BẢNG MÔ TA

TRÁCH NHIỆM - QUYỀN HẠN

PHÒNG NHẬP KHẨU

Chương I: Vị trí – vai trò:

· Vị trí:

- Phòng nhập khẩu (PNK) là đơn vị trực thuộc công ty.

- PNK chịu sự chỉ đạo trực tiếp của TGĐ.

- PNK được quản lý điều hành bởi Trưởng PNK do TGĐ bổ nhiệm.

· Vai trò: PNK có vai trò:

- Nhập khẩu hoặc mua trong nước nguyên phụ liệu, hoá chất thuốc nhuộm, vật tư phụ tùng, thiết bị để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

- Tham mưu cho lãnh đạo về nghiệp vụ xuất nhập khẩu

Chương II: Chức năng

PNK có chức năng thỏa mãn các nhu cầu của các khách hàng như sau:

Khách hàng	Nhu cầu
Các XN sản xuất	- Có được nguyên vật liệu, thiết bị, vật tư, phụ tùng, hoá chất, phụ liệu đúng chất lượng đặt hàng, đúng tiến độ, giá cả phù hợp - Được thông tin đầy đủ về tình hình lô hàng. - Được thông tin về nguyên liệu, vật tư mới, nhà cung ứng mới
CQTGĐ	- Các chỉ đạo công tác, các báo cáo theo yêu cầu của CQTGĐ được thực hiện đầy đủ, kịp thời . - Được thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác về tình hình kết quả hoạt động nhập khẩu - Được tham mưu về nghiệp vụ nhập khẩu
Phòng KH	- Được thông tin tình hình giá cả, tiến độ nguyên liệu - Được thông tin tình hình nhập khẩu hàng ngày, hàng tháng.
Phòng KTCL	- Được thông tin về việc soát xét và ban hành tài liệu ISO, SA 8000
Phòng KTTC	- Được thông tin giá mua nguyên liệu - Được thông tin tình hình nhập khẩu hàng tháng, tình hình nhập khẩu nhanh trong tháng, - Chế độ ghi chép chứng từ ban đầu đối với các nguyên liệu, vật tư, HC nhập kho, xuất kho được thực hiện đúng quy định.
Phòng NCPT	- Được thông tin tình hình nguyên liệu mới (chủng lọai, nhà CC, giá cả, tiến độ v.v…)
PGN	- Được thông tin kịp thời thời gian hàng về (nhập khẩu, mua trong nước) - Được cung cấp đầy đủ, chính xác các chứng từ nhận hàng - Được thông tin về hoá chất dễ cháy nổ
Các đơn vị tham mưu trực thuộc công ty (PNS, PHC, PVT, PTB)	- Được thông tin theo lĩnh vực chuyên môn

Chương III: Trách nhiệm

Ø Trách nhiệm trực tiếp

1. Đối với việc cung ứng vật tư – hàng hóa:

a. Cung cấp hàng không đúng tiến độ do lỗi chủ quan của đơn vị, gây hậu quả tiêu cực hoặc hậu quả nghiêm trọng

b. Cung cấp hàng không đúng chất lượng, giá cả không phù hợp

c. Đánh giá không đúng đối tác dẫn đến bị lừa đảo thiệt hại tài sản của công ty.

d. Báo cáo trễ hạn theo yêu cầu của CQTGĐ từ 2 ngày trở lên

e. Không tìm kiếm và cung cấp thông tin về các nhà cung cấp, nhà sản xuất, nhà sử dụng… nguyên vật liệu, thiết bị, phụ liệu, HC, công nghệ mới, sản phẩm mới… cho CQ TGĐ hoặc có tìm kiếm và cung cấp thông tin nhưng dưới 1 lần/tháng.

f. Không phân tích thị trường đầu vào và cung cấp thông tin cho lãnh đạo Công ty hoặc cung cấp không đầy đủ và kịp thời ít nhất 2 lần/ tháng

g.  Không tìm kiếm hoặc tìm kiếm nhưng không đủ 4 nhà cung cấp mới/quý có đủ điều kiện, năng lực để trở thành nhà cung cấp cho công ty.

h.  Không tham mưu hoặc tham mưu không đúng về nghiệp vụ nhập khẩu dẫn đến CQTGĐ có quyết định sai về nghiệp vụ nhập khẩu gây hậu quả nghiêm trọng.

