THÔNG TƯ

QUY ĐỊNH PHƯƠNG PHÁP KẾ TOÁN SỬ DỤNG KINH PHÍ XÂY DỰNG LÁN TRẠI VÀ KHO

Để phản ánh tình hình sử dụng khoản kinh phí xây dựng lán trại và kho tại các công trường kiến thiết cơ bản, theo Thông tư số 990-TT-LB ngày 14-12-1963 của liên Bộ Tài chính và Ủy ban Kiến thiết cơ bản Nhà nước, Bộ Tài chính quy định bổ sung một số tài khoản kế toán và phương pháp kế toán kiến thiết cơ bản thống nhất như sau:

a) Các xí nghiệp xây lắp sẽ mở thêm ba tài khoản:

- 076 “Tiền gửi Ngân hàng về khoản xây dựng lán trại và kho”.

- 186 “Chi về xây dựng lán trại và kho”.

- 187 “Cấp phát kinh phí xây dựng lán trại và kho”.

b) Các đơn vị kiến thiết khi cấp phát khoản kinh phí này vẫn dùng các tài khoản 064 “Công tác xây dựng cơ bản trong dự toán Nhà nước chưa hoàn thành”, 065 “Công tác xây dựng cơ bản ngoài dự toán Nhà nước chưa hoàn thành”, 056 “Công trình tạm thời”, 058 “Phân bổ công trình tạm thời”. Tuy nhiên, cần có sự thay đổi về phương pháp ghi chép.

Sau đây xin hướng dẫn nội dung các tài khoản mới và phương pháp ghi chép cụ thể.

A. CÁC XÍ NGHIỆP XÂY LẮP

1. Tài khoản 076 “Tiền gửi Ngân hàng về khoản xây dựng lán trại và kho”.

Tài khoản này dùng cho cơ quan bao thầu để theo dõi khoản kinh phí xây dựng lán trại và kho gửi tại Ngân hàng.

Bên Nợ tài khoản 076 ghi:

- Các khoản tiền nhận được gửi ở Ngân hàng để làm lán trại và kho.

Bên Có tài khoản 076 ghi:

- Các khoản rút ở Ngân hàng để chi các khoản thuộc kinh phí lán trại và kho, hoặc nộp về Bộ.

Tài khoản này thường dư Nợ, số dư này thể hiện khoản tiền còn gửi ở Ngân hàng để xây dựng lán trại và kho.

Ngoài tài khoản trên, các đơn vị xí nghiệp phải mở sổ chi tiết để theo dõi các khoản chi.

Quan hệ đối ứng chủ yếu của tài khoản 076:

2. Tài khoản 186 “Chi về xây dựng lán trại và kho”.

Tài khoản này dùng cho cơ quan bao thầu để phản ánh các khoản chi thuộc về kinh phí xây dựng lán trại và kho bao gồm:

- Chi phí xây dựng nhà cửa (nhà tắm, nhà tháo lắp…);

- Chi về thuê nhà, chuyên chở công nhân đi làm và chi về sửa chữa các nhà cửa.

Muốn được sử dụng hay cấp phát vốn các đơn vị phải lập dự toán về nhu cầu xây dựng lán trại kèm theo bảng tiến độ thi công gửi về Bộ xét. Trường hợp xét cần phải chi thêm, phải có đề nghị lên Bộ chủ quản. Nếu đơn vị chi thừa hoặc thu hồi được tiền bán lán trại thì phải nộp trả về Bộ chủ quản, không được chi vào việc khác.

Các nhà cửa mà các đơn vị sử dụng không phải tính phân bổ vào giá thành công trình.

Sau khi đã sử dụng số kinh phí lán trại các đơn vị phải lập báo cáo quyết toán gửi về Bộ, đồng thời gửi một bản cho Chi hàng Kiến thiết.

Trường hợp Bộ chủ quản cần sử dụng kinh phí lán trại để làm các công trình phúc lợi (công trình lớn) cho công nhân viên thì phải theo đúng trình tự xây dựng cơ bản, cấp phát theo điều lệ cấp phát hiện hành và phải mở sổ sách kế toán đầy đủ theo đúng chế độ kế toán kiến thiết cơ bản đã quy định, không được dùng các tài khoản trên.

Tài khoản này gồm hai tiểu khoản:

- 186.1 “Chi về xây dựng nhà cửa”;

- 186.2 “Chi về thuê nhà, chuyên chở công nhân đi làm và sửa chữa nhà cửa”.

Nội dung và phương pháp kế toán của mỗi tiểu khoản như sau:

Tiểu khoản 186.1 “Chi về xây dựng nhà cửa”.

