QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA KIỂM SOÁT VIÊN CÔNG TY MẸ - TẬP ĐOÀN CÔNG NGHIỆP CAO SU VIỆT NAM

BỘ TRƯỞNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

Căn cứ Nghị định số 01/2008/NĐ-CP ngày 03/01/2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và Nghị định số 75/2009/NĐ-CP ngày 10/9/2009 của Chính phủ sửa đổi Điều 3 Nghị định số 01/2008/NĐ-CP ngày 03/01/2008 của Chính phủ;

Căn cứ công văn số 6221/VPCP-ĐMDN ngày 06/9/2011 của Văn phòng Chính phủ về việc phê duyệt Quy chế tổ chức hoạt động và kế hoạch công tác của Kiểm soát viên Công ty mẹ - Tập đoàn Công nghiệp Cao su Việt Nam;

Xét đề nghị của Vụ trưởng - Trưởng ban Ban Đổi mới và Quản lý doanh nghiệp nông nghiệp,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

QUY CHẾ

TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA KIỂM SOÁT VIÊN CÔNG TY MẸ - TẬP ĐOÀN CÔNG NGHIỆP CAO SU VIỆT NAM
(Ban hành kèm theo Quyết định số 823/QĐ-BNN-ĐMDN ngày 16 tháng 4 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và PTNT)

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được thống nhất và hiểu như sau:

2. Tập đoàn là Công ty mẹ - Tập đoàn Công nghiệp Cao su Việt Nam – Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, do Nhà nước sở hữu 100% vốn điều lệ được chuyển đổi từ công ty nhà nước theo Quyết định số 981/QĐ-TTg ngày 25/6/2010 của Thủ tướng Chính phủ.

4. Công ty con là công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên hạch toán độc lập do Công ty mẹ - Tập đoàn công nghiệp cao su Việt Nam là chủ sở hữu 100% vốn điều lệ hoặc nắm giữ cổ phần, vốn góp chi phối; hoạt động theo Luật Doanh nghiệp.

6. Đơn vị thành viên là doanh nghiệp thành viên, các đơn vị sự nghiệp, các công ty liên kết, các công ty tự nguyện liên kết.

8. Các chức vụ, quản lý, điều hành tại Tập đoàn bao gồm: Thành viên Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc, các Phó Tổng giám đốc, Kế toán trưởng, trưởng các Ban nghiệp vụ và Ban kiểm soát nội bộ của Tập đoàn.

10. Người có liên quan: theo quy định tại khoản 17 Điều 4 Luật Doanh nghiệp.

Điều 2. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

2. Đối tượng điều chỉnh của Quy chế này là các Kiểm soát viên, các tổ chức và cá nhân có liên quan đến hoạt động của Kiểm soát viên trong Tập đoàn.

CƠ CẤU TỔ CHỨC, NGUYÊN TẮC HOẠT ĐỘNG, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, NGHĨA VỤ, QUYỀN HẠN CỦA KIỂM SOÁT VIÊN

1. Cơ cấu tổ chức:

- Nhiệm kỳ của Kiểm soát viên không quá 03 (ba) năm. Trong trường hợp vào thời điểm hết hạn bổ nhiệm mà các Kiểm soát viên chưa được chủ sở hữu bổ nhiệm lại hoặc chưa điều động làm công việc khác thì vẫn tiếp tục thực hiện quyền và nhiệm vụ cho đến khi được bổ nhiệm lại hoặc điều động làm công việc khác.

khoản 4 Điều 71 Luật Doanh nghiệp.

điểm a, c và đ khoản 17 Điều 4 Luật Doanh nghiệp.

2. Nguyên tắc hoạt động:

b) Tôn trọng pháp luật và đảm bảo hoạt động bình thường, không gây cản trở đến công tác quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Tập đoàn, không can thiệp vào những công việc ngoài phạm vi, nhiệm vụ được giao.

d) Kiểm soát viên được phân công thực hiện nhiệm vụ trong lĩnh vực nào thì chịu trách nhiệm trực tiếp về kết quả công việc được giao tại lĩnh vực đó, đồng thời cùng với các Kiểm soát viên khác chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động chung của các Kiểm soát viên.