i. Không cung cấp kịp thời các thông tin về lô hàng cho các đơn vị sử dụng (các XN sản xuất), PKH , các Phòng kinh doanh (giá cả, tiến độ, chất lượng…)

j. Không thông tin kịp thời tình hình mua nguyên liệu hàng ngày, thông tin tình hình nhập khẩu hàng quý cho PKH

k. Thông tin cung cấp cho các đơn vị thiếu cơ sở, thiếu chính xác

l. Không cung cấp thông tin nhà cung cấp mới, nguyên liệu vật tư mới cho Phòng VT, các XN sản xuất, Phòng NCPT

m. Không thực hiện đúng hạn chế độ báo cáo tình hình nhập khẩu nhanh, tình hình nhập khẩu hàng tháng cho P.KTTC

n. Không thực hiện đúng chế độ ghi chép chứng từ ban đầu đối với các nguyên liệu, vật tư, HC nhập kho, xuất kho

o. Không thông tin về hoá chất dễ cháy, nổ.

2. Đối với việc thực hiện các yêu cầu của công tác quản lý của Công ty:

a. Công tác hành chánh:

i. Không thực hiện đúng hạn và đầy đủ các chỉ đạo của CQ.TGĐ.

ii. Không gởi đầy đủ, nhanh chóng các file văn bản hành chính, văn bản Iso đến hộp thư VBCONGTY để phát hành trong vòng 2 ngày làm việc kể từ khi văn bản được phê duyệt

iii. Không gởi văn bản cho bộ phận văn thư phát hành văn bản

iv. Không phân công nhân sự nhận văn bản tại bộ phận văn thư công ty.

v. Không thực hiện đúng chế độ thông tin, giao dịch trên email: làm việc với các đơn vị liên quan trước khi gởi mail; gởi đúng địa chỉ; xác định mục đích mail cần gởi …

vi. Không thông tin/ đề xuất mới hoặc gia hạn kịp thời đối với các nội dung được ủy quyền

b. Công tác Thông tin liên lạc:

i. Không thông tin kịp thời về tình trạng hư hỏng của thiết bị máy văn phòng của đơn vị: máy vi tính, fax, máy in, điện thoại… làm ảnh hưởng đến công tác của đơn vị

ii. Không cung cấp thiết bị thay thế hoặc phê duyệt kịp thời nhu cầu sửa chữa thiết bị máy văn phòng của đơn vị theo yêu cầu của Bộ phận thông tin

iii. Không kiểm tra, chấn chỉnh kịp thời về việc sử dụng kinh phí điện thoại/ bưu chính của đơn vị gây vượt mức kinh phí

c. Công tác Quản lý chất lượng theo ISO 9000 và hệ thống trách nhiệm xã hội theo tiêu chuẩn SA 8000 :

i.  Không xây dựng các quy định tài liệu cần thiết để quản lý hoạt động của đơn vị theo đúng quy định Kiểm soát tài liệu hồ sơ của Công ty

ii.  Không triển khai áp dụng đầy đủ, đúng các quy định đã ban hành liên quan đến hoạt động của đơn vị

iii. Không tổ chức phân tích nguyên nhân và khắc phục các điểm không phù hợp tìm thấy qua các cuộc kiểm tra nội bộ và bên ngoài đơn vị.

iv.  Không lưu trữ đầy đủ các tài liệu liên quan phục vụ cho công tác của đơn vị và hồ sơ ghi nhận kết quả các hoạt động của đơn vị ohục vụ cho công tác tra cứu và kiểm tra khi cần.

v.  Không hướng dẫn, phổ biến kiến thức tiêu chuẩn ISO 9000 cho cán bộ công nhân của đơn vị

d. Công tác nhân sự, Lao động – Tiền lương:

i. Về Tổ chức bộ máy

- Cơ cấu tổ chức của đơn vị không phù hợp với yêu cầu công tác của đơn vị (trùng lắp, thiếu chức năng quan trọng, hiệu quả thấp) trong thời gian dài (từ 6 tháng trở lên) nhưng không có ý kiến tham mưu, đề xuất điều chỉnh.

- Không có bảng mô tả trách nhiệm quyền hạn của đơn vị từ 2 tháng trở lên.