Tiểu khoản này phản ánh các khoản chi để xây dựng:

a) Nhà ăn, nhà ở, nhà tắm, nhà xí, nhà làm việc, phòng thường trực, nhà hạnh phúc, hội trường, nhà giữa trẻ, trạm xá kể cả mắc điện nước, làm đường, làm hàng rào khu nhà ở và làm việc của công nhân xây dựng.

b) Kho để nguyên vật liệu, dụng cụ thông thường của bên B.

c) Làm thêm các loại nhà cửa tháo lắp và di động.

d) Làm thêm các loại nhà cửa cho công nhân viên xây dựng ngoài khoản vốn đầu tư của Nhà nước (trừ các công trình phúc lợi lớn, các công trình này phải ghi chép theo chế độ kế toán kiến thiết cơ bản).

Phương pháp ghi chép như sau:

1. Khi tiến hành xây dựng sẽ ghi:

Nợ 044 Sản xuất công trình xây lắp phụ

Có 021 Vật liệu chính

022 Vật liệu khác

097 Thanh toán với công nhân viên v.v...

2. Khi làm lán trại và kho xong sẽ ghi:

Nợ 186 Chi về xây dựng lán trại và kho (186.1)

Có 044 Sản xuất công trình xây lắp phụ

3. Khi quyết toán được Bộ duyệt sẽ ghi:

Nợ 187 Cấp phát kinh phí xây dựng lán trại và kho.

Có 186 Chi về xây dựng lán trại và kho (186.1)

Số tài sản này sẽ coi là tài sản chung của Bộ, các đơn vị được dùng không phải tính phân bổ vào giá thành công trình của mình. Các đơn vị sử dụng có trách nhiệm giữ gìn bảo quản tốt các tài sản này. Các đơn vị sẽ mở tài khoản ngoài bảng tổng kết tài sản “Nhà cửa dùng của Bộ” để theo dõi số tài sản này theo nguyên giá.

4. Khi thanh toán các công trình này sẽ ghi chép như sau:

- Số chi phí thanh toán sẽ ghi:

Nợ 106 Vãng lai

Có 070 Quỹ tiền mặt.

076 Tiền gửi Ngân hàng về khoản xây dựng lán trại và kho.

097 Thanh toán với công nhân viên v.v...

- Thu nhặt được vật liệu hoặc bán các công trình đó thu được tiền sẽ ghi:

Nợ 022 Vật liệu khác

070 Quỹ tiền mặt

076 Tiền gửi Ngân hàng về khoản xây dựng lán trại

Có 106 Vãng lãi

Trong trường hợp này tài khoản 106 (riêng phần theo dõi việc thanh toán lán trại) sẽ dư Có, số này thể hiện số thu nhiều hơn chi khi thanh toán, khi nộp sẽ ghi sổ như sau:

Nợ 106 Vãng lai

Có 076 Tiền gửi Ngân hàng về khoản xây dựng lán trại và kho.

Tiểu khoản 186.2 “Chi về thuê nhà, chuyên chở công nhân đi làm và sửa chữa lán trại”.

Tiểu khoản này phản ánh các khoản:

- Chi trả tiền thuê nhà cho công nhân viên làm tại các công trường xây dựng;

- Chi cho việc chuyên chở công nhân đi về hoặc cho việc bố trí chỗ nghỉ lại buổi trưa tại công trường;

- Chi phí sửa chữa lớn lán trại và kho (các lán trại và kho quy định ở tiểu khoản 186.1).

Phương pháp ghi chép như sau:

1. Khi có chi tiêu các khoản kể trên sẽ ghi:

Nợ 186 Chi về xây dựng lán trại và kho (186.2)

Có 070 Quỹ tiền mặt.

076 Tiền gửi Ngân hàng về khoản xây dựng lán trại và kho.

044 Sản xuất công trình xây lắp phụ (chi phí sửa chữa).

047 Sản xuất phụ (nếu xe của công trường chuyên chở).

2. Cuối quý hoặc năm kết toán, khi được duyệt sẽ ghi:

Nợ 187 Cấp phát kinh phí xây dựng lán trại và kho. Có 186 Chi về xây dựng lán trại và kho.

Bên Nợ tài khoản 186 ghi:

- Số chi để xây dựng nhà cửa, sửa chữa các lán trại đã xong, và chi phí chuyên chở công nhân, thuê nhà cửa cho công nhân viên…

Bên Có tài khoản 186 ghi:

- Số chi tiêu về kinh phí lán trại được Bộ duyệt y quyết toán.

Tài khoản này thường dư Nợ, nó thể hiện các khoản chi thuộc kinh phí lán trại và kho khi  báo cáo quyết toán chưa được Bộ duyệt y.

