh nªn gi¸ gèc hµng tån kho kh¸c nhau. X¸c ®Þnh ®óng, ®ñ c¸c yÕu tè chi phÝ cÊu thµnh nªn gi¸ gèc hµng tån kho sÏ gãp phÇn tÝnh to¸n vµ h¹ch to¸n ®óng, ®ñ, hîp lý gi¸ gèc hµng tån kho vµ chi phÝ hµng tån kho lµm c¬ së x¸c ®Þnh lîi nhuËn thùc hiÖn trong kú.

Thø ba, hµng tån kho tham gia toµn bé vµo ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp, trong ®ã cã c¸c nghiÖp vô x¶y ra th­êng xuyªn víi tÇn suÊt lín, qua ®ã hµng tån kho lu«n biÕn ®æi vÒ mÆt h×nh th¸i hiÖn vËt vµ chuyÓn ho¸ thµnh nh÷ng tµi s¶n ng¸n h¹n kh¸c nh­ tiÒn tÖ, s¶n phÈm dë dang hay thµnh phÈm,...

Thø t­, hµng tån kho trong doanh nghiÖp bao gåm nhiÒu lo¹i kh¸c nhau víi ®Æc ®iÓm vÒ tÝnh chÊt th­¬ng phÈm vµ ®iÒu kiÖn b¶o qu¶n kh¸c nhau. Do vËy, hµng tån kho th­êng ®­îc b¶o qu¶n, cÊt tr÷ ë nhiÒu ®Þa ®iÓm, cã ®iÒu kiÖn tù nhiªn hay nh©n t¹o kh«ng ®ång nhÊt víi nhiÒu ng­êi qu¶n lý. V× lÏ ®ã, dÔ x¶y ra mÊt m¸t, c«ng viÖc kiÓm kª, qu¶n lý, b¶o qu¶n vµ sö dông hµng tån kho gÆp nhiÒu khã kh¨n, chi phÝ lín.

Thø n¨m, viÖc x¸c ®Þnh chÊt l­îng, t×nh tr¹ng vµ gi¸ trÞ hµng tån kho lu«n lµ c«ng viÖc khã kh¨n, phøc t¹p. Cã rÊt nhiÒu lo¹i hµng tån kho rÊt khã ph©n lo¹i vµ x¸c ®Þnh gi¸ trÞ nh­ c¸c t¸c phÈm nghÖ thuËt, c¸c lo¹i linh kiÖn ®iÖn tö, ®å cæ, kim khÝ quý,...

XuÊt ph¸t tõ nh÷ng ®Æc ®iÓm cña hµng tån kho, tuú theo ®iÒu kiÖn qu¶n lý hµng tån kho ë mçi doanh nghiÖp mµ yªu cÇu qu¶n lý hµng tån kho cã nh÷ng ®iÓm kh¸c nhau. Song nh×n chung, viÖc qu¶n lý hµng tån kho ë c¸c doanh nghiÖp ph¶i ®¶m b¶o c¸c yªu cÇu chñ yÕu sau:

Thø nhÊt, hµng tån kho ph¶i ®­îc theo dâi ë tõng kh©u thu mua, tõng kho b¶o qu¶n, tõng n¬i sö dông, tõng ng­êi phô tr¸ch vËt chÊt (thñ kho, c¸n bé vËt t­, nh©n viªn b¸n hµng,...)

Trong kh©u thu mua, mét mÆt ph¶i theo dâi n¾m b¾t th«ng tin vÒ t×nh h×nh thÞ tr­êng, kh¶ n¨ng cung øng cña nhµ cung cÊp, c¸c chÝnh s¸ch c¹nh tranh tiÕp thÞ ®­îc c¸c nhµ cung cÊp ¸p dông, tÝnh æn ®Þnh cña nguån hµng,... mÆt kh¸c, ph¶i qu¶n lý chÆt chÏ vÒ sè l­îng, chÊt l­îng, quy c¸ch phÈm chÊt, chñng lo¹i gi¸ mua, chi phÝ mua vµ tiÕn ®é thu mua, cung øng phï hîp víi kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp.

Trong kh©u b¶o qu¶n dù tr÷, ph¶i tæ chøc tèt kho, bÕn b·i, thùc hiÖn ®óng chÕ ®é b¶o qu¶n; x¸c ®Þnh ®­îc ®Þnh møc dù tr÷ tèi thiÓu, tèi ®a cho tõng lo¹i hµng tån kho ®¶m b¶o an toµn, cung øng kÞp thêi cho s¶n xuÊt, tiªu thô víi chi phÝ tån tr÷ thÊp nhÊt. §ång thêi, cÇn cã nh÷ng c¶nh b¸o kÞp thêi khi hµng tån kho v­ît qua ®Þnh møc tèi ®a, tèi thiÓu ®Ó cã nh÷ng ®iÒu chØnh hîp lý, gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp.

Trong kh©u sö dông, ph¶i theo dâi, n¾m b¾t ®­îc h×nh thµnh s¶n xuÊt s¶n phÈm, tiÕn ®é thùc hiÖn. §ång thêi, ph¶i tu©n thñ viÖc sö dông hîp lý, tiÕt kiÖm c¬ së ®Þnh møc tiªu hao, dù to¸n chi phÝ, tiÕn ®é s¶n xuÊt nh»m gi¶m chi phÝ, h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm, t¨ng lîi nhuËn cho doanh nghiÖp.

Thø hai, viÖc qu¶n lý hµng tån kho ph¶i th­êng xuyªn ®¶m b¶o ®­îc quan hÖ ®èi chiÕu phï hîp gi÷a gi¸ trÞ vµ hiÖn vËt cña tõng thø, tõng lo¹i hµng tån kho, gi÷a c¸c sè liÖu chi tiÕt víi sè liÖu tæng hîp vÒ hµng tån kho, gi÷a sè liÖu ghi trong sæ kÕ to¸n víi sè liÖu thùc tÕ tån kho.