- CBNV thuộc đơn vị quản lý không có bảng MTCV phù hợp với quy định công ty.

- Khi xảy ra các vấn đề sai phạm gây thiệt hại vật chất tại đơn vị nhưng không xác định được cá nhân nào phải chịu trách nhiệm trực tiếp / gián tiếp.

ii. Về Quy họach, đào tạo, hướng dẫn, đánh giá cán bộ:

- Xảy ra tình trạng thiếu hụt CBQL tại đơn vị (từ cấp phó trở xuống) do không thực hiện các chương trình tạo nguồn cán bộ:

- Không có cán bộ dự bị tương ứng với từng vị trí CBQL tại đơn vị.

- Kéo dài quá 6 tháng tỷ lệ cán bộ đại học không được bố trí phù hợp với yêu cầu công việc vượt mức công ty quy định.

- Tiếp nhận CBNV mới khi chưa chuẩn bị đủ điều kiện làm việc.

- Không thực hiện đào tạo, hướng dẫn và đánh giá cán bộ, nhân viên đơn vị và cán bộ kế cận.

- Thiếu chủ động, sáng tạo, đổi mới trong công tác.

iii. Về Đánh giá năng lực

- Có trên 20% CBQL thuộc phân cấp quản lý của đơn vị không được đánh giá năng lực theo quy định công ty. (Áp dụng khi có quy định về đánh giá năng lực)

iv. Về Đánh giá thành tích

- Khi có bất cứ CBQL thuộc đơn vị không được đánh giá thành tích theo quy định công ty. (Áp dụng khi có quy định về đánh giá thành tích)

- Không tổ chức đánh giá hiệu quả công tác sau đào tạo của các học viên thuộc đơn vị sau 6 tháng từ khi kết thúc khóa học do công ty tổ chức.

v. Về Bố trí sử dụng, quản lý nhân sự:

- CBNV do đơn vị đề xuất hoặc trực tiếp bổ nhiệm, phân công, điều động quá yếu kém phải miễn nhiệm trong vòng 1 năm.

vi. Về Tiền lương:

- Để xảy ra tình trạng CBNV khiếu kiện đúng về việc xếp lương, nâng lương, điều chỉnh lương bất hợp lý.

- Thanh toán lương , thưởng và các chế độ khác cho người lao động không đầy đủ , để xảy ra thất thoát tiền do sai phạm của NV nghiệp vụ thuộc đơn vị

vii. Về Khen thưởng - kỷ luật:

- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, xử lý trách nhiệm CBNV không kịp thời theo quy định công ty, chỉ đạo của TGĐ.

- Không khen thưởng, xử lý kỷ luật CBNV trong đơn vị theo quy định công ty.

- Ra các quyết định khen thưởng, kỷ luật không đúng dẫn đến khiếu nại của CBNV hoặc do đơn vị tham mưu, cấp trên phát hiện và kết quả là phải hủy bỏ quyết định sai đã ban hành.

viii. Về Tuyển dụng (nếu xảy ra do lỗi của đơn vị):

- Sau 3 ngày vào nhận việc CBNV tân tuyển không có hợp đồng thử việc hoăc hợp đồng lao đông .

- Sau 15 ngày hết hạn HĐ, không gia hạn HĐ cho CBNV còn tiếp tục làm việc .

- Hồ sơ tuyển dụng không đầy đủ hoặc chuyển cho P.NS quá thời gian quy định

- CN tân tuyển không được phổ biến nội quy kỷ luật lao đông, nội quy an toàn lao động

- Sau 2 ngày vào làm việc, CN tân tuyển không được cấp bảng tên cá nhân

- Chuyển đơn xin nghỉ việc của CBNV cho P.NS chậm so với thời gian quy định

ix. Về Quản lý Lao động:

- Tỉ lệ CBCNV vi phạm nội quy lao động vượt quá quy định, kéo dài trong 2 tháng .

x. Về Quản lý sinh viên thực tập

- Sinh viên thực tập làm báo cáo không đúng thời hạn quy định hoặc không làm báo cáo

e. Về Sử dụng kinh phí khoán

i. Sử dụng kinh phí khoán không đúng mục đích, không đúng nhóm.