Ngoài tài khoản và các tiêu chuẩn trên các đơn vị phải mở sổ chi tiết để theo dõi từng loại chi và giá thành của từng tài sản.

Quan hệ đối ứng chủ yếu của tài khoản 186:

3.Tài khoản 187 “Cấp phát kinh phí xây dựng lán trại và kho”

Tài khoản này dùng cho cơ quan bao thầu để phản ánh kinh phí đã nhận được để xây dựng lán trại và kho (nội dung đã nói ở tài khoản 186 “Chi về xây dựng lán trại và kho”).

Bên Nợ tài khoản 187 ghi:

- Các khoản chi thuộc kinh phí xây dựng lán trại và kho đã được Bộ chủ quản duyệt y.

- Kinh phí lán trại và kho nộp về Bộ (khi không dùng hết hoặc Bộ thu về điều phối đi nơi khác).

Bên Có tài khoản 187 ghi:

- Kinh phí để xây dựng lán trại và kho đã nhận được.

Tài khoản này thường dư Có, số dư Có thể hiện kinh phí nhận được để xây dựng lán trại chưa chi hết hoặc đã chi nhưng báo cáo quyết toán chưa được duyệt.

Các đơn vị cần phải mở sổ chi tiết để theo dõi từng khoản vốn được cấp.

Quan hệ đối ứng chủ yếu của tài khoản của tài khoản 187:

4. Tài khoản 11 “Nhà cửa dùng của Bộ”

Tài khoản này phản ánh nguyên giá tất cả các loại lán trại đã xây lắp hoặc các loại nhà tháo lắp dùng để phục vụ thi công cho các xí nghiệp xây lắp; các lán trại này xây lắp bằng kinh phí lán trại và kho.

Khi xây lắp xong nhà cửa hoặc cấp hiện vật thi ghi Nợ tài khoản này.

Khi đã thanh toán xong hoặc giao trả Bộ thì ghi Có tài khoản này.

Tài khoản này ghi theo nguyên giá của tài sản.

B. PHƯƠNG PHÁP GHI CHÉP KẾ TOÁN Ở ĐƠN VỊ KIẾN THIẾT

Chi phí xây dựng lán trại của bên B do đơn vị kiến thiết cấp theo tỷ lệ 2,8% giá trị khối lượng công tác xây lắp, khi cấp khoản này đơn vị kiến thiết sẽ tính vào khoản chi  phí khác về kiến thiết cơ bản, lúc chuyển tiền cho cơ quan bao thầu xây lắp thì ghi:

Nợ 064 Công tác xây dựng cơ bản trong dự toán Nhà nước chưa hoàn thành (064.7).

Có 156 Khoản cấp phát xây dựng cơ bản do ngân sách cấp.

Nếu công trình dùng vốn tự có, sẽ dùng tài khoản 065 “Công tác xây dựng cơ bản ngoài dự toán Nhà nước chưa hoàn thành” và tài khoản 157 “Khoản cấp phát xây dựng cơ bản do nguồn vốn khác cấp”.

Khoản chi này, đơn vị kiến thiết phải phân bổ vào giá trị công trình xây lắp theo giá dự toán của các công trình đó.

Còn loại lán trại dùng cho bản thân đơn vị kiến thiết như: kho để chứa thiết bị và vật liệu ngoài nước (khi chưa giao khoán cho B bảo quản) nhà làm việc, nhà ở v.v... của đơn vị kiến thiết, khi xây dựng xong vẫn ghi nguyên giá vào bên Nợ tài khoản 056 “Công trình tạm thời”; còn khi phân bổ thì ghi chép kế toán như sau:

Nợ 017 Thiết bị (nếu là kho thiết bị).

020 Thu mua (nếu là kho vật liệu).

064 Công tác xây dựng cơ bản trong dự toán Nhà nước chưa hoàn thành (064.7)

(Nếu là nhà làm việc, nhà ở… của đơn vị kiến thiết).

Có 058 Phân bổ công trình tạm thời.

Vốn để xây lắp các loại công trình này vẫn dùng vốn kiến thiết cơ bản khác. Về cách tính thời gian phân bổ và phương pháp kế toán khi xây dựng, khi thanh toán và khi bàn giao cho đơn vị sản xuất vẫn theo như quy định ở tài khoản 056 “Công trình tạm thời” và tài khoản 058 “Phân bổ công trình tạm thời” trong chế độ kiến thiết cơ bản.

Khi áp dụng các quy định kế toán trên này, nếu gặp mắc mứu khó khăn gì, đề nghị các Bộ chủ quản xí nghiệp trực tiếp với Bộ Tài chính để cùng nghiên cứu giải quyết