1. Chức năng:

2. Nhiệm vụ:

b) Thẩm định báo cáo tài chính, báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo đánh giá công tác quản lý và các báo cáo khác trước khi trình chủ sở hữu hoặc cơ quan nhà nước có liên quan;

c) Khi có đơn thư khiếu nại, tố cáo gửi Kiểm soát viên thì Kiểm soát viên có trách nhiệm thông báo nội dung với Hội đồng thành viên, nếu nội dung có liên quan đến nhiệm vụ hoạt động của Kiểm soát viên thì Kiểm soát viên kiểm tra làm rõ và thông báo lại kết quả với Hội đồng thành viên, đương sự. Trường hợp không thuộc phạm vi nhiệm vụ của Kiểm soát viên thì chuyển lại đơn thư đến Ban thanh tra của Tập đoàn để giải quyết theo thẩm quyền;

e) Các nhiệm vụ khác theo yêu cầu, quyết định của chủ sở hữu.

1. Tuân thủ pháp luật, quy chế hoạt động, điều lệ Tập đoàn, Quyết định của chủ sở hữu trong việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.

3. Trung thành với lợi ích của Tập đoàn, Chủ sở hữu. Trong quá trình kiểm soát không sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh của Tập đoàn, lạm dụng địa vị chức vụ và tài sản của Tập đoàn để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của bất kỳ tổ chức và cá nhân khác.

5. Chịu sự kiểm tra, giám sát của chủ sở hữu đối với việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Kiểm soát viên.

Trường hợp Kiểm soát viên vi phạm quy định tại Điều lệ, Quy chế này quyết định vượt thẩm quyền, lạm dụng chức vụ, quyền hạn gây thiệt hại cho Tập đoàn và chủ sở hữu thì tùy theo mức độ phải bồi thường thiệt hại hoặc bị xử lý theo quy định của pháp luật.

7. Kiểm soát viên có trách nhiệm báo cáo của Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc và chủ sở hữu theo định kỳ hàng quý, năm. Sau mười lăm (15) ngày kết thúc năm, Kiểm soát viên phải có văn bản báo cáo kết quả công tác gửi Hội đồng thành viên và báo cáo chủ sở hữu.

9. Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

1. Kiểm tra, giám sát việc quản lý và điều hành của Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc, bộ máy tham mưu giúp việc của Tập đoàn và Doanh nghiệp thành viên theo kế hoạch hoặc đột xuất.

3. Được sử dụng hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ để thực hiện nhiệm vụ của Kiểm soát viên, được quyền yêu cầu các bộ phận nghiệp vụ giải trình, xuất trình các văn bản, chứng từ, sổ sách và các tài liệu liên quan khác trong hoạt động của Tập đoàn để thực hiện nhiệm vụ. Được sử dụng con dấu của Tập đoàn trong việc phát hành các văn bản của Kiểm soát viên.

4. Được tham dự các cuộc họp – liên quan đến tổ chức thực hiện quyền của chủ sở hữu và các nội dung giám sát của chủ sở hữu tại Tập đoàn do Hội đồng thành viên chủ trì; họp giao ban hàng tháng, quý, họp sơ kết 6 tháng và tổng kết hàng năm; họp chuyên đề chuẩn bị các đề án trình Hội đồng thành viên do Tổng Giám đốc chủ trì; các lớp đào tạo nghiệp vụ của Tập đoàn,… khi tham gia họp, Kiểm soát viên có quyền phát biểu ý kiến và có quyền đưa ra các kiến nghị nhưng không tham gia biểu quyết.

6. Thảo luận với Kiểm toán độc lập về tính chất, phạm vi kiểm toán trước khi Kiểm toán bắt đầu làm việc và cùng bàn bạc giải quyết những vấn đề tồn tại phát sinh trong quá trình kiểm toán Báo cáo tài chính công ty mẹ Tập đoàn.

8. Trong trường hợp cần thiết Kiểm soát viên được mời các chuyên gia, tổ chức tư vấn chuyên ngành để phục vụ công tác của Kiểm soát viên, sau khi có ý kiến đồng ý của Hội đồng thành viên và chủ sở hữu.

CHẾ ĐỘ, PHƯƠNG PHÁP LÀM VIỆC VÀ QUYỀN LỢI CỦA KIỂM SOÁT VIÊN

Văn bản của Kiểm soát viên báo cáo chủ sở hữu và Hội đồng thành viên được gửi theo chế độ gửi công văn; được sử dụng phương tiện làm việc của Tập đoàn; được thanh toán các chi phí theo chế độ khi thực hiện nhiệm vụ.

Khi phát hiện Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc vi phạm nghĩa vụ của người quản lý theo điều 72 Luật Doanh nghiệp, Điều lệ Tập đoàn hoặc phát hiện những vụ việc đang xảy ra tại Tập đoàn có biểu hiện sai nguyên tắc, sai chế độ quy định, làm thiệt hại đến vốn và tài sản của Tập đoàn, chủ sở hữu thì Kiểm soát viên phải thông báo ngay bằng văn bản gửi Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành động vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả. Trong những trường hợp cần thiết sẽ báo cáo chủ sở hữu.