ii. Không kiểm soát sử dụng kinh phí khoán; Kinh phí được cấp không đủ sử dụng nhưng không đề nghị cấp bổ sung; Không quyết toán đúng yêu cầu về nội dung & thời gian quy định.

iii. Tự cung ứng vật tư bằng Kinh phí khoán không kịp thời, không đảm bảo chất lượng, giá cả không hợp lý.

iv. Quản lý sử dụng vật tư không tốt: Không tiết kiệm vật tư; Không kiểm tra công tác bảo quản, sử dụng vật tư

Ø Trách nhiệm gián tiếp

1. Không phản ánh kịp thời các bất hợp lý của các quy định của các đơn vị tham mưu, cấp trên dẫn đến thiệt hại vượt quá quy định.

2. Cơ cấu tổ chức của đơn vị không phù hợp với yêu cầu công tác của đơn vị trong thời gian dài (từ 6 tháng trở lên) nhưng không có ý kiến tham mưu, đề xuất điều chỉnh.

3. Không thông tin / đề xuất gia hạn kịp thời đối với các nội dung được uỷ quyền.

Chương IV: Quyền hạn

1. Về công tác hành chính thông tin liên lạc:

a. Được cung cấp các thông tin chỉ đạo của TGĐ

b. Được thông tin về các qui định, qui chế mới của Công ty;

c. Được hướng dẫn, hỗ trợ các thủ tục hành chính, pháp lý liên quan để giải quyết công việc của đơn vị

d. Được cung cấp các dịch vụ hỗ trợ về văn thư hành chính, thông tin liên lạc (như đóng dấu văn bản, giải quyết sự cố máy vi tính, máy văn phòng khác …)

e. Được ý kiến đề xuất, sửa đổi các qui định của công ty cho phù hợp

2. Về Nhân sự – LĐTL:

a. Được đề xuất thay đổi cơ cấu tổ chức của đơn vị khi phát hiện không phù hợp với yêu cầu trách nhiệm, quyền hạn của đơn vị.

b. Được duyệt quy hoạch cán bộ theo phân cấp quản lý Được quyền đề xuất điều chuyển về công ty khi dư thừa cán bộ đại học tại đơn vị.

c. Có quyền từ chối tuyển dụng nhân sự không đạt tiêu chuẩn công việc. Có quyền đề xuất trang bị phương tiện làm việc cho nhân viên mới theo yêu cầu công tác trong bảng MTCV đã được duyệt.

d. Được duyệt danh sách CBNV thuộc đơn vị tham dự các khóa đào tạo do công ty tổ chức

e. Được quyền giao việc, kiểm tra công việc của CBNV trong đơn vị. Được quyền trả nhân sự không đáp ứng yêu cầu công việc ( năng lực kém, thường xuyên vi phạm, không hoàn thành nhiệm vụ,… ) về BNS để bố trí việc khác hoặc cho nghỉ việc

f. Ký duyệt các quyết định khen thưởng CBNV trong đơn vị theo các quy định được duyệt. Quyết định xử lý kỷ luật CBNV trong đơn vị mức tối đa khiển trách.

g. Quyết định khen thưởng CBNV trong đơn vị mức tối đa 300.000 đ/trường hợp và không quá 2.000.000 đ/tháng. Quyết định xử lý kỷ luật CBNV trong đơn vị mức tối đa khiển trách.

h. Được đề xuất tuyển dụng bổ xung khi thiếu lao động định biên và gia hạn hợp đồng cho CBNV đã hết hạn hợp đồng còn có nhu cầu sử dụng .

i. Được đề xuất tiếp nhận sinh viên thực tập .

j. Được đề xuất xử lý kỷ luật CBNV vi phạm nội quy lao động, mức tối đa là khiển trách .

k. Được ký giấy ra vào cổng cho CBNV trong đơn vị .

l. Được Quyết định khen thưởng CBNV trong đơn vị theo các quy định dược duyệt

3. Về quản lý và sử dụng Kinh phí khoán:

a. Quyết định các khoản chi để mua sắm vật tư , sử dụng dịch vụ cho đơn vị .

b. Phê duyệt tạm ứng , thanh toán các khoản chi để mua sắm vật tư , sử dụng dịch vụ .

c. Quyết định về số lượng , chất lượng , giá cả , nhà cung cấp vật tư - dịch vụ .

d. Quyết định đơn vị và hình thức cung ứng . Các  đơn vị

4. Về công tác ISO và SA:

a. Yêu cầu các đơn vị ngang cấp hoặc thuộc hệ thống kỹ thuật chất lượng của xí nghiệp cung cấp thông tin, tài liệu hồ sơ thuộc lĩnh vực kỹ thuật chất lượng.

b.  Đề xuất khen thưởng , kỷ luật theo quy định hiện hành

c.  Yêu cầu sự hỗ trợ từ Công ty về vấn đề này

d.  Đề xuất và thực hiện cải tiến hệ thống quản lý kỹ thuật chất lượng và quyết toán đơn hàng.

5. Các công tác khác:

a. Đề xuất thay đổi cơ cấu tổ chức của đơn vị khi phát hiện không phù hợp với yêu cầu trách nhiệm, quyền hạn của đơn vị.

b. Đề xuất tuyển dụng bổ sung khi thiếu lao động định biên và gia hạn hợp đồng cho CBNV đã hết hạn hợp đồng còn có nhu cầu sử dụng.

c. Phân công, điều động, bổ nhiệm nhân sự trong đơn vị.

d. Đề xuất điều chuyển về công ty khi dư thừa cán bộ đại học tại đơn vị.

e. Từ chối tiếp nhận, trả về công ty những nhân sự không đạt tiêu chuẩn công việc.

f. Đề xuất trang bị phương tiện làm việc cho nhân viên mới theo yêu cầu công tác trong bảng mô tả công việc đã được duyệt.

g. Duyệt danh sách CBNV thuộc đơn vị tham dự các khoá đào tạo do công ty tổ chức.

h. Trả nhân sự không đáp ứng yêu cầu công việc về PNS để bố trí việc khác hoặc cho nghỉ việc.

i. Ra quyết định khen thưởng nhân viên trong đơn vị đến mức tối đa 300.000 đồng / trường hợp và không quá 2.000.000 đ/tháng.

j. Ra quyết định xử lý kỷ luật CBNV trong đơn vị mức tối đa khiển trách.

k. Đề xuất thay đổi các quy định không phù hợp của các đơn vị tham mưu / cấp trên.

l. Đề xuất bổ sung kinh phí khoán khi kinh phí khoán không đủ sử dụng.

Chương V: Nhiệm vụ

1. Thường xuyên tìm kiếm thông tin, đánh giá các nhà cung cấp, nhà sản xuất, nhà sử dụng… nguyên vật liệu, thiết bị, phụ liệu, HC, công nghệ mới, sản phẩm mới… để lập báo cáo cho CQ TGĐ ít nhất 1 lần/tháng.

2. Thực hiện báo cáo phân tích thị trường đầu vào và thu thập thông tin để cung cấp cho lãnh đạo Công ty đầy đủ và kịp thời ít nhất 2 lần/ tháng

3.  Tổ chức tìm kiếm, giao dịch, đánh giá để giới thiệu các nhà cung cấp mới có đủ điều kiện, năng lực để trở thành nhà cung cấp vật tư, nguyên liệu, … cho công ty (ít nhất 4 nhà cung cấp mới / quý).

4. Ngay khi nhận nhu cầu mua hàng của các xí nghiệp sản xuất đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, tiến hành ngay các thủ tục theo quy định mua hàng để cung ứng nguyên vật liệu, thiết bị, vật tư, phụ tùng, hoá chất theo đúng yêu cầu về chất lượng, giá cả, tiến độ giao hàng.

5. Thường xuyên liên hệ với các nhà cung cấp, theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện hợp đồng để kịp thời cung cấp thông tin về lô hàng đang thực hiện cho các ngành sản xuất và các đơn vị có liên quan.

6. Liên hệ các nhà cung cấp có uy tín để thu thập, tìm kiếm và cung cấp cho các XN sản xuất và Phòng NCPT các mẫu nguyên liệu, vật tư, phụ tùng, hoá chất mới, các nhà cung cấp mới .

7. Tổ chức theo dõi, cập nhật tình hình nhập khẩu hàng ngày, hàng tháng để thông tin cho các đơn vị có liên quan (PKH, Phòng KTTC).