1. Chế độ làm việc của Kiểm soát viên:

b) Thực hiện nhiệm vụ tại Tập đoàn theo quy chế này, theo kế hoạch công tác đã được chủ sở hữu phê duyệt, đối với những vụ việc cần kiểm tra kiểm soát đột xuất thì Kiểm soát viên có thể chủ động thực hiện và thông báo cho Hội đồng thành viên Tập đoàn trước khi tiến hành;

2. Đối với Kiểm soát viên phụ trách:

b) Hàng năm chủ trì tổng hợp kế hoạch, chương trình hoạt động, lịch công tác kiểm tra, giám sát theo nhiệm vụ của Kiểm soát viên, trình chủ sở hữu phê duyệt;

3. Cuộc họp của Kiểm soát viên:

b) Cuộc họp bất thường của các Kiểm soát viên có thể được người phụ trách chung triệu tập khi có những vụ việc phát sinh bất thường, đơn thư khẩn… và theo đề nghị của một trong những đối tượng sau:

- 2/3 thành viên Hội đồng thành viên

d) Thông báo mời họp phải xác định rõ thời gian, địa điểm, chương trình, nội dung cuộc họp. Cuộc họp Kiểm soát viên được tiến hành khi có ít nhất 2/3 tổng số Kiểm soát viên tham gia;

Điều 8. Các phương pháp và hình thức kiểm soát:

1. Phương pháp kiểm soát:

- Kiểm tra trực tiếp: Kiểm soát viên trực tiếp làm việc với các bộ phận nghiệp vụ và doanh nghiệp thành viên trong Tập đoàn để giám sát tại chỗ việc chấp hành các quy định Nhà nước, Điều lệ và Quy chế quản lý nội bộ của Tập đoàn để kiến nghị các vấn đề cần bổ sung, sửa đổi; thông báo với Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc xem xét, điều chỉnh hoạt động cho phù hợp, có hiệu quả, đúng quy định của pháp luật.

- Kiểm tra định kỳ: Căn cứ theo kế hoạch, chương trình hành động của Kiểm soát viên đã xây dựng từ đầu năm và được chủ sở hữu phê duyệt, Kiểm soát viên thông báo nội dung, địa điểm, thời gian và đối tượng kiểm tra với Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc trước khi thực hiện;

Điều 9. Chế độ thông tin báo cáo

2. Đối với vụ việc phát sinh đột xuất, sau 15 ngày kể từ ngày kết thúc kiểm tra, Kiểm soát viên phụ trách chung phải thông báo bằng văn bản kết quả kiểm tra đến Hội đồng thành viên, nêu rõ tính hợp lý, hợp pháp và các sai sót, kiến nghị, giải pháp khắc phục (nếu có);

Điều 10. Quyền lợi của Kiểm soát viên

Chương 4.

MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC CỦA KIỂM SOÁT VIÊN

1. Kế hoạch hoạt động giám sát, kiểm tra của kiểm soát viên hàng năm được thực hiện sau khi thỏa thuận thống nhất với Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc và được chủ sở hữu phê duyệt. Trong trường hợp không thống nhất, kiểm soát viên phụ trách chung báo cáo và xin ý kiến của chủ sở hữu xem xét quyết định.

3. Trong trường hợp đột xuất, Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc Tập đoàn có thể đề nghị kiểm soát viên thực hiện việc kiểm tra, giám sát các doanh nghiệp thành viên khi phát hiện thấy có dấu hiệu vi phạm pháp luật hoặc thực hiện không đúng các Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng thành viên, Tống giám đốc Tập đoàn.

5. Định kỳ hoặc đột xuất Hội đồng thành viên Tập đoàn tổ chức họp theo quy định tại Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tập đoàn có thể mời kiểm soát viên phụ trách chung hoặc các Kiểm soát viên Tập đoàn cùng tham dự. Khi tham dự Kiểm soát viên có quyền có ý kiến song không có quyền biểu quyết, khi Hội đồng thành viên ban hành Nghị quyết, Quyết định vượt quyền hạn hoặc vi phạm các chính sách, pháp luật hiện hành thì Kiểm soát viên lập văn bản gửi Hội đồng thành viên đề nghị điều chỉnh cho phù hợp. Trong trường hợp các Nghị quyết, Quyết định không được điều chỉnh thì Kiểm soát viên báo báo chủ sở hữu.