8. Thường xuyên liên hệ các nhà cung cấp, tìm kiếm thông tin về thị trường trên mạng internet, để cung cấp kịp thời, đầy đủ các thông tin về tình hình biến động và giá cả nguyên vật liệu cho các đơn vị theo danh sách được duyệt (PKH, Phòng KTTC ……).

9. Tổ chức thực hiện, kiểm tra nội bộ, soát xét, ban hành tài liệu và lưu trữ hồ sơ theo yêu cầu của ISO 9001:2000 và SA8000.

10. Tổ chức theo dõi, đánh giá nhà cung ứng định kỳ theo quy định để lựa chọn nhà cung ứng tốt nhất cho công ty.

11. Thông tin về biến động nhân sự, cung cấp bảng chấm công hàng tháng đúng hạn cho PNS. Đáp ứng trong thời hạn các yêu cầu thông tin của PNS.

12. Cập nhật danh bạ nhà cung cấp mới hàng quý và cung cấp đúng hạn cho Phòng VT. Đáp ứng trong thời hạn các yêu cầu thông tin của Phòng VT.

13. Đáp ứng trong thời hạn các yêu cầu thông tin của Phòng HC.

14. Cung cấp đầy đủ, chính xác bộ chứng từ nhận hàng cho PGN

15. Tham gia góp ý kiến cho các đơn vị sản xuất , phục vụ Công ty cũng như CBNV trong lĩnh vực phụ trách về các chính sách , qui chế khuyến khích các đơn vị Công ty làm hài lòng khách hàng .

16. Thường xuyên đề xuất sửa đổi các qui định Công ty cho phù hợp , đề xuất sửa đổi các bất hợp lý liên quan đến thu nhập của đơn vị , đề xuất cải tiến các phương tiện điều kiện làm việc cho đơn vị để có thể thực hiện tốt nhiệm vụ đáp ứng thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng .

17. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định & yêu cầu của CQTGĐ. Thường xuyên tham gia góp ý, tham mưu cho CQTGĐ về các lĩnh vực chuyên môn theo chức năng nhiệm vụ được giao. Báo cáo đúng hạn các yêu cầu báo cáo của CQTGĐ.

18. Thực hiện việc đào tạo, hướng dẫn và đánh giá cán bộ, nhân viên đơn vị và cán bộ kế cận.

19. Chủ động, sáng tạo, đổi mới trong công tác.

20. Nghiên cứu đề xuất các kế hoạch, phương án, mô hình tổ chức bộ máy quản lý theo từng giai đoạn phát triển nhằm phù hợp với cơ chế quản lý và hỗ trợ cho việc thực hiện kế hoạch chiến lược SXKD của công ty.

21. Xây dựng chương trình đào tạo, hướng dẫn hội nhập nhân viên mới tuyển.

22. Đánh giá kết quả học tập và hiệu quả công tác sau đào tạo của nhân viên tham gia các khoá đào tạo.

23. Xây dựng tiêu chuẩn kết quả công việc, tiêu chuẩn năng lực nhân viên.

24. Tổ chức đánh giá kết quả công việc, đánh giá năng lực nhân viên theo quy định công ty.

Chương VI: Tổ chức quản lý

1. Cơ cấu tổ chức: Phòng Nhập khẩu hoạt động theo cơ cấu tổ chức sau:

a. Lãnh đạo Phòng: bao gồm:

i. Trưởng Phòng

ii. Phó Phòng

2. Các Cán bộ giao dịch và nghiệp vụ bao gồm (có thể phân công kiêm nhiệm):

a. Cán bộ giao dịch nhập Nguyên liệu

b. Cán bộ giao dịch nhập Hoá chất

c. Cán bộ giao dịch nhập Thiết bị – Phụ tùng

d. Cán bộ giao dịch Phụ liệu

e. Cán bộ giao dịch tiếng Hoa

f. Cán bộ Tổng hợp

3. Sơ đồ tổ chức:

4. Trách nhiệm và quyền hạn của các chức danh: Theo Bảng mô tả công việc ứng với từng chức danh công việc của Phòng đính kèm.

5. Nguyên tắc quản lý điều hành

a. Trưởng Phòng quản lý, điều hành mọi hoạt động của Phòng và chịu trách nhiệm trước Cơ quan TGĐ về kết quả quản lý của mình.

b. Các nhân viên thực hiện nhiệm vụ theo chế độ quy định và chấp hành sự phân công trực tiếp của Trưởng Phòng.

c. Trong hội họp, trao đổi, góp ý, áp dụng nguyên tắc dân chủ có tập trung. Khi quyết định tuân thủ theo nguyên tắc thủ trưởng.

d. Trong trường hợp cấp trên giải quyết không thỏa đáng, hoặc chậm trễ, cấp dưới đã trình bày lại, hoặc đã nhắc nhở, nhưng cấp trên trực tiếp vẫn bảo lưu ý kiến hoặc không giải quyết, thì cấp dưới có quyền báo cáo vượt cấp và chịu trách nhiệm về việc báo cáo này.

Chương VII: Các mối quan hệ làm việc

Cá nhân, đơn vị	Nội dung quan hệ	Thời điểm quan hệ
Các XN SX	- nhu cầu cung ứng nguyên liệu, vật tư, HC, thiết bị, phụ tùng, phụ liệu - Thông tin giá cả, chất lượng tiến độ hàng về	- Khi nhận được nhu cầu - theo quy định
Cơ quan TGĐ	- các yêu cầu, chỉ đạo, báo cáo tình hình giao dịch nhập khẩu - các báo cáo phân tích thị trường - Các thông tin về nhà cung cấp mới. - Các thông tin về các nhà cung cấp, nhà sản xuất, nhà sử dụng nguyên liệu, thiết bị, nguyên phụ liệu, hóa chất, công nghệ mới, sản phẩm mới. - Các kế hoạch, chương trình, kết quả đào tạo, hướng dẫn, đánh giá CBNV và CB kế cận của PNK.	- Khi nhận được yêu cầu, chỉ đạo
PKTTC	- tạm ứng, thanh toán tiền mua hàng cho các XN SX - cung cấp các thông tin, chứng từ liên quan đến công nợ với các nhà cung ứng	- Khi đáo hạn thanh toán, tạm ứng - Khi có yêu cầu
PKH	- thông tin về giá cả, tiến độ, tình hình thực hiện việc mua nguyên liệu cho các đơn vị sản xuất - thông tin về tình hình nhập khẩu hàng quý.	- theo quy định -  khi có yêu cầu
PKTCL	- kiểm soát việc duy trì hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 và hệ thống TNXH SA8000 tại đơn vị.	- Theo lịch kiểm tra định kỳ của PKTCL
PNS	- tình hình nhân sự làm việc tại PNK, các chế độ về lương, thưởng, đào tạo … - Các kế hoạch, chương trình, kết quả đào tạo, hướng dẫn, đánh giá CBNV và CB kế cận của PNK.	- khi có nhu cầu
PVT	- cung cấp danh bạ nhà cung ứng mới	- ngày 5 tháng thứ 2 của quý
PNCPT	- cung cấp thông tin, mẫu mã về nguyên liệu, vật tư, HC mới	- khi có nhu cầu
PGN	- giao nhận hàng hoá nhập khẩu và mua nội địa - thông tin lịch trình hàng về trong tuần	- khi có hàng về - ngày thứ 7 của tuần trước đó
PTB	- Cung cấp thông tin, tài liệu về TB-VTPT - Phối hợp trong công tác giao dịch, tiếp nhận, kiểm tra TB-VTPT	- khi có nhu cầu - khi có nhu cầu
PHC	- đóng dấu các văn bản, hợp đồng - nhận các quy định, công văn mới	- hàng ngày - khi có nhu cầu

Chương VIII: Điều khoản thi hành.

1. Bản Mô tả trách nhiệm – quyền hạn PNK có hiệu lực kể từ ngày ban hành.

2. Trưởng PNK chịu trách nhiệm phổ biến Bảng mô tả này cho tất cả nhân viên của Phòng hiểu rõ và triển khai thực hiện . Phổ biến trong vòng 5 ngày kể từ ngày ban hành.

3. Trong quá trình thực hiện, bảng mô tả này TPNK có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với quy mô và yêu cầu phục vụ sản xuất kinh doanh trong từng giai đoạn.

4. Các P.TGĐ, TPNK, các trưởng đơn vị liên quan trực thuộc Công ty chịu trách nhiệm thực hiện bảng mô tả này .