Điều 12. Mối quan hệ với tổ chức Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên trong Tập đoàn

2. Kiểm soát viên phối hợp chặt chẽ với tổ chức Đảng, Công đoàn, Đoàn Thanh niên thực hiện tốt quy chế dân chủ, giám sát, kiểm tra, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo tại Tập đoàn theo đúng quy định của pháp luật.

1. Đối với các công ty con là công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Tập đoàn sở hữu 100% vốn điều lệ

b) Định kỳ hàng tháng, quý, năm, Kiểm soát viên các công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên gửi báo cáo kiểm tra, giám sát có nhận xét, đề xuất, kiến nghị (nếu có) cho Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc công ty đồng thời gửi báo cáo về Kiểm soát viên Tập đoàn. Báo cáo tháng, quý chậm nhất sau 10 ngày khi kết thúc tháng, quý. Riêng báo cáo năm, chậm nhất sau 30 ngày khi kết thúc năm.

d) Các công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên thuộc Tập đoàn khi kết thúc niên độ tài chính năm có trách nhiệm gửi Báo cáo tài chính năm, Báo cáo kiểm toán độc lập cho Kiểm soát viên Tập đoàn để giám sát tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình đầu tư, tình hình tài chính của đơn vị. Kiểm soát viên của Tập đoàn có quyền đề nghị Hội đồng thành viên Tập đoàn thay đổi đơn vị kiểm toán độc lập vào năm sau, khi xét thấy đơn vị kiểm toán độc lập thực hiện bỏ qua những vấn đề trọng yếu, có nhiều sai sót dẫn đến việc đánh giá thiếu khách quan, trung thực.

a) Người đại diện giữ số vốn cao nhất của Tập đoàn có trách nhiệm gửi cho kiểm soát viên Tập đoàn các Nghị quyết của Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông theo định kỳ hay bất thường, báo cáo của Ban kiểm soát công ty, để kiểm tra giám sát tình hình thực hiện Điều lệ, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty để người đại diện vốn thực hiện các quyền của mình trong việc quản lý công ty.

c) Khi có lịch công tác của Kiểm soát viên Tập đoàn, người đại diện vốn cao nhất phải có trách nhiệm bố trí thời gian làm việc và cung cấp các tài liệu, hồ sơ liên quan đến chương trình làm việc của Kiểm soát viên Tập đoàn.

a) Đối với công ty liên kết, người đại diện vốn của Tập đoàn ở công ty liên kết khi kết thúc niên độ tài chính, có trách nhiệm gửi về kiểm soát viên Tập đoàn Báo cáo tài chính năm, Báo cáo kiểm toán độc lập và Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông định kỳ hoặc bất thường.

Chương 5.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Trách nhiệm của chủ sở hữu:

b) Có trách nhiệm xem xét, trả lời các kiến nghị của Kiểm soát viên Tập đoàn trong quá trình thực hiện nhiệm vụ tại Tập đoàn. Trong thời hạn 15 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được báo cáo của Kiểm soát viên, chủ sở hữu phải có ý kiến bằng văn bản đối với những nội dung cần có ý kiến chỉ đạo. Trường hợp nội dung phát sinh đột xuất, có tính cấp bách mà Kiểm soát viên báo cáo xin ý kiến thì trong vòng mười (10) ngày làm việc chủ sở hữu phải trả lời, chỉ đạo bằng văn bản để thực hiện.

a) Có trách nhiệm phối hợp với Kiểm soát viên trong quá trình xây dựng chương trình công tác kiểm tra giám sát của Kiểm soát viên tại Tập đoàn trước khi trình chủ sở hữu phê duyệt và tổ chức thực hiện;

3. Trách nhiệm của Kiểm soát viên:

b) Hàng năm Kiểm soát viên phải có báo cáo kiểm điểm kết quả công tác trên cơ sở chương trình công tác, kế hoạch kiểm tra, kiểm soát của Kiểm soát viên đã được chủ sở hữu phê duyệt; tự đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ gửi Hội đồng thành viên và báo cáo chủ sở hữu.

Chủ sở hữu quyết định nội dung, sửa đổi, bổ sung Quy chế tổ chức và hoạt động của Kiểm soát viên Tập đoàn; trong trường hợp các quy định của Nhà nước có thay đổi thì thực hiện theo quy định đó và chủ sở hữu tiến hành sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp.

Điều 16. Hiệu lực thi hành

Chủ sở hữu, Kiểm soát viên, Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc, các tổ chức và cá nhân liên quan đến hoạt động của Kiểm soát viên tại Tập đoàn có trách nhiệm thi hành Quy chế này./.